Comment classer automatiquement ses documents dans SharePoint 2010 ?

L’organisateur de contenu est une fonctionnalité d’un site SharePoint 2010 qui permet, par exemple, de faire un classement automatisé d’un document. Le classement est basé sur des règles de routage que vous définissez vous-même.

Dans le cas d’un routage sur un type de contenu document, l’organisateur de contenu analyse les métadonnées associées à chaque document individuel.

Imaginez un assureur qui a besoin de séparer les documents relatifs aux sinistres encore ouverts, des documents relatifs à des sinistres clos. Il dispose d’une éditique qui en fonction des actes de gestion (ouverture d’un sinistre, mise à jour des coordonnées bancaires, etc.) produit automatiquement des documents, ainsi qu’un site SharePoint.

Sur son site SharePoint intitulé SINISTRES, il créé 2 bibliothèques de documents: une bibliothèque nommée ACTIFS et une bibliothèque nommée INACTIFS. Ensuite, il active la fonctionnalité Organisateur de contenu par Actions du site > Paramètres du site > Gérer les fonctionnalités du site puis cliquer sur Activer en face de Organisateur de contenu.

L’activation de la fonctionnalité Organisateur de contenu crée une bibliothèque particulière intitulé par défaut Bibliothèque de remise. Ce nom peut se changer simplement.

Cette fonctionnalité donne accès aussi à de nouveaux paramètres pour définir les règles de routage: Actions du site > Paramètres du site > Paramètres de l’organisateur de contenu et Règles de l’organisateur de contenu.

En cliquant sur Règles de l’organisateur de contenu, notre assureur va ajouter une nouvelle règle qu’il créé lui-même : c’est la partie la plus importante.

Un exemple de règles: tous les documents produits par l’éditique dont l’état (qui est une métadonnée) a la valeur ‘ACTIF’ seront déplacés automatiquement dans la bibliothèque ACTIFS, tous ceux dont l’état a la valeur ‘INACTIF’ seront déplacés automatiquement dans la bibliothèque INACTIFS. Par défaut, les autres documents seront laissés dans la Bibliothèque de remise pour un traitement manuel.

Il ne lui reste plus qu’à alimenter la Bibliothèque de remise avec les documents générés par l’application d’éditique.

Les règles de routage mise en oeuvre permettent de déplacer automatiquement les documents produits par l’éditique.

Grâce aux paramètres de l’organisateur de contenu vous pouvez obliger vos utilisateurs à utiliser la Bibliothèque de remise lorsqu’ils essayent de déposer des documents dans une bibliothèque concernée par les règles de l’organisateur de contenu.

L’organisateur de contenu permet aussi de limiter le nombre maximum de documents pouvant être stockés à la racine d’une bibliothèque. Par exemple, vous avez mis une limite de 2000 documents maximum et votre bibliothèque a atteint cette limite. Lorsqu’un nouveau document est ajouté, l’organisateur de contenu crée automatiquement un nouveau dossier et déplace le document dans ce dossier.

Le format du nom du dossier est généré selon les paramètres que vous avez définis, y compris en incluant des éléments variables comme la date et heure de création du dossier.

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