Bâtir le contenu de la page d’accueil de SharePoint

Il y a beaucoup de choix de configurations possibles de la page d’accueil de SharePoint. Vous verrez d’emblée la page d’accueil de SharePoint. Elle doit être pertinente et précise.

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Page d’accueil de SharePoint

Notamment, il est quasiment impossible de concevoir et de configurer des solutions SharePoint en demandant simplement aux différents responsables: « Quels sont vos besoins ? »

En effet, il est beaucoup plus approprié de se concentrer sur le contenu.

Pour cela, vous devez vous mettre à la place de vos utilisateurs. Il faut réfléchir aux informations dont ils ont le plus besoin sans faire de recherches.

Cela peut être les trois derniers documents sur lesquels ils travaillent actuellement. Cela peut être aussi les nouveautés sur les arrivées ou les départs du service. Parfois, il s’agit d’informations externes à votre système d’information.

Identifier la typologie du site

Tout d’abord, une première approche consiste à classer vos sites selon la typologie : site transverse ou institutionnel, site d’équipe, site projets ou site personnel.

Ensuite, faites attention qu’une confusion sur la finalité d’un site peut conduire l’utilisateur à ne pas trouver l’information qu’il cherche ou à utiliser une information obsolète.

Par ailleurs, il faut aussi croiser ce classement avec les autorisations associées. En effet, l’objectif est d’obtenir un modèle le plus « naturel » possible, avec une forte réutilisation de l’héritage. Les situations particulières donnent lieu à des dérogations: elles seront inévitables.

Cette étude est complétée par la définition des caractéristiques des documents qui seront exploités sur votre site SharePoint. Autrement dit, l’identification des métadonnées est une première étape, ensuite vous devrez créer les types de contenus correspondants puis enfin les bibliothèques nécessaires.

Une métadonnée est une caractéristique d’un document: son titre, son auteur, sa date de création etc. Dans Microsoft Word cela se traduit par une propriété.

Une métadonnée peut être plus précise et être liée à l’activité du métier. Par exemple, il est possible de créer une métadonnée Service émetteur, avec une liste de services. Vous pouvez alimenter cette liste de service grâce à un référentiel central, qui s’intitule Métadonnées gérées dans SharePoint.

Définir la page d’accueil de SharePoint

Ne pas reproduire l’existant tel quel

Ne cherchez pas à reproduire l’arborescence d’une application telle quelle, ni à avoir plus de 2 niveaux de dossiers et sous-dossiers dans une bibliothèque.

L’objectif est que chaque document soit accessible en moins de 3 clics. De plus, le système de fichiers ne sait pas répondre à des demandes transversales. Par exemple, si vous êtes responsable d’un portefeuille de projets et que vous voulez voir un rapport sur l’état le plus récent pour chacun des projets que vous gérez, le système de fichiers ne sait pas y répondre alors que SharePoint le peut.

Ce type d’usage trouve sa solution dans la mise en œuvre de colonnes de sites et d’affichages spécifiques.

Par exemple, si vous avez besoin d’un dossier par…

  • Projet: créez une colonne de site intitulée Nom du projet.
  • Mois: créez une colonne de site intitulée Date de rapport mensuel.
  • Personne: utilisez la colonne de site existante Créé par: elle existe déjà
  • Application: créez une colonne de site intitulée Applications avec une liste de choix standard.

Ensuite, il ne vous reste plus qu’à créer les affichages correspondants.

Soigner la navigation

Soigner la navigation entre les sites et sous-sites: l’étude des usages révèle les liens entre les sites.

L’utilisateur parcourt en diagonal un site Web, de la gauche vers la droite avec une attention maximale vers le haut et minimale, voire nulle sur le bas ou la droite.

Si l’utilisateur ne trouve pas l’information cherchée, ce n’est pas parce qu’elle n’existe pas mais parce qu’elle n’est pas mise en valeur.

Statistiques de recherche

Vous pouvez définir la page d’accueil de SharePoint grâce aux statistiques de recherches.

En effet, vous trouverez les mots les plus recherchés par vos utilisateurs. A ce moment là, vous pouvez utiliser le résultat de la recherche pour bâtir la page d’accueil de SharePoint. Il suffit de mettre sur cette page les liens directs vers les informations les plus recherchées.

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