Découvrir comment et pourquoi SharePoint est une GED

Cet article explique les quelques fonctionnalités qui font que SharePoint est une GED (Gestion Electronique des Documents). Outre le traditionnel versionning et l’identification unique de documents, vous découvrirez d’autres fonctionnalités qui permettent d’affirmer que SharePoint est une GED.

SharePoint est une GED
SharePoint est une GED

Lorsque le mot GED est évoqué, beaucoup pensent spontanément à la numérisation de documents : Quels outils utilisés ? Qu’est-ce qu’un MFP (copieur, fax, scanner) ? Faut-il avoir un logiciel d’OCR (Optical Character Recognition ou Reconnaissance Optique de Caractères (ROC) ?

Puis les problématiques d’indexation de documents surgissent : Quels mots-clés saisir pour identifier le document ? Doit-on concevoir un thésaurus ? Où saisir ces informations ? A quel moment de la chaîne de traitement, etc. La question des requêtes enchaîne immédiatement celle de l’indexation du document : Comment retrouver un document avec une recherche multicritères ?

Ensuite viennent les questions sur la conservation des documents numériques : Quels supports est fiable dans le temps ? Les droits sont-ils sauvegardés en même temps que les données ? Les outils pour lire le format de fichier est-il sauvegardé en même temps que les données ? Une fois que les données seront restaurés comment s’assurer quelles seront lisibles ?

A toutes ces questions légitimes viennent se greffer bien d’autres encore: accès limités, traçabilité, workflow, etc.

Vous trouverez ci-dessous les réponses à ces questions, qui exposent pourquoi SharePoint est une GED.

Acquisition et numérisation des documents

C’est la première brique d’une solution de gestion électronique de documents: elle assure la collecte des informations.

En effet, il existe de nombreuses manières pour acquérir et numériser les documents : acquisition manuelle, acquisition automatique de façon centralisée de documents issus de sources hétérogènes : papier, fichiers, email, internet.

Par ailleurs, le matériel de numérisation va dépendre du volume et de la nature du média à numériser.

Dans le cas où, le scanner procède à la numérisation manuelle, vous devez prendre en compte la qualité du papier (épaisseur, g/mm2, état) mais aussi la qualité de la graphie pour une reconnaissance optique des caractères : langue, graphie manuelle, graphie électronique, police, corps et taille.

Quand les documents sont de même nature (bordereaux de livraison, certificats matières), vous devez vous assurer qu’ils sont réellement identiques dans le positionnement des libellés. La réalité met en évidence la diversité d’un « même » formulaire, soi-disant identique.

En fonction des réponses précises apportées à ces questions, la liste des matériels adaptés et disponibles apparaîtra clairement.

A l’aide d’un simple paramétrage, certains MFP (appareils multi-fonctions) savent transmettre directement à SharePoint les documents numérisés.

En effet, SharePoint dispose d’une fonction de publication automatique qui lui permet de recevoir dans une bibliothèque un document numérique publié par une application.

Indexation de documents et requetage

L’indexation est un point fort de SharePoint, même dans la version gratuite.

La version gratuite, comme la version payante, dispose d’une fonctionnalité qui permet de créer autant de champs (ou de colonnes dans le vocabulaire SharePoint) que l’utilisateur souhaite.

Vous sélectionnez le type de champ que vous voulez : ligne de texte, date, personne, nombre, lien hypertexte, choix multiples, etc.

Cette fonctionnalité offre une très grande liberté et souplesse. Toutefois, il existe quelques limites dans le cas de listes de plus de 2000 éléments.

Si vous avez plus de 2000 éléments dans une liste ou une bibliothèque, un ralentissement peut apparaître dans l’affichage. Heureusement, il existe des techniques pour optimiser les temps d’affichages des longues listes.

En revanche, SharePoint sait indexer rapidement un volume important de documents : au moins 50 millions de documents !

SharePoint indexe le contenu du fichier en indexation plein-texte. Il indexe aussi les métadonnées, ainsi que les colonnes rajoutés par l’utilisateur.

Les recherches multicritères sont facilement personnalisables dans SharePoint. Les recherches portent aussi bien sur le contenu que sur les métadonnées.

Grâce aux technologies IFilter et Protocol Handler, quasiment tous les formats de fichier peuvent être indexés dans SharePoint.

Par sa simplicité, sa souplesse et sa puissance, SharePoint rivalise et surpasse même un grand nombre des logiciels spécialisés dans la GED pour la partie indexation et requetage.

Conservation des documents numériques

La version gratuite SharePoint Foundation, et bien évidemment la version payante SharePoint Server, proposent le versionning automatique des documents. Avant de restaurer une version antérieure, vous pouvez la comparer avec la version courante.

Vous pouvez aussi gérer des versions principales et secondaires. Les versions secondaires permettent de faire évoluer son fichier sous forme d’un document de travail, sans qu’il soit visible aux utilisateurs non-autorisés.

Vous validez le document puis, ensuite, vous le publiez grâce à un workflow d’approbation.

Car, l’autre point fort de SharePoint, que ce soit SharePoint Foundation ou SharePoint Server, est le workflow. Les workflows (ou flux de travail) vont permettre de définir les circuits de routage des documents.

Avec l’outil gratuit SharePoint Designer 2010, vous construisez facilement des workflows élaborés.

Grâce à Designer, vous pouvez par exemple choisir de faire des approbations en série ou en parallèle d’un document, et de faire des notifications par email ou en créant une nouvelle tâche dans Microsoft Outlook.

SharePoint Server (la version payante) propose aussi d’utiliser des stratégies de gestion des informations pour contrôler l’utilisation des documents ou des types de contenus.

Les stratégies de gestion des informations de SharePoint sont indépendantes des droits sur les documents. SharePoint dispose donc de nouvelles fonctionnalités de type GED.

SharePoint est une GED

Dans SharePoint, vous pouvez créer des stratégies de gestion des informations. Des règles servent à créer les stratégies.

Vous pouvez spécifier des stratégies pour la rétention de document afin qu’ils ne soient pas gardés plus longtemps que nécessaire.

Exemple 1 : les documents de la bibliothèque « Actualités » seront automatiquement supprimés 20 jours après leur création.

Exemple 2 : les documents de la bibliothèque « Paie » seront automatiquement déplacés dans la bibliothèque « Archive Paie », une année après leur dernière modification.

Il existe bien d’autres règles possibles, ainsi que d’autres stratégies.

Vous pouvez aussi enregistrer l’historique des modifications et de l’affichage de certains documents, ou limiter les impressions, ou encore procéder à une identification de chaque copie physique des documents.

Chaque stratégie peut faire l’objet d’un rapport automatique. Les rapports des stratégies de gestion des informations donnent les mouvements qui ont eu lieu pour les documents impactés par les stratégies.

SharePoint Server dispose aussi d’un site spécialisé appelé le « Centre de documents » qui est un référentiel documentaire pour un archivage légal à long terme des documents SharePoint.

Comment fonctionne le centre de documents SharePoint ?

Vous pouvez définir des stratégies de gestion des informations pour déplacer un document dans le Centre de documents.

Centre de documents
Centre de documents

Le centre de documents devient un lieu centralisé de stockage des informations légales de l’entreprise.

Les opérations de déplacement peuvent aussi se faire manuellement, à l’aide d’un simple clic sur le document.

L’utilisateur, s’il dispose des droits ad’hoc, se voit alors proposer de déplacer le document dans le centre de documents.

Vous pourrez alors approuver et classer le document grâce à des règles automatiques.

Les logiciels de GED et SharePoint

Vous pouvez compléter toutes ces fonctionnalités natives de SharePointpar des fonctionnalités avancées des logiciels spécialisés en GED.

Ces logiciels fonctionnent grâce à des connecteurs. De plus, les composants WebPart de SharePoint aident à intégrer les connecteurs.

Par exemple, vous pouvez accéder à un fichier Autocad dans SharePoint grâce à la visionneuse intégrée du logiciel de GED.

Quelques produits de GED compatibles avec SharePoint (liste non exhaustive):

Et bien d’autres encore…

SharePoint est une GED mais suffit-il à répondre à tous vos besoins ?

Dans bien des cas, SharePoint seul suffira pour démarrer un processus de mise en place d’une GED. En fonction de vos besoins, il est même possible que la version gratuite de SharePoint soit satisfaisante. Cela peut d’autant plus se justifier que certains logiciels spécialisés de GED sont parfois complexes à paramétrer ou à utiliser.

Puisque SharePoint est simple d’utilisation, il permet en prise en main rapide sans intervention de l’éditeur ou d’une société spécialisée, en dehors de la formation.

Un démarrage est aussi plus aisé avec SharePoint qu’avec un outil plus complexe à paramétrer. La mise en œuvre d’une GED impacte l’organisation d’un service, d’un département et même de la société parfois. Si l’organisation en question dispose de moyens humains limités, il est préférable de ne pas alourdir le processus d’analyse avec des considérations techniques.

Il y a encore beaucoup de choses à dire sur les fonctionnalités qui font que SharePoint est une GED. Par exemple, il existe les métadonnées gérées, les documents composites ou la bibliothèque de remise.

Cette analyse conduit à repenser, pour optimiser, l’organisation interne. Elle permet aussi d’identifier les besoins en termes d’équipement, de logiciels et de formation.

Dans ce domaine, la méthode la plus efficace reste la rédaction d’un cahier des charges, voire d’un appel d’offres pour lancer une consultation. Cette étape oblige à poser par écrit tous les éléments de la réflexion.

A l’inverse, des besoins peuvent justifier de s’équiper tout de suite d’un logiciel spécialisé de GED, même si cela surenchérit ce coût global de la solution.

Dans ce cas, cherchez un produit qui correspond à vos besoins. Il doit être capable de s’intégrer nativement et sans développement à SharePoint afin d’éviter de coûteuses migrations par la suite.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *