Suppression de l’affichage du lien Tout le contenu du site

Le lien Tout le contenu du site s’affiche systématiquement sur toutes les pages des sites SharePoint.

Tout-le-contenu-du-site

Comme son nom l’indique, ce lien affiche le contenu du site. Cela peut entraîner une confusion dans l’esprit des utilisateurs. Il est demandé de le faire disparaître d’un site.

Cette action va être réalisée avec SharePoint Designer.

Lancez SharePoint Designer et ouvrez le site concerné. Vous pouvez aussi faire le contraire.

La première chose à faire est une sauvegarde de la page maître concernée. Dans notre cas, il s’agit de v4.master.
Pages master du site
Faites un clic droit sur v4.master, suivi d’un copier-coller: un fichier v4_copie(1).master est créé. Renommez-le en v4perso.master.

Faites un clic droit dessus: un menu s’ouvre. Dans le menu choisissez l’option Modifier le fichier en mode avancé.

Il y a deux façons pour supprimer l’affichage du lien. Soit l’affichage du lien est supprimé en surchargeant le CSS concerné, soit en supprimant simplement le lien.

Nous allons supprimer le lien. Pour cela, sélectionnez le lien avec la souris:
Sélection du lien Tout le contenu du site dans la master page
Vérifiez que vous avez bien sélectionné uniquement le lien Tout le contenu du site puis appuyez sur le bouton Suppr.

Si vous avez fait une erreur, vous pouvez essayer avec les touches Annulation:
CTRL + Z
Au pire, vous supprimez v4perso.master et vous recommencez sur une nouvelle copie de v4.master.

Si votre modification est faite sans erreur, enregistrez votre page avec les touches de sauvegarde:
CTRL + S
Une fenêtre d’avertissement apparaît. Cliquez sur le bouton Oui.

Pour que votre modification soit prise en compte, il faut indiquer à SharePoint qu’il doit utiliser la page maître v4perso.master par défaut.

Pour cela, allez dans l’onglet Pages maîtres:
Onglet Pages Maitres
Faites un clic droit sur v4perso.master: un menu s’ouvre. Dans le menu choisissez l’option Définir comme page maître par défaut.

Si le navigateur Internet Explorer est ouvert: fermez-le puis rouvrez-le. Allez sur le site modifié:
Lien Tout le contenu du site a disparu
Si tout va bien, fermez SharePoint Designer.

Dans un autre post, vous verrez comment surcharger un élément CSS de SharePoint pour le faire disparaître.

Perte des droits administrateur de la collection de sites

Depuis quelques temps, les utilisateurs se plaignaient de ne plus pouvoir modifier les documents des collections de site. Alors qu’ils travaillaient localement sur des documents extraits (« check-out »), ils n’arrivaient pas toujours à l’archiver (« check-in »).

De même, les administrateurs des collections de site SharePoint perdaient sporadiquement leurs droits. Plus exactement, leurs droits étaient très limités:

Droits administrateur de la ferme-partiels

Au bout de quelques minutes, tout redevenait normal. Toutes les collections de sites de toutes les fermes étaient concernées, y compris une ferme de portée mondiale.

L’audit a mis en évidence le blocage du site grâce à la commande stsadm.exe:
stsadm -o getsitelock -url http://urlsite
Celle-ci rapporta:
<SiteLock Lock= »readonly » />
Les raisons d’un blocage sont souvent liées aux verrouillages des bases de données à cause d’opérations concomitantes. Dans ce cas précis, le problème provenait de la mise en place de sauvegardes systématique des collections de site avec la commande Powershell:
Backup-SPSite
Cette commande était exécutée sans le paramètre -Nositelock. Ce dernier indique que la collection de sites continue d’être accessible en lecture et en écriture durant la sauvegarde. En son absence, selon le paramétrage de l’état de la collection de site, celle-ci est temporairement verrouillée en « lecture seule » durant la sauvegarde. Une fois la sauvegarde terminée, la collection de site revient à son état initial.

Afin de préserver l’intégrité de la sauvegarde, il est recommandé de ne pas utiliser le paramètre -Nositelock.

Le problème a été résolu en changeant l’heure de la sauvegarde. Celle-ci se déroule maintenant à une heure où les utilisateurs mondiaux ne sont pas impactés.

Les administrateurs de la collection de sites ont pu récupérer leurs droits:

Droits administrateur de la ferme-complets

Si vous avez besoin de débloquer en urgence une collection de site, vous pouvez utiliser la commande stsadm:
stsadm -o setsitelock -url http://urlsite -lock none

Suppression de la folksonomie J’aime ça

Un post sous forme de pense-bête.

Un client demande que toutes les folksonomies (« Balises et Notes », « J’aime ça ») soient supprimées sur tous les sites.

Par défaut, cette folksonomie est présente sur chaque page :

balises et notes, j'aime ça

Pour la faire disparaître, la solution consiste à désactiver la fonctionnalité Contrôles du Ruban – Liens de mise en réseau et forum de notes au niveau de la ferme.

Pour cela: Aller dans l’Administration centrale puis dans les Paramètres système. Sous la section Gestion de la batterie, cliquer sur Gérer les fonctionnalités des batteries de serveurs.
Fonctionnalité à désactiver pour les folksonomies
Puis désactiver la fonctionnalité Contrôles du Ruban – Liens de mise en réseau et forum de notes.

Une fois la fonctionnalité désactivée:
folksonomie inactive

Contenu de la page d’accueil d’un site SharePoint

Il y a beaucoup de choix de configurations possibles de la page d’accueil d’un site SharePoint. Ce choix est déjà important pour des solutions basées sur les caractéristiques « out of the box » de SharePoint.

De plus, il est quasiment impossible de concevoir et de configurer des solutions SharePoint en demandant simplement aux différents responsables: « Quels sont vos besoins ? »

Il est beaucoup plus approprié de se concentrer sur le contenu. Aussi, il est vivement recommandé de définir vos objectifs opérationnels afin d’obtenir un site efficace en matière de présentation d’informations et de ne pas commettre les erreurs communes.

Une démarche de conception ne se réduit pas à une recette de cuisine, aussi élaborée qu’elle soit.

Identifier la typologie du site

Une première approche consiste à classer vos sites selon la typologie : site transverse ou institutionnel, site d’équipe, site projets ou site personnel.

Une confusion sur la finalité d’un site peut conduire l’utilisateur à ne pas trouver l’information qu’il cherche ou à utiliser une information obsolète.

Croiser ce classement avec les autorisations associées. L’objectif est d’obtenir un modèle de droit le plus « naturel » possible, avec une forte réutilisation de l’héritage. Les situations particulières donnent lieu à des dérogations: elles seront inévitables.

Cette étude est complétée par la définition des caractéristiques des documents qui seront exploités sur votre site SharePoint. Autrement dit, l’identification des métadonnées est une première étape, ensuite vous devrez créer les types de contenus correspondants puis enfin les bibliothèques nécessaires.

Une métadonnée est une caractéristique d’un document: son titre, son auteur, sa date de création etc. Dans Microsoft Word cela se traduit par une propriété.

Une métadonnée peut être plus précise et être liée à l’activité du métier. Par exemple, il est possible de créer une métadonnée Service émetteur, avec une liste de services. Cette liste de service peut être alimentée grâce à un référentiel central, qui s’intitule Métadonnées gérées dans SharePoint.

Ne pas reproduire l’existant tel quel

Ne cherchez pas à reproduire l’arborescence d’une application telle quelle, ni à avoir plus de 2 niveaux de dossiers et sous-dossiers dans une bibliothèque.

L’objectif est que chaque document soit accessible en moins de 3 clics. De plus, le système de fichiers ne sait pas répondre à des demandes transversales. Par exemple, si vous êtes responsable d’un portefeuille de projets et que vous voulez voir un rapport sur l’état le plus récent pour chacun des projets que vous gérez, le système de fichiers ne sait pas y répondre alors que SharePoint le peut.

Ce type d’usage trouve sa solution dans la mise en œuvre de colonnes de sites et d’affichages spécifiques.

Par exemple, si vous avez besoin d’un dossier par…

  • Projet: créez une colonne de site intitulée Nom du projet.
  • Mois: créez une colonne de site intitulée Date de rapport mensuel.
  • Personne: utilisez la colonne de site existante Créé par: elle existe déjà
  • Application: créez une colonne de site intitulée Applications avec une liste de choix standard.

Ensuite, il ne vous reste plus qu’à créer les affichages correspondants.

Soigner la navigation

Soigner la navigation entre les sites et sous-sites: l’étude des usages révèle les liens entre les sites.

L’utilisateur parcourt en diagonal un site Web, de la gauche vers la droite avec une attention maximale vers le haut et minimale, voire nulle sur le bas ou la droite.

Si l’utilisateur ne trouve pas l’information cherchée, ce n’est pas parce qu’elle n’existe pas mais parce qu’elle n’est pas mise en valeur.

Installer Adobe PDF IFilter 9 pour SharePoint 2010

L’indexation consiste à extraire les mots contenus dans un document. Une fois que l’index est créé, les utilisateurs peuvent faire des requêtes sur l’index. Si la requête correspond à un contenu (par exemple, un document), un lien est fait vers le document.

L’indexation du contenu des fichiers au format PDF nécessite d’installer un IFILTER gratuit. L’indexation de fichiers PDF doit ensuite être activée (Adding Searchable File Types to SharePoint Foundation 2010).

Par ailleurs, l’indexation des fichiers au format PDF n’est possible que pour ceux qui ont été créé avec leurs glyphes. Un glyphe d’un caractère est sa représentation. Par exemple « A » est le glyphe de la lettre « a » ou « A ».

Cela signifie que si le fichier PDF a été créé sous forme d’image bitmap, SharePoint n’est pas en mesure de l’indexer nativement. Pour cela, il est nécessaire d’utiliser des add-ons qui procèdent à une reconnaissance de caractères (OCR).

Liste non exhaustive d’éditeurs qui proposent ces solutions :

Procédure d’installation de Adobe PDF IFilter

La procédure d’indexation suivante vous explique comment installer Adobe PDF IFilter 9 pour SharePoint 2010 et le faire fonctionner. Toutes ces opérations doivent être faites sur les serveurs SharePoint frontaux.

Téléchargez Adobe PDF IFilter 9 à l’adresse Adobe – Acrobat For Windows Adobe PDF iFilter 9 for 64-bit platforms.

Ensuite, dézippez et installez PDFFilter64installer.msi en double-cliquant dessus. L’installation n’appelle pas de commentaires particuliers: validez tous les écrans jusqu’à la fermeture de l’installeur.

L’étape suivante explique comment avoir l’icône PDF associés aux fichiers PDF de SharePoint.

Téléchargez l’icône pdficon_small.png en 16 x16 des fichiers Adobe PDF à l’adresse Use of Adobe icons and web logos.

Enregistrez l’icône à l’emplacement des images. Par défaut, il s’agit de l’emplacement  C:Program FilesCommon FilesMicrosoft SharedWeb Server Extensions14TEMPLATEIMAGES.

Par précaution, faites une copie de sauvegarde du fichier DOCICON.XML. L’emplacement par défaut est C:Program FilesCommon FilesMicrosoft SharedWeb Server Extensions14TEMPLATEXML.

Avec le bloc-notes Notepad, ouvrez le fichier DOCICON.XML puis ajoutez l’entrée suivante sous la balise <ByExtension>:
<Mapping Key= »pdf » Value= »pdficon_small.png »
OpenControl= »PdfFile.OpenDocuments »/>

Une fois modifié, le fichier ressemble à
<?xml version= »1.0″ encoding= »utf-8″?>
<DocIcons>
<ByProgID>
….
</ByProgID>
<ByExtension>
….
<Mapping Key= »pdf » Value= »pdficon_small.png »
OpenControl= »PdfFile.OpenDocuments »/>
….
</ByExtension>
<Default>
<Mapping Value= »icgen.gif »/>
</Default>
</DocIcons>

Une fois les modifications terminées, enregistrez et fermez le bloc-notes.

Pour que SharePoint sache qu’il doit indexer les fichiers avec une extension PDF, il faut le lui indiquer en ajoutant le type de fichiers PDF à l’index de contenu.

Pour ajouter le type de fichiers PDF à l’index de contenu, allez sur la page d’accueil de l’Administration centrale SharePoint, dans la section Gestion des applications, puis cliquez sur Gérer les applications de service.

Dans la page Gérer les applications de recherche, cliquez sur l’application de service de recherche. Le nom de l’application de service de recherche est libre. Si vous ne connaissez pas son nom, cherchez le type Application de service de recherche.

Si aucun type Application de service de recherche n’apparaît vous devez créer une nouvelle application de service de recherche avec le bouton Nouveau.

Dans la page Administration de la recherche, dans la barre de lancement rapide de la section Analyse, cliquez sur Types de fichiers.

Dans la page Gérer les types de fichiers, cliquez sur Nouveau type de fichier.

Dans la page Ajouter un type de fichier, dans la zone Extension de fichier, tapez l’extension: pdf puis cliquez sur OK.

Fermez l’Administration centrale.

Pour finaliser l’installation, la base de registre doit aussi être modifiée.

Dans la base de register allez jusqu’à HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftOffice Server14.0SearchSetupContentIndexCommonFiltersExtension.

Faites un clic droit sur Extension, puis cliquez sur Nouveau, et cliquez sur Clé.

Saisissez .Pdf, puis appuyez sur Entrée.

Cliquez sur .Pdf, puis faites un clic droit sur (par défaut), et  cliquez sur Modifier.

Saisissez le GUID suivant dans la zone Valeur {E8978DA6-047F-9C78-4E3D-CDBE46041603}

Base de registre modifiée

La prise en compte de ces modifications nécessité de redémarrer les services associés.

Pour cela, redémarrez le service de recherche de SharePoint puis redémarrer tous les serveurs SharePoint de la batterie de serveurs.

Liste des fichiers PDF issus de la recherche SharePoint 2010