Personnaliser un site Sharepoint avec les audiences

SharePoint Server comprend un mécanisme de ciblage d’audiences.

Le ciblage d’audiences permet aux concepteurs de site de montrer du contenu pour certains utilisateurs. L’audience est un attribut supplémentaire pour cibler plus précisément le contenu du portail au sein de la communauté des utilisateurs.

Les objets qui peuvent être ciblés sont les composants WebPart, les éléments des listes SharePoint, les liens sur Mon Site, les liens depuis les fenêtres de dialogue du client Office ainsi que les pages de publication. Pour bénéficier des pages de publication, vous devez disposer de la version SharePoint Server. Les fonctionnalités de la collection de sites Infrastructure de publication de SharePoint Server et la fonctionnalité de site Publication SharePoint Server doivent être activées.

L’appartenance à une audience peut être basée sur l’appartenance à un groupe SharePoint, groupe de sécurité Windows ou un groupe de distribution Exchange. Elle peut être aussi élaborée à partir d’une règle basée sur les attributs d’un utilisateur. Dans ce cas, il faut que le service de profil utilisateur et l’application de service Profil utilisateur soient démarrés et correctement configurés.

Dans tous les cas, l’audience n’est pas une autorisation. N’utilisez pas une audience ciblée pour gérer une autorisation. En parallèle à la mise en oeuvre d’une audience, vous devez mettre en place les autorisations d’accès nécessaires.

L’objectif d’une audience est de personnaliser le contenu d’un site SharePoint en fonction de l’utilisateur.

Imaginez une organisation dotée d’un réseau d’agences. Chaque agence est constituée d’un directeur et d’employés. Sur votre intranet SharePoint, vous affichez le tableau de bord du chiffre d’affaires quotidien dans un WebPart. Il vous est demandé de n’afficher cette information que pour les directeurs d’agences.

Pour résoudre cette demande, la solution la plus rapide consiste à créer un groupe SharePoint que vous nommez Agences-Directeurs, et qui dispose d’au moins de l’autorisation de Lecture.

Ensuite, vous ajoutez les directeurs d’agences concernées dans ce groupe.

Puis, vous cliquez sur le menu Modifier le composant WebPart du composant Webpart qui affiche le chiffre d’affaires quotidien. Sous Paramètres avancés, il existe une case Audiences ciblées (tout en bas). En cliquant sur l’icône Parcourir (celle qui ressemble à un livre ouvert), la boîte de dialogue Sélectionner les audiences s’ouvre. Elle propose de rechercher dans les Audiences globales, les Groupes distribution / sécurité et les Groupes SharePoint.

Sélectionnez Groupes SharePoint et dans la zone de texte à coté saisissez simplement la lettre ‘A‘ puis cliquez sur la loupe. Parmi tous les groupes qui s’affichent, vous trouverez votre groupe Agences-Directeurs, et vous cliquez sur Ajouter puis OK.

Cliquez aussi sur OK pour enregistrer vos modifications liées au composant WebPart.

Dorénavant, les personnes qui font partie du groupe Agences-Directeurs voient le contenu du composant WebPart. En revanche, celles qui n’en font pas partie ne voient pas le contenu du composant WebPart: elles ne voient même pas que ce composant existe.

Statistiques des bases de données pour SharePoint

Le constat initial était des temps de réponse excessivement long pour SharePoint. Après avoir éliminé les composants SharePoint, il est apparu que le souci provenait de SQL Server.

La recherche des causes a révélé que le problème provenait des options des bases de données SharePoint.

En effet, certaines bases de données de SharePoint se sont retrouvées avec leurs paramètres de Création automatique des statistiques (Auto Create Statistics) et Mise à jour automatique (Auto Update Statistics) des statistiques à True.

« SharePoint Server configure les paramètres requis au moment de la mise en service et de la mise à niveau. La création automatique de statistiques peut modifier considérablement le plan d’exécution d’une requête d’une instance de SQL Server vers une autre instance de SQL Server. Par conséquent, pour apporter une assistance technique cohérente à tous les utilisateurs, SharePoint Server fournit au besoin des indications codées pour les requêtes afin d’offrir les meilleures performances possible dans tous les scénarios. » (extrait de http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/cc298801.aspx)

Une fois que le problème ait été identifié, il a été résolu grâce à SQL Server Management Studio. Les options Création automatique des statistiques et Mise à jour automatique des statistiques de chaque base de données SharePoint ont été simplement mises à jour à False.

Paramétrage d’Internet Explorer pour SharePoint et produits Microsoft

Le paramétrage d’Internet Explorer peut être crucial dans le bon fonctionnement de SharePoint. Dernièrement, un client m’a expliqué que dans son entreprise précédente, ils avaient renoncé à SharePoint à cause des fenêtres intempestives d’Internet Explorer lorsqu’ils ouvraient un document SharePoint.

L’objet de cet article est donc d’identifier les paramètres qui m’ont paru les plus indispensables pour « fluidifier » l’utilisation de SharePoint, ainsi que d’autres produits de Microsoft comme SQL Server ou Biztalk Server. Les indications sont données pour Internet Explorer 9. Il est aussi supposé que vous travaillez dans le même domaine Active Directory que le serveur SharePoint.
Site de confiance
Avant toute chose, il est nécessaire d’indiquer à Internet Explorer (IE) que le site d’un intranet SharePoint est un site de confiance.

Si vous ne le faites pas, vous aurez des messages intempestifs. Par exemple, si vous ouvrez un document Office à partir d’une bibliothèque SharePoint, vous aurez un pop-up qui vous informe que « Certains fichiers peuvent endommager votre ordinateur ». Basculez votre site SharePoint en site de confiance pour faire disparaître cette boite de dialogue.

  • Démarrez IE et connectez-vous à votre site SharePoint intranet.
  • ALT + U  > Options Internet > Sécurité (onglet) > Sites de confiance (image) > Sites (bouton) > Décochez https > Ajouter (bouton) > Fermer (bouton) > OK (bouton).

Empêcher les demandes intempestives de mot de passe
À chaque fois que vous ouvrez un document Office, en lecture ou en modification, vous avez un message qui vous demande votre mot de passe, bien que vous ayez coché la case de mémorisation.

Solution: il faut activer dans IE l’option Connexion automatique avec le nom d’utilisateur et le mot de passe de la zone Site de confiance.

  • Démarrez IE et connectez-vous à votre site SharePoint intranet.
  • ALT + U  > Options Internet > Sécurité (onglet) > Sites de confiance (image) > Personnaliser le niveau (bouton) > Cochez Connexion automatique avec le nom d’utilisateur et le mot de passe (sous Authentification utilisateur de Connexion) > OK (bouton) > OK (bouton).

L’ouverture d’un document prend du temps
À chaque fois que vous ouvrez un document, en lecture ou en modification, l’application cliente est longue à se lancer. Par exemple, lorsque vous ouvrez un document Word, vous attendez presque une minute avant que Microsoft Word s’ouvre.

Solution:

  • Démarrez IE.
  • ALT + U  > Options Internet > Connexions (onglet) > Paramètres réseau (bouton) > Décochez Détecter automatiquement les paramètres de connexion (sous Configuration automatique) > OK (bouton) > OK (bouton)

D’autres optimisations viendront au fur et à mesure. Celles-ci me paraissent indispensables.
L’ouverture de SQL Server Management Studio est lente
Si vous trouvez que le lancement de SQL Server Management Studio est lent, ou que l’affichage d’une fenêtre de paramétrage des tâches planifiées (pour indiquer son planning, par exemple) prend du temps, désactivez le paramètre d’Internet Explorer intitulé « Check for publisher’s certificate revocation ».

Selon vos paramètres systèmes, ce paramètre Internet Explorer peut ralentir de  20 à 40 secondes une opération. Dans certains cas, cela entraîne un dépassement de durée (« timeout ») de l’application.

Prudence: cette action accélère mécaniquement les temps de chargement mais amoindrit la sécurité. En effet, vous prenez le risque d’être redirigé vers un site web qui installe une application signée par une autorité de certification révoquée, et donc non fiable.

Solution:

  • Démarrez IE.
  • ALT + U  > Options Internet > Avancé (onglet) > Sécurité > Décochez Check for publisher’s certificate revocation > OK (bouton)

Cette manipulation résoud aussi les problèmes de lenteur liés à certaines opérations avec Business Intelligence Development Studio et Microsoft BizTalk Server.