Personnaliser un site SharePoint avec le ciblage des audiences

SharePoint Server comprend un mécanisme de ciblage des audiences. Le ciblage d’audiences permet aux concepteurs de site de montrer du contenu uniquement pour certains utilisateurs.

Objets du ciblage des audiences

Les objets qui peuvent être ciblés sont les composants WebPart, les éléments des listes SharePoint, les liens sur Mon Site, les liens depuis les fenêtres de dialogue du client Office ainsi que les pages de publication.

Pour bénéficier des pages de publication, vous devez disposer de la version SharePoint Server. Il faut activer la fonctionnalité de la collection de sites Infrastructure de publication de SharePoint Server et la fonctionnalité de site Publication SharePoint Server.

Vous pouvez vous appuyer sur un groupe SharePoint, un groupe de sécurité Windows ou un groupe de distribution Exchange pour définir une appartenance à un ciblage d’audience.

Vous pouvez aussi élaborer l’appartenance à une audience à partir d’une règle basée sur les attributs d’un utilisateur. Dans ce cas, vous devez démarrer le service de profil utilisateur et l’application de service Profil utilisateur.

Ciblage des audiences
Ciblage des audiences

Dans tous les cas, le ciblage des audiences n’est pas une autorisation.

N’utilisez pas une audience ciblée pour gérer une autorisation. En parallèle à la mise en oeuvre d’une audience, vous devez mettre en place les autorisations d’accès nécessaires.

Objectif du ciblage des audiences

L’objectif du ciblage des audiences est de personnaliser le contenu d’un site SharePoint en fonction de l’utilisateur.

Imaginez une organisation dotée d’un réseau d’agences. Chaque agence est constituée d’un directeur et d’employés. Sur votre intranet SharePoint, vous affichez le tableau de bord du chiffre d’affaires quotidien dans un WebPart. Vous ne devez afficher cette information que pour les directeurs d’agences.

Pour résoudre cette demande, la solution la plus rapide consiste à créer un groupe SharePoint que vous nommez Agences-Directeurs, et qui dispose d’au moins de l’autorisation de Lecture.

Ensuite, vous ajoutez les directeurs d’agences concernées dans ce groupe.

Puis, vous cliquez sur le menu Modifier le composant WebPart du composant Webpart qui affiche le chiffre d’affaires quotidien. Sous Paramètres avancés, il existe une case Audiences ciblées (tout en bas). En cliquant sur l’icône Parcourir (celle qui ressemble à un livre ouvert), la boîte de dialogue Sélectionner les audiences s’ouvre. Elle propose de rechercher dans les Audiences globales, les Groupes distribution / sécurité et les Groupes SharePoint.

Sélectionnez Groupes SharePoint et dans la zone de texte à coté saisissez simplement la lettre ‘A‘ puis cliquez sur la loupe. Parmi tous les groupes qui s’affichent, vous trouverez votre groupe Agences-Directeurs, et vous cliquez sur Ajouter puis OK.

Cliquez aussi sur OK pour enregistrer vos modifications liées au composant WebPart.

Dorénavant, les personnes qui font partie du groupe Agences-Directeurs voient le contenu du composant WebPart. En revanche, celles qui n’en font pas partie ne voient pas le contenu du composant WebPart: elles ne voient même pas que ce composant existe.

Paramétrage Internet Explorer pour SharePoint et produits Microsoft

Le paramétrage Internet Explorer pour SharePoint peut être crucial pour son bon fonctionnement. Dernièrement, un client expliquait qu’ils avaient renoncé à SharePoint, dans une entreprise précédente. En effet, lorsqu’ils ouvraient un document SharePoint, ils avaient assez des fenêtres intempestives d’Internet Explorer.

L’objet de cet article est donc d’identifier le paramétrage Internet Explorer pour SharePoint le plus indispensable pour fluidifier son utilisation.

Les indications du paramétrage Internet Explorer pour SharePoint sont données pour Internet Explorer 9 et versions ultérieures.

Il est aussi supposé que vous travaillez dans le même domaine Active Directory que le serveur SharePoint.

Paramétrage Internet Explorer pour SharePoint

Avant toute chose, il est nécessaire d’indiquer à Internet Explorer (IE) que le site d’un intranet SharePoint est un site de confiance.

Si vous ne le faites pas dans le paramétrage Internet Explorer pour SharePoint, vous aurez des messages intempestifs. Par exemple, si vous ouvrez un document Office à partir d’une bibliothèque SharePoint, vous aurez une pop-up qui vous informera que « Certains fichiers peuvent endommager votre ordinateur ». Basculez votre site SharePoint en site de confiance pour faire disparaître cette boite de dialogue.

Pour cela :

  • Démarrez IE et connectez-vous à votre site SharePoint intranet.
  • ALT + U  > Options Internet > Sécurité (onglet) > Sites de confiance (image) > Sites (bouton) > Décochez https > Ajouter (bouton) > Fermer (bouton) > OK (bouton).
Paramétrage Internet Explorer pour SharePoint
Paramétrage Internet Explorer pour SharePoint

Empêcher les demandes intempestives de mot de passe

À chaque fois que vous ouvrez un document Office, en lecture ou en modification, vous avez un message qui vous demande votre mot de passe, bien que vous ayez coché la case de mémorisation.

Solution: il faut activer dans IE l’option Connexion automatique avec le nom d’utilisateur et le mot de passe de la zone Site de confiance.

Pour cela :

  • Démarrez IE et connectez-vous à votre site SharePoint intranet.
  • ALT + U  > Options Internet > Sécurité (onglet) > Sites de confiance (image) > Personnaliser le niveau (bouton) > Cochez Connexion automatique avec le nom d’utilisateur et le mot de passe (sous Authentification utilisateur de Connexion) > OK (bouton) > OK (bouton).

L’ouverture d’un document prend du temps

À chaque fois que vous ouvrez un document, en lecture ou en modification, l’application cliente est longue à se lancer. Par exemple, lorsque vous ouvrez un document Word, vous attendez presque une minute avant que Microsoft Word s’ouvre.

Pour cela :

  • Démarrez IE.
  • ALT + U  > Options Internet > Connexions (onglet) > Paramètres réseau (bouton) > Décochez Détecter automatiquement les paramètres de connexion (sous Configuration automatique) > OK (bouton) > OK (bouton)

D’autres optimisations viendront au fur et à mesure. Celles-ci me paraissent indispensables.

L’ouverture de SQL Server Management Studio est lente

Si vous trouvez que le lancement de SQL Server Management Studio est lent, ou que l’affichage d’une fenêtre de paramétrage des tâches planifiées (pour indiquer son planning, par exemple) prend du temps, désactivez le paramètre d’Internet Explorer intitulé « Check for publisher’s certificate revocation ».

En effet, selon vos paramètres systèmes, ce paramètre Internet Explorer peut ralentir de  20 à 40 secondes une opération. Notamment, dans certains cas, cela entraîne un dépassement de durée (« timeout ») de l’application.

Toutefois, prudence: cette action accélère mécaniquement les temps de chargement mais amoindrit la sécurité. En effet, vous prenez le risque d’être redirigé vers un site web qui installe une application signée par une autorité de certification révoquée, et donc non fiable.

Pour cela :

  • Démarrez IE.
  • ALT + U  > Options Internet > Avancé (onglet) > Sécurité > Décochez Check for publisher’s certificate revocation > OK (bouton)