SharePoint: Utiliser des métadonnées à la place des dossiers

L’habitude de hiérarchiser les documents

Sur le disque dur ou le réseau, les fichiers sont généralement stockés dans des dossiers imbriqués les uns dans les autres. En effet, durant des années, nous avons été habitués à organiser nos fichiers dans des arborescences, comme dans l’exemple suivant :

  • Budgets
    • 2014
      • Investissement
        • Projet ABC
          • Montant priorité 1
            • Document 001.docx
            • Document 002.pptx
          • Montant priorité 2
        • Projet DEF
      • Fonctionnement
        • Montant priorité 1
        • Montant priorité 2

Dans ce schéma, les « … » représentent des documents.

Certains d’entre nous sommes tellement habitués à travailler ainsi, qu’il est même souvent difficile d’imaginer une autre façon de classer ses documents.

Toutefois cette organisation des données est rigide et pose de nombreux problèmes en termes de classement.

En effet, l’organisation du disque dur ou d’un partage réseau nécessite d’être comprise par tous ceux qui vont venir déposer des documents: Comment s’assurer que les documents sont classés au bon endroit ?

De plus, l’arborescence est organisée en thèmes et sous-thèmes, etc. Toutefois, il arrive fréquemment qu’un fichier concerne des sujets transversaux.

Cette façon de faire peut se justifiée dans une organisation où:

  • il y a peu de documents,
  • et/ou une seule personne se charge d’alimenter la hiérarchie et elle est très organisée,
  • et/ou le nombre de niveaux est très limité,
  • et/ou il y a peu d’échanges de documents.

Dans tous les autres cas, elle pose de sérieux problèmes en particulier pour la recherche de documents. Hors, la découverte de l’information est un processus couteux en temps

Recherche de documents dans une structure hiérarchique

Un affichage de dossiers et de sous-dossiers est un moyen vertical pour trouver l’information recherchée.

Vous trouvez le document grâce à un chemin vertical défini par une autre personne. Ce chemin n’est peut être pas celui que vous aviez en tête. Ou bien, il peut correspondre à une logique de recherche qui n’est pas celle de vos besoins du moment.

Typiquement, si vous avez besoin de connaître tous les documents des montants de priorité 1 de tous les projets pour 2014, cela vous oblige à parcourir chaque sous-dossier pour trouver les documents relatifs aux budgets.

Même si c’est faisable, c’est une perte de temps et une source d’erreur en cas d’oubli.

Cette difficulté n’est pas propre à la recherche documentaire. Les opérationnels cherchent à avoir un détail relativement précis alors que les directions cherchent une vision plus synthétique.

Remarques sur les optimisations de la vue verticale

Lorsque le nombre de documents électroniques explose ou lorsque l’arborescence hiérarchique devient très détaillée, certains ont imaginés des solutions souvent astucieuses.

Par exemple, les dossiers sont préfixés avec un numéro pour respecter un ordre de classement:

  • 10-Projet ABC
  • 20-Projet DEF
  • etc.

Cette astuce facilite aussi la recherche visuelle car à l’intérieur d’un dossier, les sous-dossiers sont toujours dans le même ordre.

Un autre astuce consiste à stocker dans le nom des documents des données normalisées: nom de l’auteur, type de document, etc. Par exemple: « devis client machepro 13.05.2014.docx »

Certains vont encore plus loin en cherchant à « normaliser » le nom des documents. Par exemple en préfixant le nom du document avec la date de l’événement au format AAAA_MM_JJ suivi du lieu de l’événement:

  • 2013_12_12_Paris_Présentation commerciale
  • 2013_12_19_Nantes_Présentation aux partenaires
  • etc.

Il est normal que les concepteurs de ses systèmes les trouvent « efficaces voire efficients ». Cependant les audits documentaires opérationnels démontrent une distorsion parfois considérable et toujours insoupçonnée.

Plutôt que de se plier aux diktats d’une règle qu’ils ne comprennent pas ou qui les embêtent, les utilisateurs préféreront gérer une partie de leurs documents dans leur coin: disque local, boîtes aux lettres Exchange, clefs USB voire stockage en ligne gratuit comme Google Docs, Dropbox, etc.

Cette réalité ne doit pas être méconnue, y compris lors de la mise en place de SharePoint. Tout doit donc être fait pour la minimiser.

Doublons de fichier

L’utilisation de dossiers pour structurer les fichiers pourrait fonctionner lorsque ces fichiers sont du ressort d’un seul dossier. Toutefois, certains fichiers relèvent de plus d’un dossier.

Par exemple, un document sur le développement dans SharePoint, doit-il être classé dans le dossier SharePoint ? ou le dossier Développement ?

La solution générale est de créer une copie du document et donc de créer des doublons, ce qui provoque les problèmes suivants:

  • il n’est pas évident de savoir quelle est la dernière version,
  • Il n’est pas évident d’identifier la version qui fait autorité,
  • Il n’est pas évident de trouver le propriétaire du document,
  • Il est nécessaire de prévoir un stockage supplémentaire pour le doublon et ses sauvegardes.

Métadonnées

Un document Word possède un titre, une date de création, de modification, un auteur, etc. Toutes ces informations sont appelées propriétés du document ou métadonnées.

Littéralement, une métadonnée est une « donnée sur une donnée ». Son rôle est de donner des informations supplémentaires. dans le monde documentaire, les métadonnées caractérisent un document.

Les caractéristiques d’un document ne s’arrêtent pas au titre ou à son auteur. Si vous prenez l’exemple d’un compte-rendu, celui-ci est caractérisé par des données comme l’émetteur, les destinataires, l’objet, la date, etc.

Bien évidemment, toutes ces informations figurent déjà dans le compte-rendu lui-même, en plus du contenu.

C’est tout le problème. Lorsque les caractéristiques d’un document sont mélangées avec le contenu du document, il devient quasiment impossible de les extraire pour les exploiter.

Tous les types de documents peuvent être caractérisés: devis, factures, devis, notes de frais, plans, etc.

Intérêt des métadonnées dans SharePoint

SharePoint affiche les documents de ses bibliothèques sous forme de liste. Il utilise des colonnes pour fournir des informations supplémentaires sur les documents car les métadonnées sont mises en oeuvre sous forme de colonnes dans les bibliothèques et les listes.

Par exemple, 3 métadonnées ont été rajoutées à une bibliothèque de documents SharePoint. Ces métadonnées sont : Émetteur, Date émission et Destinataires.

bibliothèque de documents SharePoint avec des métadonnées

Permanence des métadonnées

Lorsqu’un document d’une bibliothèque est déplacé dans une autre bibliothèque qui a les mêmes colonnes, il garder ses métadonnées.

Les fichiers Office disposent d’un mécanisme encore plus puissant car les métadonnées des documents Office, qui sont stockés dans SharePoint, sont associées au document lui-même.

Par exemple, lorsque vous transmettez une copie d’un document Office qui se trouve dans une bibliothèque SharePoint, à laquelle sont associées des métadonnées, la copie du document possède ces métadonnées. Elles sont visibles dans les propriétés du document Word.

Permanence des métadonnées dans SharePoint
Exemple de la restitution d’une valeur d’une métadonnée (« Emetteur ») dans les propriétés d’un document Word 2007

Filtrer les documents

D’un point de vue pratique, les métadonnées permettent de filtrer rapidement les informations pour pouvoir répondre rapidement à des demandes comme:

  • Donnez-moi la liste de tous les comptes-rendus reçus par la COMPTA.
  • Je veux la liste des comptes-rendus émis entre le 6/2 et le 9/2 par la DRH à destination de la DOI.

Un filtre simple peut être mis en place en cliquant sur l’entête de la colonne de la métadonnée dans la bibliothèque.

La manipulation pour obtenir tous les comptes-rendus reçus par la COMPTA est conviviale:

Filtre des métadonnées
Mise en place d’un filtre pour ne faire apparaître que les comptes-rendus reçus par la COMPTA

Le résultat du filtre:

Filtre des métadonnées
Liste des comptes-rendus filtrés pour la COMPTA

Ce filtre est temporaire: si vous quittez l’écran en cours et que vous y revenez, le filtre aura disparu. Si vous souhaitez avoir un filtre permanent, ou plus complexe, vous devez créer un nouvel affichage.

Trier les documents

Dans une bibliothèque SharePoint de documents, les opérations de tris sont faites grâce à un simple clic sur l’entête de la métadonnée.

Ce tri est temporaire: si vous quittez l’écran en cours et que vous y revenez, le tri aura disparu. Si vous souhaitez avoir un tri permanent, ou un tri en cascade, vous devez créer un nouvel affichage.

Regrouper les documents

Le regroupement de documents sur la base d’une métadonnée est possible en créant un nouvel affichage.

Par exemple, si vous souhaitez avoir la liste des documents regroupés par émetteur:

Regroupement des métadonnées dans SharePoint

Si la métadonnée est de type Choix (avec des cases à cocher) qui autorise plusieurs sélections, il n’est pas possible de l’utiliser pour un regroupement. C’est le cas de la métadonnée Destinataires de notre exemple.

Dans ce cas, vous pouvez utiliser les filtres de touche afin de limiter dynamiquement la liste des documents.

Utilisation des filtres de touche

Éliminer les dossiers

Bien qu’il soit possible de créer des dossiers dans les bibliothèques de documents SharePoint, ce n’est pas recommandé.

La raison tient à la rigidité du classement sous forme de dossiers. Utiliser les dossiers dans les bibliothèques SharePoint c’est prendre le risque d’avoir à nouveau les problèmes présentés plus haut.

Généralement, il est possible de remplacer la notion de données par une métadonnée équivalente.

Au lieu de …. Essayez ….
Un dossier pour chaque projet Une métadonnée appelée Nom du projet
Un dossier pour chaque mois Une métadonnée appelée Date du rapport
Un dossier pour chaque personne Rien. SharePoint a déjà une métadonnée Créé par de sorte que vous saurez toujours qui a créé un document
Un dossier pour chaque application Une métadonnée gérée appelée Application avec une liste de valeurs standard que vous pouvez maintenir de façon centralisée

Pour aller plus loin

SharePoint dispose de nombreux mécanismes pour simplifier la gestion des métadonnées, afin de répondre aux organisations les plus complexes.

Parmi les plus courants, vous avez à votre disposition: les types de contenu, les métadonnées gérées, les ensembles de documents, les bibliothèques de remise, etc.

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