Livre Créer un site SharePoint Online Piloté par les données: Concepts et 14 Travaux Pratiques

L’objectif du livre Créer un site SharePoint Online Piloté par les données: Concepts et 14 Travaux Pratiques (115 pages) est de vous rendre autonome et opérationnel le plus rapidement possible dans la création d’un site de données SharePoint Online grâce à SharePoint Designer et les composants WebPart des données métiers.

Il commence par des manipulations simples basées sur l’utilisation de composants WebPart.

Progressivement, vous apprendrez des usages plus complexes comme par exemple, l’utilisation du service Business Connectivity Services (BCS).

Livre Créer un site piloté par les données pour SharePoint 2016

L’objectif du livre Créer un site SharePoint 2016 Piloté par les données: Concepts et 18 Travaux Pratiques (143 pages) est de vous rendre autonome et opérationnel le plus rapidement possible dans la création d’un site de données SharePoint 2016 grâce à SharePoint Designer et les composants WebPart des données métiers.

Il commence par des manipulations simples basées sur l’utilisation de composants WebPart.

Progressivement, vous apprendrez des usages plus complexes comme par exemple, l’utilisation du service Business Connectivity Services (BCS).

Livre Créer un site piloté par les données pour SharePoint 2013

Le livre Créer un site piloté par les données pour SharePoint 2013 (135 pages) est un recueil de travaux pratiques destinés à des personnes utilisant les sites SharePoint 2013 dans leurs activités bureautiques ou ayant en charge la gestion de sites Intranet hébergés sur Microsoft SharePoint 2013.

En particulier, ce livre d’exercices couvre l’organisation des contenus et leur mise à disposition pour les utilisateurs finaux.

Il s’adresse donc à une population d’usagers communément appelés concepteurs.

Ces Travaux Pratiques pour Concepteurs traitent des possibilités de personnalisation offertes par le navigateur.

Bien qu’il soit simple d’usage, il permet des manipulations souvent insoupçonnées, même par certains utilisateurs chevronnés de SharePoint.

Les travaux pratiques de ce document ont été peaufinés par la pratique de plusieurs centaines de stagiaires en formation.

Conçus dans un réel souci pédagogique, ils commencent par des manipulations de base (création de sites, création de listes etc.).

Progressivement, vous apprendrez des usages plus complexes comme par exemple, la connexion de composants WebPart.

Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre l’intérêt pratique de ces manipulations à l’aide des nombreuses explications.

Vous découvriez aussi certainement de nouvelles notions.

Afin de tenir compte de l’absence du formateur, nous avons inséré plus de 130 illustrations, notamment à l’occasion des passages les plus délicats

Livre sur Microsoft SharePoint 2016 pour Concepteurs : 40 Travaux Pratiques

L’objectif du livre livre Microsoft SharePoint 2016 pour Concepteurs: 40 Travaux Pratiques (300 pages) est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans la conception de sites SharePoint 2016.

Vous apprendrez aussi les bonnes pratiques et les erreurs à éviter !

Il comporte 39 travaux pratiques : chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif et de la solution détaillée, étape par étape.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution.

Un récapitulatif en fin d’exercice vous rappelle ce que venez d’apprendre.

Livre sur la conception pour SharePoint Online

L’objectif du livre Créer et Organiser le contenu des sites SharePoint Online: Concepts et Travaux Pratiques (265 pages) est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans la conception de sites SharePoint Online.

Vous apprendrez aussi les bonnes pratiques et les erreurs à éviter !

Il comporte 37 travaux pratiques : chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif et de la solution détaillée, étape par étape.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution. Enfin, un récapitulatif vous rappelle ce que venez d’apprendre.

Modèles de sites SharePoint Server 2016 IT Preview

Les modèles de sites de SharePoint Server 2016 IT Preview sont organisés par fonctionnalités, comme dans SharePoint 2013.

Pour obtenir la liste complète des modèles avec leur compatibilité : SharePoint Server 2016 IT Preview Web Templates.xlsx – Microsoft Excel Online.

Modèles Collaboration

Site d’équipe (Team Site) : C’est le modèle privilégié dans les sites SharePoint. Il sert à partager des documents, des annonces, des calendriers pour un groupe de personnes qui ont un même objectif.

Modèle Site d'équipe SharePoint Server 2016 Preview

Blog : Ce modèle est orienté vers la communication d’idées, de savoirs, de partage d’expériences pour un public qui peut lire et commenter les articles.

Modèle Blog SharePoint Server 2016 Preview

Site du développeur (Developer Site) :  Ce modèle s’adresse aux développeurs qui veulent créer, tester et publier des applications pour Office.

Modèle Site du développeur SharePoint Server 2016 Preview

Site Project Server (Project Site) : L’objectif ce modèle est réunir toutes les données relatives à un projet afin de le gérer.

Modèle Site Project Server SharePoint Server 2016 Preview

Site communautaire (Community Site) : L’intérêt de ce modèle est de proposer un site qui rassemble des personnes intéressées par les mêmes sujets. Ce site permet aux idées les plus populaires d’émerger grâce à un indice de popularité, et de mettre en avant les publications qui recueillant les meilleures réponses. Les membres du site gagnent des points de réputation, grâce à leur activité : lancement d’un sujet, réponse aux autres membres, etc.

Modèle Site communautaire SharePoint Server 2016 Preview

Modèles Entreprise (Enterprise)

Centre de documents (Document Center) : Ce modèle permet de créer, exploiter et stocker des documents qui serviront pour un référentiel documentaire ou pour alimenter une base de connaissances.

Modèle Centre de documents SharePoint Server 2016 Preview

Centre de conservation inaltérable (In-Place Hold Policy Center) : Ce modèle de site permet de gérer des stratégies qui visent à conserver les éléments dans des sites SharePoint pour une période de temps déterminée, basée sur la date de création ou de modification de l’élément. Vous pouvez coupler ces stratégies avec celles liées à la suppression de documents selon leurs règles de rétention. Si plusieurs stratégies s’appliquent, le document est conservé pour la période la plus longue. Ce modèle de site fait son apparition avec SharePoint 2016 Preview.

Modèle Centre de conservation inaltérable SharePoint Server 2016 Preview

Centre de découverte électronique (eDiscovery Center) : Ce modèle de site permet de créer, gérer et traiter des cas eDiscovery à des fins juridiques et d’enquête. Les cas eDiscovery permettent de gérer l’archivage du contenu des boîtes aux lettres Exchange, des sites SharePoint ainsi que d’autres sources de contenu. Il est possible de créer des requêtes de recherche sur le contenu archivé, puis d’exporter le résultat des recherches.

Modèle Centre de découverte électronique SharePoint Server 2016 Preview

Centre des enregistrements (Records Center) : Ce modèle de site permet d’archiver à long terme des documents contractuels, juridiques ou autres. Des règles permettent de router le contenu dans la bibliothèque appropriée.

Modèle Centre des enregistrements SharePoint Server 2016 Preview

Centre d’intelligence économique (Business Intelligence Center) : Ce modèle de site permet d’effectuer d’explorer et analyser les données grâce à PowerPivot, de concevoir des rapports interactifs à l’aide d’Excel et de Power View, de partager les tableaux de bord avec Excel Services.

Modèle Centre d'intelligence économique SharePoint Server 2016 Preview

Centre de conformité (Compliance Policy Center) : Ce modèle permet de gérer des stratégies pour supprimer des documents après une période de temps donnée. Ces stratégies peuvent ensuite être affectées à des modèles de collection de sites ou à des collections de sites. Ce modèle de site fait son apparition avec SharePoint 2016 Preview.

Modèle Centre de conformité SharePoint Server 2016 Preview

Centre de recherche d’entreprise (Enterprise Search Center) : Ce modèle permet de créer un site de recherche pour les données gérées dans l’entreprise (pas uniquement le contenu de SharePoint).

Modèle Centre de recherche d'entreprise SharePoint Server 2016 Preview

Hôte de sites Mon site (My Site Host) : Site utilisé pour héberger les sites personnels et la page de profil publique des personnes.

Modèle Hôte de sites Mon site SharePoint Server 2016 Preview

Portail communautaire (Community Portal) : Un modèle de site qui permet de découvrir les communautés les plus populaires, ainsi que les sujets en lien avec vos centres d’intérêt, ou pour contacter d’autres personnes.

Modèle Portail communautaire SharePoint Server 2016 Preview

Centre de recherche de base (Basic Search Center) : Modèle de site qui fournit des fonctions de recherche de base.

Modèle Centre de recherche de base SharePoint Server 2016 Preview

Référentiel de processus Visio (Visio Process Repository) : Ce modèle permet d’afficher, de partager et de stocker des schémas de processus Visio.

Modèle Référentiel de processus Visio SharePoint Server 2016 Preview

Modèles Publication (Publishing)

Portail de publication (Publishing Portal) : Ce modèle est utilisé pour publier des pages web avec des flux de travail d’approbation. Il offre une grande richesse en termes de mise en page et de personnalisation. Il est adapté pour un portail intranet important ou un site Internet, qui comportent un grand nombre de lecteurs et moins de rédacteurs.

Modèle Portail de publication SharePoint Server 2016 Preview

Wiki d’entreprise (Enterprise Wiki) : Ce modèle permet de centraliser les connaissances et la gestion de projet dans l’entreprise. Les sites Wiki d’entreprise sont flexibles et faciles à créer.

Modèle Wiki d'entreprise SharePoint Server 2016 Preview

 

À noter que le modèle de SharePoint 2013 intitulé Catalogue de produits, qui permet de gérer les données d’un catalogue de produits destiné à être publié sur un site, a disparu en tant que tel de SharePoint Server 2016 Preview.

Tâches à accomplir pour la mise en place de SharePoint

Cet article vient détailler les tâches des étapes décrites dans l’article précédent intitulé Démarche de mise en place de SharePoint.

Rappelons qu’il s’agit d’un simple partage d’expérience et qu’il existe d’autres méthodes. L’une d’entre elles sera présentée dans un autre article (en cours de rédaction).

Définition du périmètre du projet

L’objectif est de recueillir les besoins, auditer l’existant, définir le périmètre, les objectifs de la mission et son planning. Cette étape permet aussi de chiffrer les gains attendus et de calculer le retour sur investissement d’un projet SharePoint.

Tâches :

  • Faire les entretiens de recueil des besoins
  • Analyser l’existant organisationnel et opérationnel
  • Chiffrer les gains attendus
  • Rédiger et faire valider le compte rendu de recueil des besoins

Analyser les besoins métiers

L’objectif est d’identifier les outils fonctionnels à mettre en œuvre dans le cadre du périmètre. SharePoint n’est pas une solution. C’est une suite d’outils à choisir et à mettre en oeuvre.

Tâches :

  • Identifier la taxonomie nécessaire pour classifier les documents
  • Définir la structure du site: hiérarchique, thématique, autre
  • Déterminer les modèles de sites nécessaires pour répondre aux besoins
  • Déterminer les fonctionnalités de sites natives utiles
  • Identifier les listes et bibliothèques à créer
  • Sélectionner les webparts natifs nécessaires
  • Identifier les processus métiers et flux de travail à intégrer dans SharePoint
  • Identifier les formulaires à intégrer dans SharePoint
  • Identifier les besoins de sécurité d’accès et de protection des données
  • Rédiger et faire valider le document des spécifications fonctionnelles

Étudier l’impact organisationnel

L’objectif est d’identifier les impacts sur l’organisation, liés à la mise en place de SharePoint et de repenser cette organisation.

Tâches :

  •  Définir les plans de nommage des objets métiers
  • Recenser les utilisateurs de SharePoint, par sites et sous-sites
  • Identifier la méthode d’approvisionnement des bibliothèques
  • Identifier les méthodes d’accès aux documents
  • Définir l’ergonomie et la navigation des sites
  • Définir le ciblage d’audience
  • Définir les stratégies de gestion des informations
  • Définir les politiques de quota
  • Définir le plan d’accompagnement et les besoins de formation
  • Rédiger et faire valider le document d’organisation

Définir l’architecture technique

L’objectif de l’architecture technique est de dimensionner l’architecture pour 100 utilisateurs ou 10000 utilisateurs.

Tâches :

  • Identifier le nombre et la configuration des applications web nécessaires
  • Identifier les services et applications de services par applications web
  • Identifier les besoins d’accès anonymes
  • Identifier les sources de contenu externes auxquels SharePoint devra accéder
  • Définir les plans de nommage des objets techniques
  • Rédiger et faire valider le document d’architecture

Étudier la sécurité

L’objectif est de garantir au maximum la sécurité des données de SharePoint.

Tâches :

  • Identifier les autorisations d’accès par groupes d’utilisateurs
  • Identifier les autorisations des applications
  • Identifier les groupes SharePoint ou Active Directory à créer ou à utiliser
  • Proposer des solutions de redondances des données
  • Proposer des solutions de chiffrement des échanges
  • Proposer des solutions de lutte contre les malwares
  • Proposer des solutions de lutte contre les intrusions non autorisées
  • Proposer des solutions de chiffrement des données
  • Proposer des solutions de sauvegarde des données
  • Rédiger et faire valider le plan de sécurité

Installer l’environnement SharePoint de développement

L’objectif est de disposer d’un environnement de type « bac à sable » pour les tests, formation et développement. Pour des raisons de sécurité, cet environnement doit être totalement déconnecté de l’environnement de production.

Tâches :

  • Installer SharePoint Server (script PowerShell)
  • Créer les applications web (script PowerShell)
  • Créer et configurer les services et applications de services (script PowerShell)
  • Répartir les services et applications de services par applications web
  • Créer les autorisations nécessaires par groupe d’utilisateurs
  • Créer les groupes SharePoint ou Active Directory
  • Créer le mirroring des bases de données
  • Paramétrer le chiffrement des échanges
  • Paramétrer l’anti-virus
  • Paramétrer les pare-feu
  • Paramétrer Rights Management Server
  • Paramétrer les sauvegardes
  • Surveiller les changements de configuration de la ferme
  • Faire valider l’installation

Prototyper sur le site de développement

L’objectif est de réaliser un prototype opérationnel avec SharePoint afin de montrer à quoi va ressembler le futur site et à quoi il va servir. C’est aussi l’occasion de tester toutes les hypothèses précédentes.

Tâches :

  •  Créer les pages maîtres
  • Créer les gabarits (layouts)
  • Créer les collections de sites et les sites (par script PowerShell)
  • Créer les pages supplémentaires
  • Créer les modèles de sites
  • Créer les termes, ensembles de termes et groupes des métadonnées gérées
  • Créer les colonnes de sites et types de contenu
  • Créer les règles de l’organisateur de contenu
  • Paramétrer les propriétés gérées de la recherche
  • Paramétrer le concentrateur de métadonnées
  • Paramétrer les quotas et les stratégies de gestion des informations
  • Créer les listes et bibliothèques
  • Créer les formulaires
  • Créer les flux de travail
  • Développer les interfaces d’alimentations
  • Développer les interfaces de sorties
  • Développer les traitements spécifiques
  • Faire valider le prototype

Installer l’environnement SharePoint de production

L’objectif est de disposer d’un environnement réel de production pour SharePoint.

Concernant l’automatisation d’une installation et d’une configuration complète de SharePoint, l’article remarquable de Ashkan Jabbari est un excellent point de départ.

Tâches :

  • Installer SharePoint Server (script PowerShell)
  • Créer les applications web (script PowerShell)
  • Créer et configurer les services et applications de services (script PowerShell)
  • Répartir les services et applications de services par applications web
  • Créer les autorisations nécessaires par groupe d’utilisateurs
  • Créer les groupes SharePoint ou Active Directory
  • Paramétrer les caches d’objet et de sorties
  • Créer les clusters des bases de données
  • Paramétrer les variantes de sites
  • Paramétrer la recherche
  • Paramétrer le chiffrement des échanges
  • Paramétrer l’anti-virus
  • Paramétrer les pare-feu
  • Paramétrer Rights Management Server
  • Paramétrer les sauvegardes
  • Paramétrer le catalogue d’applications
  • Déployer le contenu de DÉVELOPPEMENT en PRODUCTION
  • Surveiller les changements de configuration de la ferme
  • Faire valider l’installation

Suivre la ferme SharePoint

L’objectif est de s’assurer de la pertinence de la solution mise en œuvre et de surveiller la ferme SharePoint afin de contrôler sa sécurité.

Tâches :

  • Étudier les rapports et tendances de popularité
  • Suivre les rapports d’audits
  • Suivre les rapports d’utilisation
  • Suivre les journaux de variantes
  • Suivre les journaux internes de SharePoint (usage, santé, diagnostic)
  • Suivre les journaux d’événements Windows

Former et accompagner

L’objectif est de sensibiliser la Direction Générale à l’arrivée de SharePoint et de former les utilisateurs à l’utilisation de ce nouvel outil.

Tâches :

  • Animer des ateliers de présentation
  • Former le personnel technique
  • Former les utilisateurs
  • Créer des fiches pratiques
  • Créer des forums
  • Créer des modes d’emploi sous forme de vidéos
  • Créer des questionnaires d’évaluation

Démarche de mise en place de SharePoint

Cet article présente une démarche de mise en place de SharePoint. Il s’agit d’un simple partage d’expérience. Comme tous les partages d’expérience, il est partiel et partial.

L’article suivant intitulé Tâches à accomplir pour la mise en place de SharePoint vous donne plus de détails sur les tâches à accomplir.

Notez aussi qu’il existe d’autres approches. En particulier, il existe aussi la possibilité de transposer intelligemment les documents stockés sous Windows dans SharePoint. Il s’agit d’une technique qui est présentée dans un autre article.

Dans l’immédiat, cette démarche s’appuie sur les étapes suivantes:

  • Définition du périmètre du projet
  • Analyser les besoins métiers
  • Étudier l’impact organisationnel
  • Définir l’architecture technique
  • Étudier la sécurité
  • Installer l’environnement SharePoint de développement
  • Prototyper sur le site de développement
  • Installer l’environnement SharePoint de production
  • Suivre la ferme SharePoint
  • Former et accompagner

Ces étapes peuvent se chevaucher.

Définition du périmètre du projet

L’objectif est de recueillir les besoins, auditer l’existant, définir le périmètre, les objectifs de la mission et son planning. Cette étape permet aussi de chiffrer les gains attendus et de calculer le retour sur investissement d’un projet SharePoint.

A priori, il semble difficile d’évaluer le retour sur investissement d’un projet collaboratif car les gains espérés portent généralement sur l’augmentation de l’efficacité des utilisateurs. Ce qui paraît compliqué à mesurer.

Pourtant, il existe des métriques factuelles. Ainsi, la mise en place du portail collaboratif peut conduire à la diminution du nombre de documents à manipuler,  la diminution du volume de stockage ou la diminution du temps à chercher un document.

À titre d’exemple, la diminution du volume de stockage peut atteindre 30 % des documents existants, sans perte d’informations. La diminution du temps de recherche d’un document peut passer de 30 minutes en moyenne à moins de 3 minutes (mesures faites chez un client).

Analyser les besoins métiers

L’objectif est d’identifier les outils fonctionnels à mettre en œuvre dans le cadre du périmètre. SharePoint n’est pas une solution. C’est une suite d’outils à choisir et à mettre en oeuvre.

Cette étape nécessite de connaître le périmètre défini dans l’étape précédente, l’existant et les possibilités natives de SharePoint.

Le choix des outils à une conséquence directe sur le coût total du projet.

Par exemple, un besoin utilisateur, comme vouloir gérer un stock de biens, peut se traduire par une liste personnalisée avec les métadonnées ad’hoc (2 jours), ou bien par la création d’un formulaire InfoPath et d’un flux de travail SharePoint Designer (<10 jours), ou d’un développement spécifique (15-20 jours, voire plus ?).

Par ailleurs, la taxonomie est une tâche indispensable dans un projet collaboratif réussi.

En science, la taxonomie sert à classer ou organiser les animaux, les plantes selon leurs caractéristiques. Dans SharePoint, la taxonomie consiste à classer et organiser les objets d’un site en cherchant leur hiérarchie et leurs relations entre eux.

Ce travail consiste à identifier les caractéristiques des objets manipulées dans SharePoint. Par exemple, une facture a des caractéristiques différentes d’un devis, qui lui-même est différent d’une note de frais ou d’une demande de congés.

Cela revient à chercher les propriétés d’un document, ou plus précisément ses métadonnées. Ces métadonnées servent à ranger les documents à leur place. Elles servent aussi à les retrouver plus rapidement.

Si les métadonnées sont mal analysées, voire pas analysées du tout, les utilisateurs risquent de se détourner de SharePoint car ils ne verront pas son intérêt par rapport à Windows. Et ils auront raison.

Pratiquement, tous les projets SharePoint qui ont été délaissés par les utilisateurs souffrent d’un manque d’analyse des métadonnées. Ces sites avaient été construits pour faire du « windows-like ».

La taxonomie représente environ 20% du coût du projet.

Étudier l’impact organisationnel

L’objectif est d’identifier les impacts sur l’organisation, liés à la mise en place de SharePoint et de repenser cette organisation.

SharePoint introduit de nouvelles façons de penser les documents à travers l’Organisateur de contenu, les ensembles de documents ou les stratégies de gestion des informations.

Il faut tirer profit de ces nouveaux paradigmes bureautiques pour simplifier les tâches de l’utilisateur. Concrètement, un utilisateur peut alimenter la bonne bibliothèque au bon endroit d’un site SharePoint en connaissant uniquement l’existence de la Bibliothèque de remise, sans rentrer dans les détails du site.

L’alimentation peut aussi se faire par l’envoi d’un email avec le document en pièce jointe à SharePoint.

Quel que soit la solution retenue, elle devra toujours obéir à la règle du « pas de duplication de contenu ». Si l’information a besoin d’être dupliquée, ça sera à travers une réplication synchronisée.

L’autre besoin concerne l’accès aux documents. Avec un site SharePoint qui utilise les métadonnées, un utilisateur peut trouver un document sans être obligé de parcourir tous les sites, grâce au panneau d’affinement du centre de recherche.

Définir l’architecture technique

L’objectif de l’architecture technique est de dimensionner l’architecture pour 10 ou 10000 utilisateurs.

Il s’agit d’une étape technique où des hypothèses sont faites sur l’utilisation future de SharePoint.

L’intérêt de SharePoint est aussi son évolutivité, qui été encore améliorée dans SharePoint 2016. Concrètement, l’architecture peut évoluer d’un serveur unique à une ferme de 30 serveurs sans perdre le travail déjà réalisé.

Cette étape permet aussi de poser les bonnes questions comme par exemple, sur les accès anonymes (autorisés ou non), qui accédera à SharePoint (utilisateurs de l’Active Directory ou pas).

L’étape de définition de l’architecture technique permet aussi d’identifier les sources de contenu externes auxquels SharePoint devra accéder, soit pour les indexer, soit pour les lire ou les mettre à jour. Dans tous les cas, les méthodes d’accès sécurisées sont à définir.

Étudier la sécurité

L’objectif est de garantir au maximum la sécurité des données de SharePoint.

Les utilisateurs confient leurs précieuses données à SharePoint. Il faut donc s’assurer qu’elles restent disponibles. De plus le coffre-fort de données que contient SharePoint devient appétissant pour de nombreux prédateurs.

Les solutions à étudier couvrent donc les autorisations des utilisateurs et des applications,  la sauvegarde et la redondance des données, le chiffrement des données et des échanges, la lutte contre les malwares et les tentatives de pénétration.

Dès la phase de conception, il est nécessaire d’intégrer les besoins de sécurité, car ils ont un impact certain sur le « design » global des sites SharePoint. Il s’agit d’un outil collaboratif mais cela ne signifie pas que tout le monde peut accéder à toutes les informations sans discernement.

Installer l’environnement SharePoint de développement

L’objectif est de disposer d’un environnement de type « bac à sable » pour les tests, formation et développement. Pour des raisons de sécurité, cet environnement doit être totalement déconnecté de l’environnement de production.

N’acceptez jamais de travailler directement sur l’environnement de production. De même, n’acceptez pas non plus que l’environnement de développement devienne le futur environnement de production. Dans ce cas, vous allez récupérer toutes les scories liées au développement.

Cette étape est très opérationnelle. Il s’agit de créer et paramétrer l’environnement. C’est l’occasion de s’habituer à automatiser les tâches à accomplir avec PowerShell.

Prenez aussi l’habitude de mettre en place des outils pour vous faire des remontées automatiques en cas de changement de la configuration : droits, services, etc. Au début, certains font des manipulations hasardeuses sans le savoir.

Prototyper sur le site de développement

L’objectif est de réaliser un prototype opérationnel avec SharePoint afin de montrer à quoi va ressembler le futur site et à quoi il va servir. C’est aussi l’occasion de tester toutes les hypothèses précédentes.

Cette étape est très opérationnelle. Il s’agit de créer ou paramétrer tous les objets identifiés précédemment.

Le livrable est un ensemble de sites SharePoint.

Vos interlocuteurs ont tendance à préférer voir des petites parties opérationnelles rapidement plutôt  que d’attendre longtemps pour voir un résultat « parfait ».

Une mise en œuvre progressive permet également d’introduire des corrections mineures de trajectoire au fur et à mesure, ce qui conduit finalement à un meilleur résultat.

Dans cette étape, il est malin de chercher à automatiser le plus possible. En effet, le processus de création est itératif car les utilisateurs modifient leurs perspectives au fur et à mesure de l’avancement du prototype.

C’est aussi un entraînement utile lors du futur passage en production.

Installer l’environnement SharePoint de production

L’objectif est de disposer d’un environnement réel de production pour SharePoint.

Cette étape est très opérationnelle. Il s’agit de créer et paramétrer l’environnement.

L’utilisation de scripts PowerShell pour automatiser le plus possible l’installation est indispensable. Certaines tâches, comme la configuration des serveurs de cache, ne peuvent se faire qu’avec PowerShell.

Le passage de l’environnement de développement en production mérite une attention particulière. En particulier, chaque nouveau cycle de mise à jour ne doit pas être destructif en production. C’est évident mais cela va mieux en le disant.

Le suivi de votre ferme SharePoint est indispensable pour son contrôle et sa sécurité.

Suivre la ferme SharePoint

L’objectif est de s’assurer de la pertinence de la solution mise en œuvre et de surveiller la ferme SharePoint afin de contrôler sa sécurité.

Dans cette étape, il s’agit d’activer avec discernement les très nombreux journaux et rapports liés à SharePoint.

La lecture manuelle de tous les journaux est impossible. Il faut disposer d’outils maisons ou d’éditeurs, afin d’avoir une remontée pertinente et automatique sur des activités anormales de la ferme.

Outre les aspects sécurité, le suivi de la fréquentation des sites, ainsi que les requêtes de recherche des utilisateurs permet de s’assurer de la pertinence des informations contenues dans SharePoint.

Il n’est pas rare qu’un utilisateur recréé une information déjà existante parce qu’il ne sait pas utiliser correctement SharePoint. Les besoins de formation peuvent être aussi détectés par l’analyse des requêtes de recherches.

Former et accompagner

L’objectif est de sensibiliser la Direction Générale à l’arrivée de SharePoint et de former les utilisateurs à l’utilisation de ce nouvel outil.

Pour la Direction Générale, il est suffisant de procéder à quelques démonstrations bien introduites. Ces démonstrations doivent plus mettre en valeur les avantages de SharePoint que ses fonctionnalités.

Outre les formations présentielles, il faut penser à mettre à disposition des utilisateurs des mémos, fiches pratiques et modes d’emploi afin de prévenir les questions qu’ils vont se poser.

Par expérience, l’utilisation de la vidéo est bien vécue, y compris dans les milieux les plus revêches.

Livre Créer et Organiser le contenu des sites SharePoint 2013: Travaux Pratiques Corrigés

Le livre Créer et Organiser le contenu des sites SharePoint 2013: Travaux Pratiques Corrigés (135 pages) est un recueil de travaux pratiques destinés à des personnes utilisant les sites SharePoint 2013 dans leurs activités bureautiques ou ayant en charge la gestion de sites Intranet hébergés sur Microsoft SharePoint 2013.

En particulier, ce livre d’exercices couvre l’organisation des contenus et leur mise à disposition pour les utilisateurs finaux.

Il s’adresse donc à une population d’usagers communément appelés concepteurs.

Ces Travaux Pratiques pour Concepteurs traitent des possibilités de personnalisation offertes par le navigateur.

Bien qu’il soit simple d’usage, il permet des manipulations souvent insoupçonnées, même par certains utilisateurs chevronnés de SharePoint.

Les travaux pratiques de ce document ont été peaufinés par la pratique de plusieurs centaines de stagiaires en formation.

Conçus dans un réel souci pédagogique, ils commencent par des manipulations de base (création de sites, création de listes etc.).

Progressivement, vous apprendrez des usages plus complexes comme par exemple, la connexion de composants WebPart.

Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre l’intérêt pratique de ces manipulations à l’aide des nombreuses explications.

Vous découvriez aussi certainement de nouvelles notions.

Afin de tenir compte de l’absence du formateur, nous avons inséré plus de 130 illustrations, notamment à l’occasion des passages les plus délicats.

SharePoint: Le suivi de l’historique des versions

Le suivi des versions (ou contrôle de versions ou versionning en mauvais franglais) d’une liste ou d’une bibliothèque dans SharePoint peut être à la source de nombreux contresens. Le suivi des versions permet d’avoir plusieurs versions d’un même document. Les

Lors de la création d’une liste ou d’une bibliothèque avec l’interface graphique du navigateur Web, le suivi des versions n’est généralement pas activé par défaut. C’est vrai aussi lors de la création d’une liste ou d’une bibliothèque avec SharePoint Designer.

Il existe toutefois des exceptions. Les bibliothèques de connexions de données, de pages wiki et de rapports ont le suivi des versions activé par défaut mais il est possible de le désactiver.

De même, le suivi des versions est activé par défaut pour les listes de suivi de problèmes, les listes Mémo des appels téléphoniques et Circulations. Ces deux derniers types de liste sont accessibles lorsque la fonctionnalité de site Listes Travail de groupe est activée.

Il y a des différences dans le suivi des versions entre une liste et une bibliothèque.

Suivi des versions d’une bibliothèque

Si le suivi des versions n’est pas actif pour votre bibliothèque, vous pouvez l’activer en allant sur les paramètres de la bibliothèque (Ruban Bibliothèque) puis vous cliquez sur Paramètres de contrôle de version.

Dans la section Document – Historique des versions:

Paramètres de l'historique des versions

Versions principales

Si vous sélectionnez uniquement l’option Créer des versions principales, l’ajout d’un nouveau document, ou sa création,lui donne la version 1.0. Ensuite, à chaque fois que vous modifierez et enregistrerez les propriétés du document, la version va s’incrémenter de 1 : 2.0, 3.0, 4.0 etc.

L’incrémentation dépend aussi de l’intégration des outils clients utilisés (par exemple suite Office, notepad, autre) et donc du type de documents. Par exemple, le numéro de version d’un fichier texte sera incrémenté à chaque enregistrement du document.

Historique des versions d'un fichier texte

Les fichiers d’images fonctionnement comme les fichiers de type texte.

S’il s’agit d’un document Office (Word par exemple), modifié avec le client Office correspondant (Microsoft Word), le numéro de version sera incrémenté uniquement à sa fermeture. les enregistrements successifs n’incrémenteront pas le numéro de version. Par exemple, les fichiers ci-dessous ont été chargés une première fois puis modifiés et enregistrés 4 fois de suite. L’application cliente a été fermée.

Historique des versions d'un fichier Office

Nombre de versions principales à conserver

Dans les paramètres de la bibliothèque, vous pouvez aussi indiquer le nombre maximal de versions principales à conserver. C’est souvent une source de confusion.

En effet, si vous indiquez le chiffre 4, vous pourrez quand même avoir des versions 5.0, 6.0, 7.0 etc. En revanche, vous ne pourrez jamais avoir un historique de plus de 4 versions simultanément. Autrement dit, quand le document atteindra la version 7.0, SharePoint aura gardé la version principale courante (7.0) et les 4 dernières (6.0, 5.0, 4.0, 3.0). Il aura supprimé les plus anciennes versions: 1.0 et 2.0. Lorsque le document passera à la version 8.0, la version la plus ancienne (3.0) sera supprimée et il restera les versions: 8.0 (courante), 7.0, 6.0, 5.0 et 4.0. Et ainsi de suite.

Lorsque vous limitez le nombre de versions principales à conserver en indiquant un chiffre, SharePoint n’opère pas immédiatement pour réduire le nombre de versions. Il supprime les versions supplémentaires (si elles existent) uniquement lorsque vous serez amené à créer une nouvelle version. Ce comportement s’explique pour des raisons de performances car cela lui évite de parcourir une bibliothèque qui comporte parfois des milliers de fichiers pour détecter uniquement ceux qui sont en trop.

Toutefois si votre principale préoccupation est le gain de place disque, la solution est d’utiliser un script PowerShell qui supprime l’historique de version des bibliothèques SharePoint, en indiquant une valeur maximale. Attention, testez sérieusement ce script.

Restaurer une version

Grâce à l’historique des versions, vous pouvez restaurer une version précédente. C’est aussi parfois une source de confusion.

Restaurer une version

La confusion vient du fait, que comme la version 7.0 est restaurée, nous imaginons, instinctivement,  que la prochaine version devrait être la 7.0. Cela donnerait une numérotation : 10.0 puis 11.0 puis 7.0 etc. S’il est possible d’avoir des ruptures dans la numérotation (cf. plus bas), il n’est pas possible d’avoir une numérotation qui ne va pas en croissant.

Il vaut mieux imaginer l’acte de restauration comme la copie intégrale du contenu de la version 7.0 et son collage dans la version 11.0 pour venir remplacer tout le contenu existant. Autrement dit, vous créez une version 12.0 dont le contenu provient de la 7.0. Vous pouvez l’indiquer dans les commentaires afin de mieux suivre l’historique du document.

Versions principales et secondaires

Si, dans les paramètres, vous sélectionnez uniquement l’option Créer des versions principales et secondaires (brouillons), non seulement la case Conserver des brouillons pour le nombre suivant de versions principales se libère mais de plus la section Sécurité des éléments de brouillon se libère aussi, au moins partiellement.

Sécurité des éléments de brouillonLa section Sécurité des éléments de brouillon permet de mieux comprendre l’intérêt des versions secondaires. En particulier, si vous sélectionnez l’option Uniquement les utilisateurs pouvant modifier des éléments.

Pour mieux comprendre, supposez qu’Alice a le droite de créer ou modifier des documents dans cette bibliothèque et Bob a uniquement le droit de lire les documents sans pouvoir les modifier. Si l’option Uniquement les utilisateurs pouvant modifier des éléments est cochée, Bob ne pourra voir que les versions principales. Il ne verra pas les versions secondaires.

Dans l’exemple ci-dessous, Alice a créé le 10/6 un nouveau document dans une bibliothèque où les versions principales et secondaires avaient été préalablement activées. La première version est donc la version 0.1. Le 13/6, elle modifie et enregistre le même document qui passe en version 0.2. Elle le modifie encore le 14/6, il passe en version 0.3.

Le 17/6, Alice décide de passer son document en version principale car elle considère qu’il est terminé ou parce qu’il a été validé. Le passage en version principale s’appelle une publication. Étymologiquement, publier signifie « rendre public ». Le document passe donc en version 1.0. Finalement, Alice modifie encore son document le 20/6, le document se retrouve en version secondaire 1.1. Puis le 21 juin, elle publie une nouvelle version principale, c’est la version 2.0. Enfin, le 23/6 Alice procède à une ultime modification qu’elle ne publiera jamais: le document est en version 2.1.

Dates ALICE
(droit de modifier)
BOB
(droit de lecture)
10/06 0.1 /
13/06 0.2 /
14/06 0.3 /
17/06 1.0 1.0
20/06 1.1 1.0
21/06 2.0 2.0
23/06 2.1 2.0

Lorsque Bob se connecte à la bibliothèque, le 10 juin, il ne voie pas le document car l’option Uniquement les utilisateurs pouvant modifier des éléments (ULUPMDE) a été activée. C’est la même situation le 13 et 14 juin.

Ce n’est qu’à partir du 17 juin que Bob peut lire pour la première fois le document qui est en version principale 1.0. C’est d’ailleurs la seule version qu’il verra aussi le 20/6, bien qu’il existe une version secondaire. En effet, cette version secondaire lui est inaccessible à cause de l’option ULUPMDE activée.

Le 22 juin, Bob peut voir la version 2.0 et c’est la dernière version qu’il pourra lire en l’état car Alice ne fera plus de publication.

Limiter le nombre de versions secondaires à conserver

Ce paramètre est probablement le moins évident à comprendre dans le suivi de l’historique des versions. En effet, une lecture rapide pourrait vous faire croire qu’il est l’équivalent du nombre de versions principales à conserver.

Limiter le nombre de versions secondaires à conserver

Ce n’est pas le cas.

Il indique le nombre de versions principales qui auront des versions secondaires. Il ne limite pas le nombre de versions secondaires qui peut être illimité, si la place disque le permet.

Si, par exemple, vous avez saisi 7 pour le nombre maximal de versions principales et 2 pour le nombre de brouillons.

Limiter le nombre de versions principales à conserver

Cela signifie que SharePoint gardera un nombre illimité de versions secondaires pour les 2 dernières versions principales (6.0 et 7.0 mais aussi 18.0 et 19.0). Les versions secondaires (ou brouillons) des versions principales inférieures seront supprimées (1.0 à 5.0 ou 12.0 à 17.0). Rappelez-vous qu’il faut ajouter la version courant au nombre maximal de versions principales pour obtenir le nombre total maximum de versions d’un document.

Les suppressions réalisées par SharePoint ne vont pas dans la corbeille de site. Une sauvegarde réalisée par un opérateur de sauvegarde permet de restaurer.

Supprimer manuellement des versions

Lors de la consultation de l’historique des versions, SharePoint affiche la possibilité de supprimer des versions principales et secondaires antérieures.

Supprimer manuellement des versions

Si vous cliquez sur Supprimer les versions secondaires, toutes les versions secondaires seront supprimées sauf la dernière version secondaire (si elle existe).

Si vous cliquez sur Supprimer toutes les versions, toutes les versions principales et secondaires seront supprimées sauf la dernière version principale et la dernière version secondaire.

Les versions supprimées principales ou secondaires sont envoyées dans la corbeille du site. Il est donc facile de les restaurer en cas d’erreur.

Restaurer des versions

A la suite d’une suppression manuelle d’une version, la corbeille récupère les versions sous forme de fichiers élémentaires. Il est donc possible de restaurer un fichier dans une version précise sans avoir à tout restaurer. Cela explique pourquoi,  il y a parfois des ruptures dans la numérotation des versions.

Les ruptures dans la numérotation peuvent aussi venir de suppressions manuelles der versions faites à des époques différentes.

Rupture de numérotation des versions

Mécanisme d’approbation

Le mécanisme d’approbation des documents permet de mieux contrôler le risque documentaire. En effet, ce mécanisme permet de s’assurer que le document ne sera visible qu’une fois qu’il sera approuvé.

Lorsque vous cochez à oui l’option Demander une approbation du contenu pour les éléments soumis, la section Sécurité des éléments de brouillon se libère et l’option Uniquement les utilisateurs pouvant approuver des éléments (et l’auteur de l’élément) est activée par défaut.

Approbation de contenu

Comme vous pouvez le constater le mécanisme d’approbation est indépendant de l’historique des versions.

Lors de l’ajout d’un document, si l’approbation de contenu a été activée, la colonne État d’approbation s’affiche.

Approbation de contenu

Le fichier Word a été rajouté après que l’option de contenu ait été activée. Son état d’approbation est en cours.

Si l’option Uniquement les utilisateurs pouvant approuver des éléments (et l’auteur de l’élément) est toujours activée alors un utilisateur qui ne dispose que des droits de lecture et modification ne voit pas le fichier. Pour qu’ils puissent voir le fichier, sans modifier leurs droits, il faut que le fichier soit approuvé par un approbateur.

L’approbation est faite par sélection du document puis clic sur Approuver/refuser dans le ruban, par exemple.

L’état d’approbation peut être annulé: le document peut être par la suite rejeté ou suspendu. Toutefois, ce n’est que dans l’état Approuvé qu’il sera visible de tous les utilisateurs autorisés à le lire.

Si des documents sont présents dans la bibliothèque et que l’approbation du contenu est activé ensuite, les documents présents bénéficient automatiquement du statut Approuvé. les utilisateurs autorisés auront donc accès à ces documents.

Suivi des versions d’une liste

Le suivi de versions d’une liste n’est pas exactement similaire à celui d’une bibliothèque car la notion de versions secondaires a été remplacée par la notion d’approbation.

SharePoint: Organisateur de contenu

Lors de la mise en oeuvre SharePoint, les organisations veulent savoir comment « reprendre » le contenu présent sur les disques réseaux (ou les dossiers publics Exchange, ou les bases Domino NSF) pour les migrer vers SharePoint.

L’organisateur de contenu est une fonctionnalité de SharePoint 2010 et Sharepoint 2013. Cette fonctionnalité permet de déplacer des fichiers dans un dossier, une bibliothèque, ou un site de type centre de documents. Un site de type Centre de documents permet de centraliser le contenu d’une organisation afin de disposer d’un référentiel de documents. Les bibliothèques des centres de documents disposent par défaut des types de contenu Document et Lien vers un document.

L’organisateur de contenu vous permet de spécifier des règles de sorte que lorsque les fichiers entrent dans la bibliothèque de remise, les règles sont appliquées pour déplacer les fichiers à l’emplacement correct.

Un administrateur de site peut créer des règles basées sur des métadonnées pour définir comment un document sera déplacé dans une bibliothèque. Les règles sont définies dans les paramètres du site. Le site peut être un site quelconque à condition que la fonctionnalité Organisateur de contenu est activée.

L’activation de l’organisateur rajoute d’office une nouvelle bibliothèque, intitulée Bibliothèque de remise (nom interne: DropOffLibrary).

Dans les paramètres du site, de nouveaux menus apparaissent sous Administration du site:

Paramètres de l’organisateur de contenu

La menu Paramètres de l’organisateur de contenu permet de configurer l’organisateur de contenu du site.

Le paramètre Rediriger les utilisateurs vers la bibliothèque de remise, redirige vers les utilisateurs vers la bibliothèque de remise lorsqu’ils veulent télécharger des documents dans une bibliothèque du site, si celle-ci est concernée par une règle de l’organisateur de contenu. Autrement dit, si une bibliothèque est concernée par une règle de l’organisateur de contenu, l’utilisateur ne peut pas télécharger directement un dichier dans cette bibliothèque. Il sera automatiquement redirigé vers la bibliothèque de remise. Ce paramètre est activé par défaut.

Le paramètre Envoi vers un autre site permet de spécifier un autre site comme emplacement cible d’une règle. La fonctionnalité Organisateur de contenu doit être aussi active sur ce site. Cela peut être intéressant pour disposer d’un site unique pour gérer l’ensemble des règles, plutôt que d’avoir des règles sur chaque site concerné.

La paramètre Partitionnement de dossier permet de créer automatiquement des sous-dossiers dès qu’un nombre de fichiers déposés dans un emplacement cible dépasse un nombre donné. La valeur par défaut est de 2500 mais elle est modifiable. En revanche, l’intitulé du dossier est fixe (en dehors de la date et l’heure de création du dossier). A cause de cette limitation, son utilisation perd un peu de son intérêt.

Le paramètre Soumissions en double permet de contrôler comment doit se comporter SharePoint en cas d’ajout d’un fichier portant le même nom dans un emplacement cible. Si le contrôle de version de la bibliothèque cible est actif, vous pouvez demander à ce que SharePoint l’utilise. Si le cas se présente, Sharepoint créera une nouvelle version. Le résultat peut être assez hasardeux sauf s’il est possible de prédire avec certitude que les nouveaux fichiers qui viendront se déverser seront toujours plus récents que les fichiers déjà existants dans l’emplacement cible et qui possèdent le même nom. Généralement, je préfère activer l’autre option qui permet d’ajouter des caractères uniques à la fin des noms de fichiers en double.

Le paramètre Contexte de conservation permet de conserver les journaux d’audit associés aux documents et d’assurer une meilleure traçabilité en cas de contrôle.

Le paramètre Gestionnaires de règles indique qui sont les utilisateurs qui peuvent gèrer les règles et réagir lorsqu’un document ne correspond à aucune règle. Dans ce dernier cas, ils sont prévenus par email lorsque des soumissions ne correspondent à aucune règle ou lorsque la bibliothèque de remise n’est pas vide. Par défaut, le nombre de jours d’attente avant l’envoi d’un message électronique est de 3 mais il se modifie.

Le paramètre Points de soumission décrit les opérations supportées par le Web Service afin d’envoyer du contenu vers le site.

Règles de l’organisateur de contenu

Lors de l’ouverture des règles, SharePoint ouvre une bibliothèque intitulée Règles de l’organisateur de contenu (nom interne: RoutingRules). Si vous cliquez sur le lien Tout le contenu du site, vous ne verrez pas apparaître cette bibliothèque dans le navigateur web car son attribut masquer dans le navigateur est activé. En revanche, elle est visible si vous ouvrez le site avec SharePoint Designer.

Il ne faut pas confondre la bibliothèque Règles de l’organisateur de contenu qui stocke les règles avec la bibliothèque de remise qui stocke les documents sur lesquels les règles vont s’appliquer.

Les règles sont accessibles grâce au menu Actions du site > Paramètres du site > Règles de l’organisateur de contenu.

Si vous cliquez sur Ajouter un nouvel élément, vous pouvez créer une nouvelle règle.

Le paramètre Nom de la règle est important car il est conseillé d’indiquer dans le nom les conditions et les actions de la règle. Par exemple: Recherche et Développement si fichiers de type Recherche et Stochastique > 7.

Le paramètre État et priorité de la règle permet de fixer une priorité relative d’une règle par rapport aux autres règles. La priorité la plus forte est 1, tandis que la priorité la plus faible est 9. Par défaut, la valeur est sur la moyenne à 5. Si un envoi correspond à plusieurs règles, SharePoint appliquera celle dotée de la plus haute priorité. La priorité doit donc être planifiée soignuesement afin d’éviter des routages intempestifs. Ce paramètre permet aussi de désactiver la règle. Cela permet par exemple de la suspendre temporairement afin de vérifier le bon fonctionnement des autres règles ou inversement.

Dans le paramètre Type de contenu de l’envoi, il faut d’abord choisir un type de contenu, en filtrant d’abord sur le groupe qui le contient puis ensuite en le sélectionnant. Par exemple, j’ai créé un type de contenu intitulé SOCT_BPM. Dans l’hypothèse (défavorable !) où ce type de contenu aurait un autre nom sur un autre site, vous pouvez l’indiquer. Une fois que le type de contenu est choisi, le contenu du paramètre Conditions s’adapte automatiquement. Il est indispensable que les bibliothèques cibles gèrent le type de contenu sélectionné.

Le contenu des champs du paramètre Conditions dépend du type de contenu sélectionné au préalable. Les propriétés affichées dépendent donc du type de contenu. Une fois que la propriété est sélectionnée, il faut choisir le type d’opérateur: « est égal à », « n’est pas égal à », « est supérieur à », « est inférieur à », « est supérieur ou égal à », « est inférieur ou égal à », « commence par », « ne commence pas par », « se termine par », « ne se termine pas par », « contient tou(te)s les », « ne contient pas tou(te)s les », « est vide », « n’est pas vide ».

La liste des opérateurs dépend du type de la propriété. Pour une propriété de type nombre, la liste des opérateurs sera différente de celle d’une propriété de type choix.

Il reste à indiquer la valeur choisie pour définir la condition. La liste des opérateurs disponibles et la liste des valeurs dépendent directement du choix de la propriété.

Par exemple dans mon type de contenu SOCT_BPM, il existe une métadonnée nommée Comités, de type choix avec les valeurs: Recherche, Laboratoire, Marketing, Production et Administratif.

Il est possible d’ajouter plusieurs conditions. Il est aussi possible de supprimer toutes les conditions: la règle s’exécutera systématiquement. Dans ce cas, il faut veiller à la mettre en priorité faible, c-à-d un chiffre supérieur à 5 (cf. le paramètre État et priorité de la règle).

Le paramètre Emplacement cible indique où placer les fichiers concernés par cette règle. Si d’autres sites ont la fonctionnalité Organisateur de contenu activé, vous pouvez les sélectionner. Vous pouvez aussi obliger le regroupement des documents similaires.

Exemples de mise en oeuvre

Pour cet exemple, un site vide intitulé No man’s land a été créé et la fonctionnalité Organisateur de contenu est activée. Deux bibliothèques de documents ont été rajoutées: Recherche et Développement et Laboratoire.

Par ailleurs, il a été créé un type de contenu nommé SOCT_BPM avec 2 colonnes supplémentaires: Comités (type Choix) et Stochastique (Type Nombre). Ce type de contenue est associé à toutes les bibliothèques.

L’objectif est de déplacer les documents en respectant des règles précises:

Un document qui est estampillé Laboratoire (métadonnée Comités) doit être stocké dans la bibliothèque Laboratoire.
Un document qui est estampillé Recherche et qui a une valeur de stochastique > 5 et <= 7 doit être stocké aussi dans la bibliothèque Laboratoire. Un document qui est estampillé Recherche et qui a une valeur de stochastique > 7 doit être stocké aussi dans la bibliothèque Recherche et Développement.

Compte-tenu de la dépendance des 2 dernières règles, la dernière règle doit avoir une priorité plus élevée que l’autre. Soit, dans la pratique:

Plan de nommage des groupes de sécurité SharePoint

Dans une organisation, la sécurité des informations stockées dans SharePoint est assurée uniquement à travers les groupes de sécurité SharePoint.

Il est interdit de donner un autorisation en utilisant directement un groupe de l’annuaire central. Par contre, un groupe de l’annuaire central peut appartenir à un groupe de sécurité SharePoint.

L’objectif est de disposer d’un plan de nommage des groupes de sécurité qui soit :

  • structuré de manière identique quelque soit le groupe, l’objet à sécuriser ou l’autorisation,
  • adapté au modèle de sécurité SharePoint.

Structuré de manière identique quelque soit le groupe, l’objet à sécuriser ou l’autorisation

Afin de normaliser la codification pour nommer le groupe de sécurité, il est proposé le format suivant:

CODESITE _ AAAAAAAA

où :

  • CODESITE: Nom court du site des Directions / Départements / Services,
  • AAAAAAAA: Niveaux d’autorisations SharePoint accordées avec les libellés suivants: Contrôle total, Lecture, Collaboration, Conception, etc.

Pour des raisons de lisibilité et de compréhension, il a été préféré d’afficher directement le niveau d’autorisations (Contrôle total) plutôt que les noms classiques des groupes SharePoint: Approbateurs, Concepteurs, Gestionnaires de hiérarchies, Lecteurs de ressources de style, Membres, Propriétaires, Visiteurs.

Les espaces entre les valeurs doivent être respectés.

Le nom court du site correspond à une nomenclature interne sur 3 ou 4 caractères. Par exemple, le site du Service de Support aux Fournisseurs étrangers de langue française a le code: SFEF, celui de la Direction des Ressources Humaines est: DRH.

Ceux qui donne les noms de groupes suivants pour le site de la Direction des Ressources Humaines:

  • DRH _ Collaboration
  • DRH _ Lecture
  • etc.

La présence de l’underscore (« _ ») permettra de ne pas mélanger ces autorisations avec celles des niveaux inférieurs (cf. ci-dessous).

Adapté au modèle de sécurité SharePoint

Vue de l’utilisateur, les objets sécurisables dans SharePoint sont la Collection de sites, les sites, les listes (ou les bibliothèques), les dossiers des bibliothèques et les éléments (ou les documents).

Compte-tenu de l’héritage des autorisations, le besoin de disposer d’un groupe de sécurité au niveau d’un objet enfant (par exemple une bibliothèque d’un site) se justifie par la nécessité de personnaliser les autorisations.

Pour répondre à cette contrainte, il a été proposé que la valeur du code T varie en fonction de l’objet et du nom interne de l’objet.

Liste ou bibliothèque

Dans le cas d’une liste, le nom interne est généré automatiquement par SharePoint à partir du nom. Le nom interne ne varie jamais, même en cas de renommage de la liste. Par ailleurs, il n’est pas possible d’avoir deux noms internes identiques dans un site.

Afin d’avoir des noms internes courts et lisibles, les listes sont systématiquement créées avec le nom interne désiré puis ensuite elles sont renommées.

Par exemple, si vous désirez avoir une bibliothèque nommée Rapports d’activités, vous la créez avec le nom RAPACT puis ensuite vous la renommez en Rapports d’activités.

Le format de normalisation du nom des listes devient:

CODESITE CODELISTE _ _ AAAAAAAA

où :

  • CODELISTE: Nom interne de la liste.

CODESITE et AAAAAAAA sont inchangés par rapport à la codification du site.

La présence des underscores en double est obligatoire à cause des dossiers et des éléments (cf. ci-dessous).

Donc, s’il est nécessaire d’avoir des groupes spécifiques à la bibliothèque Rapports d’activités du site DRH, cela donnerait:

  • DRH RAPACT _ _ Collaboration
  • DRH RAPACT _ _ Lecture
  • etc.

Dossier

Il n’est pas facile d’interdire à un utilisateur de créer un dossier dans une bibliothèque SharePoint.

Vous savez bien qu’il ne suffit pas de cacher l’option Nouveau dossier. par exemple, l’utilisateur peut contourner ce paramétrage grâce au lien Ouvrir avec l’Explorateur du ruban Bibliothèque ce qui lui permet de créer des dossiers.

Malgré tout, il existe des méthodes pour l’interdire complètement. Elles seront détaillées dans un autre article.

Dans notre cas, les utilisateurs pouvaient créer eux-mêmes les dossiers grâce au navigateur. Il n’était donc pas possible d’imposer un nom unique pour tous les dossiers d’un site. Il est donc possible d’avoir deux bibliothèques distinctes avec chacune un dossier qui porte le même nom.

La solution a consisté à modifier la codification pour les dossiers, de la façon suivante:

CODESITE CODELISTE _ CODEDOS AAAAAAAA

où :

  • CODEDOS: Nom court du dossier.

Dans un souci de simplicité, il n’a pas été imposé une codification stricte du nom court du dossier. La seule contrainte est d’être significatif, de ne pas dépasser 6 caractères et d’être unique.

Donc, s’il est nécessaire d’avoir des groupes spécifiques au dossier Audits internes de la bibliothèque Rapports d’activités du site DRH, cela donnerait par exemple:

  • DRH RAPACT _ AUDINT Lecture
  • DRH RAPACT _ AUDINT Collaboration
  • etc.

Élément ou Document

Pour des raisons liées au caractère sensible des données de l’organisation (Laboratoire pharmaceutique) et pour des raisons historiques (ancien système basé sur Lotus Domino), les autorisations sont fréquemment données au niveau du document…

Pour s’adapter à cette contrainte forte, la codification des groupes de sécurité SharePoint liés à un élément dans une liste ou un document d’une bibliothèque est à la suivante:

CODESITE CODELISTE CODEDOC AAAAAAAA

où :

  • CODEDOC: Nom court du document ou de l’élément.

Le nom court du document est généré comme un nom court de fichiers (nom 8dot3 http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff621566(v=ws.10).aspx). Dans une invite de commande, les noms courts sont visibles grâce à l’instruction DIR /X.

Volontairement, il n’est pas tenu compte de la présence ou de dossiers dans la bibliothèque.

Si le document qui s’intitule Produit XYZ.docx a comme nom court PRODUI~1.DOC (par exemple).

Donc, s’il est nécessaire d’avoir des groupes spécifiques à ce document, cela donne:

  • DRH RAPACT PRODUI~1.DOC Lecture
  • DRH RAPACT PRODUI~1.DOC Collaboration
  • etc.

En images

Plan de nommage des groupes de sécurité SharePoint

SharePoint: Utiliser les métadonnées pour la sécurité

Une organisation rencontrait un problème de diffusion de documents assez classique. Cette organisation assure le rôle de diffuseur de contenu auprès d’autres organismes officiels, via un site extranet SharePoint. Une fois qu’un utilisateur d’un organisme étranger s’est identifié, il accède à ses documents.

Les métadonnées sont souvent utilisées pour faciliter la recherche ou pour catégoriser des documents afin d’opérer des filtres.

Un autre usage méconnu (ou peu utilisé) concerne la sécurité.

Modèle de sécurité standard de SharePoint

En effet, l’organisation mettait à disposition des documents qui sont communs à certains organismes et qui ne doivent pas être accessibles à tous. Afin de répondre à ce problème, le responsable de l’organisation avait décidé de s’appuyer sur le modèle de sécurité standard de SharePoint.

Pour cela, il avait mis en place différentes bibliothèques SharePoint pour les différents utilisateurs avec des droits spécifiques.

La gestion de plusieurs bibliothèques de documents devenait complexe et la maintenance des autorisations de niveau était difficile. De plus, certains documents furent volontairement dupliqués dans plusieurs bibliothèques pour résoudre rapidement des cas complexes.

Nouveau modèle de sécurité basé sur les métadonnées

Cette solution étant inacceptable, un nouveau modèle de sécurité basé sur l’utilisation de métadonnées a été proposé.

En utilisant ce nouveau modèle, il peut déposer de nouveaux documents dans SharePoint avec des métadonnées qui spécifie simplement les organismes qui peuvent y accéder: les niveaux de permissions accordés au document sont déduits des métadonnées des documents. Ce qui permet de réduire aussi le nombre de bibliothèque de documents à gérer.

Dans de nombreux cas, les métadonnées du document permettent d’indiquer qui peut y avoir accès. Toutefois, si vous avez l’intention d’utiliser les métadonnées pour la sécurité, vous devez planifier avec soin le type de métadonnées à collecter.

SharePoint: Stratégie de gestion des informations

L’intérêt pratique des stratégies de gestion des informations est de pouvoir appliquer des règles spécifiques à certains types de documents. Une stratégie est constituée de plusieurs règles.

De plus en plus de contraintes s’exercent sur le cycle de vie du document. Celui-ci doit être conforme à des réglementations légales ou obligatoires. Dans le cadre d’un Business Process Management (BPM), le document subit généralement des modifications. Un audit doit pouvoir vérifier la conformité de ces modifications.

Les stratégies de gestion de l’information SharePoint peuvent vous aider à gérer vos informations et répondre aux exigences de conformité, y compris de rétention spécifique ou d’audit.

Dans SharePoint, des stratégies spécifiques peuvent être appliqués à une bibliothèque de documents ou pour un type de contenu précis. Dans le cas de l’application d’une stratégie à un type de contenu précis, celle-ci peut s’appliquer à l’ensemble des bibliothèques de documents, des sites ou des collections de sites.

Application d’une stratégie de rétention sur une bibliothèque

A des fins pédagogiques, je vais mettre en place une stratégie basée sur une règle de rétention sur une bibliothèque précise.  Cette règle énonce que si un document de la bibliothèque n’a eu aucune modification depuis plus de 3 ans, toutes les versions brouillons doivent être supprimées.

Cela se fait dans les paramètres de la bibliothèque.

Paramètres de la stratégie de gestion des informations

Dans la section Planification de rétention basée sur des bibliothèques, cliquez sur le lien Modifier la source. Dans l’écran suivant, dans la section Source de rétention, cliquez sur Bibliothèque et dossiers: validez la fenêtre qui vous informe que vous remplacez les stratégies par défaut.

La section Planification de rétention basée sur des bibliothèques apparaît. Cliquez sur le lien Ajouter une étape de rétention: la fenêtre Propriétés de l’étape s’affiche.

Dans cette nouvelle fenêtre, sélectionnez la période Modifié, dans la case Durée saisissez 3, et laissez années dans la liste déroulante Unité de temps.

Sous Action, sélectionnez Supprimer les brouillons précédents.

Sous Périodicité, cochez la case : les informations de périodicité se mettent à jour automatiquement en fonction des informations saisies préalablement.

Vérifiez puis validez tout.

Règle de rétention

Vous pourriez rajouter d’autres étapes et choisir la séquence d’exécution de ces étapes. La séquence des actions doit être planifiée correctement car certaines actions risquent de ne pas s’exécuter comme vous le souhaitez.

Les actions possibles sont:

  • Déplacer vers la Corbeille,
  • Supprimer définitivement l’élément sans l’envoyer dans la Corbeille,
  • Transférer vers un autre emplacement (sous condition qu’un autre emplacement ait été défini),
  • Démarrer un flux de travail (sous condition qu’un flux de travail ait été défini),
  • Passer à l’étape suivante sans modifier l’élément,
  • Déclarer un enregistrement (sous condition que la fonctionnalité Enregistrements ait été activée sur le site),
  • Supprimer tous les brouillons précédents du document,
  • Supprimer toutes les versions précédentes du document (la version en cours est gardée).

En plus de stratégies applicables aux bibliothèques, il est possible d’associer des stratégies à des types de contenu.

Application d’une stratégie de type de contenu

L’avantage d’appliquer des stratégies à des types de contenu est de pouvoir choisir la granularité d’application: bibliothèques, sites ou des collections de sites.

Par exemple, je crée un type de contenu intitulé SOCT_BPM sur mon site via Actions du site > Paramètres du site > Types de contenu de site > Créer. C’est un type de contenu de type Document.

Par ailleurs, Je l’ai associé à plusieurs bibliothèques.

Stratégie de type de contenu

Cliquez sur le lien Paramètres de la stratégie de gestion des informations. Vous avez le choix entre 4 stratégies:

Rétention: Cette fonctionnalité permet de spécifier une séquence d’étapes de rétention. L’objectif est de gérer à la fois le coût et les risques associés avec le maintien de contenu périmé. Le principe est strictement identique à l’exercice précédent.

Audit: Cette fonctionnalité permet de suivre finement les événements intervenus sur un document. L’objectif est de pouvoir auditer ces événements. Les événements sont: ouverture ou téléchargement, affichage dans des listes ou affichage des propriétés, modification, archivage ou extraction, déplacement ou copie, suppression ou restauration.

Toutes les informations d’audit sont stockées dans un journal d’audit unique sur le serveur. L’administrateur du site peut exécuter des rapports à ce sujet.

Codes-barres: Cette fonctionnalité permet d’ajouter un code-barres à un document grâce à une douchette et une application Microsoft Office comme Word. L’objectif est d’automatiser la création d’un code-barres dans le document lors de son enregistrement ou de son impression.

Étiquettes: Cette fonctionnalité permet d’ajouter automatiquement une étiquette personnalisée à un document lors de son enregistrement ou de son impression. L’objectif est d’accroître la sensibilisation des utilisateurs à la sécurité et d’améliorer le traitement des documents sensibles. Si par exemple, un document a une étiquette CONFIDENTIEL en haut du document, il devient difficile d’ignorer que le document était sensible.

L’étiquette est ajoutée à partir de Microsoft Office Word, PowerPoint et Excel (version 2007 minimum).

Stratégie de type de contenu

Cliquez sur OK pour appliquer automatiquement cette stratégie à tous les documents de type de contenu SOCT_BPM.

Rapport du plan de gestion des fichiers

La mise en place de stratégies de gestion des informations conduit à automatiser le plus possible le cycle de vie du document.

Afin de piloter les stratégies, SharePoint permet de produire des rapports sur les stratégies mises en place.  Vous pouvez obtenir des rapports au niveau d’une collection de sites, d’un site ou d’une bibliothèque.

Au niveau d’une bibliothèque, le rapport permet d’avoir une vue synthétique de l’application de toutes les stratégies.

Cela se fait aussi dans les paramètres de la bibliothèque.

Paramètres du Rapport du plan de gestion des fichiers

Cliquez sur ce lien. Ensuite, il suffit d’indiquer où va être stocké le rapport qui est au format Excel. C’est une bonne pratique d’avoir une bibliothèque unique, intitulée Rapports par exemple.

Le fichier Excel possède 3 onglets: Résumé, Détails de la rétention, Détails du dossier.

Les détails de la rétention donnent la liste des règles qui s’appliquent sur la bibliothèque:

Détails de la rétention

SharePoint: Le concentrateur ne réplique plus un type de contenu

Un souci est apparu en lien avec le concentrateur.

Le concentrateur réplique les types de contenu d’un site « maître » à travers les collections de sites de la ferme, ou d’autres fermes à l’aide du service proxy.

La consultation du journal des erreurs des applications de services de type de contenu a permis d’identifier ce problème. Ce journal conserve les erreurs de publication de type de contenu pour tous les sites d’abonnés.

Journal des erreurs des métadonnées

Le concentrateur ne réussissait pas à répliquer le type de contenu de site SOCT-GUIDES de la collection de sites SOCT vers celle de SOS Utilisateurs.

La réplication était impossible car le type de contenu existait déjà sur le site SOS Utilisateurs.

Résolution

le principe de résolution est simple car il consiste à supprimer le type de contenu de site SOCT-GUIDES du site SOS Utilisateurs.

Cependant, dans la pratique, c’était un peu plus compliqué car ce type de contenu était déjà utilisé sur le site. Il fallait donc d’abord supprimer les références à ce type de contenu dans les bibliothèques du site SOS Utilisateurs avant de supprimer le type de contenu.

Méthode manuelle

Les premières suppressions ont été faites manuellement. L’administrateur s’est aidé de l’excellent outil gratuit SharePoint Manager pour identifier les utilisations du type de contenu.

Usages d'un type de contenu dans SharePoint Manager 2010
L’image montre une copie d’écran lors de l’utilisation de SharePoint Manager pour connaître la liste des listes qui référencent un type de contenu. Dans cet exemple, le type de contenu est Annonce.

Comme le type de contenu SOCT-GUIDES était utilisé abondamment, cette méthode s’est révélée assez fastidieuse.

De plus des documents se référant à ce type de contenu (via leurs bibliothèques) avaient été supprimés.

Il était donc nécessaire de vider la corbeille et la corbeille de la collection de sites.

Méthode automatique

Afin d’améliorer le processus, il a été recommandé d’utiliser l’excellent script PowerShell Remove-SPSiteContentType.ps1 du site The SharePoint Project.

Ce script astucieux permet de supprimer un type de contenu d’une bibliothèque si un autre type de contenu pré-défini existe aussi.

Dans ce cas, il supprimait le type de contenu SOCT-GUIDES, si le type de contenu Document existe. Vous pouvez spécifier le type de contenu pré-défini que vous voulez: Dublin Core Columns, etc.

Dans la pratique, il est basé sur une fonction qui :

  • Parcourt chaque site de la collection de sites,
  • Parcourt chaque bibliothèque de documents du site en cours,
  • Vérifie si la bibliothèque contient le type de contenu pré-défini,
  • Vérifie si la bibliothèque contient le type de contenu à supprimer,
  • Vérifie si le type de contenu est en lecture seule,
  • Passe le type de contenu en mise à jour, s’il est en lecture seule,
  • Supprime le type de contenu à supprimer de la bibliothèque,
  • Envoie un rapport par email.

Bien évidemment, vous avez tout intérêt à vérifier le bon fonctionnement du script sur un site de test !

Un prochain article vous expliquera comment générer automatiquement un environnement de tests SharePoint à partir d’un environnement de production. Ce n’est pas complètement trivial.

SharePoint: le concentrateur ne publie pas les modifications d’une colonne de site

En complément de l’article sur les métadonnées gérées, j’ai pensé qu’un exemple réel de résolution de pannes serait utile.

Lors d’un test préparatoire, l’équipe rencontre le problème suivant: le concentrateur de métadonnées gérées ne publie pas les modifications d’une colonne de site précise.

La colonne de site s’intitule Type de document. Elle est définie sous forme d’une métadonnée gérée.

La notion de type de documents étant suffisamment large,  cette colonne de site est présente dans tous les sites et collections de sites.

Le rôle du concentrateur est de publier les types de contenu sur les collections de sites qui ont été abonnées à ce service. Le concentrateur est piloté à travers l’application de services Métadonnées gérées.

Le concentrateur ne sait répliquer que des types de contenu. La colonne de site Type de document avait donc été rattachée préalablement à un type de contenu.

Journal des erreurs

Le journal des erreurs des applications de services de type de contenu fournit le détail des explications en cas de problèmes.

Journal des erreurs des métadonnées

Cette liste permet de connaître les erreurs de publication de type de contenu pour tous les sites d’abonnés.

L’ouverture du journal affiche la liste de toutes les erreurs liées aux types de contenu.

Erreurs des métadonnées

L’ouverture de l’erreur qui concerne la colonne de site Type de document, renseigne sur le problème rencontré.

Détail d'une erreur des métadonnées

Dans cet exemple, il existe un conflit de nom interne (« Type_x0020_de_x0020_document »). Le nom interné étant unique, la réplication ne peut pas se faire.

Un administrateur avait créé manuellement une colonne de site portant le même nom sur le site destinataire. Après suppression de cette colonne, la réplication a été relancée et elle a pu se faire sans erreur.

Comme cette erreur est assez répandue, une vérification périodique du journal des erreurs des applications de services de type de contenu permet de les identifier puis de les résoudre rapidement.

Comment supprimer la Bibliothèque de remise dans SharePoint ?

La fonctionnalité de site Organisateur de contenu crée des règles basées sur des métadonnées qui transfèrent le contenu de la bibliothèque, intitulé Bibliothèque de remise, dans la bibliothèque appropriée.

Au moment de l’activation de cette fonctionnalité dans SharePoint 2010, la bibliothèque de remise (« DropOff Library ») est automatiquement créée si elle n’existe pas déjà.

Si vous désactivez la fonctionnalité Organisateur de contenu, cette bibliothèque n’est pas supprimée automatiquement.

Par ailleurs, vous ne trouverez pas l’option Supprimer le composant bibliothèque de documents dans les paramètres de la bibliothèque de remise créée par la fonctionnalité de site Organisateur de contenu.

Malgré tout, il est possible de la supprimer.

Suppression de la Bibliothèque de remise

Pour cela, ouvrez une session sur un serveur frontal SharePoint puis téléchargez et installez SharePoint Manager 2010 du site CodePlex.

Ouvrez SharePoint Manager 2010: patientez car il prend plusieurs secondes avant de récupérer la configuration de votre ferme. Ensuite, parcourez l’arborescence jusqu’à trouver la bibliothèque puis définissez la propriété AllowDeletion à vrai:

Paramètre d'autorisation de suppression de la Bibliothèque de remise

Enregistrez vos modifications:

Menu de suppression de la Bibliothèque de remise

Retournez dans les paramètres de la bibliothèque, vous verrez le lien de suppression de la bibliothèque:

Menu de suppression de la Bibliothèque de remise

Si vous cliquez sur le lien de suppression et que vous confirmiez l’opération, la Bibliothèque de remise est bien supprimée.

Comment classer automatiquement ses documents dans SharePoint 2010 ?

L’organisateur de contenu est une fonctionnalité d’un site SharePoint 2010 qui permet, par exemple, de faire un classement automatisé d’un document. Le classement est basé sur des règles de routage que vous définissez vous-même.

Dans le cas d’un routage sur un type de contenu document, l’organisateur de contenu analyse les métadonnées associées à chaque document individuel.

Imaginez un assureur qui a besoin de séparer les documents relatifs aux sinistres encore ouverts, des documents relatifs à des sinistres clos. Il dispose d’une éditique qui en fonction des actes de gestion (ouverture d’un sinistre, mise à jour des coordonnées bancaires, etc.) produit automatiquement des documents, ainsi qu’un site SharePoint.

Sur son site SharePoint intitulé SINISTRES, il créé 2 bibliothèques de documents: une bibliothèque nommée ACTIFS et une bibliothèque nommée INACTIFS. Ensuite, il active la fonctionnalité Organisateur de contenu par Actions du site > Paramètres du site > Gérer les fonctionnalités du site puis cliquer sur Activer en face de Organisateur de contenu.

L’activation de la fonctionnalité Organisateur de contenu crée une bibliothèque particulière intitulé par défaut Bibliothèque de remise. Ce nom peut se changer simplement.

Cette fonctionnalité donne accès aussi à de nouveaux paramètres pour définir les règles de routage: Actions du site > Paramètres du site > Paramètres de l’organisateur de contenu et Règles de l’organisateur de contenu.

En cliquant sur Règles de l’organisateur de contenu, notre assureur va ajouter une nouvelle règle qu’il créé lui-même : c’est la partie la plus importante.

Un exemple de règles: tous les documents produits par l’éditique dont l’état (qui est une métadonnée) a la valeur ‘ACTIF’ seront déplacés automatiquement dans la bibliothèque ACTIFS, tous ceux dont l’état a la valeur ‘INACTIF’ seront déplacés automatiquement dans la bibliothèque INACTIFS. Par défaut, les autres documents seront laissés dans la Bibliothèque de remise pour un traitement manuel.

Il ne lui reste plus qu’à alimenter la Bibliothèque de remise avec les documents générés par l’application d’éditique.

Les règles de routage mise en oeuvre permettent de déplacer automatiquement les documents produits par l’éditique.

Grâce aux paramètres de l’organisateur de contenu vous pouvez obliger vos utilisateurs à utiliser la Bibliothèque de remise lorsqu’ils essayent de déposer des documents dans une bibliothèque concernée par les règles de l’organisateur de contenu.

L’organisateur de contenu permet aussi de limiter le nombre maximum de documents pouvant être stockés à la racine d’une bibliothèque. Par exemple, vous avez mis une limite de 2000 documents maximum et votre bibliothèque a atteint cette limite. Lorsqu’un nouveau document est ajouté, l’organisateur de contenu crée automatiquement un nouveau dossier et déplace le document dans ce dossier.

Le format du nom du dossier est généré selon les paramètres que vous avez définis, y compris en incluant des éléments variables comme la date et heure de création du dossier.

SharePoint: Utiliser des métadonnées à la place des dossiers

L’habitude de hiérarchiser les documents

Sur le disque dur ou le réseau, les fichiers sont généralement stockés dans des dossiers imbriqués les uns dans les autres. En effet, durant des années, nous avons été habitués à organiser nos fichiers dans des arborescences, comme dans l’exemple suivant :

  • Budgets
    • 2014
      • Investissement
        • Projet ABC
          • Montant priorité 1
            • Document 001.docx
            • Document 002.pptx
          • Montant priorité 2
        • Projet DEF
      • Fonctionnement
        • Montant priorité 1
        • Montant priorité 2

Dans ce schéma, les « … » représentent des documents.

Certains d’entre nous sommes tellement habitués à travailler ainsi, qu’il est même souvent difficile d’imaginer une autre façon de classer ses documents.

Toutefois cette organisation des données est rigide et pose de nombreux problèmes en termes de classement.

En effet, l’organisation du disque dur ou d’un partage réseau nécessite d’être comprise par tous ceux qui vont venir déposer des documents: Comment s’assurer que les documents sont classés au bon endroit ?

De plus, l’arborescence est organisée en thèmes et sous-thèmes, etc. Toutefois, il arrive fréquemment qu’un fichier concerne des sujets transversaux.

Cette façon de faire peut se justifiée dans une organisation où:

  • il y a peu de documents,
  • et/ou une seule personne se charge d’alimenter la hiérarchie et elle est très organisée,
  • et/ou le nombre de niveaux est très limité,
  • et/ou il y a peu d’échanges de documents.

Dans tous les autres cas, elle pose de sérieux problèmes en particulier pour la recherche de documents. Hors, la découverte de l’information est un processus couteux en temps

Recherche de documents dans une structure hiérarchique

Un affichage de dossiers et de sous-dossiers est un moyen vertical pour trouver l’information recherchée.

Vous trouvez le document grâce à un chemin vertical défini par une autre personne. Ce chemin n’est peut être pas celui que vous aviez en tête. Ou bien, il peut correspondre à une logique de recherche qui n’est pas celle de vos besoins du moment.

Typiquement, si vous avez besoin de connaître tous les documents des montants de priorité 1 de tous les projets pour 2014, cela vous oblige à parcourir chaque sous-dossier pour trouver les documents relatifs aux budgets.

Même si c’est faisable, c’est une perte de temps et une source d’erreur en cas d’oubli.

Cette difficulté n’est pas propre à la recherche documentaire. Les opérationnels cherchent à avoir un détail relativement précis alors que les directions cherchent une vision plus synthétique.

Remarques sur les optimisations de la vue verticale

Lorsque le nombre de documents électroniques explose ou lorsque l’arborescence hiérarchique devient très détaillée, certains ont imaginés des solutions souvent astucieuses.

Par exemple, les dossiers sont préfixés avec un numéro pour respecter un ordre de classement:

  • 10-Projet ABC
  • 20-Projet DEF
  • etc.

Cette astuce facilite aussi la recherche visuelle car à l’intérieur d’un dossier, les sous-dossiers sont toujours dans le même ordre.

Un autre astuce consiste à stocker dans le nom des documents des données normalisées: nom de l’auteur, type de document, etc. Par exemple: « devis client machepro 13.05.2014.docx »

Certains vont encore plus loin en cherchant à « normaliser » le nom des documents. Par exemple en préfixant le nom du document avec la date de l’événement au format AAAA_MM_JJ suivi du lieu de l’événement:

  • 2013_12_12_Paris_Présentation commerciale
  • 2013_12_19_Nantes_Présentation aux partenaires
  • etc.

Il est normal que les concepteurs de ses systèmes les trouvent « efficaces voire efficients ». Cependant les audits documentaires opérationnels démontrent une distorsion parfois considérable et toujours insoupçonnée.

Plutôt que de se plier aux diktats d’une règle qu’ils ne comprennent pas ou qui les embêtent, les utilisateurs préféreront gérer une partie de leurs documents dans leur coin: disque local, boîtes aux lettres Exchange, clefs USB voire stockage en ligne gratuit comme Google Docs, Dropbox, etc.

Cette réalité ne doit pas être méconnue, y compris lors de la mise en place de SharePoint. Tout doit donc être fait pour la minimiser.

Doublons de fichier

L’utilisation de dossiers pour structurer les fichiers pourrait fonctionner lorsque ces fichiers sont du ressort d’un seul dossier. Toutefois, certains fichiers relèvent de plus d’un dossier.

Par exemple, un document sur le développement dans SharePoint, doit-il être classé dans le dossier SharePoint ? ou le dossier Développement ?

La solution générale est de créer une copie du document et donc de créer des doublons, ce qui provoque les problèmes suivants:

  • il n’est pas évident de savoir quelle est la dernière version,
  • Il n’est pas évident d’identifier la version qui fait autorité,
  • Il n’est pas évident de trouver le propriétaire du document,
  • Il est nécessaire de prévoir un stockage supplémentaire pour le doublon et ses sauvegardes.

Métadonnées

Un document Word possède un titre, une date de création, de modification, un auteur, etc. Toutes ces informations sont appelées propriétés du document ou métadonnées.

Littéralement, une métadonnée est une « donnée sur une donnée ». Son rôle est de donner des informations supplémentaires. dans le monde documentaire, les métadonnées caractérisent un document.

Les caractéristiques d’un document ne s’arrêtent pas au titre ou à son auteur. Si vous prenez l’exemple d’un compte-rendu, celui-ci est caractérisé par des données comme l’émetteur, les destinataires, l’objet, la date, etc.

Bien évidemment, toutes ces informations figurent déjà dans le compte-rendu lui-même, en plus du contenu.

C’est tout le problème. Lorsque les caractéristiques d’un document sont mélangées avec le contenu du document, il devient quasiment impossible de les extraire pour les exploiter.

Tous les types de documents peuvent être caractérisés: devis, factures, devis, notes de frais, plans, etc.

Intérêt des métadonnées dans SharePoint

SharePoint affiche les documents de ses bibliothèques sous forme de liste. Il utilise des colonnes pour fournir des informations supplémentaires sur les documents car les métadonnées sont mises en oeuvre sous forme de colonnes dans les bibliothèques et les listes.

Par exemple, 3 métadonnées ont été rajoutées à une bibliothèque de documents SharePoint. Ces métadonnées sont : Émetteur, Date émission et Destinataires.

bibliothèque de documents SharePoint avec des métadonnées

Permanence des métadonnées

Lorsqu’un document d’une bibliothèque est déplacé dans une autre bibliothèque qui a les mêmes colonnes, il garder ses métadonnées.

Les fichiers Office disposent d’un mécanisme encore plus puissant car les métadonnées des documents Office, qui sont stockés dans SharePoint, sont associées au document lui-même.

Par exemple, lorsque vous transmettez une copie d’un document Office qui se trouve dans une bibliothèque SharePoint, à laquelle sont associées des métadonnées, la copie du document possède ces métadonnées. Elles sont visibles dans les propriétés du document Word.

Permanence des métadonnées dans SharePoint
Exemple de la restitution d’une valeur d’une métadonnée (« Emetteur ») dans les propriétés d’un document Word 2007

Filtrer les documents

D’un point de vue pratique, les métadonnées permettent de filtrer rapidement les informations pour pouvoir répondre rapidement à des demandes comme:

  • Donnez-moi la liste de tous les comptes-rendus reçus par la COMPTA.
  • Je veux la liste des comptes-rendus émis entre le 6/2 et le 9/2 par la DRH à destination de la DOI.

Un filtre simple peut être mis en place en cliquant sur l’entête de la colonne de la métadonnée dans la bibliothèque.

La manipulation pour obtenir tous les comptes-rendus reçus par la COMPTA est conviviale:

Filtre des métadonnées
Mise en place d’un filtre pour ne faire apparaître que les comptes-rendus reçus par la COMPTA

Le résultat du filtre:

Filtre des métadonnées
Liste des comptes-rendus filtrés pour la COMPTA

Ce filtre est temporaire: si vous quittez l’écran en cours et que vous y revenez, le filtre aura disparu. Si vous souhaitez avoir un filtre permanent, ou plus complexe, vous devez créer un nouvel affichage.

Trier les documents

Dans une bibliothèque SharePoint de documents, les opérations de tris sont faites grâce à un simple clic sur l’entête de la métadonnée.

Ce tri est temporaire: si vous quittez l’écran en cours et que vous y revenez, le tri aura disparu. Si vous souhaitez avoir un tri permanent, ou un tri en cascade, vous devez créer un nouvel affichage.

Regrouper les documents

Le regroupement de documents sur la base d’une métadonnée est possible en créant un nouvel affichage.

Par exemple, si vous souhaitez avoir la liste des documents regroupés par émetteur:

Regroupement des métadonnées dans SharePoint

Si la métadonnée est de type Choix (avec des cases à cocher) qui autorise plusieurs sélections, il n’est pas possible de l’utiliser pour un regroupement. C’est le cas de la métadonnée Destinataires de notre exemple.

Dans ce cas, vous pouvez utiliser les filtres de touche afin de limiter dynamiquement la liste des documents.

Utilisation des filtres de touche

Éliminer les dossiers

Bien qu’il soit possible de créer des dossiers dans les bibliothèques de documents SharePoint, ce n’est pas recommandé.

La raison tient à la rigidité du classement sous forme de dossiers. Utiliser les dossiers dans les bibliothèques SharePoint c’est prendre le risque d’avoir à nouveau les problèmes présentés plus haut.

Généralement, il est possible de remplacer la notion de données par une métadonnée équivalente.

Au lieu de …. Essayez ….
Un dossier pour chaque projet Une métadonnée appelée Nom du projet
Un dossier pour chaque mois Une métadonnée appelée Date du rapport
Un dossier pour chaque personne Rien. SharePoint a déjà une métadonnée Créé par de sorte que vous saurez toujours qui a créé un document
Un dossier pour chaque application Une métadonnée gérée appelée Application avec une liste de valeurs standard que vous pouvez maintenir de façon centralisée

Pour aller plus loin

SharePoint dispose de nombreux mécanismes pour simplifier la gestion des métadonnées, afin de répondre aux organisations les plus complexes.

Parmi les plus courants, vous avez à votre disposition: les types de contenu, les métadonnées gérées, les ensembles de documents, les bibliothèques de remise, etc.

Comprendre le rôle et l’intérêt des métadonnées gérées SharePoint

La différence entre une implémentation réussie ou bancale de SharePoint repose essentiellement sur la bonne utilisation des métadonnées et des métadonnées gérées SharePoint.

Une fois que le référentiel de données est défini, créé et alimenté, il reste à définir les méthodes d’accès à ces données qui doivent être simples et conviviales.

Rôle des métadonnées gérées SharePoint

La réponse de Microsoft consiste à s’appuyer sur l’application de services des métadonnées gérées SharePoint de SharePoint.

C’est un service qui permet aux organisations de définir leurs structures de métadonnées et celles qui sont disponibles dans SharePoint. Les utilisateurs peuvent naviguer rapidement dans l’arborescence pour attribuer des métadonnées pertinentes associées au contenu. Le service de métadonnées peut être utilisé pour fournir des métadonnées dans plusieurs fermes de l’organisation.

Toutefois, le référentiel de données a été créé dans les organisations, bien avant l’arrivée de SharePoint et l’application de services des métadonnées gérées SharePoint. Aussi, une proposition simple d’alimentation automatisée des métadonnées gérées SharePoint est vue à la fin de l’article.

Saisies assistées

L’utilisation du magasin de métadonnées gérées SharePoint permet de faire des saisies assistées. Par exemple, si vous avez défini la taxonomie suivante dans les métadonnées gérées SharePoint:

métadonnées gérées SharePoint
Arborescence de la taxonomie des métadonnées gérées SharePoint

Une liste Equipements est créée avec les 3 colonnes suivantes :

  • Lots: champ Titre renommé
  • Electro-Ménager: colonne de type métadonnées gérées SharePoint qui pointe sur l’ensemble de termes ‘Blanc’
  • Meubles: colonne de type métadonnées gérées SharePoint qui pointe sur l’ensemble de termes ‘Brun’

Lorsque l’utilisateur débute une saisie dans le champ Electro-Ménager, les valeurs correspondantes s’affiche.

Saisie assistée avec les métadonnées gérées SharePoint
Saisie assistée avec les métadonnées gérées SharePoint

Il est aussi possible d’avoir la liste de toutes les valeurs en cliquant sur l’icône en forme de double étiquettes:

Liste de toutes les valeurs d'un ensemble de termes
Liste de toutes les valeurs d’un ensemble de termes

Approvisionnement des métadonnées gérées SharePoint

La création de l’application de services des métadonnées gérées SharePoint peut se faire à l’aide de l’interface graphique utilisateur ou via PowerShell. L’utilisation de PowerShell est incontestablement plus souple, plus rapide et plus puissante. Toutefois, pour des raisons purement pédagogiques, vous le ferez avec l’interface graphique.

Dans l’administration centrale SharePoint, allez dans la gestion des applications de services puis créez une nouvelle application de service de type métadonnées gérées SharePoint.

Puis renseignez les champs suivants :

Création de l'application de services des métadonnées gérées SharePoint
Création de l’application de services des métadonnées gérées SharePoint

Maintenant, pour provisionner l’application de services des métadonnées gérées SharePoint, cliquez simplement dessus: la création de la taxonomie est simple et intuitive grâce à l’utilisation du clic droit.

Par contre, n’oubliez pas d’indiquer que votre compte est administrateur du magasin de termes, sinon vous ne pourrez rien faire. Pensez aussi éventuellement à indiquer la langue par défaut.

Provisionnement du magasin de termes des métadonnées gérées SharePoint
Provisionnement du magasin de termes des métadonnées gérées SharePoint

Les langues s’ajoutent grâce aux modules linguistiques SharePoint.

Concentrateur de type de contenu

Lors de la création, l’assistant demande de renseigner la zone intitulée Content Type hub.

Le Content Type Hub permet de partager les types de contenu avec les autres collections de sites de la ferme ou d’autres fermes.

Autrement dit, vous définissez une seule fois vos types de contenu sur une collection de sites quelconque (par exemple, http://formation).

Allez dans les paramètres de la collection de sites qui servira à publier les types de contenu. Dans ses paramètres, cliquez sur Fonctionnalités de la collection de sites et recherchez la fonctionnalité intitulée Concentrateur de syndication de type de contenu. Activez cette fonctionnalité:

Fonctionnalité Concentrateur de syndication de type de contenu
Fonctionnalité Concentrateur de syndication de type de contenu

Ensuite, vous choisissez les types de contenu que vous souhaitez publier sur d’autres collections de sites.

Par exemple, si vous voulez partager le type de contenu Paris Core Columns, allez dans ses paramètres et cliquez sur Gérer la publication de ce type de contenu:

Paramètres d'un type de contenu
Paramètres d’un type de contenu

Ensuite, cliquez sur le bouton OK pour valider la publication.

Publication d'un type de contenu
Publication d’un type de contenu

Si vous apportez des modifications à ce type de contenu (ajout d’une colonne, etc), pensez à le republier manuellement.

Si vous voulez actualiser les sites qui sont abonnés à ce type de contenu, vous pouvez le demander explicitement. Pour cela, allez dans les paramètres d’administration de la collection de sites qui héberge les types de contenu à publier:

Journal des erreurs des applications de services de type de contenu
Journal des erreurs des applications de services de type de contenu

Cliquez sur le lien Publication de type de contenu et cochez la case Actualiser tous les types de contenu publiés lors de la prochaine mise à jour.

Publication de type de contenu
Publication de type de contenu

Sous la section Concentrateurs s’affiche la liste de tous les types de contenu qui doivent être publiés: Paris Core Columns, Nantes Core Columns, etc.

Erreurs liées aux métadonnées gérées SharePoint

Si la publication ne s’effectue pas correctement, vérifiez le journal des erreurs de publication de type de contenu.

Vous pouvez aussi vérifier un autre journal: le Journal des erreurs des applications de services de type de contenu. Ce journal se trouve dans les paramètres d’administration de la collection de sites qui héberge les types de contenu à publier.

Journal des erreurs des applications de services de type de contenu
Journal des erreurs des applications de services de type de contenu

Il donne des détails sur des dysfonctionnements éventuels des applications de service des métadonnées gérées SharePoint.

Un problème souvent rencontré concerne la création d’un type de contenu, ou d’une colonne de site, dans une collection de site cible et qui porte le même nom qu’un type de contenu (ou une colonne de site) publié.

Compte-tenu de la diversité des causes possibles, un autre article viendra compléter celui-ci pour exposer des cas d’erreurs liées aux métadonnées gérées SharePoint.

Import dans le magasin de données

Lorsqu’il existe déjà un référentiel « maison » de données, il faut imaginer une solution pour alimenter le magasin des métadonnées de SharePoint.

Vous pouvez alimenter le magasin de données à l’aide d’un fichier au format CSV. Vous trouverez un exemple de fichier dans les propriétés (« page d’accueil ») de l’application de service des métadonnées gérées SharePoint.

Toutefois, cela n’est possible que ponctuellement et ce n’est pas envisageable dans une véritable organisation.

Une autre solution consiste à développer avec Visual Studio un job SharePoint pour le faire systématiquement. Un développeur expérimenté peut le faire en 4/5 jours selon la complexité de la tâche.

Enfin, une dernière solution privilégie la simplicité avec PowerShell.

Le référentiel de données existant produit des fichiers au format texte et encodés en UTF-8. Ces fichiers contiennent toutes les valeurs de listes en respectant le formalisme attendu par SharePoint.

Ensuite, grâce au travail de Vlad Catrinescu, un petit script PowerShell et une tâche planifiée permet d’automatiser l’import.

Importez des données fictives avec le fichier ZIP Metadata.zip.

Les différents types de nom des colonnes SharePoint

Il existe plusieurs types de nom des colonnes SharePoint.

En effet, il y a le nom affiché (ou Display Name en anglais). C’est le nom que voit l’utilisateur. Ce nom peut être modifié sans problème, si vous possédez les droits pour le faire.

Il existe aussi le nom interne (ou InternalName). Ce nom est en lecture seule et il est immuable.

Enfin, il existe le nom statique (ou StaticName). Dans la pratique, le nom statique est souvent identique au nom interne. Éventuellement, il peut être différent pour des besoins liés au développement. Dans le cas d’une colonne qui référence une source externe, le nom statique et le nom interne sont toujours identique.

Nom interne (InternalName)

Le premier nom des colonnes SharePoint est le nom interne. Celui-ci est généré à la création de la colonne.

En effet, prenez l’exemple d’une liste qui possède une colonne nommée:

Région administrative

C’est le nom affiché. Le nom affiché est le second nom des colonnes SharePoint. Vous pouvez le modifier, si vous avez les droits pour le faire.

Notamment, pour connaitre le nom interne de la colonne Région administrative, ouvrez la page des paramètres de la liste via Ruban Liste > Paramètres > Paramètres de liste.

Nom des colonnes SharePoint
Nom interne des colonnes SharePoint

Sous la section Colonnes, cliquez sur le nom de la colonne Région administrative.

En effet, dans l’URL affiché par le navigateur, vous trouverez le nom transcodé de la colonne Région administrative au bout du champ Field=

Dans cet exemple, le nom généré de Région administrative est :
%5Fx00e9%5Fgion%5Fx0020%5Fadministrativ

Décodage du nom transcodé de l’URL

Bien sûr, vous remarquerez que les lettres accentuées ont été remplacées par les caractères %5Fx00e9%5F.

%5F correspond au caractère underscore (« _ »). Il joue un rôle particulier.

x00e9 est le codage unicode de la lettre « é ».

x0020 est le codage unicode de l’espace.

De plus, SharePoint va transformer le %5F en véritable caractère underscore (« -« ). Il stocke donc le nom de cette colonne sous la forme:

R_x00e9_gion_x0020_administrativ

En effet, c’est le nom interne qui ne changera pas tant que la colonne existe. Ce nom doit être unique dans la liste.

Toutefois, la longueur maximale d’un nom interne est de 32 caractères, ce qui explique que la dernière lettre (« e ») est omise.

Aussi, pour connaître plus rapidement et plus surement le nom interne, vous pouvez utiliser la suite gratuite SharePoint Manager pour SharePoint 2016, SharePoint 2013 ou SharePoint 2010.

Cependant, vous ne pourrez utiliser cet outil puissant que sur le serveur SharePoint. Cela demande une connexion distante, par exemple.

Conflits dans le nom des colonnes SharePoint

Tout d’abord, si vous essayez de créer une seconde colonne Région administrative dans la même liste, que se passe-t-il ?

  • SharePoint refuse la création d’une colonne portant exactement le même nom qu’une colonne existante dans une même liste.

Ensuite, si vous essayez de créer une colonne Région administrative dans une autre liste sur le même site, que se passe-t-il ?

  • SharePoint l’accepte. Le nom interne serait identique au nom interne de la liste précédente, soit R_x00e9_gion_x0020_administrativ.

Maintenant, si vous essayez de créer une colonne nommée exactement « R_x00e9_gion_x0020_administrativ » dans la première ou seconde liste, que se passe-t-il ?

  • SharePoint 2010 crée une colonne R_x00e9_gion_x0020_administrativ0.
  • Le nom de cette colonne possède 33 caractères. Les caractères après la 32ème position sont réservés pour lever les ambiguïtés sur les noms identiques.
  • SharePoint 2013 et SharePoint 2016 permettent d’avoir un InternalName jusqu’à 1024 caractères: Encode and decode field names from display name to internal name.

Enfin, si vous essayez de créer une colonne R_x00e9_gion_x0020_administrativ0 (vous ne pouvez pas créer une seconde colonne R_x00e9_gion_x0020_administrativ: cf. supra), que se passe-t-il ?

  • Le nom interne de la colonne est R_x00e9_gion_x0020_administrativ1.
  • Ce qui est très ambigüe.

Conseils de nommage des colonnes dans SharePoint

Compte tenu de ces transformations du nom affiché en nom interne, vous éviterez d’utiliser des accents dans le nom des colonnes et des espaces.

Enfin, vous pouvez remplacer l’espace par le caractère underscore (« _ »).

Personnaliser un site SharePoint avec le ciblage des audiences

SharePoint Server comprend un mécanisme de ciblage des audiences. Le ciblage d’audiences permet aux concepteurs de site de montrer du contenu uniquement pour certains utilisateurs.

Objets du ciblage des audiences

Les objets qui peuvent être ciblés sont les composants WebPart, les éléments des listes SharePoint, les liens sur Mon Site, les liens depuis les fenêtres de dialogue du client Office ainsi que les pages de publication.

Pour bénéficier des pages de publication, vous devez disposer de la version SharePoint Server. Il faut activer la fonctionnalité de la collection de sites Infrastructure de publication de SharePoint Server et la fonctionnalité de site Publication SharePoint Server.

Vous pouvez vous appuyer sur un groupe SharePoint, un groupe de sécurité Windows ou un groupe de distribution Exchange pour définir une appartenance à un ciblage d’audience.

Vous pouvez aussi élaborer l’appartenance à une audience à partir d’une règle basée sur les attributs d’un utilisateur. Dans ce cas, vous devez démarrer le service de profil utilisateur et l’application de service Profil utilisateur.

Ciblage des audiences
Ciblage des audiences

Dans tous les cas, le ciblage des audiences n’est pas une autorisation.

N’utilisez pas une audience ciblée pour gérer une autorisation. En parallèle à la mise en oeuvre d’une audience, vous devez mettre en place les autorisations d’accès nécessaires.

Objectif du ciblage des audiences

L’objectif du ciblage des audiences est de personnaliser le contenu d’un site SharePoint en fonction de l’utilisateur.

Imaginez une organisation dotée d’un réseau d’agences. Chaque agence est constituée d’un directeur et d’employés. Sur votre intranet SharePoint, vous affichez le tableau de bord du chiffre d’affaires quotidien dans un WebPart. Vous ne devez afficher cette information que pour les directeurs d’agences.

Pour résoudre cette demande, la solution la plus rapide consiste à créer un groupe SharePoint que vous nommez Agences-Directeurs, et qui dispose d’au moins de l’autorisation de Lecture.

Ensuite, vous ajoutez les directeurs d’agences concernées dans ce groupe.

Puis, vous cliquez sur le menu Modifier le composant WebPart du composant Webpart qui affiche le chiffre d’affaires quotidien. Sous Paramètres avancés, il existe une case Audiences ciblées (tout en bas). En cliquant sur l’icône Parcourir (celle qui ressemble à un livre ouvert), la boîte de dialogue Sélectionner les audiences s’ouvre. Elle propose de rechercher dans les Audiences globales, les Groupes distribution / sécurité et les Groupes SharePoint.

Sélectionnez Groupes SharePoint et dans la zone de texte à coté saisissez simplement la lettre ‘A‘ puis cliquez sur la loupe. Parmi tous les groupes qui s’affichent, vous trouverez votre groupe Agences-Directeurs, et vous cliquez sur Ajouter puis OK.

Cliquez aussi sur OK pour enregistrer vos modifications liées au composant WebPart.

Dorénavant, les personnes qui font partie du groupe Agences-Directeurs voient le contenu du composant WebPart. En revanche, celles qui n’en font pas partie ne voient pas le contenu du composant WebPart: elles ne voient même pas que ce composant existe.

Utiliser à bon escient le type de contenu SharePoint

La notion de type de contenu SharePoint est fondamentale dans SharePoint. L’implémentation du bon type de contenu SharePoint entraîne la réussite du projet. Bien évidemment, vous utiliserez plusieurs types de contenu adaptés.

Type de contenu SharePoint
Type de contenu SharePoint

Caractéristiques et usage

Pour comprendre la différence entre les caractéristiques et un usage, prenons un exemple familier. Imaginez que vous devez expliquer à un enfant ce qu’est une fourchette.

Si vous lui dites qu’une fourchette l’aide à saisir les aliments grâce à sa forme, vous expliquez son usage.

Si vous lui dites qu’une fourchette est constituée d’un manche qui tient dans la main et qui a quatre dents au bout du manche, il s’agit de ses caractéristiques. Autrement dit, c’est ce qui fait qu’une fourchette est une fourchette et non un couteau. Cette réponse est plus précise car plus discriminante. En effet, un couteau peut aussi aider, en piquant par exemple, à saisir les aliments.

A priori, il semble difficile pour l’esprit humain d’analyser les caractéristiques d’un objet. Il semble plus facile d’expliquer à quoi sert un objet que ses parties constituantes.

Pourtant, la mise en place d’un site SharePoint exige une analyse du fond documentaire sous l’angle des caractéristiques.

L’analyse des usages concerne plutôt les fonctionnalités à implémenter.

Lorsque vous avez en main un relevé de compte bancaire, vous savez bien qu’il s’agit d’un relevé de compte, quelle que soit la banque et indépendamment des montants indiqués. Ce n’est donc pas le contenu qui vous informe de la nature du document.

Créer un type de contenu SharePoint

De façon pragmatique, lors de la mise en place de SharePoint ou à l’occasion d’une migration, vous devez établir les caractéristiques des documents qui seront exploités sur votre site SharePoint: une facture, une note de frais, un devis, une demande de congés, etc.

Concrètement toujours, ces caractéristiques seront traduites sous forme de type de contenu SharePoint.

Un type de contenu SharePoint est un objet qui se crée dans une collection de sites ou dans un site.

Pour créer un type de contenu SharePoint nommé Facture:

  1. Sur la page d’accueil de votre site, cliquez sur le lien Actions du site, puis cliquez sur Paramètres du site (tout en bas),
  2. Dans la catégorie Galeries, cliquez sur le lien Types de contenu de site,
  3. Cliquez sur Créer (en haut à gauche),
  4. Créer un nouveau type de contenu avec le nom Facture,
  5. Sélectionnez un type de contenu parent dans: Types de contenu de document et un type de contenu parent: Document,
  6. Cliquez sur le bouton OK : la fenêtre Informations sur le type de contenu apparaît.

Un type de contenu SharePoint se manipule à peu près comme une bibliothèque ou une liste.

Vous pouvez y associer:

  • un modèle de document,
  • des flux de travail,
  • un comportement pour l’affichage du panneau de configuration,
  • une stratégie d’informations (j’écrirais dessus),
  • et des colonnes.

Les colonnes sont importantes car ce sont elles qui vont caractériser le type de contenu. Prenons un exemple. Généralement sur une facture, vous trouverez:

  • un numéro de facture,
  • une date d’échéance,
  • une référence client,
  • un montant HT, etc.

Les colonnes d’un type de contenu SharePoint

Toutes ces informations vont se traduire par des colonnes dans le type de contenu SharePoint Facture que vous aurez créé. Vous pouvez créer vos propres colonnes (Numéro de facture, Référence client, etc.) ou bien puiser dans les colonnes de site déjà présentes. En effet, vous pouvez récupérer des colonnes créées à l’occasion d’un autre type de contenu SharePoint. Vous pouvez aussi récupérer des colonnes livrées par SharePoint.

Exemples de colonnes livrées par SharePoint: date de début, date de fin, langue, date d’échéance, etc. Au total, il y a 175 colonnes de sites livrées avec SharePoint Server dans la version Entreprise.

Pour ajouter des colonnes à votre type de contenu SharePoint Facture, ouvrez le. Sous la section Colonnes, cliquez sur le lien Ajouter à partir de nouvelles colonnes de site puis remplissez le formulaire. Refaites cette opération pour chaque colonne à ajouter.

Une fois le type de contenu SharePoint Facture défini et créé, vous pouvez l’associer à une bibliothèque.

Associer le type de contenu SharePoint

Supposons que vous souhaitiez distinguer les factures Clients (celles que vous émettez) des factures Fournisseurs (celles que vous devez payer). Pour cela, vous créez 2 bibliothèques: une bibliothèque Clients, une bibliothèque Fournisseurs. Puis, vous associez le type de contenu SharePoint Facture aux 2 bibliothèques.

Instantanément, les 2 bibliothèques vont hériter des colonnes du type de contenu SharePoint Facture : numéro de facture, date d’échéance, référence client, montant HT.

Pour associer un type de contenu à une bibliothèque, vous allez dans les paramètres de la bibliothèque:

  1. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés,
  2. Dans la section Types de contenu, autorisez la gestion des types de contenu,
  3. Cliquez sur le bouton OK,
  4. Sous Types de contenu, cliquez sur Ajouter à partir de types de contenu de site existants,
  5. Dans Sélectionner des types de contenu dans, filtrez l’affichage en sélectionnant Types de contenu personnalisés : le type de contenu Facture apparaît,
  6. Sélectionnez Facture puis cliquez sur le bouton Ajouter > puis cliquez sur le bouton OK : vous venez d’associer votre type de contenu (Facture) à la bibliothèque.

L’ajout d’une nouvelle colonne dans le type de contenu Facture va se traduire instantanément par une nouvelle colonne dans les 2 bibliothèques.

Notez que rien ne vous empêche de personnaliser la bibliothèque Clients afin d’y rajouter une colonne qui lui est propre (par exemple, les conditions de remise ou rabais).

Type de contenu SharePoint

Les types de contenu peuvent aussi hériter entre eux. Par exemple, vous créez un type de contenu Effet de commerce que vous personnalisez. Ensuite, vous créez un type de contenu Lettre de change qui sera enfant de ‘Effet de commerce’. Puis, vous créez un autre type de contenu Billet à ordre qui sera aussi enfant de ‘Effet de commerce’. Et ainsi de suite.

Enfin, vous pouvez créer un type de contenu qui soit enfant d’un type contenu livré par SharePoint. Il y a 52 types de contenu livrés par SharePoint, répartis dans 10 groupes.

Comme tout processus d’apprentissage, l’acquisition des connaissances demande de passer du temps sur les types de contenu livrés par SharePoint, pour connaître leur caractéristique et … leurs usages !

Comprendre l’intérêt d’un composant WebPart SharePoint

Un composant WebPart SharePoint constitue un moyen simple pour personnaliser les pages dans SharePoint. Pour comprendre l’intérêt d’un WebPart SharePoint, faisons une analogie : Comment font les enfants lorsqu’ils jouent avec un jeu de Lego ® ?

En fait, ils piochent dans le bac à Lego ®, pour en retirer celui qui leur convient en forme et en couleur.

Le principe est identique avec les WebParts. Vous allez piocher dans le bac  à WebParts pour insérer celui qui vous convient car ils ont tous des fonctionnalités différentes.

De plus, chaque fois que vous créez une bibliothèque ou une liste, vous aurez un composant WebPart associé que vous pourrez ajouter sur la page d’un site SharePoint.

Composants WebPart SharePoint
Composants WebPart SharePoint

Composants WebPart SharePoint

Voici, quelques exemples de WebPart.

  • Affiche le contenu d’une liste ou d’une bibliothèque,
  • Affiche l’organigramme de l’organisation,
  • Permet aux utilisateurs de laisser des notes courtes visibles par tous,
  • Affiche les tâches de l’utilisateur actuellement connecté,
  • Présente les documents récents de l’utilisateur actuellement connecté,
  • Affiche le contenu d’un classeur Excel,
  • Visualise une image,
  • Permet aux utilisateurs autorisés d’entrer du texte libre,
  • Affiche la boîte de réception Outlook de l’utilisateur actuellement connecté,
  • Affiche un flux RSS.
  • etc.

En réalité, il existe plusieurs dizaines de WebParts natifs. Leur nombre précis dépend de la version installée et de ceux que vous aurez créés ou importés.

Par ailleurs, toutes les WebPart possèdent des propriétés qui permettent de les configurer.

En plus de choisir le composant WebPart qui vous convient, vous pouvez le configurer. En effet, chaque WebPart possède des propriétés générales qui permettent de configurer son apparence, sa disposition ou des paramètres avancées comme le ciblage d’audiences.

Outre ces paramètres communs, un composant WebPart peut disposer de paramètres supplémentaires selon ses fonctionnalités. Par exemple dans le WebPart SharePoint qui affiche la liste des documents récents d’un utilisateur, vous pouvez indiquer le nombre maximal d’éléments affichés ou si l’affichage concerne les documents créés, modifiés ou extraits.

Connexion de WebParts

Certains WebParts peuvent se connecter à d’autres WebParts. Cela signifie qu’un WebPart (dénommé « fournisseur ») envoie des données (ligne / cellule) vers une autre WebPart (dénommé « client »).

Notamment, ce mécanisme permet d’enrichir les pages web en exposant un affichage dynamique des données.

Ainsi, pour prendre un exemple de connexion de WebParts : Vous avez une liste de liens hypertextes qui pointent vers des images. En cliquant sur un des liens, l’image s’affiche en grand dans un WebPart Visionneuse d’image.

Vous avez 30 secondes pour expliquer SharePoint

L’objectif de cet article est d’expliquer SharePoint en 30 secondes, avec des mots simples et des exemples concrets.

Expliquer SharePoint

L’homme a besoin d’échanger avec les autres pour vivre. Dans le monde de l’entreprise ce besoin s’est traduit par des lettres et l’usage du téléphone.

Puis la communication s’est accélérée avec l’apparition des réseaux informatiques. Dans un réseau informatique les ordinateurs sont reliés entre eux et peuvent échanger des données sous une forme numérique. Par exemple, Internet est un réseau informatique mondial qui répond à cette définition.

Pour répondre au besoin de communication et de collaboration, les outils « collaboratifs » ont été créés. Par exemple, SharePoint de Microsoft.

L’idée importante est d’avoir la bonne information, pour la bonne personne au bon moment. C’est la même préoccupation que pour le décisionnel.

Expliquer SharePoint
Expliquer SharePoint

Panorama de quelques usages du collaboratif en entreprise

  • Déposer et partager des documents ou images avec une gestion souple des droits,
  • Rechercher facilement de l’information dans les documents déposés, grâce à l’indexation,
  • Etre averti automatiquement de l’existence d’une nouvelle information qui vous intéresse, par exemple avec une email ou un flux RSS,
  • Partager des liens internes et externes intéressants, par exemple, des adresses de sites Web pour organiser un déplacement (hôtels, trains, etc.),
  • Partager des calendriers communs (calendrier de salles, de voitures, etc.),
  • Annoncer des nouvelles: annonces communes à la société ou à la division,
  • Assigner et suivre des tâches unitaires avec une banette de tâches propres à chaque salarié,
  • Suivre des projets de manière détaillée mais aussi synthétique grâce à des indicateurs globaux,
  • Forum de discussion pour recueillir l’avis des autres et confronter les opinions afin d’échanger des bonnes pratiques,
  • Partager des contacts Par exemple, la liste des fournisseurs avec leurs coordonnées,
  • Avoir des espaces de travail partageables où l’utilisateur pourra déposer ses propres documents et autoriser d’autres utilisateurs à venir les consulter, voire les modifier s’il a les droits nécessaires,
  • Lancer des enquêtes ou sondages et recueillir automatiquement une synthèse des résultats,
  • Disposer de blogs pour faire part de ses projets et idées,
  • Mettre en œuvre des espaces wiki équivalents au site wikipedia mais en interne,
  • Créer des formulaires pour faire des demandes de billets de trains, pour les congés, les demandes de travaux, etc.,
  • Créer des flux de travail (ou workflows) pour notifier des processus,
  • Avoir des tableaux de bord alimentés automatiquement, par exemple, les principaux indicateurs de la société réactualisés automatiquement au fil de l’eau.

… les 30 secondes se sont écoulées !

Comprendre les enjeux de l’accessibilité de SharePoint

L’accessibilité de SharePoint n’est plus une option. Elle consiste à pallier aux lacunes qui empêchent une partie de la population ayant des incapacités d’avoir accès aux avantages que procure l’utilisation du web. L’incapacité peut être: visuelle, cognitive, motrice, auditive ou des problèmes de perception des couleurs, vieillissement, etc.

Internet est un outil qui permet à la population, notamment aux personnes handicapées, d’avoir accès plus facilement à l’information et aux services publics et privés.

Bien qu’Internet soit en première ligne, la question de l’accessibilité ne se limite pas au web. Car, en réalité, elle concerne tous les médias et à des degrés divers elle concerne tout le monde. Par exemple, rendre un document accessible est faire en sorte qu’il soit lisible et bien rédigé.

Axes d’améliorations d’un site web pour le rendre plus accessible

Il existe environ 95 exigences particulières pour rendre un site plus accessible.

Ces exigences portent sur les titres, les entêtes, les images, les cellules fusionnées des tableaux, le contraste, le choix des couleurs, la structure et la présentation d’une page Web, la compréhension, la validité, la navigation, les formulaires Web, l’interactivité, etc.

Les documents officiels français relatifs à l’accessibilité sur le web sont centralisés  sur Policies Relating to Web Accessibility – WAI France qui renvoie à la Circulaire du 7 octobre 1999 relative aux sites internet des services et des établissements publics de l’Etat.

Microsoft a aussi réuni les recommandations internationales du WAI et les directives européennes et françaises de l’accessibilité.

L’accessibilité de SharePoint 2010

Pour mieux connaître les possibilités d’accessibilité de SharePoint, téléchargez le document en français intitulé SharePoint 2010 a l’heure des WCAG 2 0 du RGAA et d’AccessiWeb 2.0. Lisez aussi le Déclaration de conformité au niveau A (SharePoint Server 2010) et Déclaration de conformité au niveau AA (SharePoint Server 2010).

L’accessibilité d’un site web est un des enjeux majeurs du Web 2.0, car ce sujet est loin d’être circonscrit aux seuls problèmes de malvoyance, par exemple. L’accessibilité chez Microsoft se traduit aussi par un site web, très riche, qui fourmille d’informations sur l’accessibilité.

Par ailleurs, il existe aussi un article intéressant qui décrit comment mettre en œuvre dans SharePoint 2010 et IIS7, l’URL rewriting pour un site public internet. Cette technique améliore aussi le référencement des sites SharePoint 2010. Plus d’informations et de conseils sur le Search Engine Optimization (SEO) dans SharePoint 2010 se trouvent à l’adresse SharePoint 2010 Search Engine Optimization (SEO) Tips. Plus d’informations et de conseils sur le Search Engine Optimization (SEO) dans Silverlight se trouvent à l’adresse Whitepaper Search Engine Optimization for Silverlight applications – The Official Microsoft Silverlight Site.

Kit d’accessibilité de SharePoint 2007

Le Kit d’accessibilité de SharePoint 2007 est une solution de la société AKS, en partenariat avec Microsoft. C’est un ensemble de fichiers, programmes et utilitaires destiné à rendre plus accessible et plus facilement utilisable les éléments en sortie de Microsoft Office Server SharePoint (MOSS) 2007.

Concrètement, il s’agit de définitions de site compatibles avec WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) 1.0. Le kit fournit de nouvelles feuilles de style en cascade (Cascading Style Sheets, CSS) ainsi que des pages maîtres. Notamment, les pages maîtres par défaut de MOSS 2007 ont été retravaillées pour être compatible avec WCAG 1.0.

Notamment, la documentation est en français.

Outils d’évaluation de l’accessibilité

Les outils d’évaluation de l’accessibilité du Web sont aident à déterminer si votre site Web est conforme aux directives d’accessibilité. Ces outils d’évaluation font gagner du temps pour évaluer la conformité de votre site Web avec les recommandations. Cependant, aucun outil ne peut déterminer automatiquement l’accessibilité des sites Web: une intervention humaine est indispensable.

Par expérience, il n’existe aucun outil parfait. De plus, il faut être attentif aux faux positifs. Enfin, les rapports fournis sont parfois tellement exhaustifs qu’il devient nécessaire d’avoir une réflexion préalable à leur utilisation.

Accessibilité de SharePoint
Accessibilité de SharePoint

La Charte ergonomique des sites Internet publics

Cette charte consiste à rendre les sites publics plus accessibles et plus efficaces. Les principaux facteurs de réussite retenus concernent :

  • un contenu de qualité ;
  • des mises à jour fréquentes ;
  • des temps de téléchargement minimaux ;
  • un usage facile.

La Charte ergonomique des sites Internet publics se présente sous la forme d’un recueil de règles de bonnes pratiques ergonomiques. Les bonnes pratiques sont soit recommandées avec une exigence forte, soit simplement utiles.

Valideurs du W3C

Le W3C (World Wide Web Consortium) définit les normes du web. Il propose de vérifier la validation du code HTML et XHTML grâce au validateur du W3C. Le WAI (Web Accessibility Initiative), qui est une émanation du W3C, énonce des recommandations pour l’accessibilité de vos pages Web. Parmi les très nombreux outils sortsite (payant) est complet et un des plus à jour. Dans les outils gratuits, Web Accessibility Inspector (gratuit, anglais) de FUJITSU est remarquable sans être parfait. Si les outils automatiques ne vous convainquent pas plus que ça, le W3C propose des pistes en anglais afin de faire les premiers pas pour rendre un site Web accessible.

Par ailleurs, en France, vous trouverez quelques informations sur Accessibilité du Web. Les acteurs de ce domaine au Canada sont très impliqués et actifs.

Notamment l’excellent AccessibilitéWeb regorge d’informations intéressantes, utiles et à jour.

Quelques liens sur l’accessibilité

Accessibilité – Openweb.eu.org

Accessibilité du Web – Wikipédia

The OneVoice for Accessible ICT Coalition OneVoice for Accessible ICT

Developing a Web Accessibility Business Case for Your Organization Overview

Voir un site comme un daltonien

Des sites permettent de montrer aux webmestres comment leur propre site sera vu par des personnes atteintes de différentes sortes de daltonismes. Colorblind Web Page Filter et Vischeck permettent de voir son site comme le verrait un daltonien. Vischeck est parfois un peu long à se charger.

Le Cercle Chromatique Accessible vous permet de choisir simplement une couleur de texte et la couleur d’arrière-plan qui conviendrait aussi bien à des personnes qui seraient dotées d’une vision Deuteranope, Protanope ou Trinanope.

Pour tester votre vision, vous pouvez utiliser le Test daltonien gratuit par un opticien. Afin de mieux connaître le daltonisme, un site de qualité en français: Les daltoniens. Vous pouvez aussi tester des générateurs de couleurs de site comme Color Scheme Designer 3, Colour Blindness Check – Etre et EasyRGB – RGB and COLOR search engine.

Percevoir un site comme un aveugle

Le produit JAWS for Windows Screen Reading Software de Freedom Scientific énonce le texte de votre site web. Il vous permet de comprendre comment un utilisateur aveugle percevrait votre site Web.

Par ailleurs, il existe aussi des ressources intéressantes sur l’utilité de ALT dans l’article Accessibility DoIT University of Wisconsin-Madison, ainsi que des vérifications sur l’accessibilité: UW-Madison Web Accessibility Checklist et Accessibility Check – Etre.

Autres ressources sur l’accessibilité de SharePoint

De plus, la barre d’outils Accessibilité du Web est une barre d’outils développée par l’équipe Australienne d’Accessible Information Solutions de vision.

Enfin, elle permet d’examiner différents aspects d’un document HTML (tels que sa structure, son code, son contenu…), de faciliter l’utilisation d’applications tiers et de simuler l’expérience utilisateurs de différents utilisateurs.

Elle contient également une série de références et autres ressources relatives à l’accessibilité du Web.

Risque documentaire : Découvrir sa maîtrise et les outils

Pour une entreprise, le risque documentaire représente une perte financière potentiellement énorme.

Combien vous coûterait une information erronée transmise à vos clients, fournisseurs ou employés ?

Combien vous coûte l’envoi d’informations confidentielles à la concurrence ou aux médias par email ?

Si vous croyez qu’il n’existe pas de solutions pour diminuer fortement ces risques, vous faites une erreur qui pourrait vous coûter cher.

D’autant, que plus les sociétés se numérisent, plus les nuisances liées aux erreurs de cette nature deviendront importantes, si elles ne cherchent pas à s’en prémunir.

Enfin, avec le développement des sites web Internet ou Intranet, les échanges non-contrôlés d’emails web, la diffusion de feuilles Excel ou autres, etc. les risques augmentent.

Pourtant, vous pouvez lutter efficacement contre ces dangers grâce à des solutions techniques, organisationnelles et informatiques.

Bien évidemment, SharePoint est la première brique pour contrôler le risque documentaire. Cependant, installer SharePoint ne suffit pas. Il faut établir ses règles de gouvernance.

Par ailleurs, il existe aussi d’autres produits qui peuvent vous aider, comme par exemple Rights Management Services de Microsoft.

Rights Management Services

Rights Management Services (RMS) permet aux administrateurs de spécifier des autorisations d’accès aux documents.

Par exemple, vous pouvez interdire d’imprimer ou de transmettre les informations sensibles.

Une fois que les restrictions d’accès et d’utilisation sont appliquées par RMS, peu importe où se trouve le document, parce que la permission d’un fichier est stockée dans le fichier lui-même.

Ainsi, RMS peut empêcher le transfert, la copie ou la modification d’un document.

Il peut empêcher que le document soit imprimé, y compris en utilisant la fonctionnalité d’impression écran de Microsoft Windows ainsi que d’autres fonctionnalités utiles.

Méthodologie

Au départ, c’est un audit classique qui permet de dresser un état des lieux avec comme objectif de connaître l’utilisation qui est faite des données sur les serveurs de fichiers.

Ainsi, des rapports de synthèses donnent la répartition des fichiers par taille, par type, par utilisateur, dans le temps, etc.

Notamment, l’analyse de l’existant est généralement le point de départ qui orientera la réflexion sur la stratégie d’évolution.

Risque documentaire
Risque documentaire

Exemple d’une mission de maîtrise du risque documentaire

Dans le cadre du projet d’analyse de la qualité des supports de formation d’une société internationale, nous avons analysé ses supports de cours.

Les principales vérifications concernaient:

  • La cohérence interne entre le plan de cours et le contenu du cours,
  • La vérification croisée entre le plan du support et le plan officiel,
  • Contrôle de cohérence des travaux pratiques par rapport au support et à la progression pédagogique.

Une grille d’évaluation rigoureuse et précise permet de procéder aux contrôles. Elle a porté sur plus de 15000 pages.

Découvrez le guide des meilleures pratiques SharePoint 2010

Le guide des meilleures pratiques SharePoint (SharePoint 2010 Best Practices) a été mis à jour récemment. Ce guide recense les meilleurs articles sur SharePoint 2010, ainsi que les outils les plus utiles.

En effet, l’infrastructure riche de SharePoint rend difficile la maîtrise de tous ses aspects. Aussi, vous trouverez de nombreuses références qui décrivent les meilleures pratiques pour lutter contre les problèmes de performance.

Meilleures pratiques SharePoint
Meilleures pratiques SharePoint

Une autre série d’article répond aux questions épineuses sur le retour sur investissement de SharePoint, ainsi que les usages possibles.

Par ailleurs, les administrateurs trouveront des réponses aux sujets de l’installation, la configuration, et le maintien opérationnel de SharePoint 2010. Les questions relatives au déploiement sont aussi abordées dans l’article Deployment scenarios (SharePoint Server 2010).

De plus, des articles sur SharePoint 2013 commencent à apparaître comme par exemple, sur l’installation et la configuration de SharePoint 2013 et SQL Server 2012 sur un serveur Windows 2012.

Enfin, les topologies, les environnements Extranet, la virtualisation des serveurs SharePoint, les sauvegardes / restaurations (que faut-il sauvegarder et quand ?), la recherche, les mises à jour et migration sont aussi abordés à travers de nombreux articles.

Les développeurs trouvent aussi des réponses sur, par exemple: comment mettre en place un environnement de développement, les meilleures pratiques pour développer des applications dans SharePoint 2010, des conseils sur l’écriture de code efficace, les meilleures pratiques de sécurité pour les développeurs dans SharePoint 2010, les meilleures pratiques pour développer des solutions en bac à sable dans SharePoint 2010, la création d’une classe IDisposable pour les listes, la détermination de l’utilisateur courant dans un flux de travail SharePoint, etc.

Meilleures pratiques SharePoint

Le recensement des 10 blogs à suivre est tout aussi intéressant, savoir:

  • Joel Oleson’s SharePoint Land
  • Nothing but SharePoint
  • Scot Hillier on SharePoint
  • Lightning Tools Blog
  • Gokan Ozcifci on SharePoint

Enfin, le billet se termine par les 10 outils à emporter. Ces outils s’adressent aussi bien à des développeurs qu’à des administrateurs:

  • CKSDev est une extension Visual Studio qui rend les développements SharePoint plus faciles.
  • SharePoint Manager est un explorateur qui présente une vue hiérarchique de SharePoint 2007, SharePoint 2010 et SharePoint 2013.
  • CAML.NET est un module d’IntelliSense pour CAML.
  • CAML Designer rend plus facile l’écriture de requêtes CAML. C’est le successeur de U2U CAML Query Builder.
  • ULSViewer est un outil pour visualiser plus simplement les fichiers journaux.
  • Muse.VSExtensions est une extension Visual Studio qui permet d’ajouter une référence Global Assembly Cache dans le projet à partir du menu.

Nouvelles fonctionnalités dans cette introduction à SharePoint 2013

Dans cette introduction à SharePoint 2013, vous allez découvrir les apports de cette nouvelle version. En effet, la somme d’innovations que contient cette nouvelle version est impressionnante. Toutefois, ce billet les présente succinctement, sans chercher à être exhaustif.

Exemple d’une nouveauté : l’intégration transparente d’Exchange et SharePoint. Déposer un email dans un site SharePoint devient aussi simple que d’y mettre un fichier Word.

Introduction à SharePoint 2013

Le modèle d’architecture de SharePoint 2013 est resté globalement le même que dans la version SharePoint 2010. Malgré tout, des changements apparaissent pour la recherche et les workflows.

Applications de service SharePoint 2013

La plateforme bénéficie de nombreuses améliorations, ainsi que de nouvelles possibilités. Par exemple, vous avez : « Shredded Storage », améliorations dans SQL, Service Cache, Gestion des demandes, Thèmes, Partage.

Le « Shredded Storage » supprime les doublons de fichiers. Il réduit aussi la quantité de données à transmettre sur le réseau.

De nouvelles applications de service apparaissent, d’autres disparaissent comme Office Web Apps qui n’est plus une application de service. De même, Web Analytics n’est plus une application de service. Elle fait dorénavant partie de la recherche.

Vous trouverez la présentation des services Business Connectivity Services 2013 et Windows Azure Workflow plus bas.

Enterprise Content Management

Dans cette introduction à SharePoint 2013, vous constaterez que les stratégies de gestion d’informations sont toujours prises en charge. SharePoint Server 2013 étend ses stratégies au niveau d’un site.

Les stratégies concernent la stratégie de rétention pour l’ensemble du site. Elles concernent aussi la boîte aux lettres d’équipe.

Par exemple, vous pouvez sélectionner un modèle de stratégie lors de la création d’un projet. Les stratégies s’appliquent alors sur les documents du projet. Lorsque le projet est terminé, les dossiers du projet sont supprimés des Outlook des membres du projet. Les informations du projet seront éventuellement supprimées.

Enterprise Content Management Sharepoint 13 Intégration avec Exchange 2013

Centre d’e-découverte (« eDiscovery Center »)

La e-découverte est le processus d’identification et de diffusion de l’information électronique. Celle-ci peut servir de preuve. Le centre d’e-découverte établit un portail à travers lequel vous pouvez effectuer des recherches et apposer un séquestre. Cette fonctionnalité est disponible avec la version SharePoint Server 2013.

Les sources possibles d’exploration du centre d’e-découverte sont les boîtes aux lettres Exchange. Les sources sont étendues aux sites SharePoint et aux fichiers des dossiers partagés.

Enterprise Content Management Sharepoint 13 eDiscovery Center

Vous pouvez continuer à travailler malgré le séquestre. Le séquestre préserve une copie du contenu. Lorsque vous avez identifié les éléments spécifiques que vous aurez à fournir, vous pouvez les exporter dans un format standard.

Enterprise Content Management Sharepoint 13 Export

Web Content Management

Le Web Content Management supporte les variations et traduction de contenu, l’optimisation du moteur de recherche, la publication croisée de site, le rendu d’image dans différentes tailles, des URLs propres et la navigation des métadonnées.

Le rendu d’image permet d’afficher différentes versions de taille d’une image sur des pages différentes: il suffit de spécifier la largeur et la hauteur pour toutes les images qui utilisent ce rendu d’image. Selon les besoins, une même image pourra donc servir sur plusieurs pages avec des tailles différentes: miniatures, grandeur réelle, etc. Pour utiliser le rendu d’images, le cache BLOB devra être activé.

Introduction à SharePoint 2013
Web Content Management SharePoint 2013 Rendu d’image

Une URL propre signifie que http://office/15/collab/Demo/_layouts/PowerPoint.aspx?PowerPointView=ReadingView&PresentationId=/15/collab/Demo/Docs/wac.pptx&Source=http%3A%2F%2Foffice%2F15%2Fcollab%2Fdemo%2Fdocs%2FTraining%2520Module%2Fdocsethomepage%2Easpx%3FID%3D96%26FolderCTID%3D0x0120D520037E1F59EB3515B4F940A3806D9B183F0%26List%3Dc910e954%2D68ca%2D42ae%2Dbb0f%2D1c6908c73e77%26RootFolder%3D%252F15%252Fcollab%252Fdemo%252Fwac%252005&DefaultItemOpen=1 devient http://office/15/collab/Demo/Docs/wac.pptx?Web=1.

La fonction de variation copie le contenu d’un site source d’une langue vers un ou plusieurs sites cibles dans d’autres langues. Le suivi des relations entre la source et le contenu cible est maintenu.

Vous serez redirigés sur un site approprié selon le réglage de la langue de votre navigateur Web. La traduction du contenu peut être faite automatiquement ou par l’intermédiaire d’une personne.

La publication croisée de site permet de rendre disponible du contenu d’une collection de site, désignée comme site de publication croisée, à d’autres collections de site. Cette fonctionnalité permet aussi de désigner une liste, une bibliothèque d’articles, une bibliothèque de base de connaissances ou un catalogue de produits comme catalogue. Ces catalogues deviennent potentiellement accessibles à toutes les autres collections de sites.

Par ailleurs, un nouveau modèle de publication de collection de site apparaît : Product Catalog Site Collection. La fonctionnalité de publication croisée de site est activée par défaut dans ce modèle.

Gestionnaire de conception

Toujours en introduction à SharePoint 2013, vous verrez que cette comprend un certain nombre de nouvelles fonctionnalités pour rendre plus facile la publication de sites Web. Une de ces nouvelles fonctionnalités est Design Manager. Cet outil vous permet de créer des canaux différents pour votre contenu (cf. plus bas le paragraphe Mobilité).

Par exemple, il devient possible d’avoir un ensemble de pages pour les navigateurs en taille réelle, un autre pour les appareils mobiles, un autre pour les tablettes. Vous pouvez aussi associer des pages maîtres différentes à chaque canal.

A certains égards, Design Manager remplace SharePoint Designer 2013, y compris dans la modification et la création de pages maîtres, grâce à de simples fichiers HTML.

Dans SharePoint 2010, la navigation de sites s’appuie sur la structure de site. Dans cette nouvelle version, il est possible d’avoir une navigation basée sur les ensembles de termes des métadonnées gérées. Sur un site de publication croisée, les ensembles de termes peuvent se combiner pour créer une navigation de site plus complète.

Navigation gérée dans SharePoint 2013

Il devient possible d’insérer un élément iframe dans un champ sur une page HTML. Vous pouvez intégrer du contenu dynamique à partir d’autres sites, tels que des vidéos, sous réserve que les domaines externes soient approuvés.

Web Content Management Sharepoint 13 Code embarqué dans Videos

Cette introduction à SharePoint 2013 vous présente un nouveau WebPart très intéressant : le Web Part de Recherche de Contenu. En effet, en spécifiant une requête dans ce composant WebPart, celle-ci renvoie automatiquement les résultats à partir de l’index de recherche lorsque les utilisateurs accèdent à la page qui contient le composant WebPart.

Informatique sociale

Dans cette introduction à SharePoint 2013, vous constaterez la présence renforcée du réseau social d’entreprise comme le microblogging. Le microblogging est la possibilité de partager du contenu, des liens et des medias avec qui on veut en interne; possibilité de suivre les personnes, les sites, le contenu, et les conversations.

Flux d’activités: fournit une vue sur l’activité récente liée au contenu, aux liens, aux médias et aux personnes.

Social Sharepoint 13 Discussions

Communautés: sites communautaires avec auto-administration des services, de la modération et les caractéristiques modernes de la communauté telles que les réalisations et la réputation.

Blog: intégration d’applications client et des notions de catégories, commentaires, et modération.

Recherche

Cette introduction à SharePoint 2013 présente une nouvelle architecture pour la recherche avec une recherche unifiée. Les informations contextuelles enrichissent la prévisualisation des résultats de recherche. L’historique de recherche permet de personnaliser les résultats de recherche.

Recherche documentaire SharePoint 2013

Recherche sur les personnes

Recherche SharePoint 2013 sur les personnes

Business Intelligence

La Business Intelligence concerne la version SharePoint Server 2013 Enterprise.

Cette introduction à SharePoint 2013 vous permet de découvrir l’apparition de nouveaux modules. En effet, les modules suivants apparaissent dans le client Excel: In-Memory BI Engine (IMBI), Power View Add-in pour Excel, Graphique croisé dynamique et rapports de tableau croisé dynamique découplé, Trend analysis.

Le moteur d’analyse de données multidimensionnelle en mémoire (IMBI), également connu sous le nom de moteur VertiPaq, permet une analyse quasi instantanée de millions de lignes. C’est une caractéristique entièrement intégré dans le client Excel.

Power View Add-in pour Excel: Power View (« Crescent ») permet aux utilisateurs de visualiser et d’interagir avec les données modélisées en utilisant des visualisations interactives, des animations et interrogations intuitives.

Graphique croisé dynamique et rapports de tableau croisé dynamique découplé: Les utilisateurs peuvent désormais créer des rapports de graphique croisé dynamique sans avoir à inclure un rapport de tableau croisé dynamique sur la même page.

L’analyse de tendances: Excel Services prend en charge la capacité de mener une analyse des tendances à partir de cellules dans les rapports de tableau croisé dynamique qui utilisent des données OLAP, tels que les cubes Analysis Services ou les modèles de données PowerPivot. Vous pouvez utiliser Excel Services pour voir et interagir avec des classeurs Excel des sites SharePoint.

Excel Services dans SharePoint 2013

PerformancePoint Services et Visio Services bénéficient aussi d’améliorations.

PerformancePoint Services permet de créer des tableaux de bord interactifs qui affichent des indicateurs de performance clés (KPI) et des visualisations de données sous la forme de tableaux de bord et de rapports.

Visio Services permet de partager des fichiers de dessin Microsoft Visio. Diverses sources de données peuvent alimenter les données de ces fichiers de dessin.

Périphériques mobiles, smartphones et tablettes

Si vous poursuivez cette introduction à SharePoint 2013, vous allez découvrir que le ciblage de différents appareils mobiles devient possible. En effet, vous créez des canaux différents. Un canal permet de rendre différemment un site de publication selon l’appareil.

A partir des versions Android 4.0, iPhone 4.0 et Windows Phone 7.5, l’accès à SharePoint 2013 permet de naviguer dans les bibliothèques de documents, les listes, les wikis et les composants WebPart de façon plus moderne.

Un site SharePoint peut s’adapter à des périphériques différents, selon des modèles spécifiques.

Mobilité dans SharePoint 2013 basée sur des modèles

Le Push devient possible sur les périphériques équipés de Windows Phone 7.5 ou versions ultérieures, afin d’envoyer des mises à jour.

Vous pouvez utiliser un nouveau type de champ de géolocalisation pour le développement d’applications mobiles ou dans les listes.

Le contenu des composants WebPart PerformancePoint, les rapports d’Excel Services et de SQL Reporting Services s’affiche désormais dans les périphériques mobiles. Par exemple, vous pouvez consulter et manipuler les tableaux de bord de PerformancePoint à partir d’un iPad en utilisant le navigateur web Safari.

Les documents Word, Excel, PowerPoint sont visualisables dans les navigateurs des mobiles avec des fonctionnalités supplémentaires.

Workflows

Cette première introduction à SharePoint 2013 vous présente une évolution majeure dans les flux de travail ou workflows. En effet, les workflows construits dans SharePoint 2010 continueront de fonctionner dans SharePoint 2013. De même, les nouveaux flux de travail dans SharePoint 2013 pourront continuer à fonctionner comme dans la version précédente.

Toutefois, afin de tirer parti des nouvelles possibilités des workflows sous SharePoint 2013, il sera nécessaire d’installer Windows Azure Workflow service.

Dans ce nouveau service, toutes les communications pour interagir avec les définitions de workflow et leurs instances se font via HTTP(s).

L’idée est d’assurer une transparence entre les services de workflows, qu’ils soient dans le nuage informatique ou sur des serveurs dans les locaux.

Toutes les informations de ce billet proviennent des sites web de Microsoft, en particulier de SharePoint 2013 ITPro content CHM, SharePoint 2013 presentation IT pro training et SharePoint 2013 Preview. Nous avons procédé à la traduction en français et à de menues adaptations. Ces informations sont préliminaires et sujettes à changement.

Créer des sites SharePoint 2010 avec ce livre sur SharePoint

Pour apprendre à créer des sites SharePoint 2010, vous pouvez vous procurer le livre Créer et Organiser le contenu des sites SharePoint 2010: Travaux Pratiques Corrigés (181 pages).

Créer des sites SharePoint 2010
À l’origine, le contenu de ce document est un recueil de travaux pratiques destinés à des stagiaires de formation utilisant les sites SharePoint dans leurs activités bureautiques ou ayant en charge la gestion de sites Intranet hébergés sur Microsoft SharePoint 2010.

En particulier, ce livre d’exercices couvre l’organisation des contenus et leur mise à disposition pour les utilisateurs finaux. Il s’adresse donc à une population d’usagers communément appelés contributeurs ou concepteurs.

Un simple navigateur pour créer des sites SharePoint 2010

Les outils qui permettent de modifier l’interface utilisateur de SharePoint sont de trois natures différentes. Notamment, celui qui demande le moins d’effort est le navigateur Internet. Son principal avantage est sa simplicité car il suffit de savoir cliquer. La seule difficulté est de savoir où cliquer. L’objet de ce document est de vous expliquer où cliquer pour réaliser les changements.

SharePoint Designer est puissant car sans programmation il permet une personnalisation avancée comme pouvoir afficher des informations d’une base de données externes dans SharePoint. Toutefois, il nécessite un effort cérébral particulier. A priori, il est plutôt destiné à des informaticiens ou des graphistes.

Visual Studio vous permet de procéder aux personnalisations que vous n’avez pas réussi à faire avec le navigateur ou SharePoint Designer. Outre sa propre utilisation, c’est un outil qui nécessite de connaître un langage comme le C#, le Framework net, et le modèle objet SharePoint. Il permet une personnalisation poussée (parfois à l’extrême). Il s’adresse uniquement à des programmeurs.

Vous l’avez compris, ces Travaux Pratiques Corrigés (TPC) traiteront des possibilités de personnalisation offertes par le navigateur. Bien qu’il soit simple d’usage, il permet des manipulations souvent insoupçonnées, même par certains utilisateurs chevronnés de SharePoint !

Créer des sites SharePoint 2010

Par ailleurs, les 40 travaux pratiques de ce document ont été peaufinés par la pratique de plusieurs centaines de stagiaires depuis plus de deux ans. Conçus dans un réel souci pédagogique, ils commencent par des manipulations de base (création de sites, création de listes etc.). Progressivement, vous apprendrez des usages plus complexes comme par exemple, la connexion de composants WebPart. Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre leur intérêt et de découvrir de nouvelles notions.

Aussi, afin de tenir compte de l’absence du formateur, nous avons inséré plus de 160 illustrations, notamment à l’occasion de passages plus délicats. En particulier, nous avons rédigé ce recueil en gardant en permanence à l’esprit les questions soulevées par les très nombreux stagiaires qui ont déjà pratiqués ces exercices.

Par ailleurs, tous les exercices ont été testés et validés une fois que le livre a été entièrement rédigé. Il est insupportable qu’un livre d’exercices corrigés comporte des erreurs. Toutefois, certaines particularités de votre environnement de travail peuvent être un obstacle à la réalisation des exercices. Par exemple, sans être exhaustif, votre environnement peut vous cacher des options disponibles par défaut ou bien vous ne disposez pas des autorisations nécessaires.

Thèmes abordés dans le livre pour créer des sites SharePoint 2010

Après l’introduction, vous découvrirez les bonnes pratiques liées à la création de sites SharePoint.

Ensuite, vous manipulerez l’aspect de votre site, ainsi que les thèmes et la navigation. Ces exercices vous donneront l’occasion d’expérimenter l’ergonomie à appliquer à votre site.

Bien entendu, le classement des informations dans les listes est abordée en détail, avec notamment un focus sur les bonnes pratiques. Vous verrez aussi comment utiliser les bibliothèques pour stocker vos documents. Les bibliothèques sont l’équivalent des dossiers de Windows.

Ensuite, vous verrez aussi, comment grâce aux affichages, vous pouvez personnaliser en profondeur vos listes et bibliothèques.

De plus, dans le chapitre consacré aux composants WebPart, vous verrez comment utiliser ses « petites briques » pour personnaliser vos pages SharePoint.

Enfin, vous verrez comment les fonctions de publication, disponibles dans la version Server, permet d’étendre les possibilités de SharePoint. Notamment, vous manipulerez les pages de publication.

Détail des travaux pratiques du livre pour créer des sites SharePoint 2010

  • Vocabulaire du ruban SharePoint
  • Interfaces pour créer des sites
  • Supprimer un site
  • Récupérer un site supprimé
  • Modifier un site
  • Modèles de sites différents
  • Barre de navigation supérieure
  • Ordre des sites
  • Barre de navigation du parent
  • Modifier le thème d’un site
  • Créer un nouveau thème
  • Afficher le plan d’un site
  • Modifier la navigation
  • Liste d’annonces
  • Contacts Outlook dans SharePoint
  • Liste de tâches
  • Projets sous forme de Gantt
  • Favoris Internet dans SharePoint
  • Préparer une réunion
  • Sondage avec plusieurs questions
  • Branchements dans un sondage
  • Exporter une liste vers Excel
  • Liste personnalisée
  • Affichage personnalisé avec tri
  • Affichage avec un regroupement
  • Bibliothèque de documents
  • Modèle de document
  • Bibliothèque d’images
  • Redimensionner une image
  • Changer le logo de votre site
  • Définir un affichage par défaut
  • Mettre en œuvre les versions
  • Insérer une liste avec un WebPart
  • Connexion de composants WebPart
  • Ajout d’une page wiki
  • Modifier la page d’accueil
  • Modifier la mise en forme
  • Page de composants WebPart
  • Page de publication
  • Modifier la mise en page
  • Approbation d’une page
  • Modification de la page d’accueil
  • Affichage automatique d’une page

Qui doit lire ce livre ?

Ce livre est pour vous si vous voulez grandir dans l’utilisation de SharePoint 2010 et notamment pour créer un contenu dynamique et l’organiser.

En outre, vous n’avez absolument pas besoin d’être informaticien pour faire les exercices. Notamment, ceux-ci ont formé avec succès des stagiaires qui étaient de simples utilisateurs (ou utilisatrices) de l’informatique. Par contre, il est juste nécessaire que vous sachiez utiliser un ordinateur (par exemple, pour ouvrir un fichier sur le disque dur), et que vous ayez une expérience d’Internet (par exemple, savoir surfer sur le web). Si vous savez utiliser Word de Microsoft, c’est encore mieux mais ce n’est pas obligatoire.

Par ailleurs, la pratique des exercices de ce document suppose aussi que vous ayez accès à Microsoft SharePoint 2010, soit Microsoft SharePoint Foundation 2010, soit Microsoft SharePoint Server 2010 au sein de votre organisation.

Enfin, très souvent, SharePoint vous donne un droit à l’erreur pour les manipulations de ce document. Notamment, si vous vous trompez, il est possible de revenir à la situation avant la manipulation, sans être obligé de tout refaire. Dans ce document, vous apprendrez à le faire dans la plupart des situations. Toutefois, il serait plus sûr que vous disposiez d’un environnement de type « bac à sable » dans lequel vous pourriez faire toutes vos manipulations sans crainte.