Découvrir Word Automation Services de SharePoint

Word Automation Services est une application de service de SharePoint Server. Elle assure la conversion automatique de documents de type Word.  Cela permet de générer automatiquement des fichiers pour SharePoint dans un format autre que Word.

Donc, c’est l’équivalent automatique de la fonction Enregistrer sous de Word.

Notamment, les formats pris en charge par Word Automation Services sont :

  • Documents au format de fichier Open XML (.docx, .docm, .dotx, .dotm): ouverture,
  • Documents Word 97-2003 (.doc, .dot): ouverture,
  • Fichiers RTF (.rtf): ouverture,
  • Page Web à fichier unique (.mht, .mhtml): ouverture,
  • Documents Word 2003 XML (.xml): ouverture,
  • Document XML Word (.xml): ouverture,
  • Fichiers PDF (Portable Document Format): enregistrement,
  • Fichiers XPS (XML Paper Specification): enregistrement.

Autrement dit Word Automation Services sait ouvrir un document de type .docx, et il sait aussi enregistrer un document au format PDF d’Acrobat.

Par ailleurs, avec Word Automation Services, il n’est pas nécessaire d’avoir l’application cliente Word pour produire des fichiers avec ses formats.

Pour activer le service Word Automation

En premier lieu, allez dans l’Administration centrale puis dans les Paramètres système. Puis, sous la section Serveurs, cliquez sur Gérer les services sur le serveur.

Word Automation Services
Gérer les services sur le serveur

Ensuite, cliquez sur le lien Démarrer en face du nom du service Word Automation Services. En effet, cette manipulation active le service.

Service Word Automation Services
Word Automation Services

Puis, il est nécessaire de créer une application de services qui exploite ce service.

Aussi, pour créer cette application de services, allez dans l’Administration centrale puis dans Gestion des applications.

Ensuite, sous la section Applications de service, cliquez sur Gérer les applications de service.

Puis, dans la fenêtre Gérer les applications de service, cliquez sur le bouton Nouveau du ruban puis Word Automation Services.

Enfin, renseignez les champs avec les valeurs suivantes (par exemple):

  • Nom: Word Automation Services
  • Pool d’applications: Pool Word Automation Services
  • Cochez : Ajoutez le proxy …
Créer l'application de service Word Automation Services
Créer l’application de service Word Automation Services

Ensuite, laissez les autres paramètres intacts puis cliquez sur le bouton Suivant.

Notamment, indiquez le nom de l’instance du serveur de bases de données, ainsi que le nom de la base de données. En effet, cette base de données sert à stocker la file d’attente de documents pour cette instance.

Créer la base de données de l'application de service Word Automation Services
Créer la base de données de l’application de service Word Automation Services

Enfin, cliquez sur le bouton Terminer: l’application de services est créée.

Créer la base de données de l'application de service Word Automation Services
Créer la base de données de l’application de service Word Automation Services

Pour configurer Word Automation Services avec PowerShell

Notamment, dans une invite de commande PowerShell de SharePoint, tapez les lignes suivantes.

# Nom de l’application de service
$AppService = « Word Conversion Services »

# Nom du pool d’application qui hébergera l’application de service
$AppPoolNom = « Pool Word Automation Services »

# Nom du compte du pool d’application
$AdminCompte = « contosomonCompte »

# Nom de l’instance du serveur de base de données
$SGBDInstance = « monSGBD »

# Nom de la base de données
$BDDNom = « WAS_BDD »

# Pool d’application (objet)
$AppPool = $null

# Ajout du snapin SharePoint en mode silencieux (en cas d’erreur)
Add-pssnapin Microsoft.SharePoint.PowerShell -erroraction SilentlyContinue

# Récupère le pool d’application (s’il existe)
$AppPool = Get-SPServiceApplicationPool -Identity $AppPoolNom -erroraction SilentlyContinue

# Si le pool d’application n’existe pas, il est créé
if ($AppPool –eq $null) {$AppPool = New-SPServiceApplicationPool -Name $AppPoolNom -Account $AdminCompte}

# Création de l’application de service
New-SPWordConversionServiceApplication -Name $AppService -ApplicationPool $AppPool -DatabaseName $BDDNom -DatabaseServer $SGBDInstance

En effet, vous venez de créer l’application de service Word Automation Services !

Comment classer automatiquement ses documents dans SharePoint ?

Le sujet peut paraître irréaliste ! Pourtant il est possible de classer automatiquement ses documents dans SharePoint. En effet, l’organisateur de contenu est une fonctionnalité d’un site SharePoint qui permet de faire un classement automatique d’un document.

Vous définissez les règles de routage nécessaires au routage des documents.

Dans le cas d’un routage sur un type de contenu document, l’organisateur de contenu analyse les métadonnées du document.

Exemple pour classer automatiquement

Imaginez un assureur qui a besoin de séparer les documents relatifs aux sinistres encore ouverts des documents relatifs à des sinistres clos.

Il dispose d’une éditique qui en fonction des actes de gestion (ouverture d’un sinistre, mise à jour des coordonnées bancaires, etc.) produit automatiquement des documents, ainsi qu’un site SharePoint.

Sur son site SharePoint intitulé Sinistres, il créé 2 bibliothèques de documents: une bibliothèque nommée Actifs et une bibliothèque nommée Inactifs. Ensuite, il active la fonctionnalité de site Organisateur de contenu.

L’activation de la fonctionnalité Organisateur de contenu crée une bibliothèque particulière intitulé par défaut Bibliothèque de remise. Ce nom peut se changer simplement.

Cette fonctionnalité donne accès aussi à de nouveaux paramètres pour définir les règles de routage : Paramètres du site puis Règles de l’organisateur de contenu.

En cliquant sur Règles de l’organisateur de contenu, l’assureur ajoute une nouvelle règle qu’il créé lui-même. C’est la partie la plus importante du processus.

En effet, grâce à cette règle, il va pouvoir classer automatiquement les documents en fonction de leurs métadonnées.

Exemple de règles

Un exemple de règles : tous les documents produits par l’éditique dont l’état (qui est une métadonnée) a la valeur ACTIF seront déplacés automatiquement dans la bibliothèque Actifs, tous ceux dont l’état a la valeur INACTIF seront déplacés automatiquement dans la bibliothèque Inactifs.

Classer automatiquement
Classer automatiquement

Il ne lui reste plus qu’à alimenter la Bibliothèque de remise avec les documents générés par l’application d’éditique.

Les règles de routage mise en oeuvre permettent de déplacer automatiquement les documents produits par l’éditique.

Paramètres de l’organisateur de contenu

Grâce aux paramètres de l’organisateur de contenu vous pouvez obliger vos utilisateurs à utiliser la Bibliothèque de remise lorsqu’ils essayent de déposer des documents dans une bibliothèque concernée par les règles de l’organisateur de contenu.

Vous pouvez limiter aussi le nombre maximum de documents à la racine de la bibliothèque. Par exemple, vous avez mis une limite de 2000 documents maximum et votre bibliothèque a atteint cette limite. Lorsqu’un nouveau document est ajouté, l’organisateur de contenu crée automatiquement un nouveau dossier et déplace le document dans ce dossier.

Vous définissez le format du nom du dossier grâce aux paramètres. Par exemple, vous pouvez inclure des éléments variables comme la date et heure de création du dossier.