Suppression de l’affichage du lien Tout le contenu du site

Le lien Tout le contenu du site s’affiche systématiquement sur toutes les pages des sites SharePoint.

Tout le contenu du site
Tout le contenu du site

Comme son nom l’indique, ce lien affiche le contenu du site. Cela peut entraîner une confusion dans l’esprit des utilisateurs.

Vous allez donc le faire disparaître d’un site.

Pour cela, vous allez réaliser cette manipulation avec SharePoint Designer.

Tout d’abord, lancez SharePoint Designer et ouvrez le site concerné.

Notamment, la première chose à faire est une sauvegarde de la page maître concernée.

Dans votre cas, il s’agit de v4.master.

Pages master du site
Faites un clic droit sur v4.master, suivi d’un copier-coller: un fichier v4_copie(1).master est créé. Renommez-le en v4perso.master.

Faites un clic droit dessus: un menu s’ouvre. Dans le menu choisissez l’option Modifier le fichier en mode avancé.

Il y a deux façons pour supprimer l’affichage du lien. Soit l’affichage du lien est supprimé en surchargeant le CSS concerné, soit en supprimant simplement le lien.

Lien Tout le contenu du site

Nous allons supprimer le lien. Pour cela, sélectionnez le lien avec la souris:

Sélection du lien Tout le contenu du site dans la master page
Vérifiez que vous avez bien sélectionné uniquement le lien Tout le contenu du site puis appuyez sur le bouton Suppr.

Si vous avez fait une erreur, vous pouvez essayer avec les touches Annulation suivantes :

CTRL + Z

Au pire, vous supprimez v4perso.master et vous recommencez sur une nouvelle copie de v4.master.

Ensuite, vous enregistrez votre page avec les touches de sauvegarde suivantes :

CTRL + S

Une fenêtre d’avertissement apparaît : cliquez sur le bouton Oui.

Pour que votre modification soit prise en compte, il faut indiquer à SharePoint qu’il doit utiliser la page maître v4perso.master par défaut.

Pour cela, allez dans l’onglet Pages maîtres:

Onglet Pages Maitres
Ensuite, vous faites un clic droit sur v4perso.master pour ouvrir le menu.

Puis, dans le menu, vous choisissez l’option Définir comme page maître par défaut.

Fermez le navigateur Internet Explorer. Puis, ouvrez-le.

Ensuite, allez sur le site modifié:

Lien Tout le contenu du site a disparu
Enfin, fermez SharePoint Designer.

Dans un autre post, vous verrez comment surcharger un élément CSS de SharePoint pour le faire disparaître.

Vous pouvez perdre sporadiquement les droits sur la collection de sites

Vous pouvez perdre momentanément les droits sur la collection de sites. En effet, depuis quelques temps, les utilisateurs se plaignaient de ne plus pouvoir modifier les documents des collections de site. Alors qu’ils travaillaient localement sur des documents extraits (« check-out »), ils n’arrivaient pas toujours à l’archiver (« check-in »).

De même, les administrateurs des collections de site SharePoint perdaient sporadiquement leurs droits.

Plus exactement, vos droits sont très limités:

Droits sur la collection de sites
Droits sur la collection de sites

Au bout de quelques minutes, tout redevenait normal. Ce problème impactait toutes les collections de sites.

Droits sur la collection de sites

L’audit a mis en évidence le blocage du site et donc des droits sur la collection de sites, grâce à la commande stsadm.exe :

stsadm -o getsitelock -url http://urlsite

Celle-ci rapporta:

<SiteLock Lock= »readonly » />

Le verrouillage des bases de données en lecture seule entraîne un accès limité et donc une limitation des droits sur la collection de sites.

Dans ce cas précis, le problème provenait de la mise en place de sauvegardes systématique des collections de site avec la commande Powershell :

Backup-SPSite

Le problème venait du fait que vous exécutez cette commande sans le paramètre Nositelock.

Hors, ce paramètre indique que la collection de sites continue d’être accessible en lecture et en écriture durant la sauvegarde. En son absence, selon le paramétrage de l’état de la collection de site, celle-ci est temporairement verrouillée en « lecture seule » durant la sauvegarde. Une fois la sauvegarde terminée, la collection de site revient à son état initial.

Toutefois, vous ne devez pas utiliser le paramètre Nositelock afin de préserver l’intégrité de la sauvegarde.

Dans ce cas, vous changez l’heure de la sauvegarde afin de ne pas impacter les utilisateurs mondiaux, tout en préservant l’intégrité de la sauvegarde. Ainsi, vous n’aurez plus le souci lié aux blocages des droits sur la collection de sites.

De plus, les administrateurs de la collection de sites ont pu aussi récupérer la totalité de leurs droits:

Droits administrateur de la ferme-complets

Enfin, si vous avez besoin de débloquer en urgence une collection de site, vous pouvez utiliser la commande stsadm:

stsadm -o setsitelock -url http://urlsite -lock none

Bâtir le contenu de la page d’accueil de SharePoint

Il y a beaucoup de choix de configurations possibles de la page d’accueil de SharePoint. Vous verrez d’emblée la page d’accueil de SharePoint. Elle doit être pertinente et précise.

Accueil de SharePoint
Page d’accueil de SharePoint

Notamment, il est quasiment impossible de concevoir et de configurer des solutions SharePoint en demandant simplement aux différents responsables: « Quels sont vos besoins ? »

En effet, il est beaucoup plus approprié de se concentrer sur le contenu.

Pour cela, vous devez vous mettre à la place de vos utilisateurs. Il faut réfléchir aux informations dont ils ont le plus besoin sans faire de recherches.

Cela peut être les trois derniers documents sur lesquels ils travaillent actuellement. Cela peut être aussi les nouveautés sur les arrivées ou les départs du service. Parfois, il s’agit d’informations externes à votre système d’information.

Identifier la typologie du site

Tout d’abord, une première approche consiste à classer vos sites selon la typologie : site transverse ou institutionnel, site d’équipe, site projets ou site personnel.

Ensuite, faites attention qu’une confusion sur la finalité d’un site peut conduire l’utilisateur à ne pas trouver l’information qu’il cherche ou à utiliser une information obsolète.

Par ailleurs, il faut aussi croiser ce classement avec les autorisations associées. En effet, l’objectif est d’obtenir un modèle le plus « naturel » possible, avec une forte réutilisation de l’héritage. Les situations particulières donnent lieu à des dérogations: elles seront inévitables.

Cette étude est complétée par la définition des caractéristiques des documents qui seront exploités sur votre site SharePoint. Autrement dit, l’identification des métadonnées est une première étape, ensuite vous devrez créer les types de contenus correspondants puis enfin les bibliothèques nécessaires.

Une métadonnée est une caractéristique d’un document: son titre, son auteur, sa date de création etc. Dans Microsoft Word cela se traduit par une propriété.

Une métadonnée peut être plus précise et être liée à l’activité du métier. Par exemple, il est possible de créer une métadonnée Service émetteur, avec une liste de services. Vous pouvez alimenter cette liste de service grâce à un référentiel central, qui s’intitule Métadonnées gérées dans SharePoint.

Définir la page d’accueil de SharePoint

Ne pas reproduire l’existant tel quel

Ne cherchez pas à reproduire l’arborescence d’une application telle quelle, ni à avoir plus de 2 niveaux de dossiers et sous-dossiers dans une bibliothèque.

L’objectif est que chaque document soit accessible en moins de 3 clics. De plus, le système de fichiers ne sait pas répondre à des demandes transversales. Par exemple, si vous êtes responsable d’un portefeuille de projets et que vous voulez voir un rapport sur l’état le plus récent pour chacun des projets que vous gérez, le système de fichiers ne sait pas y répondre alors que SharePoint le peut.

Ce type d’usage trouve sa solution dans la mise en œuvre de colonnes de sites et d’affichages spécifiques.

Par exemple, si vous avez besoin d’un dossier par…

  • Projet: créez une colonne de site intitulée Nom du projet.
  • Mois: créez une colonne de site intitulée Date de rapport mensuel.
  • Personne: utilisez la colonne de site existante Créé par: elle existe déjà
  • Application: créez une colonne de site intitulée Applications avec une liste de choix standard.

Ensuite, il ne vous reste plus qu’à créer les affichages correspondants.

Soigner la navigation

Soigner la navigation entre les sites et sous-sites: l’étude des usages révèle les liens entre les sites.

L’utilisateur parcourt en diagonal un site Web, de la gauche vers la droite avec une attention maximale vers le haut et minimale, voire nulle sur le bas ou la droite.

Si l’utilisateur ne trouve pas l’information cherchée, ce n’est pas parce qu’elle n’existe pas mais parce qu’elle n’est pas mise en valeur.

Statistiques de recherche

Vous pouvez définir la page d’accueil de SharePoint grâce aux statistiques de recherches.

En effet, vous trouverez les mots les plus recherchés par vos utilisateurs. A ce moment là, vous pouvez utiliser le résultat de la recherche pour bâtir la page d’accueil de SharePoint. Il suffit de mettre sur cette page les liens directs vers les informations les plus recherchées.