Livre Créer un site piloté par les données pour SharePoint 2013

Nouveau !

Cliquez sur ce lien SharePoint Designer 2013 : Création d’un site de données pour visionner la vidéo qui correspond au livre !

Grâce à l’outil gratuit SharePoint Designer 2013, vous pouvez vous connecter à des sources de données externes sans écrire la moindre ligne de code. Ensuite, l’application de service native de SharePoint 2013, intitulée Business Connectivity Services (BCS) permet de manipuler et d’autoriser ces connexions externes. Enfin, les composants WebPart de la catégorie Données métiers donnent à vos utilisateurs la possibilité de les afficher sur une page SharePoint.

Le livre Créer un site piloté par les données pour SharePoint 2013 explique précisément comment faire pour atteindre cet objectif sans jamais développer, uniquement avec les interfaces graphiques.

Au total, 18 Travaux Pratiques détaillés et expliqués vous permettent d’apprendre à créer un site piloté par les données dans SharePoint :

  • S’initier à SharePoint Designer
  • Explorer un site via ses fichiers
  • Créer un site avec SharePoint Designer
  • Créer une base de données SQL Server
  • Connecter une base de données
  • Connecter une feuille Excel
  • Connecter un fichier XML
  • Connecter un service web SOAP
  • Connecter un service web REST
  • Manipuler une vue de données
  • Afficher un fichier XML
  • Afficher un flux RSS externe
  • Afficher un flux RSS SharePoint
  • Gérer les autorisations externes
  • Créer un type de contenu externe
  • Créer une liste externe
  • Utiliser les composants WebPart BCS
  • Connecter des composants WebPart

Nouveau Livre pour Designer les sites SharePoint 2013

Nouveau !

Cliquez sur ce lien SharePoint 2013 : Personnalisation de l’identité visuelle de vos sites pour visionner la vidéo qui est tirée du livre.

Le livre Modifier l’apparence des sites SharePoint 2013 en 26 Travaux Pratiques présente et explique les notions suivantes:

  • Activer le cache BLOB pour créer vos propres rendus d’images,
  • Activer une fonctionnalité de collection de sites,
  • Ajouter des éléments à la liste en mode rapide,
  • Ajouter un composant d’application à une page,
  • Ajouter un composant WebPart,
  • Ajouter un lien dans le menu global,
  • Ajouter un lien promu,
  • Ajouter une nouvelle page,
  • Appliquer la nouvelle conception à tous les sites,
  • Appliquer une nouvelle couleur,
  • Appréhender la notion de type de contenu de page de publication,
  • Changer la couleur d’un élément de la page,
  • Changer la mise en page d’une page de publication,
  • Changer la page d’accueil d’un site de publication,
  • Changer le thème du site,
  • Changer une page d’accueil de composants WebPart en une page d’accueil Wiki,
  • Charger la bibliothèque avec des images,
  • Comprendre de quoi était constitué un package,
  • Comprendre le principe des catégories de composants WebPart,
  • Comprendre le principe des composants WebPart,
  • Comprendre le rôle des entêtes de listes,
  • Configurer un composant WebPart,
  • Convertir des fichiers HTML en une page maître,
  • Copier sans erreur l’adresse d’une image,
  • Copier-Coller le contenu des fichiers personnalisés dans SharePoint,
  • Corriger d’éventuelles erreurs liées au format XML,
  • Créer des colonnes supplémentaires pour la liste,
  • Créer des liens de navigation entre les pages du site,
  • Créer des sous-sites basés sur des modèles de sites différents : Site d’équipe, Centre de documents, Centre des enregistrements
  • Créer un affichage personnalisé,
  • Créer un lien de navigation vers une page d’un autre site SharePoint,
  • Créer un mappage sur la Galerie Pages maîtres,
  • Créer un package de conception,
  • Créer un rendu d’image,
  • Créer un site de publication,
  • Créer une bibliothèque d’images,
  • Créer une liste de liens promus,
  • Créer une liste personnalisée,
  • Créer une mise en page à partir de fichiers HTML,
  • Créer une nouvelle page de publication de type Page d’article,
  • Créer une page de composants de WebPart vide,
  • Créer une table d’orientations à base de tuiles,
  • Créer votre premier site SharePoint 2013 basé sur un modèle de site d’équipe,
  • Déplacer les blocs de la page HTML,
  • Déplacer un composant dans un nouvel espace,
  • Désactiver la barre de liens supérieure du site racine,
  • Faire un tri de colonne,
  • Glisser-Déplacer une image d’un cadre vers un autre,
  • Importer un package sur une autre collection de sites,
  • Indiquer à SharePoint la localisation des emplacements réservés : logo du site, navigation globale, zone de recherche,
  • Insérer et mettre en forme le texte d’une page,
  • Insérer et paramétrer une vidéo,
  • Insérer un composant WebPart,
  • Lancer le diaporama,
  • Manipuler les adresses,
  • Mettre à jour la liste des liens promus,
  • Modifier la disposition du texte,
  • Modifier la mise en page du site SharePoint,
  • Modifier la navigation globale,
  • Modifier la page d’accueil d’un site de publication,
  • Modifier la page de publication,
  • Modifier le titre et la description d’un site,
  • Modifier un affichage personnalisé,
  • Modifier un lien du menu global,
  • Modifier un type de contenu d’une page de publication,
  • Personnaliser l’apparence d’un composant d’application,
  • Personnaliser le composant WebPart,
  • Personnaliser les extraits de code,
  • Personnaliser un rendu d’image,
  • Publier vos modifications liées à la conception,
  • Trouver la mise en page d’une page de publication,
  • Utiliser les extraits de code,
  • Utiliser SharePoint Color Palette Tool,
  • Utiliser un rendu d’image,
  • Utiliser une image comme icône d’un site,
  • Visualiser la page maître générée,
  • Et bien d’autres encore !

Modifier l’apparence des sites SharePoint 2013 en 26 Travaux Pratiques

Yammer et SharePoint 2013

SharePoint Server 2013 offre nativement des fonctionnalités de sociales : microblogging, suivi de documents, sites communautaires, etc.

Toutefois la stratégie de Microsoft est d’orienter les utilisateurs de SharePoint vers Yammer, ce qui hypothèque l’avenir des fonctionnalités de RSE dans les prochaines versions de SharePoint. Il n’existe pas non plus de certitudes sur la possibilité qu’auront les entreprises de basculer le contenu de ces fonctionnalités vers Yammer.

Dans ces conditions, il est plus prudent d’intégrer dès maintenant Yammer dans SharePoint.

Yammer

L’objectif de Yammer est d’être un réseau social d’entreprise (RSE) qui rassemble des personnes, des conversations, des contenus et des données d’entreprise en un seul endroit. L’idée est de pouvoir rester en contact avec les collègues et les informations qui vous intéressent. C’est aussi de pouvoir collaborer avec les membres de votre équipe.

L’intérêt de Yammer est d’être accessible à tout moment et n’importe où, via un appareil mobile ou un navigateur web.

Yammer est la société éponyme qui a été acquise par Microsoft Corporation en 2012.

Versions

La version Yammer Basic est gratuite et elle permet de collaborer avec d’autres membres de sa société.

La version Yammer Enterprise est plus riche. Elle est disponible soit en produit autonome, soit proposée avec les plans Office 365.

Pour en savoir plus, consultez la page dédiée de Microsoft, intitulée Yammer – Le réseau social d’entreprise (RSE) d’Office 365.

Intégration de Yammer dans SharePoint

Il existe plusieurs façons d’intégrer Yammer dans SharePoint 2013, dès maintenant.

Par exemple, vous pouvez incorporer les flux Yammer aux sites SharePoint, ou bien vous pouvez ajouter Yammer à la barre de navigation de SharePoint 2013.

Outre ces possibilités, il est intéressante dès maintenant d’utiliser Yammer au lieu des fonctionnalités d’échange par défaut de SharePoint 2013. En effet, sur les sites d’équipe et sur Mon site (My Site), vous pouvez dès à présent masquer les contrôles d’interface qui fournissent ces fonctionnalités, remplacer les composants WebPart de réseau social de SharePoint Server par celles de Yammer et installer la nouvelle application Yammerapplication.

Pour vous guider, reportez-vous aux explications détaillées qui figurent sur le site de Microsoft, dans la page Masquer les fonctionnalités sociales de SharePoint Server 2013.

Coédition dans SharePoint 2013 et SharePoint Online

Vous pouvez travailler en même temps et à plusieurs sur un document dans SharePoint 2013 et SharePoint Online.

Cette fonctionnalité diminue la nécessité d’envoyer par messages électroniques des fichiers pour être modifiés.

Au moment de l’enregistrement, les modifications apportées par chacun sont préservées car les fichiers sont fusionnés et non remplacés. Cela est possible grâce au format de fichier introduit avec docx, pptx, etc.

De plus, si Alice et Bob modifient simultanément un fichier Word stocké dans une bibliothèque de document SharePoint 2013 ou SharePoint Online, ils seront notifiés que l’autre utilisateur est en train de modifier telle partie du fichier.

Vous pouvez être 2 ou 50 à modifier un document car il n’y a pas de limite par défaut. En revanche, l’administrateur peut volontairement limiter le nombre maximum d’utilisateurs autorisés à modifier un document.

Contraintes

La coédition a tendance à augmenter le nombre de versions, si le contrôle de version est activé sur la bibliothèque.

L’extraction obligatoire doit être désactivé. Si l’extraction obligatoire est activé, la coédition n’est pas possible.

Modalités

L’article Vue d’ensemble de la co-création dans SharePoint 2013 détaille les modalités précises de ce qu’il est possible de faire ou pas.

Pour résumer, notez que la coédition est prise en charge avec Word, PowerPoint et OneNote pour les éditions Office 2016, Office 2013,  Office 2010 et Office Web App.

La coédition est prise en charge pour Excel Web App. Elle n’est pas prise en charge pour Excel 2010 et Excel 2013.

La coédition est prise en charge pour Visio 2016 et Visio 2013.  Elle n’est pas prise en charge pour Visio 2010 et Visio Web App.

La coédition n’est pas prise en charge pour Office 2007  et avant.

Livre Workflows SharePoint Designer 2013, Concepts et Travaux Pratiques

L’objectif du livre Workflows SharePoint Designer 2013, Concepts et Travaux Pratiques  (586 pages) est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans la conception de flux de travail avec SharePoint Designer 2013.

 

Vous apprendrez à :

  • Utiliser le ruban FLUX DE TRAVAIL de SharePoint Designer,
  • Renommer une étape,
  • Connaître les différentes méthodes pour ajouter des conditions et des actions,
  • Déplacer une action mal positionnée,
  • Comprendre la différence entre un enregistrement et une publication d’un flux de travail,
  • Modifier les paramètres par défaut du flux de travail,
  • Identifier une erreur dans le flux de travail puis la corriger.
  • Comprendre les notions de versions et d’instances d’un flux de travail,
  • Manipuler les variables et comment rechercher une variable à l’aide de la fonction de recherche de SharePoint Designer,
  • Créer une référence formatée automatiquement grâce à un compteur,
  • Extraire des chaînes de caractères,
  • Connaître les améliorations de l’interface visuelle de SharePoint Designer 2013 qui permet de copier-coller facilement des bloc d’actions,
  • Créer des jointures de listes,
  • Utiliser l’étape Emprunt d’identité pour exécuter des actions avec des droits élevés,
  • Approuver un élément d’une liste,
  • Personnaliser l’objet et le corps d’un courrier électronique,
  • Créer de nouveaux formulaires et à les associer au flux de travail,
  • Comprendre comment ces formulaires sont stockés sous forme de types de contenu,
  • Comprendre les liens entre les formulaires des flux de travail, les types de contenu et les colonnes de sites,
  • Modifier le comportement par défaut des flux de travail d’approbation livrés avec SharePoint,
  • Personnaliser les emails qui notifient les utilisateurs d’une affectation de tâche,
  • Créer un flux de travail réutilisable,
  • Comprendre les liens entre les flux de travail réutilisables et les types de contenu,
  • Déboguer un flux de travail dont la logique applicative est erronée,
  • Créer et manipuler un flux de travail de site,
  • Personnaliser un flux de travail natif réutilisable puis à l’associer à une liste,
  • Découvrir comment visualiser le flux de travail sur la page d’état,
  • Découvrir le fonctionnement des colonnes d’association qui permettent de s’assurer que le flux de travail dispose des colonnes nécessaires,
  • Utiliser les ensembles de documents dans un flux de travail,
  • Démarrer un flux de travail basée sur la plateforme de flux de travail SharePoint 2010 à partir d’un flux de travail basée sur la plateforme de flux de travail SharePoint 2013,
  • Router le flux de traitement du flux de travail dans une phase autre que la phase suivante,
  • Créer une boucle dont vous contrôlez par programmation la condition d’arrêt dans le flux de travail,
  • Exporter un flux de travail de type « SharePoint 2010 » pour l’importer dans Visio Professionnel afin d’avoir une représentation graphique du flux de travail,
  • Travailler directement avec les formes Visio relatives aux flux de travail SharePoint 2013 dans SharePoint Designer 2013, à modifier les paramètres dans le diagramme Visio, et à basculer entre les vues du Concepteur visuel et du Concepteur textuel,
  • Importer / exporter un flux de travail de type « SharePoint 2013 » entre Visio Professionnel et SharePoint Designer et vérifier leur intégration réciproque,
  • Exporter un flux de travail d’un environnement de développement vers un environnement de production,
  • Faire la différence entre les formulaires d’initialisation des flux de travail « SharePoint 2013 » et les flux de travail « SharePoint 2010 »,
  • Personnaliser un formulaire d’initialisation d’un flux de travail « SharePoint 2010 »,
  • et plus encore…

Achetez le livre complet: http://amzn.to/1Px2dvt

Livre SharePoint® 2013 : Formulaires InfoPath

Nouveau !

Cliquez sur ce lien SharePoint 2013 : Création de formulaires InfoPath pour regarder la vidéo qui est tirée du livre.

L’objectif du livre SharePoint® 2013 : Formulaires InfoPath: Concepts et Travaux Pratiques appliqués est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans l’utilisation d’InfoPath 2013.

Conçus dans un réel souci pédagogique, ces 44 travaux pratiques commencent par des manipulations simples (ajouter un tableau, ajouter un champ, etc.).

Progressivement, vous apprendrez des usages plus complexes comme par exemple, le masquage conditionnel des zones, ou encore comment créer un formulaire extensible, etc.

Chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif avec une copie d’écran qui affiche le résultat attendu. Si nécessaire, des instructions précises expliquent les prérequis pour l’exercice. Puis la solution est présentée et commentée, étape par étape, jusqu’à l’atteinte de l’objectif. Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution. Enfin, un récapitulatif vous rappelle ce que venez d’apprendre.

Tout le long des exercices vous êtes guidé pas-à-pas afin de mettre en pratique l’objectif avec succès.

Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre l’intérêt pratique de ces manipulations à l’aide de nombreuses explications. Au fur et à mesure, vous verrez comment vous arriverez à construire un formulaire riche et complet.

Afin de tenir compte de l’absence du formateur, 230 illustrations ont été insérées, notamment à l’occasion des passages les plus délicats. La correction de tous les travaux pratiques est en téléchargement avec les instructions pour ne jamais se sentir perdu !

Ce recueil d’exercices a aussi été rédigé en gardant en permanence à l’esprit les questions soulevées par les stagiaires qui ont déjà pratiqués ces exercices.

Achetez le livre complet: http://amzn.to/1Og5s9T

Tâches à accomplir pour la mise en place de SharePoint

Cet article vient détailler les tâches des étapes décrites dans l’article précédent intitulé Démarche de mise en place de SharePoint.

Rappelons qu’il s’agit d’un simple partage d’expérience et qu’il existe d’autres méthodes. L’une d’entre elles sera présentée dans un autre article (en cours de rédaction).

Définition du périmètre du projet

L’objectif est de recueillir les besoins, auditer l’existant, définir le périmètre, les objectifs de la mission et son planning. Cette étape permet aussi de chiffrer les gains attendus et de calculer le retour sur investissement d’un projet SharePoint.

Tâches :

  • Faire les entretiens de recueil des besoins
  • Analyser l’existant organisationnel et opérationnel
  • Chiffrer les gains attendus
  • Rédiger et faire valider le compte rendu de recueil des besoins

Analyser les besoins métiers

L’objectif est d’identifier les outils fonctionnels à mettre en œuvre dans le cadre du périmètre. SharePoint n’est pas une solution. C’est une suite d’outils à choisir et à mettre en oeuvre.

Tâches :

  • Identifier la taxonomie nécessaire pour classifier les documents
  • Définir la structure du site: hiérarchique, thématique, autre
  • Déterminer les modèles de sites nécessaires pour répondre aux besoins
  • Déterminer les fonctionnalités de sites natives utiles
  • Identifier les listes et bibliothèques à créer
  • Sélectionner les webparts natifs nécessaires
  • Identifier les processus métiers et flux de travail à intégrer dans SharePoint
  • Identifier les formulaires à intégrer dans SharePoint
  • Identifier les besoins de sécurité d’accès et de protection des données
  • Rédiger et faire valider le document des spécifications fonctionnelles

Étudier l’impact organisationnel

L’objectif est d’identifier les impacts sur l’organisation, liés à la mise en place de SharePoint et de repenser cette organisation.

Tâches :

  •  Définir les plans de nommage des objets métiers
  • Recenser les utilisateurs de SharePoint, par sites et sous-sites
  • Identifier la méthode d’approvisionnement des bibliothèques
  • Identifier les méthodes d’accès aux documents
  • Définir l’ergonomie et la navigation des sites
  • Définir le ciblage d’audience
  • Définir les stratégies de gestion des informations
  • Définir les politiques de quota
  • Définir le plan d’accompagnement et les besoins de formation
  • Rédiger et faire valider le document d’organisation

Définir l’architecture technique

L’objectif de l’architecture technique est de dimensionner l’architecture pour 100 utilisateurs ou 10000 utilisateurs.

Tâches :

  • Identifier le nombre et la configuration des applications web nécessaires
  • Identifier les services et applications de services par applications web
  • Identifier les besoins d’accès anonymes
  • Identifier les sources de contenu externes auxquels SharePoint devra accéder
  • Définir les plans de nommage des objets techniques
  • Rédiger et faire valider le document d’architecture

Étudier la sécurité

L’objectif est de garantir au maximum la sécurité des données de SharePoint.

Tâches :

  • Identifier les autorisations d’accès par groupes d’utilisateurs
  • Identifier les autorisations des applications
  • Identifier les groupes SharePoint ou Active Directory à créer ou à utiliser
  • Proposer des solutions de redondances des données
  • Proposer des solutions de chiffrement des échanges
  • Proposer des solutions de lutte contre les malwares
  • Proposer des solutions de lutte contre les intrusions non autorisées
  • Proposer des solutions de chiffrement des données
  • Proposer des solutions de sauvegarde des données
  • Rédiger et faire valider le plan de sécurité

Installer l’environnement SharePoint de développement

L’objectif est de disposer d’un environnement de type « bac à sable » pour les tests, formation et développement. Pour des raisons de sécurité, cet environnement doit être totalement déconnecté de l’environnement de production.

Tâches :

  • Installer SharePoint Server (script PowerShell)
  • Créer les applications web (script PowerShell)
  • Créer et configurer les services et applications de services (script PowerShell)
  • Répartir les services et applications de services par applications web
  • Créer les autorisations nécessaires par groupe d’utilisateurs
  • Créer les groupes SharePoint ou Active Directory
  • Créer le mirroring des bases de données
  • Paramétrer le chiffrement des échanges
  • Paramétrer l’anti-virus
  • Paramétrer les pare-feu
  • Paramétrer Rights Management Server
  • Paramétrer les sauvegardes
  • Surveiller les changements de configuration de la ferme
  • Faire valider l’installation

Prototyper sur le site de développement

L’objectif est de réaliser un prototype opérationnel avec SharePoint afin de montrer à quoi va ressembler le futur site et à quoi il va servir. C’est aussi l’occasion de tester toutes les hypothèses précédentes.

Tâches :

  •  Créer les pages maîtres
  • Créer les gabarits (layouts)
  • Créer les collections de sites et les sites (par script PowerShell)
  • Créer les pages supplémentaires
  • Créer les modèles de sites
  • Créer les termes, ensembles de termes et groupes des métadonnées gérées
  • Créer les colonnes de sites et types de contenu
  • Créer les règles de l’organisateur de contenu
  • Paramétrer les propriétés gérées de la recherche
  • Paramétrer le concentrateur de métadonnées
  • Paramétrer les quotas et les stratégies de gestion des informations
  • Créer les listes et bibliothèques
  • Créer les formulaires
  • Créer les flux de travail
  • Développer les interfaces d’alimentations
  • Développer les interfaces de sorties
  • Développer les traitements spécifiques
  • Faire valider le prototype

Installer l’environnement SharePoint de production

L’objectif est de disposer d’un environnement réel de production pour SharePoint.

Concernant l’automatisation d’une installation et d’une configuration complète de SharePoint, l’article remarquable de Ashkan Jabbari est un excellent point de départ.

Tâches :

  • Installer SharePoint Server (script PowerShell)
  • Créer les applications web (script PowerShell)
  • Créer et configurer les services et applications de services (script PowerShell)
  • Répartir les services et applications de services par applications web
  • Créer les autorisations nécessaires par groupe d’utilisateurs
  • Créer les groupes SharePoint ou Active Directory
  • Paramétrer les caches d’objet et de sorties
  • Créer les clusters des bases de données
  • Paramétrer les variantes de sites
  • Paramétrer la recherche
  • Paramétrer le chiffrement des échanges
  • Paramétrer l’anti-virus
  • Paramétrer les pare-feu
  • Paramétrer Rights Management Server
  • Paramétrer les sauvegardes
  • Paramétrer le catalogue d’applications
  • Déployer le contenu de DÉVELOPPEMENT en PRODUCTION
  • Surveiller les changements de configuration de la ferme
  • Faire valider l’installation

Suivre la ferme SharePoint

L’objectif est de s’assurer de la pertinence de la solution mise en œuvre et de surveiller la ferme SharePoint afin de contrôler sa sécurité.

Tâches :

  • Étudier les rapports et tendances de popularité
  • Suivre les rapports d’audits
  • Suivre les rapports d’utilisation
  • Suivre les journaux de variantes
  • Suivre les journaux internes de SharePoint (usage, santé, diagnostic)
  • Suivre les journaux d’événements Windows

Former et accompagner

L’objectif est de sensibiliser la Direction Générale à l’arrivée de SharePoint et de former les utilisateurs à l’utilisation de ce nouvel outil.

Tâches :

  • Animer des ateliers de présentation
  • Former le personnel technique
  • Former les utilisateurs
  • Créer des fiches pratiques
  • Créer des forums
  • Créer des modes d’emploi sous forme de vidéos
  • Créer des questionnaires d’évaluation

Démarche de mise en place de SharePoint

Cet article présente une démarche de mise en place de SharePoint. Il s’agit d’un simple partage d’expérience. Comme tous les partages d’expérience, il est partiel et partial.

L’article suivant intitulé Tâches à accomplir pour la mise en place de SharePoint vous donne plus de détails sur les tâches à accomplir.

Notez aussi qu’il existe d’autres approches. En particulier, il existe aussi la possibilité de transposer intelligemment les documents stockés sous Windows dans SharePoint. Il s’agit d’une technique qui est présentée dans un autre article.

Dans l’immédiat, cette démarche s’appuie sur les étapes suivantes:

  • Définition du périmètre du projet
  • Analyser les besoins métiers
  • Étudier l’impact organisationnel
  • Définir l’architecture technique
  • Étudier la sécurité
  • Installer l’environnement SharePoint de développement
  • Prototyper sur le site de développement
  • Installer l’environnement SharePoint de production
  • Suivre la ferme SharePoint
  • Former et accompagner

Ces étapes peuvent se chevaucher.

Définition du périmètre du projet

L’objectif est de recueillir les besoins, auditer l’existant, définir le périmètre, les objectifs de la mission et son planning. Cette étape permet aussi de chiffrer les gains attendus et de calculer le retour sur investissement d’un projet SharePoint.

A priori, il semble difficile d’évaluer le retour sur investissement d’un projet collaboratif car les gains espérés portent généralement sur l’augmentation de l’efficacité des utilisateurs. Ce qui paraît compliqué à mesurer.

Pourtant, il existe des métriques factuelles. Ainsi, la mise en place du portail collaboratif peut conduire à la diminution du nombre de documents à manipuler,  la diminution du volume de stockage ou la diminution du temps à chercher un document.

À titre d’exemple, la diminution du volume de stockage peut atteindre 30 % des documents existants, sans perte d’informations. La diminution du temps de recherche d’un document peut passer de 30 minutes en moyenne à moins de 3 minutes (mesures faites chez un client).

Analyser les besoins métiers

L’objectif est d’identifier les outils fonctionnels à mettre en œuvre dans le cadre du périmètre. SharePoint n’est pas une solution. C’est une suite d’outils à choisir et à mettre en oeuvre.

Cette étape nécessite de connaître le périmètre défini dans l’étape précédente, l’existant et les possibilités natives de SharePoint.

Le choix des outils à une conséquence directe sur le coût total du projet.

Par exemple, un besoin utilisateur, comme vouloir gérer un stock de biens, peut se traduire par une liste personnalisée avec les métadonnées ad’hoc (2 jours), ou bien par la création d’un formulaire InfoPath et d’un flux de travail SharePoint Designer (<10 jours), ou d’un développement spécifique (15-20 jours, voire plus ?).

Par ailleurs, la taxonomie est une tâche indispensable dans un projet collaboratif réussi.

En science, la taxonomie sert à classer ou organiser les animaux, les plantes selon leurs caractéristiques. Dans SharePoint, la taxonomie consiste à classer et organiser les objets d’un site en cherchant leur hiérarchie et leurs relations entre eux.

Ce travail consiste à identifier les caractéristiques des objets manipulées dans SharePoint. Par exemple, une facture a des caractéristiques différentes d’un devis, qui lui-même est différent d’une note de frais ou d’une demande de congés.

Cela revient à chercher les propriétés d’un document, ou plus précisément ses métadonnées. Ces métadonnées servent à ranger les documents à leur place. Elles servent aussi à les retrouver plus rapidement.

Si les métadonnées sont mal analysées, voire pas analysées du tout, les utilisateurs risquent de se détourner de SharePoint car ils ne verront pas son intérêt par rapport à Windows. Et ils auront raison.

Pratiquement, tous les projets SharePoint qui ont été délaissés par les utilisateurs souffrent d’un manque d’analyse des métadonnées. Ces sites avaient été construits pour faire du « windows-like ».

La taxonomie représente environ 20% du coût du projet.

Étudier l’impact organisationnel

L’objectif est d’identifier les impacts sur l’organisation, liés à la mise en place de SharePoint et de repenser cette organisation.

SharePoint introduit de nouvelles façons de penser les documents à travers l’Organisateur de contenu, les ensembles de documents ou les stratégies de gestion des informations.

Il faut tirer profit de ces nouveaux paradigmes bureautiques pour simplifier les tâches de l’utilisateur. Concrètement, un utilisateur peut alimenter la bonne bibliothèque au bon endroit d’un site SharePoint en connaissant uniquement l’existence de la Bibliothèque de remise, sans rentrer dans les détails du site.

L’alimentation peut aussi se faire par l’envoi d’un email avec le document en pièce jointe à SharePoint.

Quel que soit la solution retenue, elle devra toujours obéir à la règle du « pas de duplication de contenu ». Si l’information a besoin d’être dupliquée, ça sera à travers une réplication synchronisée.

L’autre besoin concerne l’accès aux documents. Avec un site SharePoint qui utilise les métadonnées, un utilisateur peut trouver un document sans être obligé de parcourir tous les sites, grâce au panneau d’affinement du centre de recherche.

Définir l’architecture technique

L’objectif de l’architecture technique est de dimensionner l’architecture pour 10 ou 10000 utilisateurs.

Il s’agit d’une étape technique où des hypothèses sont faites sur l’utilisation future de SharePoint.

L’intérêt de SharePoint est aussi son évolutivité, qui été encore améliorée dans SharePoint 2016. Concrètement, l’architecture peut évoluer d’un serveur unique à une ferme de 30 serveurs sans perdre le travail déjà réalisé.

Cette étape permet aussi de poser les bonnes questions comme par exemple, sur les accès anonymes (autorisés ou non), qui accédera à SharePoint (utilisateurs de l’Active Directory ou pas).

L’étape de définition de l’architecture technique permet aussi d’identifier les sources de contenu externes auxquels SharePoint devra accéder, soit pour les indexer, soit pour les lire ou les mettre à jour. Dans tous les cas, les méthodes d’accès sécurisées sont à définir.

Étudier la sécurité

L’objectif est de garantir au maximum la sécurité des données de SharePoint.

Les utilisateurs confient leurs précieuses données à SharePoint. Il faut donc s’assurer qu’elles restent disponibles. De plus le coffre-fort de données que contient SharePoint devient appétissant pour de nombreux prédateurs.

Les solutions à étudier couvrent donc les autorisations des utilisateurs et des applications,  la sauvegarde et la redondance des données, le chiffrement des données et des échanges, la lutte contre les malwares et les tentatives de pénétration.

Dès la phase de conception, il est nécessaire d’intégrer les besoins de sécurité, car ils ont un impact certain sur le « design » global des sites SharePoint. Il s’agit d’un outil collaboratif mais cela ne signifie pas que tout le monde peut accéder à toutes les informations sans discernement.

Installer l’environnement SharePoint de développement

L’objectif est de disposer d’un environnement de type « bac à sable » pour les tests, formation et développement. Pour des raisons de sécurité, cet environnement doit être totalement déconnecté de l’environnement de production.

N’acceptez jamais de travailler directement sur l’environnement de production. De même, n’acceptez pas non plus que l’environnement de développement devienne le futur environnement de production. Dans ce cas, vous allez récupérer toutes les scories liées au développement.

Cette étape est très opérationnelle. Il s’agit de créer et paramétrer l’environnement. C’est l’occasion de s’habituer à automatiser les tâches à accomplir avec PowerShell.

Prenez aussi l’habitude de mettre en place des outils pour vous faire des remontées automatiques en cas de changement de la configuration : droits, services, etc. Au début, certains font des manipulations hasardeuses sans le savoir.

Prototyper sur le site de développement

L’objectif est de réaliser un prototype opérationnel avec SharePoint afin de montrer à quoi va ressembler le futur site et à quoi il va servir. C’est aussi l’occasion de tester toutes les hypothèses précédentes.

Cette étape est très opérationnelle. Il s’agit de créer ou paramétrer tous les objets identifiés précédemment.

Le livrable est un ensemble de sites SharePoint.

Vos interlocuteurs ont tendance à préférer voir des petites parties opérationnelles rapidement plutôt  que d’attendre longtemps pour voir un résultat « parfait ».

Une mise en œuvre progressive permet également d’introduire des corrections mineures de trajectoire au fur et à mesure, ce qui conduit finalement à un meilleur résultat.

Dans cette étape, il est malin de chercher à automatiser le plus possible. En effet, le processus de création est itératif car les utilisateurs modifient leurs perspectives au fur et à mesure de l’avancement du prototype.

C’est aussi un entraînement utile lors du futur passage en production.

Installer l’environnement SharePoint de production

L’objectif est de disposer d’un environnement réel de production pour SharePoint.

Cette étape est très opérationnelle. Il s’agit de créer et paramétrer l’environnement.

L’utilisation de scripts PowerShell pour automatiser le plus possible l’installation est indispensable. Certaines tâches, comme la configuration des serveurs de cache, ne peuvent se faire qu’avec PowerShell.

Le passage de l’environnement de développement en production mérite une attention particulière. En particulier, chaque nouveau cycle de mise à jour ne doit pas être destructif en production. C’est évident mais cela va mieux en le disant.

Le suivi de votre ferme SharePoint est indispensable pour son contrôle et sa sécurité.

Suivre la ferme SharePoint

L’objectif est de s’assurer de la pertinence de la solution mise en œuvre et de surveiller la ferme SharePoint afin de contrôler sa sécurité.

Dans cette étape, il s’agit d’activer avec discernement les très nombreux journaux et rapports liés à SharePoint.

La lecture manuelle de tous les journaux est impossible. Il faut disposer d’outils maisons ou d’éditeurs, afin d’avoir une remontée pertinente et automatique sur des activités anormales de la ferme.

Outre les aspects sécurité, le suivi de la fréquentation des sites, ainsi que les requêtes de recherche des utilisateurs permet de s’assurer de la pertinence des informations contenues dans SharePoint.

Il n’est pas rare qu’un utilisateur recréé une information déjà existante parce qu’il ne sait pas utiliser correctement SharePoint. Les besoins de formation peuvent être aussi détectés par l’analyse des requêtes de recherches.

Former et accompagner

L’objectif est de sensibiliser la Direction Générale à l’arrivée de SharePoint et de former les utilisateurs à l’utilisation de ce nouvel outil.

Pour la Direction Générale, il est suffisant de procéder à quelques démonstrations bien introduites. Ces démonstrations doivent plus mettre en valeur les avantages de SharePoint que ses fonctionnalités.

Outre les formations présentielles, il faut penser à mettre à disposition des utilisateurs des mémos, fiches pratiques et modes d’emploi afin de prévenir les questions qu’ils vont se poser.

Par expérience, l’utilisation de la vidéo est bien vécue, y compris dans les milieux les plus revêches.

Livre sur SharePoint 2013 en français

Version électronique du livre SharePoint 2013: Travaux Pratiques pour Concepteurs.

L’édition papier, tout en couleur, est parue !

Le contenu de ce livre est un recueil de travaux pratiques destinés à des personnes ayant en charge la gestion de sites Intranet hébergés sur Microsoft SharePoint 2013.

En particulier, ce livre d’exercices couvre l’organisation des contenus et leur mise à disposition pour les utilisateurs finaux. Il s’adresse donc à une population d’usagers communément appelés concepteurs.

Ces Travaux Pratiques pour Concepteurs traitent des possibilités de personnalisation offertes par le navigateur.

Bien qu’il soit simple d’usage, il permet des manipulations souvent insoupçonnées, même par certains utilisateurs chevronnés de SharePoint.

Les travaux pratiques de ce document ont été peaufinés par la pratique de plusieurs centaines de stagiaires en formation.

Conçus dans un réel souci pédagogique, ils commencent par des manipulations de base (création de sites, création de listes etc.). Progressivement, vous apprendrez des usages plus complexes comme par exemple, la connexion de composants WebPart.

SharePoint 2013 : Travaux Pratiques pour Concepteurs