SharePoint: Le concentrateur ne réplique plus un type de contenu

Un souci est apparu en lien avec le concentrateur.

Le concentrateur réplique les types de contenu d’un site « maître » à travers les collections de sites de la ferme, ou d’autres fermes à l’aide du service proxy.

La consultation du journal des erreurs des applications de services de type de contenu a permis d’identifier ce problème. Ce journal conserve les erreurs de publication de type de contenu pour tous les sites d’abonnés.

Journal des erreurs des métadonnées

Le concentrateur ne réussissait pas à répliquer le type de contenu de site SOCT-GUIDES de la collection de sites SOCT vers celle de SOS Utilisateurs.

La réplication était impossible car le type de contenu existait déjà sur le site SOS Utilisateurs.

Résolution

le principe de résolution est simple car il consiste à supprimer le type de contenu de site SOCT-GUIDES du site SOS Utilisateurs.

Cependant, dans la pratique, c’était un peu plus compliqué car ce type de contenu était déjà utilisé sur le site. Il fallait donc d’abord supprimer les références à ce type de contenu dans les bibliothèques du site SOS Utilisateurs avant de supprimer le type de contenu.

Méthode manuelle

Les premières suppressions ont été faites manuellement. L’administrateur s’est aidé de l’excellent outil gratuit SharePoint Manager pour identifier les utilisations du type de contenu.

Usages d'un type de contenu dans SharePoint Manager 2010
L’image montre une copie d’écran lors de l’utilisation de SharePoint Manager pour connaître la liste des listes qui référencent un type de contenu. Dans cet exemple, le type de contenu est Annonce.

Comme le type de contenu SOCT-GUIDES était utilisé abondamment, cette méthode s’est révélée assez fastidieuse.

De plus des documents se référant à ce type de contenu (via leurs bibliothèques) avaient été supprimés.

Il était donc nécessaire de vider la corbeille et la corbeille de la collection de sites.

Méthode automatique

Afin d’améliorer le processus, il a été recommandé d’utiliser l’excellent script PowerShell Remove-SPSiteContentType.ps1 du site The SharePoint Project.

Ce script astucieux permet de supprimer un type de contenu d’une bibliothèque si un autre type de contenu pré-défini existe aussi.

Dans ce cas, il supprimait le type de contenu SOCT-GUIDES, si le type de contenu Document existe. Vous pouvez spécifier le type de contenu pré-défini que vous voulez: Dublin Core Columns, etc.

Dans la pratique, il est basé sur une fonction qui :

  • Parcourt chaque site de la collection de sites,
  • Parcourt chaque bibliothèque de documents du site en cours,
  • Vérifie si la bibliothèque contient le type de contenu pré-défini,
  • Vérifie si la bibliothèque contient le type de contenu à supprimer,
  • Vérifie si le type de contenu est en lecture seule,
  • Passe le type de contenu en mise à jour, s’il est en lecture seule,
  • Supprime le type de contenu à supprimer de la bibliothèque,
  • Envoie un rapport par email.

Bien évidemment, vous avez tout intérêt à vérifier le bon fonctionnement du script sur un site de test !

Un prochain article vous expliquera comment générer automatiquement un environnement de tests SharePoint à partir d’un environnement de production. Ce n’est pas complètement trivial.

Types de contenu SharePoint

Comment classer ses documents ?

Dans une démarche d’optimisation du patrimoine informationnel, il est pertinent d’inventorier les documents de l’organisation puis de les classer.

Dans la réalité, cette démarche se révèle complexe avec simplement le système de fichiers. Prenez l’exemple d’une arborescence de dossiers sur votre disque dur. Le premier constat est que plus vous accumulerez de documents sur un sujet, plus vous aurez besoin de ramification pour classer vos fichiers. Ensuite, il existe d’autres difficultés plus subtiles. Si vous créez une arborescence par thème (études, photos, etc.) cela ne résout pas le classement des documents qui traitent de 2 thèmes majeurs (études et photos).

Pour avoir un classement à jour, vous serez obligé de remanier régulièrement cette arborescence de dossiers afin de vous adapter à l’arrivée (ou l’enrichissement) de nouveaux documents. Autrement dit, vous constatez que le contenu influe sur le contenant : il n’existe pas un système de classement unique, universel et valable tout le temps.

Maîtrise du risque documentaire

Plutôt que de chercher à avoir un système de classement documentaire établi une fois pour toute, SharePoint propose une grande souplesse dans la réorganisation des données. Il propose ainsi de typer le contenu des documents. C’est-à-dire de caractériser les documents à partir de leur contenu. En effet, les documents que vous manipulez sont des comptes rendus, des documents d’analyse, factures, commandes, etc.

Le classement d’un document dépend de son contenu et de son usage. C’est la raison de l’existence des Types de Contenu dans SharePoint.

Type de contenus

Un type de contenu est un ensemble de colonnes groupées ensemble dans le but de caractériser des documents.

Plus précisément, un type de contenu spécifie : un ensemble de propriétés sous forme de colonnes, un modèle de document sur lequel seront basés les nouveaux éléments de ce type, des Flux de travail, des fonctionnalités spécifiques, des stratégies de gestion des informations, des conversions de documents. Le modèle de document et les conversions de documents sont réservés aux types de contenu de document.

La création d’un type de contenu est aussi simple que la création d’une liste ou d’une bibliothèque.

Un type de contenu s’associe avec une liste ou une bibliothèque. Une liste contiendra des éléments ayant les caractéristiques du type de contenu et autorisera l’utilisateur à créer un nouvel élément de ce même type. Bien évidemment, vous pouvez aussi associer directement des colonnes, Flux de travail, modèles, etc. à une liste ou une bibliothèque. Cependant, cela engendre une perte de la réutilisabilité. Si vous avez besoin des mêmes colonnes, il est préférable de le faire à travers un type de contenu.

D’autant qu’un type de contenu peut hériter d’un autre type de contenu. Il peut donc hériter de toutes ses colonnes et pouvoir ainsi en rajouter à sa guise sans affecter le type de base. De même, il est avantageux de créer les types de contenu et les colonnes au niveau de la collection de sites afin que tous les sous-sites web puissent en hériter.

Étapes pour créer un type de contenu

La première étape consiste à créer un type de contenu. Afin d’être concret, je suppose que vous souhaitez créer un type de contenu que vous associerez aux bibliothèques de documents.

Dans les paramètres du site, cliquez sur Type de contenus de site: SharePoint vous affiche tous les types de contenu existants. Probablement que la plupart d’entre eux vous sont inconnus sauf certains comme Document, par exemple. Le type de contenu Documents est associé par défaut aux Bibliothèques de documents.

Cliquez sur Créer: la boîte de dialogue Nouveau type de contenu de site s’ouvre. Donnez un nom à votre type de contenu (par exemple Missions) puis choisissez un type de contenu parent (par exemple Types de contenu de document). Dans cet exemple, cela signifie que vous associerez le type de contenu Missions à une bibliothèque de documents.

Cliquez sur le bouton OK : votre type de contenu Missions est créé et ses paramètres s’affichent. La première étape est terminée.

La seconde étape consiste à personnaliser votre type de contenu Missions. Pour l’instant le type de contenu Missions est strictement identique au type de contenu Documents dont il hérite les caractéristiques.

Colonnes de site

Une colonne de site est une colonne partageable sur tous les sites et sous-sites où elle est définie. De même que SharePoint est livré avec des types de contenu existants (comme Documents), il existe des colonnes de sites existantes (par exemple, Date de début). Pour personnaliser votre type de contenus, vous pouvez lui ajouter une colonne de site existante ou ajouter une nouvelle colonne de site.

Dans les paramètres du type de contenu Missions, cliquez sur Ajouter à partir d’une nouvelle colonne de site. Vous remarquerez qu’une colonne de site se manipule comme n’importe quelle colonne de liste ou bibliothèque. Ajoutez autant de colonnes dont vous avez besoin à votre type de contenu. Par exemple, vous pouvez ajouter une colonne nommée Technologies de type Choix avec les valeurs: SharePoint 2010, SharePoint 2007, Exchange 2010.

Une fois que vous êtes revenu aux paramètres de type de contenu Missions, cliquez sur Ajouter à partir de colonnes de site existantes: la liste des colonnes de sites existantes s’affiche. Sélectionnez par exemple Date de début et Date de fin. Vous remarquerez que certaines colonnes de site portent le même nom. Malgré tout, il s’agit de 2 types de contenu différents: c’est-à-dire avec des caractéristiques différentes.

Dans cette seconde étape, vous avez caractérisé votre type de contenu Missions avec les colonnes : Technologies, Date de début, Date de fin. Dans la dernière étape, il suffit de rattacher votre type de contenu Missions aux bibliothèques de documents de votre choix.

Rattacher un type de contenu à une liste

Une fois que le type de contenu est créé et paramétré, il faut le rattacher à une liste ou une bibliothèque pour pouvoir être utilisé. Pour pouvoir rattacher un type de contenu à une liste ou à une bibliothèque, celle-ci doit avoir été créée. Ensuite, vous devez autoriser l’utilisation des types de contenu pour cette liste. Pour cela, dans les paramètres de la liste ou de la bibliothèque (pas les paramètres du type de contenu !), cliquez sur Paramètres avancés (sous la section Paramètres généraux).

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Oui sous Autoriser la gestion des types de contenu puis cliquez sur OK: vous revenez aux paramètres de la liste ou de la bibliothèque. Une nouvelle section Types de contenu est apparue dans les paramètres.

Sous la section Types de contenu, cliquez sur Ajouter à partir de types de contenu de site existants. Sélectionnez le type de contenu Mission puis cliquez sur le bouton Ajouter et ensuite sur OK: vous revenez à nouveau aux paramètres de la liste ou de la bibliothèque.

Sous la section Types de contenu, cliquez sur Modifier l’ordre et le type de contenu par défaut sur le bouton Nouveau. Décochez la case en face du type de contenu Documents et cliquez sur le bouton OK. De cette façon, seul votre type de contenu est associé à cette bibliothèque.

Dans la bibliothèque, vous voyez apparaître sous le bouton Nouveau: Créer un document Missions. Tous les nouveaux documents créés à partir du bouton Nouveau donneront naissance à des documents Word avec les propriétés Technologies, Date de début et Date de fin.

Bien évidemment, un même type de contenu peut être rattaché à plusieurs listes. C’est même fait pour ça.

Techniquement, une liste peut aussi avoir plusieurs types de contenu. Toutefois, cela nécessite une réflexion approfondie sur les choix fonctionnels de création des types de contenu. En effet, le type de contenu sert à caractériser un document (d’une liste). Si une liste possède plusieurs types de contenu, cela signifie que vous souhaitez avoir des documents différents dans une même liste.