ebook gratuit Explore Microsoft SharePoint 2013

Télécharger l’ebook gratuit de Microsoft, Explore Microsoft SharePoint 2013, pour en savoir plus sur les nouveautés de SharePoint 2013.

Ce livre s’adresse plus particulièrement aux administrateurs informatique.

Il couvre brièvement les nouveautés relatives à l’authentification, à Business Connectivity Services, eDiscovery, aux périphériques mobiles, aux stratégies de gestion des informations, à la business intelligence, aux réseaux sociaux, à la gestion de contenu web (« web content management ») des sites de publication, aux flux de travail (« workflow »), à la recherche.

Il détaille aussi les modifications entre la version SharePoint 2010  et SharePoint 2013.

Dans la vue d’ensemble de la gestion des identités dans SharePoint 2013, vous découvrirez aussi comment SharePoint 2013 prend en charge l’authentification, l’autorisation, la synchronisation, le stockage et l’affichage des entités et de leurs attributs. Nous vous recommandons la lecture de cette synthèse en 4 pages qui présente clairement les principes généraux.

La dernière partie est consacrée à des pointeurs vers les « labs » consacrés à SharePoint 2013:  Configurer SharePoint Server 2013 en ferme 3-tier, Démontrer la collaboration en Intranet, Démontrer les fonctionnalités sociétales de SharePoint Server 2013, Démontrer l’authentification de revendications SAML dans SharePoint 2013, Démontrer l’authentification de revendications par formulaires dans SharePoint 2013.

 

Définir par les caractéristiques et non par l’usage

A des fins pédagogiques, les stagiaires de mes formations doivent me rappeler ce qu’ils ont appris la veille. A cette occasion, j’ai constaté que lorsque je les interrogeais sur les caractéristiques d’un objet, les réponses portaient plutôt sur le fonctionnement ou l’usage et non sur les propriétés de l’objet.

Pour comprendre la différence entre les caractéristiques et un usage, prenons un exemple familier. Imaginez que je vous demande les caractéristiques d’une fourchette.

Si vous me répondez qu’une fourchette nous aide à saisir les aliments grâce à sa forme, vous expliquez son usage.

Si vous me dites qu’une fourchette est constituée d’un manche qui tient dans la main et de 4 dents au bout du manche, il s’agit de ses caractéristiques. Autrement dit, c’est ce qui fait qu’une fourchette est une fourchette et non un couteau. Cette réponse est plus précise car plus discriminante. En effet, un couteau peut aussi aider (en piquant par exemple) à saisir les aliments.

A priori, il semble difficile pour l’esprit humain d’analyser les caractéristiques d’un objet. Il semble plus facile d’expliquer à quoi sert un objet que ses parties constituantes.

Pourtant, la mise en place d’un site SharePoint exige une analyse du fond documentaire sous cet angle.

Lorsque vous avez en main un relevé de compte bancaire, vous savez bien qu’il s’agit d’un relevé de compte, quelle que soit la banque et indépendamment des montants indiqués. Ce n’est donc pas le contenu qui vous informe de la nature du document.

De façon pragmatique, lors de la mise en place de SharePoint ou à l’occasion d’une migration, vous devez établir les caractéristiques des documents qui seront exploités sur votre site SharePoint: une facture, une note de frais, un devis, une demande de congés, etc.

Concrètement toujours, ces caractéristiques seront traduites sous forme de type de contenu.

Un type de contenu est un objet qui se crée dans une collection de sites ou dans un site.

Pour créer un type de contenu nommé ‘Facture’:

  1. Sur la page d’accueil de votre site, cliquez sur le lien Actions du site, puis cliquez sur Paramètres du site (tout en bas),
  2. Dans la catégorie Galeries, cliquez sur le lien Types de contenu de site,
  3. Cliquez sur Créer (en haut à gauche),
  4. Créer un nouveau type de contenu avec le nom ‘Facture’,
  5. Sélectionnez un type de contenu parent dans: Types de contenu de document et un type de contenu parent: Document,
  6. Cliquez sur le bouton OK : la fenêtre Informations sur le type de contenu apparaît.

Un type de contenu se manipule à peu près comme une bibliothèque ou une liste.

Vous pouvez y associer:

  • un modèle de document,
  • des flux de travail,
  • un comportement pour l’affichage du panneau de configuration,
  • une stratégie d’informations (j’écrirais dessus),
  • et des colonnes.

Les colonnes sont importantes car ce sont elles qui vont caractériser le type de contenu. Prenons un exemple. Généralement sur une facture, vous trouverez:

  • un numéro de facture,
  • une date d’échéance,
  • une référence client,
  • un montant HT, etc.

Toutes ces informations vont se traduire par des colonnes dans le type de contenu ‘Facture’ que vous aurez créé. Vous pouvez créer vos propres colonnes (Numéro de facture, Référence client, etc.) ou bien puiser dans les colonnes de site déjà présentes. En effet, vous pouvez récupérer des colonnes créées à l’occasion d’un autre type de contenu. Vous pouvez aussi récupérer des colonnes livrées par SharePoint.

Exemples de colonnes livrées par SharePoint: date de début, date de fin, langue, date d’échéance, etc. Au total, il y a 175 colonnes de sites livrées avec SharePoint Server dans la version Entreprise.

Pour ajouter des colonnes à votre type de contenu ‘Facture’, ouvrez le. Sous la section Colonnes, cliquez sur le lien Ajouter à partir de nouvelles colonnes de site puis remplissez le formulaire. Refaites cette opération pour chaque colonne à ajouter.

Une fois le type de contenu ‘Facture’ défini et créé, vous pouvez l’associer à une bibliothèque.

Supposons que vous souhaitiez distinguer les factures ‘Client’ (celles que vous émettez) des factures ‘Fournisseurs’ (celles que vous devez payer). Pour cela, vous créez 2 bibliothèques: une bibliothèque ‘Client’, une bibliothèque ‘Fournisseur’. Puis, vous associez le type de contenu ‘Facture’ aux 2 bibliothèques.

Instantanément, les 2 bibliothèques vont hériter des colonnes du type de contenu ‘Facture’: numéro de facture, date d’échéance, référence client, montant HT.

Pour associer un type de contenu à une bibliothèque, vous allez dans les paramètres de la bibliothèque:

  1. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés,
  2. Dans la section Types de contenu, autorisez la gestion des types de contenu,
  3. Cliquez sur le bouton OK,
  4. Sous Types de contenu, cliquez sur Ajouter à partir de types de contenu de site existants,
  5. Dans Sélectionner des types de contenu dans, filtrez l’affichage en sélectionnant Types de contenu personnalisés : le type de contenu ‘Facture’ apparaît,
  6. Sélectionnez ‘Facture’ puis cliquez sur le bouton Ajouter > puis cliquez sur le bouton OK : vous venez d’associer votre type de contenu (‘Facture’) à la bibliothèque.

L’ajout d’une nouvelle colonne dans le type de contenu ‘Facture’ va se traduire instantanément par une nouvelle colonne dans les 2 bibliothèques.

Notez que rien ne vous empêche de personnaliser la bibliothèque ‘Client’ afin d’y rajouter une colonne qui lui est propre (par exemple, les conditions de remise ou rabais).

Les types de contenu peuvent aussi hériter entre eux. Par exemple, vous créez un type de contenu Effet de commerce que vous personnalisez. Ensuite, vous créez un type de contenu Lettre de change qui sera enfant de ‘Effet de commerce’. Puis, vous créez un autre type de contenu Billet à ordre qui sera aussi enfant de ‘Effet de commerce’. Et ainsi de suite.

Enfin, vous pouvez créer un type de contenu qui soit enfant d’un type contenu livré par SharePoint. Il y a 52 types de contenu livrés par SharePoint, répartis dans 10 groupes.

Comme tout processus d’apprentissage, l’acquisition des connaissances demande de passer du temps sur les types de contenu livrés par SharePoint, pour connaître leur caractéristique et … leurs usages !

Virtualisation de SharePoint 2010

Vous pouvez utiliser la virtualisation de matériel en production pour SharePoint Foundation et SharePoint Server dans les environnements comme Windows Server 2008 Hyper-V ou ESX de VMWare.

Principaux bénéfices : 70 à 80% de la CPU peut être inutilisé sur un serveur physique. La virtualisation permet une utilisation plus importante des ressources, une réduction de la consommation électrique, des coûts de refroidissement, et de l’espace physique au sol utilisé.

La virtualisation permet aussi le déploiement aisé de nouveaux serveurs et facilite la reprise d’activité (plan de reprise d’activité).

Chaque rôle SharePoint a un impact différent sur les performances du serveur. Certains ont plus d’exigences en termes de E/S disques, ce qui peut affecter les performances de virtualisation. De même, il est important de revoir les exigences de chaque rôle pour la mémoire et le processeur pour déterminer si la virtualisation est la bonne stratégie pour le déploiement d’un serveur individuel.

Il est important de noter que tous les rôles SharePoint ne sont pas systèmatiquement de parfaits candidats pour la virtualisation.

Les rôles SharePoint fortement virtualisables

Le rôle frontal Web est celui qui le plus couramment virtualisé dans une ferme SharePoint. En effet, grâce aux besoins réduits en mémoire, ainsi que des exigences plus faibles en matière de disques (E/S), ce rôle se prête bien à la virtualisation. La mise en place d’une balance de charge (windows ou matériel) est plus rapide avec des frontaux web virtualisés.

Les composants de recherche (« Query ») se prêtent bien aussi à la virtualisation. Pour plus d’efficacité, chaque serveur de requête doit avoir une copie de l’index stocké sur un lecteur local. Selon la taille de l’index, il peut être même nécessaire que son stockage soit fait sur un disque physique et non virtuel (VHD).

Les rôles SharePoint moins souvent virtualisés

Les composants d’indexation (« Crawl ») utilisent intensivement la mémoire, ce qui en fait un candidat moins propice pour la virtualisation. Cela ne signifie pas qu’il doit être écarté. Simplement les avantages obtenus par la virtualisation sont réduits. Comme pour le composant de recherche, le rôle d’index nécessite d’avoir suffisamment d’espace disque pour stocker l’index.

En fonction de la taille des documents en cours d’indexation, cela peut représenter un volume de données important. Pour cette raison, il est souvent préférable d’attacher directement un volume physique connecté au serveur hôte, plutôt que dans un fichier du disque virtuel VHD.

Bien que cela soit moins fréquent, les rôles applicatifs comme Excel Services, InfoPath Forms Services ou encore Project Server peuvent être virtualisés, lorqu’ils sont installés sur des serveurs indépendants.

La virtualisation du rôle de base de données SharePoint

La virtualisation du rôle de base de données SQL, avec l’utilisation de SQL Server 2008, est entièrement supportée dans une batterie SharePoint.

Toutefois, dans un environnement de production, le rôle de base de données de SharePoint ne se prête pas toujours à la virtualisation. La raison principale tient au fait qu’il nécessite une quantité élevée d’E/S disque, de mémoire et de processeur.

Dans ces conditions, l’utilisation d’une couche supplémentaire (le logiciel de virtualisation) entraîne une baisse des performances notamment sur les E/S disque, l’utilisation de la mémoire, et même sur le processeur à cause de la sur-utilisation induite.

Bien sûr certains de mes clients sont entièrement satisfaits de la virtualisation du rôle de base de données. C’est une question de moyens car l’utilisation d’un storage area network (SAN) avec un débit de 5000 E/S a permis d’arriver à ce résultat.

D’autres clients ont fait machine arrière. Après avoir tout virtualisé, ils ont constaté une dégradation importante des temps de réponses. Ils ont re-basculé en machines physiques où ils ont retrouvé des temps de réponses normaux.

Toutefois, dans un cas, le passage de la virtualisation au physique a été catastrophique. En virtuel, le temps de réponse était quasi-immédiat alors qu’en physique, il frôlait la minute ! Le problème venait d’un cas bien documenté de Windows 2008: le TCP Chimney. Il a pu être facilement résolu.

Pour savoir s’il est possible de virtualiser les serveurs SQL Server, et avant de prendre une décision, il est préférable de récupérer les métriques de performances à partir du serveur lui-même. Un outil tel que System Center Operations Manager peut être un moyen utile pour déterminer les exigences en termes d’E/S disque.

Principe des WebParts SharePoint

Les composants WebPart constituent un moyen de personnaliser les pages dans SharePoint.

Comment font les enfants lorsqu’ils jouent avec un jeu de Lego ® ?

En fait, ils piochent dans le bac à Lego ®, pour en retirer celui qui leur convient en forme et en couleur.

Le principe est identique avec les WebParts. Vous allez piocher dans le bac  à WebParts pour insérer celui qui vous convient car ils ont tous des fonctionnalités différentes.

De plus, chaque fois que vous créez une bibliothèque ou une liste, vous aurez une WebPart associée que vous pourrez ajouter sur la page d’un site SharePoint.

Quelques exemples de WebPart.

  • Affiche le contenu d’une liste ou d’une bibliothèque,
  • Affiche l’organigramme de l’organisation,
  • Permet aux utilisateurs de laisser des notes courtes visibles par tous,
  • Affiche les tâches de l’utilisateur actuellement connecté,
  • Affiche les documents récents de l’utilisateur actuellement connecté,
  • Affiche le contenu d’un classeur Excel,
  • Affiche une image,
  • Permet aux utilisateurs autorisés d’entrer du texte,
  • Affiche la boîte de réception Outlook de l’utilisateur actuellement connecté,
  • Affiche un flux RSS.
  • etc.

Il existe des dizaines de WebParts. Leur nombre précis dépend de la version installée et de ceux que vous aurez créés ou importés.

Toutes les WebPart possèdent des propriétés qui permettent de les configurer.

En plus de choisir le composant WebPart qui vous convient, vous pouvez le configurer. En effet, chaque WebPart possède des propriétés générales qui permettent de configurer son apparence, sa disposition ou des paramètres avancées comme le ciblage d’audiences.

Outre ces paramètres communs, un composant WebPart peut disposer de paramètres supplémentaires selon ses fonctionnalités. Par exemple dans le WebPart qui affiche la liste des documents récents d’un utilisateur, vous pouvez indiquer le nombre maximal d’éléments affichés ou si l’affichage concerne les documents créés, modifiés ou extraits.

Connexion de WebParts

Certains WebParts peuvent se connecter à d’autres WebParts. Cela signifie qu’un WebPart (dénommé « fournisseur ») envoie des données (ligne / cellule) vers une autre WebPart (dénommé « client »).

Ce mécanisme permet d’enrichir les pages web en exposant un affichage dynamique des données.

Exemple de connexion de WebParts : Vous avez une liste de liens hypertextes qui pointent vers des images. En cliquant sur un des liens, l’image s’affiche en grand dans un WebPart Visionneuse d’image.