Créer des sites SharePoint 2010 avec ce livre sur SharePoint

Pour apprendre à créer des sites SharePoint 2010, vous pouvez vous procurer le livre Créer et Organiser le contenu des sites SharePoint 2010: Travaux Pratiques Corrigés (181 pages).

Créer des sites SharePoint 2010
À l’origine, le contenu de ce document est un recueil de travaux pratiques destinés à des stagiaires de formation utilisant les sites SharePoint dans leurs activités bureautiques ou ayant en charge la gestion de sites Intranet hébergés sur Microsoft SharePoint 2010.

En particulier, ce livre d’exercices couvre l’organisation des contenus et leur mise à disposition pour les utilisateurs finaux. Il s’adresse donc à une population d’usagers communément appelés contributeurs ou concepteurs.

Un simple navigateur pour créer des sites SharePoint 2010

Les outils qui permettent de modifier l’interface utilisateur de SharePoint sont de trois natures différentes. Notamment, celui qui demande le moins d’effort est le navigateur Internet. Son principal avantage est sa simplicité car il suffit de savoir cliquer. La seule difficulté est de savoir où cliquer. L’objet de ce document est de vous expliquer où cliquer pour réaliser les changements.

SharePoint Designer est puissant car sans programmation il permet une personnalisation avancée comme pouvoir afficher des informations d’une base de données externes dans SharePoint. Toutefois, il nécessite un effort cérébral particulier. A priori, il est plutôt destiné à des informaticiens ou des graphistes.

Visual Studio vous permet de procéder aux personnalisations que vous n’avez pas réussi à faire avec le navigateur ou SharePoint Designer. Outre sa propre utilisation, c’est un outil qui nécessite de connaître un langage comme le C#, le Framework net, et le modèle objet SharePoint. Il permet une personnalisation poussée (parfois à l’extrême). Il s’adresse uniquement à des programmeurs.

Vous l’avez compris, ces Travaux Pratiques Corrigés (TPC) traiteront des possibilités de personnalisation offertes par le navigateur. Bien qu’il soit simple d’usage, il permet des manipulations souvent insoupçonnées, même par certains utilisateurs chevronnés de SharePoint !

Créer des sites SharePoint 2010

Par ailleurs, les 40 travaux pratiques de ce document ont été peaufinés par la pratique de plusieurs centaines de stagiaires depuis plus de deux ans. Conçus dans un réel souci pédagogique, ils commencent par des manipulations de base (création de sites, création de listes etc.). Progressivement, vous apprendrez des usages plus complexes comme par exemple, la connexion de composants WebPart. Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre leur intérêt et de découvrir de nouvelles notions.

Aussi, afin de tenir compte de l’absence du formateur, nous avons inséré plus de 160 illustrations, notamment à l’occasion de passages plus délicats. En particulier, nous avons rédigé ce recueil en gardant en permanence à l’esprit les questions soulevées par les très nombreux stagiaires qui ont déjà pratiqués ces exercices.

Par ailleurs, tous les exercices ont été testés et validés une fois que le livre a été entièrement rédigé. Il est insupportable qu’un livre d’exercices corrigés comporte des erreurs. Toutefois, certaines particularités de votre environnement de travail peuvent être un obstacle à la réalisation des exercices. Par exemple, sans être exhaustif, votre environnement peut vous cacher des options disponibles par défaut ou bien vous ne disposez pas des autorisations nécessaires.

Thèmes abordés dans le livre pour créer des sites SharePoint 2010

Après l’introduction, vous découvrirez les bonnes pratiques liées à la création de sites SharePoint.

Ensuite, vous manipulerez l’aspect de votre site, ainsi que les thèmes et la navigation. Ces exercices vous donneront l’occasion d’expérimenter l’ergonomie à appliquer à votre site.

Bien entendu, le classement des informations dans les listes est abordée en détail, avec notamment un focus sur les bonnes pratiques. Vous verrez aussi comment utiliser les bibliothèques pour stocker vos documents. Les bibliothèques sont l’équivalent des dossiers de Windows.

Ensuite, vous verrez aussi, comment grâce aux affichages, vous pouvez personnaliser en profondeur vos listes et bibliothèques.

De plus, dans le chapitre consacré aux composants WebPart, vous verrez comment utiliser ses « petites briques » pour personnaliser vos pages SharePoint.

Enfin, vous verrez comment les fonctions de publication, disponibles dans la version Server, permet d’étendre les possibilités de SharePoint. Notamment, vous manipulerez les pages de publication.

Détail des travaux pratiques du livre pour créer des sites SharePoint 2010

  • Vocabulaire du ruban SharePoint
  • Interfaces pour créer des sites
  • Supprimer un site
  • Récupérer un site supprimé
  • Modifier un site
  • Modèles de sites différents
  • Barre de navigation supérieure
  • Ordre des sites
  • Barre de navigation du parent
  • Modifier le thème d’un site
  • Créer un nouveau thème
  • Afficher le plan d’un site
  • Modifier la navigation
  • Liste d’annonces
  • Contacts Outlook dans SharePoint
  • Liste de tâches
  • Projets sous forme de Gantt
  • Favoris Internet dans SharePoint
  • Préparer une réunion
  • Sondage avec plusieurs questions
  • Branchements dans un sondage
  • Exporter une liste vers Excel
  • Liste personnalisée
  • Affichage personnalisé avec tri
  • Affichage avec un regroupement
  • Bibliothèque de documents
  • Modèle de document
  • Bibliothèque d’images
  • Redimensionner une image
  • Changer le logo de votre site
  • Définir un affichage par défaut
  • Mettre en œuvre les versions
  • Insérer une liste avec un WebPart
  • Connexion de composants WebPart
  • Ajout d’une page wiki
  • Modifier la page d’accueil
  • Modifier la mise en forme
  • Page de composants WebPart
  • Page de publication
  • Modifier la mise en page
  • Approbation d’une page
  • Modification de la page d’accueil
  • Affichage automatique d’une page

Qui doit lire ce livre ?

Ce livre est pour vous si vous voulez grandir dans l’utilisation de SharePoint 2010 et notamment pour créer un contenu dynamique et l’organiser.

En outre, vous n’avez absolument pas besoin d’être informaticien pour faire les exercices. Notamment, ceux-ci ont formé avec succès des stagiaires qui étaient de simples utilisateurs (ou utilisatrices) de l’informatique. Par contre, il est juste nécessaire que vous sachiez utiliser un ordinateur (par exemple, pour ouvrir un fichier sur le disque dur), et que vous ayez une expérience d’Internet (par exemple, savoir surfer sur le web). Si vous savez utiliser Word de Microsoft, c’est encore mieux mais ce n’est pas obligatoire.

Par ailleurs, la pratique des exercices de ce document suppose aussi que vous ayez accès à Microsoft SharePoint 2010, soit Microsoft SharePoint Foundation 2010, soit Microsoft SharePoint Server 2010 au sein de votre organisation.

Enfin, très souvent, SharePoint vous donne un droit à l’erreur pour les manipulations de ce document. Notamment, si vous vous trompez, il est possible de revenir à la situation avant la manipulation, sans être obligé de tout refaire. Dans ce document, vous apprendrez à le faire dans la plupart des situations. Toutefois, il serait plus sûr que vous disposiez d’un environnement de type « bac à sable » dans lequel vous pourriez faire toutes vos manipulations sans crainte.

Comment installer SharePoint 2010 sur Windows 7

Installer SharePoint 2010 sur Windows 7 est possible. Cela vous permet de faire un développement, ou un test, voire une maquette sans utiliser un serveur Windows.

Petit rappel: SharePoint 2010 Foundation ou Server doit s’installer sur un Windows 64-bits.

Dans cette procédure d’installation, l’ordinateur avec Windows 7 ne fait pas partie d’un domaine. Remarque: L’installation de SharePoint Server 2010 sur Windows 7 est aussi possible.

Installer SharePoint 2010 sur Windows 7 (préparation)

  1. Téléchargez Microsoft SharePoint Foundation 2010 (ou SharePoint Server 2010),
  2. Copiez SharePointFoundation.exe dans le dossier D:\2010sp (par exemple). Si vous n’avez pas de dossier D:\2010sp, créez le. Le nom n’a pas d’importance.
  3. Ouvrez une invite de commandes avec clickie à partir de D:/2010sp puis tapez la commande: SharePointFoundation.exe /extract:D:2010sp,
  4. Parcourez la nouvelle arborescence jusqu’à D:\2010spFilesSetup,
  5. Ouvrez avec Notepad++ le fichier de configuration de l’installation config.xml,
  6. Juste avant la dernière ligne (</Configuration>), ajoutez la ligne <Setting Id= »AllowWindowsClientInstall » Value= »True »/>, en respectant la casse, puis enregistrez

Installer les prérequis nécessaire pour installer SharePoint 2010 sur Windows 7

  1. Ensuite, parcourez l’arborescence jusqu’à D:\2010sp\PrerequisiteInstallerFilesFilterPack,
  2. Double-cliquez sur FilterPack.msi pour installer Microsoft Filter Pack 2.0 (ou Filter Packs de Microsoft Office 2010). Ce composant permet la recherche dans les documents au format Office 97-2003; .doc, .ppt, .xls, Office 2007; .docx, .pptx, .xlsx, Zip, OneNote, Visio, Publisher et Open Document Format.
  3. Installez Microsoft Sync Framework. Sync Framework est une plateforme de synchronisation qui permet la collaboration et l’accès en mode hors connexion pour les applications, les services et les périphériques,
  4. Installer le Client SQL Server. Il est préférable de le récupérer sur la page consacrée à Microsoft® SQL Server® 2008 R2 Feature Pack qui affiche une liste détaillée d’outils pratiques pour SQL Server. Si c’est juste le client qui vous intéresse, cliquez sur le package qui correspond à votre processeur: package X64 ou package IA64.
  5. Installez ensuite Windows Identity Foundation. Windows Identity Foundation utilise le modèle d’identité basée sur les revendications.
  6. L’installation de SharePoint Server 2010 nécessite des prérequis supplémentaires : Chart Controls et SQL Server Analysis Services – ADOMD.Net.
  7. Maintenant lancez un petit script sympathique d’activation de IIS. Celui active les fonctionnalités requises pour les services Internet (IIS) de la boîte de dialogue Fonctionnalités de Windows.
  8. Redémarrez votre ordinateur pour appliquer les modifications que vous avez apportées aux fonctionnalités de Windows.

Installer SharePoint 2010 sur Windows 7

  1. Une fois que l’ordinateur est redémarré, double-cliquez sur D:\2010spsetup.exe: une fenêtre avec le contrat de licence s’ouvre,
  2. Cochez la case J’accepte les termes de ce contrat puis cliquez sur le bouton Continuer: la page Choisir le type d’installation s’ouvre,
  3. Cliquez sur Autonome pour installer tous les éléments sur votre pc. Si vous cliquez sur Batterie de serveur puis ensuite Complète, l’installation des binaires va se dérouler normalement. Par contre, lors du lancement de l’Assistant Configuration des produits SharePoint 2010, quand vous spécifierez un compte d’accès à la base de données, il réclamera impérativement un compte de domaine. Ce qui suppose que votre ordinateur est rattaché au domaine, hors dans l’hypothèse de départ Windows 7 n’est pas sur un domaine.
  4. Une fois l’installation terminée, décochez la case pour démarrer l’Assistant Configuration des produits et technologies SharePoint puis cliquez sur le bouton Fermer.
  5. Téléchargez puis installez le package de mise à jour cumulative 2 pour SQL Server 2008 Service Pack 1 (Microsoft SQL Server 2008 KB970315, environ 180 Mo). Selon votre configuration, il est possible que cette étape ne soit pas nécessaire.
  6. Une fois le KB970315 installé, cliquez sur Démarrer puis Tous les programmes: sous Microsoft SharePoint 2010 Products, cliquez sur Assistant Configuration des produits SharePoint 2010 pour lancer l’assistant (faire Suivant > OK > OK > …patientez… > Terminé) : À la fin de l’installation, un site SharePoint est automatiquement lancé.

Étapes supplémentaires conseillées

Les étapes suivantes ne sont pas obligatoires pour avoir un site opérationnel. Toutefois, elles permettent de disposer d’un environnement plus robuste et plus sécurisé:

  1. Fermez le site puis appliquez le Service Pack 1 (SP1) de SharePoint Foundation 2010 (ainsi que le Service Pack 1 (SP1) de SharePoint Server 2010 si vous avez installé SharePoint Server 2010).
  2. Installez aussi le Cumulative Update (CU) Juin 2011 pour SharePoint Foundation 2010 (et éventuellement le Cumulative Update (CU) Juin 2011 pour SharePoint Server 2010)
  3. Téléchargez et d’installez Microsoft SQL Server 2008 R2 RTM – Management Studio Express en 64-bits pour disposer des outils d’administration et de développement des composants de SQL Server.
  4. Terminez par un bon coup de Microsoft Update.

Voilà, SharePoint Foundation est installé sur Windows 7.

Installer SharePoint 2010 sur Windows 7
Installer SharePoint 2010 sur Windows 7

Dépanner l’application de service de profil utilisateur

Dans SharePoint 2010, l’application de service de profil utilisateur est celle qui génère probablement le plus de difficultés à mettre en œuvre. Pourtant, cette application est précieuse. En effet, elle permet de synchroniser les informations des comptes stockés dans un annuaire avec SharePoint.

Typiquement, la synchronisation est faite entre Active Directory et les trois bases SQL Server utilisées par SharePoint (Sync, Profile, Social).

Application de service de profil utilisateur
Application de service de profil utilisateur

La lecture de l’article de Russ Maxwell, intitulé SharePoint 2010 – Provisioning User Profile Synchronization donne une explication détaillée du fonctionnement de cette application de service.

D’autres informations précieuses figurent aussi sur le blog de Spencer Harbar, une des trois seules personnes au monde à être actuellement Microsoft Certified Architect (MCA) sur SharePoint 2010, dans son article User Profile Synchronization Service changes in the June 2011 Cumulative Updates.

Application de service de profil utilisateur

Le Fournisseur de Services Partagés (SSP) de SharePoint 2007 correspond au service de profil utilisateur . Avec la nouvelle architecture de SharePoint 2010, l’application de service de profil utilisateur est devenue autonome et elle repose sur Forefront Identity Manager (FIM). FIM s’intitulait précédemment Microsoft Identity Integration Server (MIIS).

FIM est utilisé pour faciliter la synchronisation entre plusieurs points de terminaison. Par exemple, pour synchroniser l’application de service de profil utilisateur et un annuaire Active Directory.

L’article Configurer la synchronisation de profil (SharePoint Server 2010) de Technet donne la liste des manipulations à faire, y compris les droits précis à donner au compte en charge de la synchronisation, pour que l’application de service de profil utilisateur fonctionne correctement.

Toutefois, cela ne suffit pas toujours pour réussir à démarrer le Service de synchronisation de profil utilisateur. Pour vous aider, il existe l’outil complémentaire miisclient. Celui-ci permet de dépanner l’application de service de profil utilisateur en cas de problèmes. L’exécutable miisclient.exe se trouve dans C:/Program Files/Microsoft Office Servers/14.0/Synchronization Service/UIShell. Attention ce n’est pas le répertoire qui se trouve sous Web server extensions !

Une fois lancé, il vous permet de voir l’avancement de la synchronisation et de savoir plus précisément où elle bloque.

Vous devez démarrer les deux services qui assurent le bon fonctionnement de FIM. Ces services sont Forefront Identity Manager Service et Forefront Identity Manager Synchronization Service.

Découvrir le fonctionnement de l’intégration Office avec SharePoint

Cet article présente l’intégration Office avec SharePoint. En effet, Office System s’appuie sur les applications clientes comme la suite Office, Visio, Designer, Workspace, InfoPath, Publisher, OneNote, ainsi que les produits serveurs comme SharePointProject Server, Rights Management System, etc.

Intégration Office avec SharePoint
Intégration Office avec SharePoint

Concrètement, les fonctionnalités de ces produits peuvent se combiner afin d’améliorer la productivité de l’organisation. Les exemples sont très nombreux et très variés. Globalement, Office System se positionne comme une offre de gestion de contenus bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) intégrés. Même si les frontières sont floues et mouvantes, cette offre a l’avantage de disposer de solutions peu onéreuses pour développer des solutions intégrées.

Pour prendre un exemple concret d’intégration Office avec SharePoint, imaginez la mise en œuvre d’un flux de travail.

De même, vous devez savoir si votre entreprise gagne ou perd de l’argent. Cela est possible, si vous savez expliquer en détail le circuit de valeur ajoutée de l’entreprise.

En effet, le fait de détailler les étapes du circuit de valeur ajoutée met en évidence les processus du fonctionnement de l’entreprise. Par exemple, quels sont les processus qui conduisent à fournir un service de qualité ou à produire sans défaut ? La notion de flux de travail s’appuie sur la notion de processus. Le flux de travail formalise les processus de l’organisation, après une cartographie des métiers de cette organisation. Dans ces conditions, la mise en place d’un flux de travail procède d’une démarche qualité.

Intégration Office avec SharePoint

Ce gestionnaire pourra concevoir un flux de travail à l’aide des outils disponibles dans Visio Premium 2010. De manière visuelle, il peut dessiner son flux de travail. Vous pouvez exporter le flux de travail créé grâce à Visio dans SharePoint Designer 2010.

L’intégration Office avec SharePoint se poursuit.

En effet, avec SharePoint Designer 2010, le gestionnaire va paramétrer finement le flux de travail à l’aide d’un outil semi-graphique. À aucun moment, il n’aura besoin d’écrire la moindre ligne de code informatique.

Vous pouvez aussi importer à nouveau dans Visio 2010 le flux de travail.

De même, vous pouvez l’associer à une liste ou une bibliothèque SharePoint. Lorsqu’il est publié sur la bibliothèque SharePoint concerné, l’utilisateur final pourra l’exploiter.

Par exemple, l’utilisateur créé un document office (Word, Excel, PowerPoint) qu’il stocke dans la bibliothèque SharePoint. Automatiquement, le flux de travail pourra se déclencher et s’exécuter.

L’exécution du flux de travail va donner lieu à une notification par email ou par la création d’une nouvelle tâche dans une liste de tâches. Par exemple, cette nouvelle tâche aura été assignée à un approbateur selon une propriété du document Office. La règle d’assignation dynamique de tâches selon la valeur de la propriété ayant été définie dans le flux de travail.

Grâce à la consultation d’Outlook, l’approbateur sait qu’une nouvelle tâche l’attend. L’utilisation d’Outlook n’est pas obligatoire car l’approbateur pourrait aussi recevoir sur son Smartphone une alerte automatique générée par SharePoint, ou un SMS envoyée par Exchange Server 2010.