Le message les lecteurs risquent de manquer d espace libre

Dans l’Administration centrale de SharePoint, sur la page « Examiner les problèmes et solutions » de SharePoint, le message Les lecteurs risquent de manquer d espace libre est apparu. Ce message d’avertissement prévient que l’espace disque disponible est inférieur à cinq fois la valeur de la mémoire physique. Cette situation est dangereuse, car cela signifie qu’il n’y a pas assez de place pour une image mémoire complète.

Aussi, vous décidez de mener une analyse approfondie de l’espace disque consommé par SharePoint.

Cette analyse révèle un problème préoccupant. En effet, le serveur qui héberge les instances SharePoint de SQL Server a son espace libre disque qui diminue très rapidement. Ce qui explique l’avertissement selon lequel les lecteurs risquent de manquer d espace libre.

Pourtant le volume de données « utilisateurs » était relativement faible. La proportion était de l’ordre de 15 Go consommés pour 1 Go de nouvelles données utilisateurs.

Ce n’est pas si surprenant car les données étaient mises à jour très fréquemment et en masse dans la journée à cause de nombreux traitements automatiques : import de référentiels, etc.

En l’absence d’une surveillance ad’hoc et des outils adaptés, vous vous retrouvez avec 100 Mo de disque libre sur un disque dur de plus de 100 Go.

Les lecteurs risquent de manquer d espace libre

La solution est simple.

Vous appliquez la commande Transact-SQL DBCC SHRINKDATABASE sur toutes les bases de données.

Lecteurs risquent de manquer d espace libre
Lecteurs risquent de manquer d espace libre

Ainsi, vous réduisez la taille des fichiers de données et, surtout, des journaux de transactions.

En effet, compte tenu de leur mode de fonctionnement, ce sont les journaux de transactions qui consomme le plus de place.

L’espace libre remonte de 100 Mo à 75 Go (sic).

Ensuite, vous encapsulez la commande T-SQL dans un package dtsx. Vous répliquez ensuite ce package sur toutes les instances SQL Server.

 

Un lien vers un PDF propose d’enregistrer plutôt que d’ouvrir

Suite à la création d’une nouvelle collection de sites dans une nouvelle application web SharePoint, un utilisateur a remarqué un changement de comportement en cliquant sur lien vers un PDF.

Notamment, lorsqu’il ouvrait un fichier PDF, stocké dans une bibliothèque SharePoint, l’affichage du document se faisait dans le client Acrobat Reader. Ce comportement convenait parfaitement à l’utilisateur.

En revanche, lorsque l’utilisateur recevait par la messagerie un email qui contenait un lien vers un PDF stocké dans une bibliothèque SharePoint et qu’il cliquait sur ce lien, il lui été proposé d’enregistrer le fichier sans pouvoir le lire directement.

Dans les deux cas, l’utilisateur souhaitait lire le fichier PDF directement soit dans Acrobat Reader, soit dans le navigateur Web.

Lien vers un PDF

Tout d’abord, la première idée a été de chercher à résoudre le problème en réduisant les exigences de sécurité.

Aussi, il suffit de modifier les paramètres généraux de l’application web pour basculer l’option Gestion des fichiers par les navigateurs (Browser File Handling) de Strict à Permissif.

Lien vers un PDF
Modification du paramètre Gestion des fichiers par les navigateurs.

Quelles sont les conséquences de la modification de la gestion des fichiers par les navigateurs?

Extrait de la documentation Microsoft:

« Gestion des fichiers par les navigateurs indique si d’autres en-têtes de sécurité doivent être ajoutés aux documents envoyés aux navigateurs Web. Ces en-têtes indiquent qu’un navigateur doit afficher une demande de téléchargement pour certains types de fichiers. Le navigateur doit utiliser le type MIME spécifié du serveur pour les autres types de fichiers.

Par ailleurs la valeur Permissif spécifie qu’aucun en-tête ne doit être ajouté, ce qui offre un environnement plus compatible.

Aussi, la valeur Strict ajoute des en-têtes forçant le navigateur à télécharger certains types de fichiers. Notamment, le téléchargement forcé renforce la sécurité du serveur grâce au refus de toute exécution automatique du contenu Web téléchargé par les collaborateurs. »

Autrement dit, une meilleure solution consisterait à rajouter le type MIME des fichiers PDF à la liste des fichiers autorisés, plutôt que de modifier le paramètre Gestion des fichiers par les navigateurs au détriment de la sécurité.

Pour connaître les types MIME autorisés, il faut lancer les commandes PowerShell suivantes, à partir de SharePoint 2010 Management Shell (exécutées en tant qu’Administrateur):

$webapp = Get-SPWebApplication http://urlsite
$webapp.AllowedInlineDownloadedMimeTypes

Vous obtenez ainsi une liste assez longue (extrait):

  • application/directx
  • application/envoy
  • application/fractals
  • application/internet-property-stream
  • application/liquidmotion
  • application/mac-binhex40
  • application/ms-infopath.xml
  • application/msaccess
  • application/msword
  • etc.

Pour rajouter le type MIME des fichiers PDF, il faut lancer les commandes PowerShell suivantes, à partir de SharePoint 2010 Management Shell (exécutées en tant qu’Administrateur):

$webapp = Get-SPWebApplication http://urlsite #Mettre la bonne URL
$webapp.AllowedInlineDownloadedMimeTypes.Add(« application/pdf ») #Ajout
$webapp.AllowedInlineDownloadedMimeTypes #Pour vérifier l’ajout MIME
$webapp.Update() #Mise à jour obligatoire

Bien évidemment, cette solution est plus rassurante.

 

L’affichage change dans SharePoint pour voir les fichiers du dossier

Lors de la mise en place d’un nouveau site, l’utilisateur se plaint qu’il ne voit les fichiers d’un dossier que lorsque l’affichage change dans SharePoint.

Nous savons tous que c’est une mauvaise habitude d’utiliser les dossiers dans une bibliothèque SharePoint, et qu’il est préférable d’utiliser des métadonnées. Les métadonnées gérées sont particulièrement efficaces pour caractériser un document.

Petit rappel: une métadonnée est une propriété. Par exemple, le titre ou la date d »un document sont des métadonnées. Les métadonnées gérées sont des listes de valeurs.

Dans ce cas particulier, les utilisateurs du site venaient de pays différents. Pour afficher les documents d’un dossier particulier, ils devaient faire en sorte que l’affichage change dans SharePoint. Ce qui est fastidieux.

Affichage change dans SharePoint

Dans un des dossiers, les documents s’affichaient uniquement lors d’un changement d’affichage.

Notamment, a l’ouverture du navigateur, les documents n’apparaissaient pas. Il s’affichait uniquement le message habituel: « Aucun élément à afficher dans cet affichage de la bibliothèque de documents. Pour ajouter un élément, cliquez sur Nouveau ou sur Télécharger ».

En réalité, le site étant multilingue, il s’affichait dans la langue par défaut (anglais): « There are no items to show in this view of the document library. To add a new item, click New or Upload ».

Par ailleurs, un autre problème est apparu dans le même dossier. Le menu « Open with Explorer » ne fonctionnait plus alors qu’il avait fonctionné la veille.

Enfin, comble de malchances, les documents chargés étaient tous des fichiers au format PDF d’Acrobat. L’utilisateur pensait que cela venait de ce format.

En fait, il n’en était rien. Le problème venait de la configuration vérolée du dossier dans la base SharePoint.

Affichage change dans SharePoint
Affichage change dans SharePoint

La résolution du problème a consisté à :

  • sauvegarder les fichiers présents
  • supprimer le dossier déficient
  • recréer le dossier avec le même nom
  • recharger le dossier avec les fichiers sauvegardés
  • refaire la navigation (qui était gérée manuellement…)

Un argument de plus pour limiter l’utilisation des dossiers.