L’affichage change dans SharePoint pour voir les fichiers du dossier

Lors de la mise en place d’un nouveau site, l’utilisateur se plaint qu’il ne voit les fichiers d’un dossier que lorsque l’affichage change dans SharePoint.

Nous savons tous que c’est une mauvaise habitude d’utiliser les dossiers dans une bibliothèque SharePoint, et qu’il est préférable d’utiliser des métadonnées. Les métadonnées gérées sont particulièrement efficaces pour caractériser un document.

Petit rappel: une métadonnée est une propriété. Par exemple, le titre ou la date d »un document sont des métadonnées. Les métadonnées gérées sont des listes de valeurs.

Dans ce cas particulier, les utilisateurs du site venaient de pays différents. Pour afficher les documents d’un dossier particulier, ils devaient faire en sorte que l’affichage change dans SharePoint. Ce qui est fastidieux.

Affichage change dans SharePoint

Dans un des dossiers, les documents s’affichaient uniquement lors d’un changement d’affichage.

Notamment, a l’ouverture du navigateur, les documents n’apparaissaient pas. Il s’affichait uniquement le message habituel: « Aucun élément à afficher dans cet affichage de la bibliothèque de documents. Pour ajouter un élément, cliquez sur Nouveau ou sur Télécharger ».

En réalité, le site étant multilingue, il s’affichait dans la langue par défaut (anglais): « There are no items to show in this view of the document library. To add a new item, click New or Upload ».

Par ailleurs, un autre problème est apparu dans le même dossier. Le menu « Open with Explorer » ne fonctionnait plus alors qu’il avait fonctionné la veille.

Enfin, comble de malchances, les documents chargés étaient tous des fichiers au format PDF d’Acrobat. L’utilisateur pensait que cela venait de ce format.

En fait, il n’en était rien. Le problème venait de la configuration vérolée du dossier dans la base SharePoint.

Affichage change dans SharePoint
Affichage change dans SharePoint

La résolution du problème a consisté à :

  • sauvegarder les fichiers présents
  • supprimer le dossier déficient
  • recréer le dossier avec le même nom
  • recharger le dossier avec les fichiers sauvegardés
  • refaire la navigation (qui était gérée manuellement…)

Un argument de plus pour limiter l’utilisation des dossiers.

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