SharePoint: Stratégie de gestion des informations

L’intérêt pratique des stratégies de gestion des informations est de pouvoir appliquer des règles spécifiques à certains types de documents. Une stratégie est constituée de plusieurs règles.

De plus en plus de contraintes s’exercent sur le cycle de vie du document. Celui-ci doit être conforme à des réglementations légales ou obligatoires. Dans le cadre d’un Business Process Management (BPM), le document subit généralement des modifications. Un audit doit pouvoir vérifier la conformité de ces modifications.

Les stratégies de gestion de l’information SharePoint peuvent vous aider à gérer vos informations et répondre aux exigences de conformité, y compris de rétention spécifique ou d’audit.

Dans SharePoint, des stratégies spécifiques peuvent être appliqués à une bibliothèque de documents ou pour un type de contenu précis. Dans le cas de l’application d’une stratégie à un type de contenu précis, celle-ci peut s’appliquer à l’ensemble des bibliothèques de documents, des sites ou des collections de sites.

Application d’une stratégie de rétention sur une bibliothèque

A des fins pédagogiques, je vais mettre en place une stratégie basée sur une règle de rétention sur une bibliothèque précise.  Cette règle énonce que si un document de la bibliothèque n’a eu aucune modification depuis plus de 3 ans, toutes les versions brouillons doivent être supprimées.

Cela se fait dans les paramètres de la bibliothèque.

Paramètres de la stratégie de gestion des informations

Dans la section Planification de rétention basée sur des bibliothèques, cliquez sur le lien Modifier la source. Dans l’écran suivant, dans la section Source de rétention, cliquez sur Bibliothèque et dossiers: validez la fenêtre qui vous informe que vous remplacez les stratégies par défaut.

La section Planification de rétention basée sur des bibliothèques apparaît. Cliquez sur le lien Ajouter une étape de rétention: la fenêtre Propriétés de l’étape s’affiche.

Dans cette nouvelle fenêtre, sélectionnez la période Modifié, dans la case Durée saisissez 3, et laissez années dans la liste déroulante Unité de temps.

Sous Action, sélectionnez Supprimer les brouillons précédents.

Sous Périodicité, cochez la case : les informations de périodicité se mettent à jour automatiquement en fonction des informations saisies préalablement.

Vérifiez puis validez tout.

Règle de rétention

Vous pourriez rajouter d’autres étapes et choisir la séquence d’exécution de ces étapes. La séquence des actions doit être planifiée correctement car certaines actions risquent de ne pas s’exécuter comme vous le souhaitez.

Les actions possibles sont:

  • Déplacer vers la Corbeille,
  • Supprimer définitivement l’élément sans l’envoyer dans la Corbeille,
  • Transférer vers un autre emplacement (sous condition qu’un autre emplacement ait été défini),
  • Démarrer un flux de travail (sous condition qu’un flux de travail ait été défini),
  • Passer à l’étape suivante sans modifier l’élément,
  • Déclarer un enregistrement (sous condition que la fonctionnalité Enregistrements ait été activée sur le site),
  • Supprimer tous les brouillons précédents du document,
  • Supprimer toutes les versions précédentes du document (la version en cours est gardée).

En plus de stratégies applicables aux bibliothèques, il est possible d’associer des stratégies à des types de contenu.

Application d’une stratégie de type de contenu

L’avantage d’appliquer des stratégies à des types de contenu est de pouvoir choisir la granularité d’application: bibliothèques, sites ou des collections de sites.

Par exemple, je crée un type de contenu intitulé SOCT_BPM sur mon site via Actions du site > Paramètres du site > Types de contenu de site > Créer. C’est un type de contenu de type Document.

Par ailleurs, Je l’ai associé à plusieurs bibliothèques.

Stratégie de type de contenu

Cliquez sur le lien Paramètres de la stratégie de gestion des informations. Vous avez le choix entre 4 stratégies:

Rétention: Cette fonctionnalité permet de spécifier une séquence d’étapes de rétention. L’objectif est de gérer à la fois le coût et les risques associés avec le maintien de contenu périmé. Le principe est strictement identique à l’exercice précédent.

Audit: Cette fonctionnalité permet de suivre finement les événements intervenus sur un document. L’objectif est de pouvoir auditer ces événements. Les événements sont: ouverture ou téléchargement, affichage dans des listes ou affichage des propriétés, modification, archivage ou extraction, déplacement ou copie, suppression ou restauration.

Toutes les informations d’audit sont stockées dans un journal d’audit unique sur le serveur. L’administrateur du site peut exécuter des rapports à ce sujet.

Codes-barres: Cette fonctionnalité permet d’ajouter un code-barres à un document grâce à une douchette et une application Microsoft Office comme Word. L’objectif est d’automatiser la création d’un code-barres dans le document lors de son enregistrement ou de son impression.

Étiquettes: Cette fonctionnalité permet d’ajouter automatiquement une étiquette personnalisée à un document lors de son enregistrement ou de son impression. L’objectif est d’accroître la sensibilisation des utilisateurs à la sécurité et d’améliorer le traitement des documents sensibles. Si par exemple, un document a une étiquette CONFIDENTIEL en haut du document, il devient difficile d’ignorer que le document était sensible.

L’étiquette est ajoutée à partir de Microsoft Office Word, PowerPoint et Excel (version 2007 minimum).

Stratégie de type de contenu

Cliquez sur OK pour appliquer automatiquement cette stratégie à tous les documents de type de contenu SOCT_BPM.

Rapport du plan de gestion des fichiers

La mise en place de stratégies de gestion des informations conduit à automatiser le plus possible le cycle de vie du document.

Afin de piloter les stratégies, SharePoint permet de produire des rapports sur les stratégies mises en place.  Vous pouvez obtenir des rapports au niveau d’une collection de sites, d’un site ou d’une bibliothèque.

Au niveau d’une bibliothèque, le rapport permet d’avoir une vue synthétique de l’application de toutes les stratégies.

Cela se fait aussi dans les paramètres de la bibliothèque.

Paramètres du Rapport du plan de gestion des fichiers

Cliquez sur ce lien. Ensuite, il suffit d’indiquer où va être stocké le rapport qui est au format Excel. C’est une bonne pratique d’avoir une bibliothèque unique, intitulée Rapports par exemple.

Le fichier Excel possède 3 onglets: Résumé, Détails de la rétention, Détails du dossier.

Les détails de la rétention donnent la liste des règles qui s’appliquent sur la bibliothèque:

Détails de la rétention

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