Bâtir le contenu de la page d’accueil de SharePoint

Il y a beaucoup de choix de configurations possibles de la page d’accueil de SharePoint. Vous verrez d’emblée la page d’accueil de SharePoint. Elle doit être pertinente et précise.

Accueil de SharePoint
Page d’accueil de SharePoint

Notamment, il est quasiment impossible de concevoir et de configurer des solutions SharePoint en demandant simplement aux différents responsables: « Quels sont vos besoins ? »

En effet, il est beaucoup plus approprié de se concentrer sur le contenu.

Pour cela, vous devez vous mettre à la place de vos utilisateurs. Il faut réfléchir aux informations dont ils ont le plus besoin sans faire de recherches.

Cela peut être les trois derniers documents sur lesquels ils travaillent actuellement. Cela peut être aussi les nouveautés sur les arrivées ou les départs du service. Parfois, il s’agit d’informations externes à votre système d’information.

Identifier la typologie du site

Tout d’abord, une première approche consiste à classer vos sites selon la typologie : site transverse ou institutionnel, site d’équipe, site projets ou site personnel.

Ensuite, faites attention qu’une confusion sur la finalité d’un site peut conduire l’utilisateur à ne pas trouver l’information qu’il cherche ou à utiliser une information obsolète.

Par ailleurs, il faut aussi croiser ce classement avec les autorisations associées. En effet, l’objectif est d’obtenir un modèle le plus « naturel » possible, avec une forte réutilisation de l’héritage. Les situations particulières donnent lieu à des dérogations: elles seront inévitables.

Cette étude est complétée par la définition des caractéristiques des documents qui seront exploités sur votre site SharePoint. Autrement dit, l’identification des métadonnées est une première étape, ensuite vous devrez créer les types de contenus correspondants puis enfin les bibliothèques nécessaires.

Une métadonnée est une caractéristique d’un document: son titre, son auteur, sa date de création etc. Dans Microsoft Word cela se traduit par une propriété.

Une métadonnée peut être plus précise et être liée à l’activité du métier. Par exemple, il est possible de créer une métadonnée Service émetteur, avec une liste de services. Vous pouvez alimenter cette liste de service grâce à un référentiel central, qui s’intitule Métadonnées gérées dans SharePoint.

Définir la page d’accueil de SharePoint

Ne pas reproduire l’existant tel quel

Ne cherchez pas à reproduire l’arborescence d’une application telle quelle, ni à avoir plus de 2 niveaux de dossiers et sous-dossiers dans une bibliothèque.

L’objectif est que chaque document soit accessible en moins de 3 clics. De plus, le système de fichiers ne sait pas répondre à des demandes transversales. Par exemple, si vous êtes responsable d’un portefeuille de projets et que vous voulez voir un rapport sur l’état le plus récent pour chacun des projets que vous gérez, le système de fichiers ne sait pas y répondre alors que SharePoint le peut.

Ce type d’usage trouve sa solution dans la mise en œuvre de colonnes de sites et d’affichages spécifiques.

Par exemple, si vous avez besoin d’un dossier par…

  • Projet: créez une colonne de site intitulée Nom du projet.
  • Mois: créez une colonne de site intitulée Date de rapport mensuel.
  • Personne: utilisez la colonne de site existante Créé par: elle existe déjà
  • Application: créez une colonne de site intitulée Applications avec une liste de choix standard.

Ensuite, il ne vous reste plus qu’à créer les affichages correspondants.

Soigner la navigation

Soigner la navigation entre les sites et sous-sites: l’étude des usages révèle les liens entre les sites.

L’utilisateur parcourt en diagonal un site Web, de la gauche vers la droite avec une attention maximale vers le haut et minimale, voire nulle sur le bas ou la droite.

Si l’utilisateur ne trouve pas l’information cherchée, ce n’est pas parce qu’elle n’existe pas mais parce qu’elle n’est pas mise en valeur.

Statistiques de recherche

Vous pouvez définir la page d’accueil de SharePoint grâce aux statistiques de recherches.

En effet, vous trouverez les mots les plus recherchés par vos utilisateurs. A ce moment là, vous pouvez utiliser le résultat de la recherche pour bâtir la page d’accueil de SharePoint. Il suffit de mettre sur cette page les liens directs vers les informations les plus recherchées.

Le message les lecteurs risquent de manquer d espace libre

Dans l’Administration centrale de SharePoint, sur la page « Examiner les problèmes et solutions » de SharePoint, le message Les lecteurs risquent de manquer d espace libre est apparu. Ce message d’avertissement prévient que l’espace disque disponible est inférieur à cinq fois la valeur de la mémoire physique. Cette situation est dangereuse, car cela signifie qu’il n’y a pas assez de place pour une image mémoire complète.

Aussi, vous décidez de mener une analyse approfondie de l’espace disque consommé par SharePoint.

Cette analyse révèle un problème préoccupant. En effet, le serveur qui héberge les instances SharePoint de SQL Server a son espace libre disque qui diminue très rapidement. Ce qui explique l’avertissement selon lequel les lecteurs risquent de manquer d espace libre.

Pourtant le volume de données « utilisateurs » était relativement faible. La proportion était de l’ordre de 15 Go consommés pour 1 Go de nouvelles données utilisateurs.

Ce n’est pas si surprenant car les données étaient mises à jour très fréquemment et en masse dans la journée à cause de nombreux traitements automatiques : import de référentiels, etc.

En l’absence d’une surveillance ad’hoc et des outils adaptés, vous vous retrouvez avec 100 Mo de disque libre sur un disque dur de plus de 100 Go.

Les lecteurs risquent de manquer d espace libre

La solution est simple.

Vous appliquez la commande Transact-SQL DBCC SHRINKDATABASE sur toutes les bases de données.

Lecteurs risquent de manquer d espace libre
Lecteurs risquent de manquer d espace libre

Ainsi, vous réduisez la taille des fichiers de données et, surtout, des journaux de transactions.

En effet, compte tenu de leur mode de fonctionnement, ce sont les journaux de transactions qui consomme le plus de place.

L’espace libre remonte de 100 Mo à 75 Go (sic).

Ensuite, vous encapsulez la commande T-SQL dans un package dtsx. Vous répliquez ensuite ce package sur toutes les instances SQL Server.

 

Un lien vers un PDF propose d’enregistrer plutôt que d’ouvrir

Suite à la création d’une nouvelle collection de sites dans une nouvelle application web SharePoint, un utilisateur a remarqué un changement de comportement en cliquant sur lien vers un PDF.

Notamment, lorsqu’il ouvrait un fichier PDF, stocké dans une bibliothèque SharePoint, l’affichage du document se faisait dans le client Acrobat Reader. Ce comportement convenait parfaitement à l’utilisateur.

En revanche, lorsque l’utilisateur recevait par la messagerie un email qui contenait un lien vers un PDF stocké dans une bibliothèque SharePoint et qu’il cliquait sur ce lien, il lui été proposé d’enregistrer le fichier sans pouvoir le lire directement.

Dans les deux cas, l’utilisateur souhaitait lire le fichier PDF directement soit dans Acrobat Reader, soit dans le navigateur Web.

Lien vers un PDF

Tout d’abord, la première idée a été de chercher à résoudre le problème en réduisant les exigences de sécurité.

Aussi, il suffit de modifier les paramètres généraux de l’application web pour basculer l’option Gestion des fichiers par les navigateurs (Browser File Handling) de Strict à Permissif.

Lien vers un PDF
Modification du paramètre Gestion des fichiers par les navigateurs.

Quelles sont les conséquences de la modification de la gestion des fichiers par les navigateurs?

Extrait de la documentation Microsoft:

« Gestion des fichiers par les navigateurs indique si d’autres en-têtes de sécurité doivent être ajoutés aux documents envoyés aux navigateurs Web. Ces en-têtes indiquent qu’un navigateur doit afficher une demande de téléchargement pour certains types de fichiers. Le navigateur doit utiliser le type MIME spécifié du serveur pour les autres types de fichiers.

Par ailleurs la valeur Permissif spécifie qu’aucun en-tête ne doit être ajouté, ce qui offre un environnement plus compatible.

Aussi, la valeur Strict ajoute des en-têtes forçant le navigateur à télécharger certains types de fichiers. Notamment, le téléchargement forcé renforce la sécurité du serveur grâce au refus de toute exécution automatique du contenu Web téléchargé par les collaborateurs. »

Autrement dit, une meilleure solution consisterait à rajouter le type MIME des fichiers PDF à la liste des fichiers autorisés, plutôt que de modifier le paramètre Gestion des fichiers par les navigateurs au détriment de la sécurité.

Pour connaître les types MIME autorisés, il faut lancer les commandes PowerShell suivantes, à partir de SharePoint 2010 Management Shell (exécutées en tant qu’Administrateur):

$webapp = Get-SPWebApplication http://urlsite
$webapp.AllowedInlineDownloadedMimeTypes

Vous obtenez ainsi une liste assez longue (extrait):

  • application/directx
  • application/envoy
  • application/fractals
  • application/internet-property-stream
  • application/liquidmotion
  • application/mac-binhex40
  • application/ms-infopath.xml
  • application/msaccess
  • application/msword
  • etc.

Pour rajouter le type MIME des fichiers PDF, il faut lancer les commandes PowerShell suivantes, à partir de SharePoint 2010 Management Shell (exécutées en tant qu’Administrateur):

$webapp = Get-SPWebApplication http://urlsite #Mettre la bonne URL
$webapp.AllowedInlineDownloadedMimeTypes.Add(« application/pdf ») #Ajout
$webapp.AllowedInlineDownloadedMimeTypes #Pour vérifier l’ajout MIME
$webapp.Update() #Mise à jour obligatoire

Bien évidemment, cette solution est plus rassurante.

 

L’affichage change dans SharePoint pour voir les fichiers du dossier

Lors de la mise en place d’un nouveau site, l’utilisateur se plaint qu’il ne voit les fichiers d’un dossier que lorsque l’affichage change dans SharePoint.

Nous savons tous que c’est une mauvaise habitude d’utiliser les dossiers dans une bibliothèque SharePoint, et qu’il est préférable d’utiliser des métadonnées. Les métadonnées gérées sont particulièrement efficaces pour caractériser un document.

Petit rappel: une métadonnée est une propriété. Par exemple, le titre ou la date d »un document sont des métadonnées. Les métadonnées gérées sont des listes de valeurs.

Dans ce cas particulier, les utilisateurs du site venaient de pays différents. Pour afficher les documents d’un dossier particulier, ils devaient faire en sorte que l’affichage change dans SharePoint. Ce qui est fastidieux.

Affichage change dans SharePoint

Dans un des dossiers, les documents s’affichaient uniquement lors d’un changement d’affichage.

Notamment, a l’ouverture du navigateur, les documents n’apparaissaient pas. Il s’affichait uniquement le message habituel: « Aucun élément à afficher dans cet affichage de la bibliothèque de documents. Pour ajouter un élément, cliquez sur Nouveau ou sur Télécharger ».

En réalité, le site étant multilingue, il s’affichait dans la langue par défaut (anglais): « There are no items to show in this view of the document library. To add a new item, click New or Upload ».

Par ailleurs, un autre problème est apparu dans le même dossier. Le menu « Open with Explorer » ne fonctionnait plus alors qu’il avait fonctionné la veille.

Enfin, comble de malchances, les documents chargés étaient tous des fichiers au format PDF d’Acrobat. L’utilisateur pensait que cela venait de ce format.

En fait, il n’en était rien. Le problème venait de la configuration vérolée du dossier dans la base SharePoint.

Affichage change dans SharePoint
Affichage change dans SharePoint

La résolution du problème a consisté à :

  • sauvegarder les fichiers présents
  • supprimer le dossier déficient
  • recréer le dossier avec le même nom
  • recharger le dossier avec les fichiers sauvegardés
  • refaire la navigation (qui était gérée manuellement…)

Un argument de plus pour limiter l’utilisation des dossiers.

Personnaliser un site SharePoint avec le ciblage des audiences

SharePoint Server comprend un mécanisme de ciblage des audiences. Le ciblage d’audiences permet aux concepteurs de site de montrer du contenu uniquement pour certains utilisateurs.

Objets du ciblage des audiences

Les objets qui peuvent être ciblés sont les composants WebPart, les éléments des listes SharePoint, les liens sur Mon Site, les liens depuis les fenêtres de dialogue du client Office ainsi que les pages de publication.

Pour bénéficier des pages de publication, vous devez disposer de la version SharePoint Server. Il faut activer la fonctionnalité de la collection de sites Infrastructure de publication de SharePoint Server et la fonctionnalité de site Publication SharePoint Server.

Vous pouvez vous appuyer sur un groupe SharePoint, un groupe de sécurité Windows ou un groupe de distribution Exchange pour définir une appartenance à un ciblage d’audience.

Vous pouvez aussi élaborer l’appartenance à une audience à partir d’une règle basée sur les attributs d’un utilisateur. Dans ce cas, vous devez démarrer le service de profil utilisateur et l’application de service Profil utilisateur.

Ciblage des audiences
Ciblage des audiences

Dans tous les cas, le ciblage des audiences n’est pas une autorisation.

N’utilisez pas une audience ciblée pour gérer une autorisation. En parallèle à la mise en oeuvre d’une audience, vous devez mettre en place les autorisations d’accès nécessaires.

Objectif du ciblage des audiences

L’objectif du ciblage des audiences est de personnaliser le contenu d’un site SharePoint en fonction de l’utilisateur.

Imaginez une organisation dotée d’un réseau d’agences. Chaque agence est constituée d’un directeur et d’employés. Sur votre intranet SharePoint, vous affichez le tableau de bord du chiffre d’affaires quotidien dans un WebPart. Vous ne devez afficher cette information que pour les directeurs d’agences.

Pour résoudre cette demande, la solution la plus rapide consiste à créer un groupe SharePoint que vous nommez Agences-Directeurs, et qui dispose d’au moins de l’autorisation de Lecture.

Ensuite, vous ajoutez les directeurs d’agences concernées dans ce groupe.

Puis, vous cliquez sur le menu Modifier le composant WebPart du composant Webpart qui affiche le chiffre d’affaires quotidien. Sous Paramètres avancés, il existe une case Audiences ciblées (tout en bas). En cliquant sur l’icône Parcourir (celle qui ressemble à un livre ouvert), la boîte de dialogue Sélectionner les audiences s’ouvre. Elle propose de rechercher dans les Audiences globales, les Groupes distribution / sécurité et les Groupes SharePoint.

Sélectionnez Groupes SharePoint et dans la zone de texte à coté saisissez simplement la lettre ‘A‘ puis cliquez sur la loupe. Parmi tous les groupes qui s’affichent, vous trouverez votre groupe Agences-Directeurs, et vous cliquez sur Ajouter puis OK.

Cliquez aussi sur OK pour enregistrer vos modifications liées au composant WebPart.

Dorénavant, les personnes qui font partie du groupe Agences-Directeurs voient le contenu du composant WebPart. En revanche, celles qui n’en font pas partie ne voient pas le contenu du composant WebPart: elles ne voient même pas que ce composant existe.