Une synthèse des apports et nouveautés de SharePoint 2013

Parmi l’avalanche de documents passionnants et de vidéos, claires et précises, sur SharePoint 2013, un document de Microsoft permet d’évaluer les apports de ce progiciel.

Vous trouverez ci-dessous la synthèse en français, augmentée d’informations spécifiques, des apports qui nous ont semblé les plus pertinents.

Indéniablement, SharePoint Server 2013 permet d’augmenter les performances sans augmenter les coûts. Ce qui fait son succès car, au sein des organisations, il est demandé de faire plus chaque jour avec des budgets réduits.

Sécurité

En matière de sécurité, le challenge est de trouver l’équilibre parfait entre la collaboration et le respect des usages conformes.

L’archivage, la conservation et des capacités de découvertes permettent de simplifier et d’automatiser le processus de protection et de préservation des affaires. Ces outils intégrés peuvent vous aider à préserver et rechercher des informations sans avoir à changer la façon dont les utilisateurs ou les administrateurs travaillent avec et gèrent les produits SharePoint.

Information Rights Management (IRM) est encore mieux intégré afin de contrôler qui lit ou copies les informations, indépendamment de l’endroit où il est stocké. Contrairement aux pare-feu et autres méthodes de sécurité, l’IRM fournit une protection permanente qui demeure avec l’information même après avoir quitté votre réseau d’entreprise.

Même si le modèle des droits n’a pas fondamentalement évolué, la gestion des autorisations devient plus facilement compréhensible. Par exemple, les niveaux d’autorisations associées aux utilisateurs et aux groupes s’affichent grâce à un simple survol de souris.

De même, les requêtes d’accès aux sites sont présentées de façon plus ouvertes aux utilisateurs.

Les délégations d’autorisations, utilise le modèle fourni par OAuth 2.0. OAuth sert de clé de service qui permet « d’agir au nom des permissions accordées ».

SharePoint 2013 a introduit des politiques de conservation au niveau du site. Cela permet d’améliorer la détection des sites devenus obsolètes. Aussi, afin de maîtriser la quantité de données stockées dans SharePoint Server, la fermeture et suppression de sites respecte les politiques établies par l’informatique et permet aux utilisateurs de fermer et supprimer des sites qui ne sont plus nécessaires.

Afin de lutter contre les attaques d’iFrames, l’informatique et les administrateurs de collection de sites peuvent désormais spécifier des droits pour pouvoir insérer un iFrame dans une page. De plus, une liste de domaines acceptés peut être mise en place.

Performances

Le stockage râpé (« Storage shredded ») permet de minimiser les fichiers et la taille du fichier car le stockage est proportionnel aux modifications faites au fichier. En cas de modification d’une partie du fichier, ce n’est donc pas la totalité du contenu du fichier qui est stockée.

Le cache distribué permet de s’assurer qu’aucune requête ne prend trop de temps. Ce mécanisme de mise en cache est un nouveau service qui est construit sur le modèle de mise en cache d’AppFabric de Windows Server 2012. Donc, lorsque vous stockez quelque chose sur un seul serveur, il sera mis à la disposition des autres serveurs, ce qui aura un impact positif du point de vue des performances.

Par ailleurs, SharePoint Server 2013 offre une réduction significative des entrées / sorties disques, ainsi que des conflits éventuels de ressources.

Le Téléchargement minimal de SharePoint Server 2013 améliore considérablement les performances liées au chargement des pages. Grâce à une interface gestionnaire de téléchargement entre les contrôles et les espaces réservés de contenu sur la page et le serveur, un utilisateur ne reçoit que la différence entre la source et la page de destination, afin de réduire la bande passante et d’améliorer la performance globale.

La Gestion des demandes (« Request Management« ) permet de rediriger les requêtes entrantes spécifiques à des serveurs dédiés, qui vont gérer cette charge de travail spécifique.

Les requêtes sont hiérarchisées et acheminées à travers un moteur de règles qui détermine la nature de la demande et la réponse appropriée. Par exemple, la Gestion des demandes peut être utilisée pour identifier et bloquer les demandes des robots web ou prioriser les demandes pour préserver les ressources.

Intégration Office

PowerPoint Service Automation, qui est similaire au service d’automatisation Word actuel, permet de convertir automatiquement les présentations Microsoft PowerPoint dans une variété de formats y compris en pages Web et en fichiers PDF.

Les services Visio sont une application de service qui permet aux utilisateurs de partager et de visualiser les fichiers Microsoft Visio. Le service permet également aux fichiers de données des dessins Visio d’être rafraîchis et mis à jour à partir de diverses sources de données. Il est possible de se connecter à plus de sources de données, comme des fichiers individuels Visio, des listes externes d’un BCS (« Business Connectivity Services « ), ou SQL Azure.

Il est aussi possible d’ajouter des commentaires dans les fichiers Visio, ainsi, de sorte que vous pouvez avoir une discussion sur ce fichier directement dans les services de Visio.

Office Web Apps Server est un nouveau produit serveur autonome qui offre des fonctionnalités d’une application Office Web sur votre réseau privé. Il peut aussi servir plusieurs batteries de serveurs SharePoint pour la visualisation et l’édition de documents. Même si vous n’avez pas SharePoint installée dans votre environnement, il peut être installé en tant que produit séparé. Cela procure un grand avantage, car il peut être géré et maintenu indépendamment de SharePoint.

Mon site et Microblogging

Le nouveau service de profil utilisateur de SharePoint Server 2013 simplifie l’accès aux propriétés de l’utilisateur avec de nouvelles options d’importation de profil. Outre la possibilité de garder Microsoft Forefront Identity Manager, il est aussi possible d’utiliser la synchronisation directe d’Active Directory, ou d’utiliser un gestionnaire d’identité externe. Des améliorations significatives de performance et de flexibilité viennent enrichir ce service.

L’interface utilisateur de Mon Site a été complètement repensée et modernisé. Notamment, l’expérience de navigation est simplifiée et intégrée.

Une nouvelle page des tâches utilisateur globales du serveur SharePoint, Microsoft Outlook et Microsoft Project fait son apparition. La vue Mes tâches du site est un emplacement centralisé pour voir toutes les tâches dans SharePoint, Exchange ou Outlook et dans les projets qui vous sont attribués. Ainsi, vous savez toujours exactement ce qu’on attend de vous. À partir de cette vue, vous pouvez également modifier vos tâches.

La page Nouveautés de Mon site fournit des vues agrégées des activités liées aux intérêts de l’utilisateur. La nouvelle fonctionnalité de microblogging permet aux utilisateurs de participer à des conversations en postant des commentaires et des réponses, des images et des liens message, utiliser des balises de hachage (« #Hashtags ») pour trouver les mots clés que les utilisateurs peuvent suivre et rechercher. Ce microblogging permet de suivre non seulement les personnes mais aussi des documents, des sites et des balises de hachage.

Les modérateurs peuvent affecter des badges à des membres spécifiques pour indiquer visuellement que le membre est reconnu comme un type spécifique de contributeur dans les sites communautaires tels qu’un expert ou un modérateur. La réputation d’un membre devient plus visible, lorsque son contenu est ajouté, où lorsqu’une réponse est marquée comme meilleure réponse.

Expérience utilisateur

Les Notifications d’état du système s’adressent aussi bien aux administrateurs qu’aux utilisateurs afin de leur présenter l’information importante au sujet des activités de SharePoint et sa disponibilité. De cette façon, les utilisateurs sont directement informés des activités qui les concernent directement afin de réduire les appels au service d’assistance informatique.

Les zones de composants WebPart et les composants WebPart ne sont pas rendus à l’aide des balises de tableaux. Ils sont rendus avec des balises DIV dans SharePoint 2013.

Les thèmes sont plus facilement personnalisables. Un outil spécifique (« Design Manager« ) permet la personnalisation grâce au navigateur. Par exemple, il devient beaucoup plus aisé de rajouter une image d’arrière-plan.

Grâce aux fonctionnalités natives de HTML5, non seulement, il est possible d’intégrer des vidéos existantes dans l’Internet, comme les vidéos YouTube, mais aussi d’enregistrer des vidéos au sein de SharePoint.

Le rendu d’image (« image renditions« ) permet de redimensionner l’image avant qu’elle ne soit envoyée au navigateur. Il ne s’agit pas seulement de redimensionner l’image en taille originale pour une taille plus petite puis de l’envoyer au client. Il s’agit aussi d’avoir des versions différentes de l’image et de les utiliser qu’au sein du contenu.

Mise à niveau

Avec la Mise à jour différée, l’expérience de mise à niveau a été repensée entièrement. Elle est conçue pour équilibrer les besoins des utilisateurs avec ceux de l’informatique.

Cette fonctionnalité permet de mettre à niveau SharePoint Server 2010 sans avoir à mettre à jour les sites utilisateurs. Ces mises à jour sont faites par l’administrateur de la collection de sites, qui choisira de le faire quand le moment sera venu.

Les administrateurs fonctionnels ont accès aux Contrôles de santé de la collection de sites. Ces contrôles peuvent être exécutés avant ou pendant le processus de mise à niveau de la collection de sites pour détecter les problèmes et proposer des solutions pour les résoudre.

Ces contrôles restent disponibles, même après une mise à niveau effectuée avec succès, afin de vérifier la fiabilité et l’accessibilité des collections de sites tout au long de leur cycle de vie.

Le Provisionnement sélectif permet de choisir la version de SharePoint Server une collection de sites devrait être provisionnée dans lors de sa création. Par exemple, vous pouvez choisir que les nouvelles collections de sites créés sont provisionnées uniquement pour être rétro compatibles avec SharePoint Server 2010 ou être en mode SharePoint Server 2013.

Recherche

La recherche SharePoint Search intègre les améliorations de Microsoft FAST Search Server. Des aperçus contextuels permettent de trouver le bon document. Le rendu est aussi plus simple.

Web Analytics n’est plus une application de service distincte mais est intégrée à la recherche. Cela permet d’analyser les comportements individuels pour les utilisateurs finaux. Cette information est ensuite utilisée pour fournir des recherches plus pertinentes. Les résultats de recherche personnalisés en fonction de votre historique de recherche font retrouver de l’information plus facilement.

Gestion de contenu

Le centre de découverte, qui gère les cas litigieux, est disponible pour d’autres batteries de serveurs SharePoint et Exchange. Il devient donc un endroit unique où les utilisateurs finaux, qui ont les droits d’accès ad ‘hoc, sont en mesure de créer et de manipuler ces cas. L’utilisateur peut utiliser SharePoint, Outlook Web Access ou Outlook pour afficher ces cas individuels. Un cas peut combiner les courriels d’Exchange et les documents SharePoint.

Par ailleurs, en cas d’audit, l’exportation du contenu découvert à partir d’Exchange et SharePoint est possible.

La publication cross site permet de diffuser de l’information sur plusieurs collections de sites à partir d’une seule collection de sites. Cela donne en fait la possibilité de réutiliser efficacement l’information dans de multiples collections de sites.

Traduction et sites multilingues

Le service de traduction est capable de traduire non seulement les sites, mais aussi leur contenu. Les propriétaires d’étiquettes individuelles peuvent désormais opter pour les mises à jour de l’étiquette principale.

Ils peuvent aussi utiliser la traduction automatique au lieu de la traduction initiale des mises à jour reçues dans la page.

La traduction automatique est basée sur un service en nuage. Toutefois, si vous ne voulez pas utiliser le service de traduction automatique, vous pouvez obtenir toutes les informations traduisibles le format standard XLIFF et fournir ce fichier à des fournisseurs externes à des fins de traduction.

Moteurs de recherche du web

Les moteurs de recherche sont mieux pris en compte. Par exemple, chaque page peut avoir ses métadonnées; il possible d’avoir un fichier de plan de site pour les robots de recherche et les URL ont été simplifiées. Pour l’utilisateur final, il n’est plus nécessaire d’avoir les entrées par défaut ASPX dans l’URL.

Business Intelligence

Un nouveau site d’intelligence d’affaires (« Business Intelligence Centre ») est disponible pour aider à gérer les rapports, tableaux de bord, et les sources de données dans un emplacement central. Les utilisateurs peuvent accéder à Excel Services pour publier des rapports, ainsi que PerformancePoint Services pour créer des tableaux de bord.

Excel Services offre aux utilisateurs une expérience riche et de nouvelles fonctionnalités lorsque vous travaillez avec des classeurs basés sur le Web.

Le moteur d’analyse de données multidimensionnelles, connu sous le nom de moteur VertiPaq, permet des analyses instantanées de millions de lignes et constitue un élément totalement intégré du client Excel. L’Add-in Power View pour Excel est alimenté par un modèle sémantique Business Intelligence et un moteur VertiPaq. Il permet aux utilisateurs de visualiser et d’interagir avec les données du modèle à l’aide de visualisations, des animations et des interrogations intelligentes.

Les utilisateurs peuvent explorer les données et les analyses dans la fenêtre du navigateur, tout comme ils le feraient avec le client Excel. En particulier, le rendu de la chronologie (« Timeline ») dans une fenêtre de navigateur est similaire à celui d’Excel 2013. Les menus contextuels dans une fenêtre de navigateur ressemblent aux menus contextuels du client Excel. Dans une fenêtre de navigateur, les utilisateurs peuvent ajouter, modifier et supprimer des éléments de lignes, des colonnes, des valeurs et des filtres dans les rapports de graphique croisé dynamique et tableau croisé dynamique.

Les personnes peuvent plus facilement explorer les données et effectuer des analyses et des rapports Excel Services qui utilisent les services Analyzing services de SQL Server ou les modèles de données PowerPivot. PowerPivot offre aux utilisateurs la possibilité d’analyser les données à partir de pratiquement n’importe quelle source et de créer rapidement des applications analytiques dans Excel et de les publier dans SharePoint Server.

PerformancePoint Services permet aux utilisateurs de créer des tableaux de bord interactifs qui affichent des indicateurs clés de performance, KPI et des visualisations de données sous forme de tableaux de bord et des rapports.

PerformancePoint Services permet la recherche d’articles à l’intérieur de filtres, l’utilisation d’images d’arrière-plan personnalisées, et le déplacement de tableaux de bord entiers à d’autres endroits dans SharePoint Server. SharePoint Enterprise Search permet aux utilisateurs de trouver instantanément des rapports.

Il devient possible de concevoir vos tableaux de bord PerformancePoint dans un environnement différent et puis de les exporter, les déplacer vers un environnement de production ou un autre environnement et les réimporter. Par ailleurs, la délégation Kerberos n’est plus nécessaire lorsque l’authentification par utilisateur est utilisée pour analyser les données.

Mobilité

Pour accéder à un site utilisant une expérience de navigateur mobile optimisé une nouvelle fonctionnalité appelée redirection automatique du navigateur mobile doit être activé sur le site. Elle est effectivement activée par défaut dans les sites de publication.

Cette fonction vérifie l’utilisation d’un périphérique mobile et détermine s’il est capable de gérer le HTML 5 ou non. Si c’est le cas, les affichages HTML 5 modernes sont rendus, sinon c’est la vue classique est rendue.

Bien qu’Office Web Apps serveur soit un produit distinct, il continue de permettre aux applications Web Office mobiles de rendre disponibles les contenus pour les utilisateurs mobiles qui accèdent à des sites SharePoint. Office Web mobile offre une meilleure expérience utilisateur lors de l’interaction avec des documents sur un appareil mobile. Sans les applications Office Web mobiles, l’utilisateur final serait obligé de télécharger d’abord le fichier, puis de l’ouvrir dans la visionneuse de documents Office. Avec Office Mobile Web Apps, il peut directement ouvrir le fichier.

Applications Apps

Les applications (« Apps ») sont au cœur de l’expérience de SharePoint Server 2013. Les applications offrent un niveau de sécurité accrue tout en facilitant le déploiement. Dans leur fonctionnement, elles s’apparentent beaucoup aux applications qui s’exécutent actuellement sur les smartphones. Elles peuvent être accessibles à partir du SharePoint Store ou d’un répertoire App interne.

Le modèle principal est que leur code s’exécute en dehors de SharePoint. Quand le code est exécuté en dehors de SharePoint, il ne compromet ni les performances de SharePoint, ni les services SharePoint. Le déploiement de ces personnalisations ou de nouvelles versions de correctifs de ces personnalisations n’affecte pas réellement SharePoint puisqu’ils sont mis à jour en dehors de SharePoint.

C’est une façon beaucoup plus sûr d’exploiter SharePoint.

30 secondes pour expliquer SharePoint

L’objectif de cet article: 30 secondes pour vous expliquer SharePoint avec des mots simples et des exemples concrets.

« L’homme ne sait pas communiquer car il communique mal. »

Pourtant il a besoin d’échanger avec les autres pour vivre. Dans le monde de l’entreprise ce besoin s’est traduit par des lettres et l’usage du téléphone.

La communication s’est accélérée avec l’apparition des réseaux informatiques. Dans un réseau informatique les ordinateurs sont reliés entre eux et peuvent échanger des données sous une forme numérique. Par exemple, Internet est un réseau informatique mondial qui répond à cette définition.

Pour répondre au besoin de communication et de collaboration, les outils « collaboratifs » ont été créés. Par exemple, SharePoint de Microsoft.

L’idée importante est d’avoir la bonne information, pour la bonne personne au bon moment. C’est la même préoccupation que pour le décisionnel.

Panorama de quelques usages du collaboratif en entreprise :

  • Déposer et partager des documents ou images avec une gestion souple des droits,
  • Rechercher facilement de l’information dans les documents déposés,
  • Etre averti automatiquement de l’existence d’une nouvelle information qui vous intéresse,
  • Partager des liens internes et externes intéressants. Par exemple, des adresses de sites Web pour organiser un déplacement (hôtels, trains, etc.),
  • Partager des calendriers communs (calendrier de salles, de voitures, etc.),
  • Annoncer des nouvelles: annonces communes à la société ou à la division,
  • Assigner et suivre des tâches unitaires avec une banette de tâches propres à chaque salarié,
  • Suivre des projets de manière détaillée mais aussi synthétique grâce à des indicateurs globaux,
  • Forum de discussion pour recueillir l’avis des autres et confronter les opinions afin d’échanger des bonnes pratiques,
  • Partager des contacts Par exemple, la liste des fournisseurs avec leurs coordonnées,
  • Avoir des espaces de travail partageables où l’utilisateur pourra déposer ses propres documents et autoriser d’autres utilisateurs à venir les consulter, voire les modifier s’il a les droits nécessaires,
  • Lancer des enquêtes ou sondages et recueillir automatiquement une synthèse des résultats,
  • Disposer de blogs pour faire part de ses projets et idées,
  • Mettre en œuvre des espaces wiki équivalents au site wikipedia mais en interne,
  • Créer des formulaires pour faire des demandes de billets de trains, pour les congés, les demandes de travaux, etc.,
  • Créer des flux de travail (ou workflows) pour notifier des processus,
  • Avoir des tableaux de bord alimentés automatiquement. Par exemple, les principaux indicateurs de la société réactualisés automatiquement au fil de l’eau.

… les 30 secondes se sont écoulées !