Tâches à accomplir pour la mise en place de SharePoint

Cet article vient détailler les tâches des étapes décrites dans l’article précédent intitulé Démarche de mise en place de SharePoint.

Rappelons qu’il s’agit d’un simple partage d’expérience et qu’il existe d’autres méthodes. L’une d’entre elles sera présentée dans un autre article (en cours de rédaction).

Définition du périmètre du projet

L’objectif est de recueillir les besoins, auditer l’existant, définir le périmètre, les objectifs de la mission et son planning. Cette étape permet aussi de chiffrer les gains attendus et de calculer le retour sur investissement d’un projet SharePoint.

Tâches :

  • Faire les entretiens de recueil des besoins
  • Analyser l’existant organisationnel et opérationnel
  • Chiffrer les gains attendus
  • Rédiger et faire valider le compte rendu de recueil des besoins

Analyser les besoins métiers

L’objectif est d’identifier les outils fonctionnels à mettre en œuvre dans le cadre du périmètre. SharePoint n’est pas une solution. C’est une suite d’outils à choisir et à mettre en oeuvre.

Tâches :

  • Identifier la taxonomie nécessaire pour classifier les documents
  • Définir la structure du site: hiérarchique, thématique, autre
  • Déterminer les modèles de sites nécessaires pour répondre aux besoins
  • Déterminer les fonctionnalités de sites natives utiles
  • Identifier les listes et bibliothèques à créer
  • Sélectionner les webparts natifs nécessaires
  • Identifier les processus métiers et flux de travail à intégrer dans SharePoint
  • Identifier les formulaires à intégrer dans SharePoint
  • Identifier les besoins de sécurité d’accès et de protection des données
  • Rédiger et faire valider le document des spécifications fonctionnelles

Étudier l’impact organisationnel

L’objectif est d’identifier les impacts sur l’organisation, liés à la mise en place de SharePoint et de repenser cette organisation.

Tâches :

  •  Définir les plans de nommage des objets métiers
  • Recenser les utilisateurs de SharePoint, par sites et sous-sites
  • Identifier la méthode d’approvisionnement des bibliothèques
  • Identifier les méthodes d’accès aux documents
  • Définir l’ergonomie et la navigation des sites
  • Définir le ciblage d’audience
  • Définir les stratégies de gestion des informations
  • Définir les politiques de quota
  • Définir le plan d’accompagnement et les besoins de formation
  • Rédiger et faire valider le document d’organisation

Définir l’architecture technique

L’objectif de l’architecture technique est de dimensionner l’architecture pour 100 utilisateurs ou 10000 utilisateurs.

Tâches :

  • Identifier le nombre et la configuration des applications web nécessaires
  • Identifier les services et applications de services par applications web
  • Identifier les besoins d’accès anonymes
  • Identifier les sources de contenu externes auxquels SharePoint devra accéder
  • Définir les plans de nommage des objets techniques
  • Rédiger et faire valider le document d’architecture

Étudier la sécurité

L’objectif est de garantir au maximum la sécurité des données de SharePoint.

Tâches :

  • Identifier les autorisations d’accès par groupes d’utilisateurs
  • Identifier les autorisations des applications
  • Identifier les groupes SharePoint ou Active Directory à créer ou à utiliser
  • Proposer des solutions de redondances des données
  • Proposer des solutions de chiffrement des échanges
  • Proposer des solutions de lutte contre les malwares
  • Proposer des solutions de lutte contre les intrusions non autorisées
  • Proposer des solutions de chiffrement des données
  • Proposer des solutions de sauvegarde des données
  • Rédiger et faire valider le plan de sécurité

Installer l’environnement SharePoint de développement

L’objectif est de disposer d’un environnement de type « bac à sable » pour les tests, formation et développement. Pour des raisons de sécurité, cet environnement doit être totalement déconnecté de l’environnement de production.

Tâches :

  • Installer SharePoint Server (script PowerShell)
  • Créer les applications web (script PowerShell)
  • Créer et configurer les services et applications de services (script PowerShell)
  • Répartir les services et applications de services par applications web
  • Créer les autorisations nécessaires par groupe d’utilisateurs
  • Créer les groupes SharePoint ou Active Directory
  • Créer le mirroring des bases de données
  • Paramétrer le chiffrement des échanges
  • Paramétrer l’anti-virus
  • Paramétrer les pare-feu
  • Paramétrer Rights Management Server
  • Paramétrer les sauvegardes
  • Surveiller les changements de configuration de la ferme
  • Faire valider l’installation

Prototyper sur le site de développement

L’objectif est de réaliser un prototype opérationnel avec SharePoint afin de montrer à quoi va ressembler le futur site et à quoi il va servir. C’est aussi l’occasion de tester toutes les hypothèses précédentes.

Tâches :

  •  Créer les pages maîtres
  • Créer les gabarits (layouts)
  • Créer les collections de sites et les sites (par script PowerShell)
  • Créer les pages supplémentaires
  • Créer les modèles de sites
  • Créer les termes, ensembles de termes et groupes des métadonnées gérées
  • Créer les colonnes de sites et types de contenu
  • Créer les règles de l’organisateur de contenu
  • Paramétrer les propriétés gérées de la recherche
  • Paramétrer le concentrateur de métadonnées
  • Paramétrer les quotas et les stratégies de gestion des informations
  • Créer les listes et bibliothèques
  • Créer les formulaires
  • Créer les flux de travail
  • Développer les interfaces d’alimentations
  • Développer les interfaces de sorties
  • Développer les traitements spécifiques
  • Faire valider le prototype

Installer l’environnement SharePoint de production

L’objectif est de disposer d’un environnement réel de production pour SharePoint.

Concernant l’automatisation d’une installation et d’une configuration complète de SharePoint, l’article remarquable de Ashkan Jabbari est un excellent point de départ.

Tâches :

  • Installer SharePoint Server (script PowerShell)
  • Créer les applications web (script PowerShell)
  • Créer et configurer les services et applications de services (script PowerShell)
  • Répartir les services et applications de services par applications web
  • Créer les autorisations nécessaires par groupe d’utilisateurs
  • Créer les groupes SharePoint ou Active Directory
  • Paramétrer les caches d’objet et de sorties
  • Créer les clusters des bases de données
  • Paramétrer les variantes de sites
  • Paramétrer la recherche
  • Paramétrer le chiffrement des échanges
  • Paramétrer l’anti-virus
  • Paramétrer les pare-feu
  • Paramétrer Rights Management Server
  • Paramétrer les sauvegardes
  • Paramétrer le catalogue d’applications
  • Déployer le contenu de DÉVELOPPEMENT en PRODUCTION
  • Surveiller les changements de configuration de la ferme
  • Faire valider l’installation

Suivre la ferme SharePoint

L’objectif est de s’assurer de la pertinence de la solution mise en œuvre et de surveiller la ferme SharePoint afin de contrôler sa sécurité.

Tâches :

  • Étudier les rapports et tendances de popularité
  • Suivre les rapports d’audits
  • Suivre les rapports d’utilisation
  • Suivre les journaux de variantes
  • Suivre les journaux internes de SharePoint (usage, santé, diagnostic)
  • Suivre les journaux d’événements Windows

Former et accompagner

L’objectif est de sensibiliser la Direction Générale à l’arrivée de SharePoint et de former les utilisateurs à l’utilisation de ce nouvel outil.

Tâches :

  • Animer des ateliers de présentation
  • Former le personnel technique
  • Former les utilisateurs
  • Créer des fiches pratiques
  • Créer des forums
  • Créer des modes d’emploi sous forme de vidéos
  • Créer des questionnaires d’évaluation

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