SharePoint: Utiliser les métadonnées pour la sécurité

Une organisation rencontrait un problème de diffusion de documents assez classique. Cette organisation assure le rôle de diffuseur de contenu auprès d’autres organismes officiels, via un site extranet SharePoint. Une fois qu’un utilisateur d’un organisme étranger s’est identifié, il accède à ses documents.

Les métadonnées sont souvent utilisées pour faciliter la recherche ou pour catégoriser des documents afin d’opérer des filtres.

Un autre usage méconnu (ou peu utilisé) concerne la sécurité.

Modèle de sécurité standard de SharePoint

En effet, l’organisation mettait à disposition des documents qui sont communs à certains organismes et qui ne doivent pas être accessibles à tous. Afin de répondre à ce problème, le responsable de l’organisation avait décidé de s’appuyer sur le modèle de sécurité standard de SharePoint.

Pour cela, il avait mis en place différentes bibliothèques SharePoint pour les différents utilisateurs avec des droits spécifiques.

La gestion de plusieurs bibliothèques de documents devenait complexe et la maintenance des autorisations de niveau était difficile. De plus, certains documents furent volontairement dupliqués dans plusieurs bibliothèques pour résoudre rapidement des cas complexes.

Nouveau modèle de sécurité basé sur les métadonnées

Cette solution étant inacceptable, un nouveau modèle de sécurité basé sur l’utilisation de métadonnées a été proposé.

En utilisant ce nouveau modèle, il peut déposer de nouveaux documents dans SharePoint avec des métadonnées qui spécifie simplement les organismes qui peuvent y accéder: les niveaux de permissions accordés au document sont déduits des métadonnées des documents. Ce qui permet de réduire aussi le nombre de bibliothèque de documents à gérer.

Dans de nombreux cas, les métadonnées du document permettent d’indiquer qui peut y avoir accès. Toutefois, si vous avez l’intention d’utiliser les métadonnées pour la sécurité, vous devez planifier avec soin le type de métadonnées à collecter.

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