SharePoint 2010 est-il une vraie GED (Gestion Electronique des Documents) ?

Désolé pour la longueur de l’article: le sujet est vaste et important.

Lorsque le mot GED (Gestion Electronique des Documents) est évoqué, beaucoup pensent spontanément à la numérisation de documents : Quels outils utilisés ? Qu’est-ce qu’un MFP (copieur, fax, scanner) ? Faut-il avoir un logiciel d’OCR (Optical Character Recognition ou Reconnaissance Optique de Caractères (ROC) ?

Puis les problématiques d’indexation de documents surgissent : Quels mots-clés saisir pour identifier le document ? Doit-on concevoir un thésaurus ? Où saisir ces informations ? A quel moment de la chaîne de traitement, etc. La question des requêtes enchaîne immédiatement celle de l’indexation du document : Comment retrouver un document avec une recherche multicritères ?

Ensuite viennent les questions sur la conservation des documents numériques : Quels supports est fiable dans le temps ? Les droits sont-ils sauvegardés en même temps que les données ? Les outils pour lire le format de fichier est-il sauvegardé en même temps que les données ? Une fois que les données seront restaurés comment s’assurer quelles seront lisibles ?

A toutes ces questions légitimes viennent se greffer bien d’autres encore: accès limités, traçabilité, workflow, etc.

Vous trouverez ci-dessous les réponses à ces questions, issues de mon expérience de la GED et de SharePoint.

Acquisition et numérisation des documents

C’est la première brique d’une solution de gestion électronique de documents: elle assure la collecte des informations.

Il existe de nombreuses manières pour acquérir et numériser les documents : acquisition manuelle, acquisition automatique de façon centralisée de documents issus de sources hétérogènes : papier, fichiers, email, internet.

Le matériel de numérisation va dépendre du volume et de la nature du média à numériser.

Si la numérisation est faite manuellement dans un scanner, vous devez prendre en compte la qualité du papier (épaisseur, g/mm2, état) mais aussi la qualité de la graphie pour une reconnaissance optique des caractères : langue, graphie manuelle, graphie électronique, police, corps et taille.

Quand les documents sont de même nature (bordereaux de livraison, certificats matières), vous devez vous assurer qu’ils sont réellement identiques dans le positionnement des libellés. La réalité met en évidence la diversité d’un « même » formulaire, soi-disant identique.

En fonction des réponses précises apportées à ces questions, la liste des matériels adaptés et disponibles apparaîtra clairement.

A l’aide d’un simple paramétrage, certains MFP (appareils multi-fonctions) savent transmettre directement à SharePoint les documents numérisés.

En effet, SharePoint dispose d’une fonction de publication automatique qui lui permet de recevoir dans une bibliothèque un document numérique publié par une application.

Indexation de documents et requetage

L’indexation est un point fort de SharePoint, même dans la version gratuite.

La version gratuite, comme la version payante, dispose d’une fonctionnalité qui permet de créer autant de champs (ou de colonnes dans le vocabulaire SharePoint) que l’utilisateur souhaite.

Ces champs sont typés au choix de l’utilisateur : ligne de texte, date, personne de l’Active Directory (ou un autre annuaire), nombre, lien hypertexte, choix multiples, etc.

Cette fonctionnalité offre une très grande liberté et souplesse. Toutefois, il existe quelques limites dans le cas de listes de plus de 2000 éléments.

Si vous avez plus de 2000 éléments dans une liste ou une bibliothèque, un ralentissement peut apparaître dans l’affichage. Heureusement, il existe des techniques pour optimiser les temps d’affichages des longues listes.

En revanche, SharePoint sait indexer rapidement un volume important de documents : au moins 50 millions de documents !

Le contenu du fichier est indexé (indexation plein-texte), ainsi que les métadonnées comme les colonnes supplémentaires rajoutés par l’utilisateur.

Les recherches multicritères sont facilement personnalisables dans SharePoint. Les recherches portent aussi bien sur le contenu que sur les métadonnées.

Grâce aux technologies IFilter et Protocol Handler, quasiment tous les formats de fichier peuvent être indexés dans SharePoint.

Par sa simplicité, sa souplesse et sa puissance, SharePoint rivalise et surpasse même un grand nombre des logiciels spécialisés dans la GED pour la partie indexation et requetage.

Conservation des documents numériques

La version gratuite SharePoint Foundation, et bien évidemment la version payante SharePoint Server, proposent le versionning automatique des documents. Avant de restaurer une version antérieure, vous pouvez la comparer avec la version courante.

Vous pouvez aussi gérer des versions principales et secondaires. Les versions secondaires permettent de faire évoluer son fichier sous forme d’un document de travail, sans qu’il soit visible aux utilisateurs non-autorisés.

Une fois que le document est validé, il fait l’objet d’une publication manuelle ou automatique grâce à un workflow d’approbation.

Car, l’autre point fort de SharePoint, que ce soit SharePoint Foundation ou SharePoint Server, est le workflow. Les workflows (ou flux de travail) vont permettre de définir les circuits de routage des documents.

Avec l’outil gratuit SharePoint Designer 2010, vous construisez facilement des workflows élaborés.

Grâce à Designer, vous pouvez par exemple choisir de faire des approbations en série ou en parallèle d’un document, et de faire des notifications par email ou en créant une nouvelle tâche dans Microsoft Outlook.

SharePoint Server (la version payante) propose aussi d’utiliser des stratégies de gestion des informations pour contrôler l’utilisation des documents ou des types de contenus.

Les stratégies de gestion des informations de SharePoint sont indépendantes des droits sur les documents. Elles sont des fonctionnalités nouvelles orientées clairement vers la GED.

Les stratégies de gestion des informations dans SharePoint

Dans SharePoint, vous pouvez créer des stratégies de gestion des informations. Ces stratégies sont basées sur des règles.

Vous pouvez spécifier des stratégies pour la rétention de document afin qu’ils ne soient pas gardés plus longtemps que nécessaire.

Exemple 1 : les documents de la bibliothèque « Actualités » seront automatiquement supprimés 20 jours après leur création.

Exemple 2 : les documents de la bibliothèque « Paie » seront automatiquement déplacés dans la bibliothèque « Archive Paie 2010 », une année après leur dernière modification.

Il existe bien d’autres règles possibles, ainsi que d’autres stratégies.

Vous pouvez aussi enregistrer l’historique des modifications et de l’affichage de certains documents, ou limiter les impressions, ou encore procéder à une identification de chaque copie physique des documents.

Chaque stratégie peut faire l’objet d’un rapport automatique. Les rapports des stratégies de gestion des informations donnent les mouvements qui ont eu lieu pour les documents impactés par les stratégies.

SharePoint Server dispose aussi d’un site spécialisé appelé le « Centre de documents » qui est un référentiel documentaire pour un archivage légal à long terme des documents SharePoint.

Comment fonctionne le centre de documents SharePoint ?

Les stratégies de gestion des informations peuvent être définies pour déplacer un document dans le Centre de documents.

Le centre de documents devient un lieu centralisé de stockage des informations légales de l’entreprise.

Les opérations de déplacement peuvent aussi se faire manuellement, à l’aide d’un simple clic sur le document.

L’utilisateur, s’il dispose des droits ad’hoc, se voit alors proposer de déplacer le document dans le centre de documents.

Pour autant, une fois que le document bascule dans le centre de documents, il pourra à nouveau être retraité par des règles automatiques afin d’être approuvé et classé.

Les logiciels de GED et SharePoint

Toutes ces fonctionnalités natives de SharePoint peuvent être complétées par des fonctionnalités avancées des logiciels spécialisés en GED.

Ces logiciels fonctionnent grâce à des connecteurs.

Pour l’utilisateur l’intégration est faite à travers des composants WebPart.

Lorsqu’un utilisateur accède à un document, par exemple un fichier Autocad, celui-ci sera ouvert dans SharePoint et affiché grâce à la visionneuse intégrée du logiciel de GED.

Quelques produits de GED compatibles avec SharePoint (liste non exhaustive) :

Documentum

DocuWare

M-Files

Acropolis

Et bien d’autres encore…

SharePoint seul est-il suffisant comme outil de GED ?

Dans bien des cas, SharePoint seul suffira pour démarrer un processus de mise en place d’une GED. En fonction de vos besoins, il est même possible que la version gratuite de SharePoint soit satisfaisante. Cela peut d’autant plus se justifier que certains logiciels spécialisés de GED sont parfois complexes à paramétrer ou à utiliser.

Puisque SharePoint est simple d’utilisation, il permet en prise en main rapide sans intervention de l’éditeur ou d’une société spécialisée, en dehors de la formation.

Un démarrage est aussi plus aisé avec SharePoint qu’avec un outil plus complexe à paramétrer. La mise en œuvre d’une GED impacte l’organisation d’un service, d’un département et même de la société parfois. Si l’organisation en question dispose de moyens humains limités, il est préférable de ne pas alourdir le processus d’analyse avec des considérations techniques.

Il y a encore beaucoup de choses à dire sur les fonctionnalités de GED de SharePoint comme les métadonnées gérées, les documents composites ou la bibliothèque de remise. Des articles (courts) seront rédigés sur ces fonctionnalités.

Cette analyse conduit à repenser, pour optimiser, l’organisation interne. Elle permet aussi d’identifier les besoins en termes d’équipement, de logiciels et de formation.

Dans ce domaine, la méthode la plus efficace reste la rédaction d’un cahier des charges, voire d’un appel d’offres pour lancer une consultation. Cette étape oblige à poser par écrit tous les éléments de la réflexion.

A l’inverse, des besoins peuvent justifier de s’équiper tout de suite d’un logiciel spécialisé de GED, même si cela surenchérit ce coût global de la solution.

Dans ce cas, cherchez un produit qui correspond à vos besoins et qui soit capable de s’intégrer nativement, sans développement, à SharePoint afin d’éviter de coûteuses migrations par la suite.

L’accessibilité de SharePoint

L’accessibilité n’est plus une option. Elle consiste à pallier aux lacunes qui empêchent une partie de la population ayant des incapacités d’avoir accès aux avantages que procure l’utilisation du web. L’incapacité peut être: visuelle, cognitive, motrice, auditive ou des problèmes de perception des couleurs, vieillissement, etc.

Internet est un outil qui permet à la population, notamment aux personnes handicapées, d’avoir accès plus facilement à l’information et aux services publics et privés.

Bien qu’Internet soit en première ligne, la question de l’accessibilité ne se limite pas au web. Car, en réalité, elle concerne tous les médias et à des degrés divers elle concerne tout le monde. Par exemple, rendre un document accessible est faire en sorte qu’il soit lisible et bien rédigé.

Axes d’améliorations d’un site web pour le rendre plus accessible

Il existe environ 95 exigences particulières pour rendre un site plus accessible.

Ces exigences portent sur les titres, les entêtes, les images, les cellules fusionnées des tableaux, le contraste, le choix des couleurs, la structure et la présentation d’une page Web, la compréhension, la validité, la navigation, les formulaires Web, l’interactivité, etc.

Les documents officiels français relatifs à l’accessibilité sur le web sont centralisés  sur Policies Relating to Web Accessibility – WAI France qui renvoie à la Circulaire du 7 octobre 1999 relative aux sites internet des services et des établissements publics de l’Etat.

Microsoft a aussi réuni les recommandations internationales du WAI et les directives européennes et françaises de l’accessibilité.

L’accessibilité et SharePoint 2010

Pour mieux connaître les possibilités de SharePoint 2010 en matière d’accessibilité, téléchargez le document en français intitulé SharePoint 2010 a l’heure des WCAG 2 0 du RGAA et d’AccessiWeb 2.0. Lisez aussi le Déclaration de conformité au niveau A (SharePoint Server 2010) et Déclaration de conformité au niveau AA (SharePoint Server 2010).

L’accessibilité d’un site web est un des enjeux majeurs du Web 2.0, car ce sujet est loin d’être circonscrit aux seuls problèmes de malvoyance, par exemple. L’accessibilité chez Microsoft se traduit aussi par un site web, très riche, qui fourmille d’informations sur l’accessibilité.

Il existe aussi un article intéressant qui décrit comment mettre en œuvre dans SharePoint 2010 et IIS7, l’URL rewriting pour un site public internet. Cette technique améliore aussi le référencement des sites SharePoint 2010. Plus d’informations et de conseils sur le Search Engine Optimization (SEO) dans SharePoint 2010 se trouvent à l’adresse SharePoint 2010 Search Engine Optimization (SEO) Tips. Plus d’informations et de conseils sur le Search Engine Optimization (SEO) dans Silverlight se trouvent à l’adresse Whitepaper Search Engine Optimization for Silverlight applications – The Official Microsoft Silverlight Site.

Kit d’accessibilité pour SharePoint 2007

Le Kit d’accessibilité pour SharePoint 2007 est une solution de la société AKS, en partenariat avec Microsoft. C’est un ensemble de fichiers, programmes et utilitaires destiné à rendre plus accessible et plus facilement utilisable les éléments en sortie de Microsoft Office Server SharePoint (MOSS) 2007.

Concrètement, il s’agit de définitions de site compatibles avec WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) 1.0. Le kit fournit de nouvelles feuilles de style en cascade (Cascading Style Sheets, CSS) ainsi que des pages maîtres. Notamment, les pages maîtres par défaut de MOSS 2007 ont été retravaillées pour être compatible avec WCAG 1.0.

La documentation et bien faite et elle est en français.

Outils d’évaluation de l’accessibilité

Les outils d’évaluation de l’accessibilité du Web sont aident à déterminer si votre site Web est conforme aux directives d’accessibilité. Ces outils d’évaluation font gagner du temps pour évaluer la conformité de votre site Web avec les recommandations. Cependant, aucun outil ne peut déterminer automatiquement l’accessibilité des sites Web: une intervention humaine est indispensable.

Par expérience, il n’existe aucun outil parfait. De plus, il faut être attentif aux faux positifs. Enfin, les rapports fournis sont parfois tellement exhaustifs qu’il devient nécessaire d’avoir une réflexion préalable à leur utilisation.

La Charte ergonomique des sites Internet publics

Cette charte consiste à rendre les sites publics plus accessibles et plus efficaces. Les principaux facteurs de réussite retenus concernent :

  • un contenu de qualité ;
  • des mises à jour fréquentes ;
  • des temps de téléchargement minimaux ;
  • un usage facile.

La Charte ergonomique des sites Internet publics se présente sous la forme d’un recueil de règles de bonnes pratiques ergonomiques. Les bonnes pratiques sont soit recommandées avec une exigence forte, soit simplement utiles.

Valideurs du W3C

Le W3C (World Wide Web Consortium) définit les normes du web. Il propose de vérifier la validation du code HTML et XHTML grâce au validateur du W3C. Le WAI (Web Accessibility Initiative), qui est une émanation du W3C, énonce des recommandations pour l’accessibilité de vos pages Web. Parmi les très nombreux outils sortsite (payant) est complet et un des plus à jour. Dans les outils gratuits, Web Accessibility Inspector (gratuit, anglais) de FUJITSU est remarquable sans être parfait. Si les outils automatiques ne vous convainquent pas plus que ça, le W3C propose des pistes en anglais afin de faire les premiers pas pour rendre un site Web accessible.

En France, vous trouverez quelques informations sur Accessibilité du Web. Les acteurs de ce domaine au Canada sont très impliqués et actifs. Notamment l’excellent AccessibilitéWeb regorge d’informations intéressantes, utiles et à jour.

Quelques liens sur l’accessibilité

Accessibilité – Openweb.eu.org

Accessibilité du Web – Wikipédia

The OneVoice for Accessible ICT Coalition OneVoice for Accessible ICT

Developing a Web Accessibility Business Case for Your Organization Overview

Voir un site comme un daltonien

Des sites permettent de montrer aux webmestres comment leur propre site sera vu par des personnes atteintes de différentes sortes de daltonismes. Colorblind Web Page Filter et Vischeck permettent de voir son site comme le verrait un daltonien. Vischeck est parfois un peu long à se charger.

Le Cercle Chromatique Accessible vous permet de choisir simplement une couleur de texte et la couleur d’arrière-plan qui conviendrait aussi bien à des personnes qui seraient dotées d’une vision Deuteranope, Protanope ou Trinanope.

Pour tester votre vision, vous pouvez utiliser le Test daltonien gratuit par un opticien. Afin de mieux connaître le daltonisme, un site de qualité en français: Les daltoniens. Vous pouvez aussi tester des générateurs de couleurs de site comme Color Scheme Designer 3, Colour Blindness Check – Etre et EasyRGB – RGB and COLOR search engine.

Percevoir un site comme un aveugle

Le produit JAWS for Windows Screen Reading Software de Freedom Scientific énonce le texte de votre site web. Il vous permet de comprendre comment un utilisateur aveugle percevrait votre site Web.

Des ressources intéressantes sur l’utilité de ALT dans l’article Accessibility DoIT University of Wisconsin-Madison, ainsi que des vérifications sur l’accessibilité: UW-Madison Web Accessibility Checklist et Accessibility Check – Etre.

Autres ressources sur l’accessibilité

La barre d’outils Accessibilité du Web est une barre d’outils développée par l’équipe Australienne d’Accessible Information Solutions de vision. Elle permet d’examiner différents aspects d’un document HTML (tels que sa structure, son code, son contenu…), de faciliter l’utilisation d’applications tiers et de simuler l’expérience utilisateurs de différents utilisateurs.

Elle contient également une série de références et autres ressources relatives à l’accessibilité du Web.

Maîtrise du risque documentaire

Pour une entreprise, le risque documentaire représente une perte financière potentiellement énorme.

Combien vous coûterait une information erronée transmise à vos clients, fournisseurs ou employés ?

Combien vous coûte l’envoi d’informations confidentielles à la concurrence ou aux médias par email ?

Si vous croyez qu’il n’existe pas de solutions pour diminuer fortement ces risques, vous faites une erreur qui pourrait vous coûter.

Plus les sociétés se numérisent, plus les nuisances liées aux erreurs de cette nature deviendront importantes, si elles ne cherchent pas à s’en prémunir.

Avec le développement des sites web Internet ou Intranet, les échanges non-contrôlés d’emails web, la diffusion de feuilles Excel ou autres, etc. les risques augmentent.

Pourtant, il existe des solutions techniques, organisationnelles et informatiques qui permettent de lutter efficacement contre ces dangers.

Rights Management Services de Microsoft

Rights Management Services (RMS) permet aux administrateurs de spécifier des autorisations d’accès aux documents.

L’objectif est d’empêcher que les informations sensibles ne soient imprimés, transmises ou copiées par des personnes non autorisées.

Une fois que les restrictions d’accès et d’utilisation sont appliquées par RMS, peu importe où se trouve le document, parce que la permission d’un fichier est stockée dans le fichier lui-même.

RMS peut empêcher qu’un document soit transféré, copié, modifié, ou récupéré par copie du contenu. ). Il peut empêcher que le document soit imprimé, y compris en utilisant la fonctionnalité d’impression écran de Microsoft Windows ainsi que d’autres fonctionnalités utiles.

Méthodologie

Au départ, c’est un audit classique qui permet de dresser un état des lieux avec comme objectif de connaître l’utilisation qui est faite des données sur les serveurs de fichiers.

Des rapports de synthèses donnent la répartition des fichiers par taille, par type, par utilisateur, dans le temps, etc.

L’analyse de l’existant est généralement le point de départ qui orientera la réflexion sur la stratégie d’évolution.

Exemple d’une mission de maîtrise du risque documentaire

Dans le cadre du projet d’analyse de la qualité des supports de formation d’une société internationale, mon rôle a été d’analyser ses supports de cours.

Les principales vérifications concernaient:

  • la cohérence interne entre le plan de cours annoncé dans le sommaire et celui qui était réellement développé dans le cours,
  • la vérification croisée entre le plan du support et le plan officiel,
  • Contrôle de cohérence des travaux pratiques par rapport au support et à la progression pédagogique.

Cette activité a été faite grâce à l’établissement d’une grille d’évaluation rigoureuse et précise. Elle a porté sur plus de 15000 pages.