Intégration Office 2010 et SharePoint 2010

Office System est une offre qui s’appuie sur plusieurs produits. Bien que certains de ces produits changent parfois de nom, la gamme s’appuie sur les applications clientes suivantes :

  • Outlook,
  • La suite office (Word, Excel, PowerPoint, Access),
  • Ainsi que Visio, Designer, Workspace, InfoPath, Publisher, OneNote.

Ainsi que les produits serveurs comme :

  • SharePoint Foundation 2010,
  • SharePoint Server 2010,
  • Project Server, Rights Management Server, etc.

Concrètement, les fonctionnalités de ces produits peuvent se combiner afin d’améliorer la productivité de l’organisation. Les exemples sont très nombreux et très variés. Globalement, Office System se positionne comme une offre de gestion de contenus bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) intégrés. Même si les frontières sont floues et mouvantes, cette offre a l’avantage de disposer de solutions peu onéreuses pour développer des solutions intégrées.

Pour prendre un exemple concret, imaginez la mise en œuvre d’un flux de travail.

De même qu’un gestionnaire responsable doit savoir avec certitude et rapidité, si son entreprise gagne ou perd de l’argent, il doit être en mesure d’expliquer en détail le circuit de valeur ajoutée de l’entreprise. Détailler les étapes du circuit de valeur ajoutée met en évidence les processus du fonctionnement de l’entreprise. Par exemple, quels sont les processus qui conduisent à fournir un service de qualité ou à produire sans défaut ? La notion de flux de travail s’appuie sur la notion de processus. Le flux de travail formalise les processus de l’organisation, après une cartographie des métiers de cette organisation. Dans ces conditions, la mise en place d’un flux de travail procède d’une démarche qualité.

Comment l’intégration Office 2010 et SharePoint 2010 peut-elle aider le gestionnaire ?

Ce gestionnaire pourra concevoir un flux de travail à l’aide des outils disponibles dans Visio Premium 2010. De manière visuelle, il peut dessiner son flux de travail. Une fois que le flux de travail est créé dans Visio, il est exporté de Visio puis importé dans SharePoint Designer 2010.

Avec SharePoint Designer 2010, le gestionnaire va paramétrer finement le flux de travail à l’aide d’un outil semi-graphique. À aucun moment, il n’aura besoin d’écrire la moindre ligne de code informatique.

Une fois que le flux de travail est défini dans SharePoint Designer 2010, il peut être à nouveau importé dans Visio 2010 à des fins de documentation. Il peut aussi être associé à une liste ou une bibliothèque SharePoint. Lorsqu’il est publié sur la bibliothèque SharePoint concerné, l’utilisateur final pourra l’exploiter.

Par exemple, l’utilisateur créé un document office (Word, Excel, PowerPoint) qu’il stocke dans la bibliothèque SharePoint. Automatiquement, le flux de travail pourra se déclencher et s’exécuter.

L’exécution du flux de travail va donner lieu à une notification par email ou par la création d’une nouvelle tâche dans une liste de tâches. Par exemple, cette nouvelle tâche aura été assignée à un approbateur selon une propriété du document Office. La règle d’assignation dynamique de tâches selon la valeur de la propriété ayant été définie dans le flux de travail.

Grâce à la consultation d’Outlook, l’approbateur sait qu’une nouvelle tâche l’attend. L’utilisation d’Outlook n’est pas obligatoire car l’approbateur pourrait aussi recevoir sur son Smartphone une alerte automatique générée par SharePoint, ou un SMS envoyée par Exchange Server 2010.

Types de contenu SharePoint

Comment classer ses documents ?

Dans une démarche d’optimisation du patrimoine informationnel, il est pertinent d’inventorier les documents de l’organisation puis de les classer.

Dans la réalité, cette démarche se révèle complexe avec simplement le système de fichiers. Prenez l’exemple d’une arborescence de dossiers sur votre disque dur. Le premier constat est que plus vous accumulerez de documents sur un sujet, plus vous aurez besoin de ramification pour classer vos fichiers. Ensuite, il existe d’autres difficultés plus subtiles. Si vous créez une arborescence par thème (études, photos, etc.) cela ne résout pas le classement des documents qui traitent de 2 thèmes majeurs (études et photos).

Pour avoir un classement à jour, vous serez obligé de remanier régulièrement cette arborescence de dossiers afin de vous adapter à l’arrivée (ou l’enrichissement) de nouveaux documents. Autrement dit, vous constatez que le contenu influe sur le contenant : il n’existe pas un système de classement unique, universel et valable tout le temps.

Maîtrise du risque documentaire

Plutôt que de chercher à avoir un système de classement documentaire établi une fois pour toute, SharePoint propose une grande souplesse dans la réorganisation des données. Il propose ainsi de typer le contenu des documents. C’est-à-dire de caractériser les documents à partir de leur contenu. En effet, les documents que vous manipulez sont des comptes rendus, des documents d’analyse, factures, commandes, etc.

Le classement d’un document dépend de son contenu et de son usage. C’est la raison de l’existence des Types de Contenu dans SharePoint.

Type de contenus

Un type de contenu est un ensemble de colonnes groupées ensemble dans le but de caractériser des documents.

Plus précisément, un type de contenu spécifie : un ensemble de propriétés sous forme de colonnes, un modèle de document sur lequel seront basés les nouveaux éléments de ce type, des Flux de travail, des fonctionnalités spécifiques, des stratégies de gestion des informations, des conversions de documents. Le modèle de document et les conversions de documents sont réservés aux types de contenu de document.

La création d’un type de contenu est aussi simple que la création d’une liste ou d’une bibliothèque.

Un type de contenu s’associe avec une liste ou une bibliothèque. Une liste contiendra des éléments ayant les caractéristiques du type de contenu et autorisera l’utilisateur à créer un nouvel élément de ce même type. Bien évidemment, vous pouvez aussi associer directement des colonnes, Flux de travail, modèles, etc. à une liste ou une bibliothèque. Cependant, cela engendre une perte de la réutilisabilité. Si vous avez besoin des mêmes colonnes, il est préférable de le faire à travers un type de contenu.

D’autant qu’un type de contenu peut hériter d’un autre type de contenu. Il peut donc hériter de toutes ses colonnes et pouvoir ainsi en rajouter à sa guise sans affecter le type de base. De même, il est avantageux de créer les types de contenu et les colonnes au niveau de la collection de sites afin que tous les sous-sites web puissent en hériter.

Étapes pour créer un type de contenu

La première étape consiste à créer un type de contenu. Afin d’être concret, je suppose que vous souhaitez créer un type de contenu que vous associerez aux bibliothèques de documents.

Dans les paramètres du site, cliquez sur Type de contenus de site: SharePoint vous affiche tous les types de contenu existants. Probablement que la plupart d’entre eux vous sont inconnus sauf certains comme Document, par exemple. Le type de contenu Documents est associé par défaut aux Bibliothèques de documents.

Cliquez sur Créer: la boîte de dialogue Nouveau type de contenu de site s’ouvre. Donnez un nom à votre type de contenu (par exemple Missions) puis choisissez un type de contenu parent (par exemple Types de contenu de document). Dans cet exemple, cela signifie que vous associerez le type de contenu Missions à une bibliothèque de documents.

Cliquez sur le bouton OK : votre type de contenu Missions est créé et ses paramètres s’affichent. La première étape est terminée.

La seconde étape consiste à personnaliser votre type de contenu Missions. Pour l’instant le type de contenu Missions est strictement identique au type de contenu Documents dont il hérite les caractéristiques.

Colonnes de site

Une colonne de site est une colonne partageable sur tous les sites et sous-sites où elle est définie. De même que SharePoint est livré avec des types de contenu existants (comme Documents), il existe des colonnes de sites existantes (par exemple, Date de début). Pour personnaliser votre type de contenus, vous pouvez lui ajouter une colonne de site existante ou ajouter une nouvelle colonne de site.

Dans les paramètres du type de contenu Missions, cliquez sur Ajouter à partir d’une nouvelle colonne de site. Vous remarquerez qu’une colonne de site se manipule comme n’importe quelle colonne de liste ou bibliothèque. Ajoutez autant de colonnes dont vous avez besoin à votre type de contenu. Par exemple, vous pouvez ajouter une colonne nommée Technologies de type Choix avec les valeurs: SharePoint 2010, SharePoint 2007, Exchange 2010.

Une fois que vous êtes revenu aux paramètres de type de contenu Missions, cliquez sur Ajouter à partir de colonnes de site existantes: la liste des colonnes de sites existantes s’affiche. Sélectionnez par exemple Date de début et Date de fin. Vous remarquerez que certaines colonnes de site portent le même nom. Malgré tout, il s’agit de 2 types de contenu différents: c’est-à-dire avec des caractéristiques différentes.

Dans cette seconde étape, vous avez caractérisé votre type de contenu Missions avec les colonnes : Technologies, Date de début, Date de fin. Dans la dernière étape, il suffit de rattacher votre type de contenu Missions aux bibliothèques de documents de votre choix.

Rattacher un type de contenu à une liste

Une fois que le type de contenu est créé et paramétré, il faut le rattacher à une liste ou une bibliothèque pour pouvoir être utilisé. Pour pouvoir rattacher un type de contenu à une liste ou à une bibliothèque, celle-ci doit avoir été créée. Ensuite, vous devez autoriser l’utilisation des types de contenu pour cette liste. Pour cela, dans les paramètres de la liste ou de la bibliothèque (pas les paramètres du type de contenu !), cliquez sur Paramètres avancés (sous la section Paramètres généraux).

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Oui sous Autoriser la gestion des types de contenu puis cliquez sur OK: vous revenez aux paramètres de la liste ou de la bibliothèque. Une nouvelle section Types de contenu est apparue dans les paramètres.

Sous la section Types de contenu, cliquez sur Ajouter à partir de types de contenu de site existants. Sélectionnez le type de contenu Mission puis cliquez sur le bouton Ajouter et ensuite sur OK: vous revenez à nouveau aux paramètres de la liste ou de la bibliothèque.

Sous la section Types de contenu, cliquez sur Modifier l’ordre et le type de contenu par défaut sur le bouton Nouveau. Décochez la case en face du type de contenu Documents et cliquez sur le bouton OK. De cette façon, seul votre type de contenu est associé à cette bibliothèque.

Dans la bibliothèque, vous voyez apparaître sous le bouton Nouveau: Créer un document Missions. Tous les nouveaux documents créés à partir du bouton Nouveau donneront naissance à des documents Word avec les propriétés Technologies, Date de début et Date de fin.

Bien évidemment, un même type de contenu peut être rattaché à plusieurs listes. C’est même fait pour ça.

Techniquement, une liste peut aussi avoir plusieurs types de contenu. Toutefois, cela nécessite une réflexion approfondie sur les choix fonctionnels de création des types de contenu. En effet, le type de contenu sert à caractériser un document (d’une liste). Si une liste possède plusieurs types de contenu, cela signifie que vous souhaitez avoir des documents différents dans une même liste.

Microsoft SharePoint 2010 et Office System Service Pack 1 (SP1)

Principales améliorations apportées par le Service Pack 1 (SP1) de SharePoint Foundation 2010 et SharePoint Server 2010:

Pour les produits Foundation et Server confondus:

  • Prise en charge améliorée d’Internet Explorer 9.
  • Corbeille : permet de restaurer une collection de sites ou un site Web qui a été supprimé.
  • Le système RBS (Remote Backup Systems) et la copie superficielle peuvent diminuer le temps d’indisponibilité et augmenter l’efficacité en déplaçant les pointeurs vers les bases de données plutôt que de déplacer les bases de données elles-mêmes.
  • Grâce à la fonction améliorée de gestion du stockage, vous pouvez voir quels dossiers occupent un espace dans les paramètres de site.

Pour SharePoint Server 2010 :

  • Un service de distribution de recherche d’hôte plus fiable qui améliore la récupération d’erreur et les performances lors de l’analyse de recherche.
  • Ajoute des fonctionnalités de sauvegarde et de restauration afin de récupérer des collections de sites et des sites Web supprimés.

Bien que le système de mise à jour SharePoint 2010 soit conçu pour permettre d’installer les mises à jour dans n’importe quel ordre, je vous recommande de toujours installer les mises à jour SharePoint Foundation 2010 avant d’installer les mises à jour SharePoint Server 2010, sauf cas spécifiques.

Outre le téléchargement des binaires, je vous recommande de télécharger aussi les livres blancs Service Pack 1 (SP1) pour Microsoft SharePoint Foundation 2010 et Microsoft SharePoint Server 2010, ainsi que la dernière mise à jour cumulative (CU) pour SharePoint 2010.

Mise à jour de Microsoft Foundation 2010 et dans cet ordre:

Service Pack 1 (SP1) SharePoint Foundation 2010

Service Pack 1 (SP1) pour le pack de langue SharePoint Foundation 2010

Mise à jour de Microsoft SharePoint Server 2010 et dans cet ordre:

– Service Pack 1 (SP1) SharePoint Server 2010

Service Pack 1 (SP1) pour le pack de langue SharePoint Server 2010

Service Pack 1 pour Microsoft Project Server 2010

Principales améliorations apportées par le SP1 de Microsoft Project Server 2010:

  • Project Web App prend désormais en charge tous les navigateurs SharePoint pris en charge dans les scénarios des membres de l’équipe. Les scénarios incluent la feuille de temps, mes tâches, problèmes/risques et la page d’accueil.
  • Le travail fixe et les tâches pilotées par l’effort peuvent maintenant être modifiés dans le composant WebPart de planification.
  • Les tâches planifiées manuellement prennent maintenant en charge les modifications chronologiques apportées à la feuille de temps et les affichages d’utilisation dans Project Web App et Project 2010.

Mise à jour de Microsoft Project Server 2010:

Service Pack 1 pour Microsoft Project Server 2010

Service Pack 1 pour Microsoft Office 2010

Le Service Pack 1 (SP1) pour Microsoft Office 2010 contient de nouvelles mises à jour permettant d’améliorer la sécurité, les performances et la stabilité. En outre, le SP est un correctif cumulatif de toutes les mises à jour publiées précédemment.

Mise à jour d’Office 2010:

Service Pack 1 (SP1) pour Microsoft Office 2010 (KB2460049), Édition 32 bits

Service Pack 1 (SP1) pour Microsoft Office 2010 (KB2460049), Édition 64 bits

Comment puis-je connaître le dernier service pack installé sur Office 2010 ?

Pour connaître le dernier service pack installé sur Office 2010, le plus simple et rapide est d’exécuter le script Robust Office Inventory Scan Tool (ROISCAN). Ce script vous donnera en une fois l’inventaire des versions d’Office installées. A la fin de l’exécution du script, un fichier journal est créé.

Sinon, vous pouvez lancer Word (ou Outlook, etc.), puis cliquer sur Fichier et Aide. Dans le volet de droite, cliquez sur Informations complémentaires sur la version et le copyright : le service pack.

Service Pack 1 pour Microsoft Office Web Apps 2010

Principales améliorations apportées par le SP1 de Microsoft Office Web Apps 2010:

Pour tous les produits Microsoft Office Web Apps confondus:

  • Affiche et modifie des documents ODF (Open Document Format) dans Office Web Apps.
  • Utilise Office Web Apps avec le navigateur Google Chrome.
  • Affiche des pièces jointes au document Office dans le navigateur à partir d’Outlook Web App (pour Exchange Online uniquement).
  • Utilise Office Web Apps avec Internet Explorer 9 en mode natif.

Word Web App:

  • Imprime des documents Word à partir du mode d’édition (en plus du mode d’affichage).

Excel Web App:

  • Bouton Fermer ajouté.
  • Insère des graphiques dans Excel Web App.
  • Copie et colle des valeurs et des formules en faisant glisser la poignée de recopie.

PowerPoint Web App:

  • Imprime des présentations à partir de PowerPoint Web App.
  • Modifie le texte dans plusieurs formes, pas uniquement les formes d’espace réservé.
  • Insère une image clipart dans PowerPoint Web App.

Mise à jour de Microsoft Office Web Apps 2010:

Service Pack 1 pour Microsoft Office Web Apps 2010

Service Pack 1 pour Microsoft Search Server 2010

Principales améliorations apportées par le SP1 de Microsoft Search Server 2010:

  • Effectue une recherche dans les fichiers PPSX.
  • Affiche les étendues dans la langue appropriée.
  • Utilise les collections de sites de l’en-tête d’hôte et les cibles de l’analyse.
  • Une clause Order By peut renvoyer des résultats de plusieurs composants de requête.

Mise à jour de Microsoft Search Server 2010:

Service Pack 1 pour Microsoft Search Server 2010

Service Pack 1 pour Microsoft FAST Search Server 2010 pour SharePoint

Principales améliorations apportées par le SP1 de Microsoft FAST Search Server 2010 pour SharePoint:

  • Ajoute et supprime l’indexeur et rechercher des colonnes sur un système actif.
  • Ajoute des extracteurs de propriété personnalisée plus souples.
  • Améliore l’extraction de titre pour les documents Word et les présentations PowerPoint. Les titres sont présentés correctement et la pertinence des documents Word et des présentations PowerPoint est améliorée.
  • Améliore le schéma par défaut qui améliore la pertinence générale.
  • Améliore la sauvegarde et la restauration de l’index.

Mise à jour de Microsoft FAST Search Server 2010 pour SharePoint:

Service Pack 1 pour Microsoft FAST Search Server 2010 pour SharePoint

Service Pack 1 pour Microsoft Groove Server 2010

Principales améliorations apportées par le SP1 de Microsoft Groove Server 2010:

  • Des correctifs précédents non publiés qui ont été conçus spécialement pour ce Service Pack.
  • En plus des correctifs généraux du produit, ces correctifs incluent des améliorations de la stabilité, des performances et de la sécurité.
  • Toutes les mises à jour publiques parues jusqu’en juin 2011 et toutes les mises à jour cumulatives parues jusqu’en avril 2011.

Mise à jour de Microsoft Groove Server 2010:

Service Pack 1 pour Microsoft Groove Server 2010

Service Pack 1 pour Microsoft SharePoint 2010 Indexing Connector for Documentum

Principales améliorations apportées par le SP1 de Microsoft SharePoint 2010 Indexing Connector for Documentum:

  • Améliore les performances de l’analyse.
  • Ajoute la prise en charge d’URL personnalisée de Documentum Foundation Services (DFS).
  • Ajoute la prise en charge de la liste de contrôle d’accès (ACL) « Restriction d’accès » de Documentum Trusted Content Services (TCS) pour le filtrage de la sécurité.
  • Ajoute la prise en charge de la solution de filtrage de la sécurité personnalisée pour le référentiel Documentum TCS par l’extraction des listes de contrôle d’accès TCS dans les propriétés analysées de SharePoint.
  • Ajoute la prise en charge des autorisations « super utilisateur » de Documentum.

Mise à jour de Microsoft SharePoint 2010 Indexing Connector for Documentum:

Service Pack 1 pour Microsoft SharePoint 2010 Indexing Connector for Documentum

Informations issues de Description de SharePoint Server 2010 SP1, Description de SharePoint Server 2010 SP1, Description de Microsoft Office Web Apps SP1, Description de Microsoft Search Server 2010 SP1, Description de FAST Search Server 2010 pour SharePoint SP1, Description de Microsoft Groove Server 2010 SP1, Description de SharePoint 2010 Indexing Connector for Documentum SP1.

Produits et licences SharePoint 2010

SharePoint est disponible pour différentes éditions qui peuvent être achetées via les accords de licences en volume.

Rappel: SharePoint 2010 nécessite une infrastructure 64-bits pour la ferme de serveurs.

Pour une utilisation Intranet de SharePoint

SharePoint Foundation 2010

C’est l’équivalent de Windows SharePoint Services 3.0 de SharePoint 2007. Produit gratuit qui fournit la base des capacités de stockage et de collaboration. Licences requises: Windows Server, SQL Server ou SQL Express.

SharePoint Server 2010 Standard Edition

Ce produit s’appuie sur un modèle de licence serveur et de licences d’accès client (CAL). Licences requises: SharePoint Server 2010, Standard CAL, Windows Server, SQL Server.

SharePoint Server 2010 Enterprise Edition

Il s’appuie sur un modèle de licence serveur et de licences d’accès client (CAL). Outre la CAL Standard, l’édition Entreprise nécessite une CAL supplémentaire. Licences requises: SharePoint Server 2010, CAL Standard + CAL Enterprise, Windows Server, SQL Server.

FAST Search Server pour SharePoint

Produit de recherche améliorée. Licences requises: SharePoint Server 2010, FAST Search pour SharePoint Server 2010, CAL Standard + CAL Enterprise, Windows Server, SQL Server.

Office Professionnel Plus 2010

Par rapport à Office Standard 2010, il comprend InfoPath 2010 et SharePoint Workspace 2010. Licences requises: Microsoft Office Professional Plus 2010.

SharePoint Designer 2010

Ce produit gratuit est nécessaire pour la gestion et l’administration des mises en page, des flux de travail complexes et les pages maîtres. Licence requise : aucune.

Pour une utilisation Internet de SharePoint

SharePoint Server 2010 Standard pour les sites Internet

Pour un extranet, SharePoint 2010 peut être autorisé sur la base d’un modèle de licence par serveur uniquement (sans CAL). Dans le cas d’un modèle mixte, c’est-à-dire avec le même serveur SharePoint pour un usage Intranet et Internet, une CAL est requise pour tous les utilisateurs nommés. SharePoint Server 2010 Standard pour les sites Internet offre les mêmes caractéristiques que SharePoint Server 2010 Standard Edition. Licence requises: SharePoint Server 2010 pour les Sites Internet (Standard), Windows Server, SQL Server.

SharePoint Server 2010 Entreprise pour les sites Internet

SharePoint Server 2010 Entreprise pour les sites Internet offre les mêmes caractéristiques que les fonctionnalités SharePoint Server 2010 Enterprise. Les droits de FAST Search Server sont inclus pour une utilisation en Extranet ou Internet, mais le serveur FAST Search nécessite une instance distincte. Par exemple, si
deux licences de SharePoint Server 2010 Entreprise pour les sites Internet sont achetées, une peut être attribuée à une instance de SharePoint, et la seconde peut être attribuée à l’instance de FAST Search Server. Licences requises: SharePoint Server 2010 pour les Sites Internet (Enterprise), Windows Server, SQL Server.

Project Server 2010

L’offre EPM (Entreprise Project Management) Project Server 2010 s’appuie complètement sur SharePoint. Licences requises: Project Server 2010, SharePoint Server 2010, CAL Standard + CAL Enterprise, Windows Server, SQL Server.
Licence supplémentaire pour le Chef de Projet uniquement : Microsoft Project Professional 2010.

Autres ressources

Lisez aussi l’article très intéressant de Microsoft Licensing Details (en anglais), qui vous aide à choisir la bonne version en répondant aux questions comme :
– « Quelles sont les caractéristiques de SharePoint dont ma compagnie a besoin ? »,
– « Est-ce que ma société utilise SharePoint pour les utilisateurs internes (employés) ou des utilisateurs externes (fournisseurs, clients et le public) ? »,
– « Combien de serveurs exécuteront SharePoint ? »,
– « Combien de personnes ou de dispositifs (smartphones, etc.) auront accès à SharePoint ? »,
–  » Mon entreprise est-elle sous licence pour les produits Microsoft qui sont nécessaires pour exécuter SharePoint ? ».

En complément, lisez aussi Windows Server 2008 R2 Product Licensing afin de mieux comprendre les licences de Windows Server. Le choix de la bonne édition est facilitée grâce à ce tableau comparatif: Windows Server 2008 R2 Comparing Technical Features and Specifications. Deux calculettes vous aident dans le calcul des coût de licences pour les versions de Windows Server virtualisées.

Enfin, lisez aussi SQL Server 2008 SQL Server 2008 Licensing pour comprendre le mode de licences de SQL Server 2008.

Essayez SharePoint 2010 gratuitement

Dans cette rubrique, vous trouverez tous les liens nécessaires pour évaluer gratuitement SharePoint 2010 dans sa version française. Si la version anglaise a votre préférence, il vous suffit de sélectionner l’anglais dans les écrans de téléchargement.

La configuration matérielle recommandée pour une évaluation de type « labo », « bac à sable », « centre de formations », etc. est composée d’un processeur : 64 bits, double cœur, 2,5 GHz ou plus avec 4 Go de RAM pour une installation autonome ou d’évaluation, et un disque dur de 40 Go.

Si vous souhaitez utiliser des machines virtuelles, il vous faut des processeurs 64 bits qui supportent la virtualisation physique. Par ailleurs, s’il est possible d’activer la prise en charge d’un réseau wifi dans Windows Server 2008 (menu des fonctionnalités), Hyper-V ne prend pas en charge les réseaux wifi (documentation Microsoft), hors les versions d’évaluations nécessitent généralement une activation. En revanche, il n’y a pas de problèmes avec VMWare qui prend bien en compte les réseaux wifi.

Windows Server 2008

Le système d’exploitation que je préconise pour SharePoint est Windows Server 2008 R2 64 bits. Vous pouvez essayer gratuitement durant 6 mois cette version. Télécharger la version d’évaluation gratuite de 180 jours de Windows Server 2008 R2. Prenez la version 64 bits et vérifiez la langue de la version: français, anglais, etc.

Windows 7 (Seven)

Vous pouvez installer SharePoint 2010 sur Vista 64 bits ou Windows Seven 64 bits. La configuration de l’environnement de développement pour SharePoint Foundation sur Windows Vista ou Seven nécessite quelques précautions.

SharePoint 2010

Le téléchargement de Microsoft SharePoint Foundation 2010 est gratuit. Cette version est destinée à des organisations de taille modeste ou à des services qui veulent tester SharePoint 2010. Pour disposer de fonctionnalités avancées de recherche dans Foundation, vous pouvez télécharger Microsoft Search Server 2010 Express (gratuit).

Il existe une version d’évaluation de 6 mois (180 jours) de Microsoft SharePoint Server 2010. Cette version Entreprise est la plus complète. Si vous préférez disposez de moins de fonctionnalités, vous pouvez démarrer avec la version d’évaluation de Microsoft SharePoint Server 2010, en licence Standard.

SQL Server 2008 R2

SQL Server est nécessaire pour l’installation de SharePoint. Je recommande à mes clients d’utiliser la version SQL Server 2008 R2 avec les outils de gestion. Aussi, vous pouvez télécharger une version gratuite de Microsoft SQL Server 2008 R2 Express avec les outils d’administration. Prenez toujours la version 64 bits.

Office 2010, Visio 2010

Pour SharePoint 2010, je vous recommande de télécharger la version 32 bits de Microsoft Office Professionnel Plus 2010. Il existe une version d’évaluation de 2 mois (60 jours) de Microsoft Office Professionnel Plus 2010 à télécharger gratuitement.

L’installation de la version 64 bits se justifie plus particulièrement si vous utilisez PowerPivot pour Microsoft Excel 2010, car la version 64 bits permet de gérer la mémoire que efficacement que la version 32 bits. Cependant, vous serez alors obligé d’installer la version 64 bits de SharePoint Designer 2010. Hors, cette version n’est pas utilisable pour travailler sur des sites SharePoint 2007. Si vous êtes certain de ne travailler que sur SharePoint 2010, la version 64 bits d’Office sera adaptée.

Microsoft Visio 2010 permet de créer des flux de travail pour SharePoint Designer de manière uniquement visuelle. Vous pouvez ainsi composer visuellement votre flux de travail dans SharePoint, puis ensuite l’importer dans SharePoint Designer. Vous pouvez aussi exporter le flux de travail Designer dans Visio sous certaines conditions. Si vous souhaitez expérimenter les flux de travail SharePoint, téléchargez une version d’évaluation de Microsoft Visio Premium 2010 (en 32 bits de préférence).

SharePoint Designer 2010

Microsoft SharePoint Designer 2010 est gratuit. C’est un outil simple pour un développement visuel des applications SharePoint 2010.

Si vous avez opté pour une installation 64 bits d’Office 2010 et Visio 2010, vous devez installer une version 64 bits de SharePoint Designer 2010. Le mélange 32 / 64 bits n’est pas possible entre Office, Visio, Designer.

Microsoft SharePoint Designer refuse aussi de s’installer si vous avez installé une version d’évaluation d’Office 2010 (32 ou 64 bits). Il n’existe que 2 solutions : désinstaller Office 2010 et passer un coup de CCleaner ou installer une version commerciale d’Office 2010.

Machine virtuelle SharePoint 2010

Microsoft propose une machine virtuelle (vm), prête à l’emploi pour SharePoint 2010 et Project Server 2010, installée avec :

  • Windows Server 2008 R2 Standard Evaluation Edition x64
  • Microsoft SQL Server 2008 R2 Enterprise Edition avec Analysis et Reporting Services
  • Microsoft SharePoint Server 2010 Enterprise Edition
  • Microsoft Office Web Applications
  • Microsoft FAST Search for SharePoint 2010
  • Microsoft Office Professional Plus 2010
  • Microsoft Visio 2010
  • Microsoft Project 2010
  • Microsoft Project Server 2010
  • Microsoft Visual Studio 2010

La machine virtuelle de démonstration et d’évaluation Information Worker 2010 ne fonctionne que sous Hyper-V et en anglais uniquement.

Visual Studio 2010

Si vous voulez développer sur SharePoint 2010, vous pouvez télécharger gratuitement une version d’évaluation Microsoft Visual Studio 2010 Ultimate en français, valable 3 mois. Vous pouvez aussi télécharger une version d’évaluation Microsoft Visual Studio 2010 Professional, en français et valable 3
mois (90 jours).

La version française de Visual Studio 2010 Express est complètement gratuite.

Avantages de SharePoint Server 2010

SharePoint Server 2010 est un logiciel qui vient s’ajouter littéralement à SharePoint Foundation 2010. Autrement dit, toutes les fonctionnalités présentes dans SharePoint Foundation 2010 sont aussi disponibles dans SharePoint Server 2010.

Vous trouverez ci-dessous une présentation succincte de quelques-unes des nombreuses améliorations de SharePoint Server 2010.

Après une mise à jour, les sites SharePoint 2007 peuvent continuer de fonctionner avec leur ancienne interface. L’administrateur peut pré-visualiser l’application avec la nouvelle interface et basculer à volonté sur cette dernière.

Pour la gestion des performances, SharePoint intègre des agents qui surveillent les ressources consommées. Il peut aussi s’autocorriger sur certains aspects.

L’administration par le Web est améliorée grâce à une évolution de l’interface d’administration. La mise à disposition de centaines de nouvelles cmdlets permet d’utiliser PowerShell pour administrer les serveurs de façon automatisée.

Les fonctionnalités de recherches ont été améliorées, avec ou sans FAST Search Server 2010 for SharePoint.

Maintenant, il est possible d’affiner les recherches par documents, par auteurs, etc. et d’utiliser des jokers. Le correcteur orthographique FAST Search for SharePoint rajoute les suggestions sur les requêtes fréquentes, et fournit une navigation plus flexible avec les vignettes de prévisualisation qui incluent la navigation dans les diapositives PowerPoint.

La pertinence des requêtes est améliorée par rapport à SharePoint 2007 grâce à l’utilisation de critères, issus de données sociales, tels que les tags et le nombre de clics. FAST Search rajoute des possibilités de réglage de pertinence à partir de corpus spécialisés ou d’applications externes.

La recherche de personnes est améliorée car basée sur les réseaux sociaux et des algorithmes utilisant les expertises et l’expérience des utilisateurs. Il existe aussi la possibilité de faire une recherche de noms de personnes par reconnaissance phonétique.

SharePoint Server 2010 renforce le « Social feedback ». L’utilisateur peut noter les pages, noter ses propres remarques et décider de les rendre publique ou non.

« Mon site » est personnalisable par rôle et par utilisateur. Mon site est un site SharePoint personnel propre à chaque utilisateur. Il donne à chacun accès à son contenu, à son profil et réseau social. L’interface de navigation Silverlight permet d’explorer l’organigramme de la société.

Les types de contenu et les taxonomies sont dorénavant transversaux aux sites et aux fermes de serveurs. Les taxonomies peuvent être hiérarchiques et avec les folksonomies elles permettent une navigation par métadonnées. Les ensembles de documents permettent la gestion d’un ensemble de documents comme un objet unique pour le flux de travail.

En matière de gouvernance, la gestion d’enregistrement permet de définir des stratégies de gestion des informations complexes à plusieurs niveaux.

Dans Excel Services, le rendu HTML est amélioré avec des possibilités d’interactivité comme les tableaux croisés dynamiques.

Dans PerformancePoint Services, les améliorations portent globalement sur les tableaux de bord, les indicateurs clés, et les fonctions de navigation (arbres).

SQL Server PowerPivot pour SharePoint offre une nouvelle technologie de gestion mémoire pour les bases de données. Cela permet aux utilisateurs d’Excel et d’Excel Services de naviguer dans de grandes quantités de données sans avoir à créer de cube OLAP (OnLine Analytical Processing).

L’application Visio est dotée d’une fonction de conception de flux de travail. Une fois le flux de travail conçu dans Visio, il pourra être importé dans SharePoint Designer 2010, où il sera paramétré.

InfoPath Forms Service permet d’avoir des formulaires Web graphiquement plus riches qu’avec la version 2007. Les formulaires peuvent être utilisés en mode déconnecté, lorsque la liste du formulaire est synchronisée avec SharePoint Workspace.

Le service Access Service permet de publier les bases de données Access sur un site SharePoint de façon à ce qu’elles puissent être centralisées et accessibles par un navigateur Web.

Avec les solutions Sandboxed (« bac à sable »), les développeurs ont la possibilité de faire des développements déployables sans nécessité d’obtenir les autorisations d’administration. En contrepartie, ils disposent d’un environnement limité en termes de ressources.

Il ne vous reste plus qu’à essayer gratuitement SharePoint 2010 pour mieux découvrir l’intérêt de ces fonctionnalités !

Découvrir l’intérêt de SharePoint Foundation 2010

SharePoint Foundation 2010 est la nouvelle version qui succède à WSS 3.0. C’est la « pierre angulaire » de l’édifice SharePoint. Notamment, lors de l’installation de SharePoint Server 2010, le logiciel Foundation est aussi installé. Il assure principalement les fonctions de collaboration et de gestion de contenu.

C’est une solution qui vise les petites ou moyennes entreprises, qui veulent disposer d’une plate-forme de collaboration.

SharePoint Foundation est un logiciel qui peut servir à créer des sites web Intranet / Extranet / Internet, à mettre en place une GED (Gestion Electronique de Documents), ou bien servir comme un super-organiseur d’entreprise.

En effet, avec SharePoint Foundation, vous disposez des outils pour organiser une réunion, pour gérer les agendas ou les réservations de salle. Pour la partie GED, vous trouverez les outils nécessaires pour partager les informations par le biais des espaces de travail d’équipe, les blogs, les wikis et les bibliothèques de documents.

Toutes ces informations sont accessibles à partir d’un simple site Web. Bien évidemment, la sécurité des accès, la protection de données et la maîtrise du risque documentaire est intégrée.

Autre intérêt majeur, la recherche est intégrée dans SharePoint Foundation. De plus, vous pouvez bénéficier gratuitement de fonctionnalités avancées de recherche grâce à Search Server 2010 Express.

Search Server 2010 Express

La recherche peut être étendue au contenu d’autres sites SharePoint, ou aux partages de fichiers, ou à d’autres sites web, ainsi que les dossiers publics Exchange grâce à la solution gratuite Microsoft Search Server 2010 Express.

Search Server 2010 Express est un serveur de recherche autonome qui intègre de nombreuses améliorations par rapport à son prédécesseur (Search Server 2008 Express).

Fonctionnalités supportées et améliorations

SharePoint Foundation bénéficie des améliorations de l’interface utilisateur : apparition du ruban et support des technologies AJAX qui introduisent plus de réactivité, ainsi que des standards d’accessibilité WCAG 2.0. Il supporte un nombre plus élevé de navigateurs web : Safari, Firefox, Internet Explorer, etc.

Comme son prédécesseur, il permet de créer ou d’alimenter du contenu : blogs, wikis, calendriers, discussions, tâches, contacts, images, présence, ainsi que de la vidéo ou des podcasts.

Les limites du nombre d’éléments contenus dans une liste ou une bibliothèque ont été repoussées avec le support de plusieurs dizaines de millions d’éléments. J’ai eu l’occasion de voir une bibliothèque avec 50 millions de fichiers : les temps de réponses étaient instantanés.

Les capacités des flux de travail évoluent ainsi que les outils de conception dans SharePoint Designer 2010 et Visio 2010. Il devient possible de définir un flux de travail dans Visio 2010 puis de l’importer dans SharePoint Designer 2010, et réciproquement. Les flux de travail peuvent être retravaillés avec Visual Studio 2010. Il devient possible de créer des flux de travail attachés à des sites, et non plus uniquement à des listes. De plus, les flux de travail sont réutilisables pour d’autres listes ou bibliothèques.

La synergie avec Office 2010 est poussée encore plus comme l’édition en mode déconnecté et l’édition simultanée du contenu par plusieurs utilisateurs. Notamment avec SharePoint Workspace. SharePoint Workspace (ex-Groove) fournit un accès en lecture-écriture sur le poste de travail avec le support du mode déconnecté

Busines Connectivity Services (BCS) est une extension de la fonction BDC (Business Data Catalog ou Catalogue de Données Métier) de SharePoint 2007. Elle supporte la création, la mise à jour, la suppression et la recherche sur des sources de données métier. Ces données sont appelées « listes externes » dans SharePoint. BCS
supporte le mode déconnecté: les données peuvent ainsi profiter des fonctions de synchronisation avec SharePoint Workspace ou Outlook.

Business Connectivity Services peut aussi être utilisé pour créer une connexion de recherche, intégrée à Windows 7.

Dorénavant, il n’existe qu’un seul format de packaging et de déploiement pour les solutions SharePoint aussi bien pour SharePoint Designer que pour Visual Studio 2010.

Le développeur n’est pas en reste puisqu’il peut procéder à une installation sous Windows Vista et Windows 7 de SharePoint. Il dispose aussi de l’intégration de Developer Dashboard montrant le comportement du développement: temps de réponses, etc.

SharePoint 2010 niveaux de build, numéro de version et derniers correctifs

Les blogs de Joe’s SharePoint Blog puis de Todd’s Blog m’ont inspiré cet article récapitulatif sur les niveaux de build et numéro de version de SharePoint 2010. Pour l’instant, l’unique façon de connaître la version de SharePoint 2010 se fait grâce à son niveau de build.

En plus des build, le tableau ci-dessous récapitule les Cumulative Update (CU), Service Pack (SP) et Release To Manufacturing (RTM) de SharePoint. Les versions les plus récentes sont en haut de la liste. Il est valable aussi bien pour SharePoint Foundation 2010 que pour SharePoint Server 2010: les numéros de build et de versions correspondent. Bien évidemment, les KB sont différents.

Build Version

KB
SharePoint
Foundation

KB
SharePoint
Server

14.0.6123.5002 Juin 2012 CU 2598373 2598354
14.0.6120.5006 Avril 2012 CU (mise à jour) 2598321 2598151
14.0.6120.5000 Avril 2012 CU 2598321 2598151
14.0.6117.5002 Février 2012 CU 2597132 2597150
14.0.6114.5000 Décembre 2011 CU 2596998 2597014
14.0.6112.5000 Octobre 2011 CU 2596508 2596505
14.0.6109.5002 Août 2011 CU 2553117 2553048
14.0.6106.5002 Juin 2011 CU (mise à jour) 2536601 2536599
14.0.6106.5000 Juin 2011 CU 2536601 2536599
14.0.6029.1000 Service Pack 1 2460058 2460045
14.0.5138.5001 Avril 2011 CU 2512804 2512800
14.0.5136.5002 Février 2011 CU 2475880 2475878
14.0.5130.5002 Décembre 2010 CU 2459125 2459257
14.0.5128.5000 Octobre 2010 CU 2394323 2394320
14.0.5123.5000 Août 2010 CU 2352346 2352342
14.0.5114.5003 Juin 2010 CU
14.0.4762.1000 RTM (Release to Manufacturing)

Au fur et à mesure de l’apparition d’un nouveau build de SharePoint 2010, ce produit s’améliore et devient de plus en plus robuste.

Pensez aussi aux mises à jour Windows.

Certifié Microsoft SharePoint 2010, Configuration

On a beau dire, ça fait toujours plaisir une nouvelle certification. Il s’agit de MCTS: SharePoint 2010, Configuration.

Grâce à la procrastination, j’avais toujours réussi à repousser la tentation de le passer. Puis, un moment d’inattention et je me suis lancé dans la préparation. Car, malgré une demi-douzaine d’années intensives sur SharePoint, il faut mieux se préparer à l’esprit de l’examen.

Le livre de Dan Holme, Alastair Matthews, Bob Castle et Orin Thomas: MCTS Self-Paced Training Kit (Exam 70-667): Configuring Microsoft Sharepoint 2010, permet de bien se préparer à l’examen.

A lui tout seul, il ne peut pas vous permettre de réussir l’examen. Il vous donnera une bonne vue d’ensemble de SharePoint 2010. Les concepts sont bien expliqués. Les exercices, présents tout au long du livre, vous familiarisent avec les processus et outils de SharePoint. Si ce livre convient bien à un administrateur occasionnel de SharePoint, il risque de décevoir les administrateurs rompus aux manipulations de base. Ceux-là préféreront Professional SharePoint 2010 Administration.

L’examen n’a pas été facile car il faut connaître les étapes de configuration spécifiques. Hors, deux ou trois des scenarios que j’ai eus ne se rencontrent pas souvent. Sinon, j’ai eu aussi pas mal de commandes PowerShell à vérifier. C’était plus facile.