Différences entre un Administrateur technique et un Administrateur fonctionnel dans SharePoint

Dans SharePoint, vous pouvez être soit administrateur de la ferme SharePoint, soit administrateur d’une (ou plusieurs) collections de sites.

L’administrateur de la ferme est généralement un informaticien. C’est un administrateur technique.

L’administrateur de la collection de sites est généralement un utilisateur. C’est un administrateur fonctionnel.

Administrateur de la ferme

L’administrateur de la ferme ne peut pas accéder au contenu des collections de sites pour des raisons de confidentialité. Il peut sauvegarder ou restaurer une collection de sites mais il n’a pas accès aux documents, sauf s’il a été aussi désigné administrateur de la collection de sites.

Très souvent, l’administrateur de la ferme est aussi administrateur des collections de sites, ce qui pose des problèmes en termes de sécurité. Encore une fois, ce n’est pas indispensable pour ses activités. Simplement, c’est plus pratique pour lui.

Administrateur d’une collection de sites

L’administrateur de la collection de sites a un accès complet et définitif à tous les sites de la collection de sites. Même si vous lui retirer les droits, il continue d’avoir un accès en contrôle total sur tous les objets de la collection de sites.

Chaque collection de sites peut avoir sa propre son propre administrateur. Dans ce cas, un administrateur d’une collection de sites n’accède pas au contenu d’une autre collection de sites.

En résumé

Un administrateur technique SharePoint n’a pas accès au contenu des collections de sites, sauf s’il est aussi administrateur de la collection de sites (à éviter).

Un administrateur d’une collection de sites ne voit pas les autres collections de sites, sauf s’il est aussi administrateur des autres collections de sites.

Pour désigner un administrateur d’une collection de sites, vous pouvez le faire en allant sur le site racine de la collection de sites. Dans les paramètres du sites, sous Utilisateurs et autorisations, cliquez sur Administrateurs de la collection de sites.

Livre Créer un site SharePoint Online Piloté par les données: Concepts et 14 Travaux Pratiques

L’objectif du livre Créer un site SharePoint Online Piloté par les données: Concepts et 14 Travaux Pratiques (115 pages) est de vous rendre autonome et opérationnel le plus rapidement possible dans la création d’un site de données SharePoint Online grâce à SharePoint Designer et les composants WebPart des données métiers.

Il commence par des manipulations simples basées sur l’utilisation de composants WebPart.

Progressivement, vous apprendrez des usages plus complexes comme par exemple, l’utilisation du service Business Connectivity Services (BCS).

Livre pour créer des flux de travail pour les sites SharePoint Online avec SharePoint Designer

L’objectif du livre Créer des Flux de Travail pour les sites SharePoint Online: Concepts et Travaux Pratiques (542 pages) est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans la conception de workflows pour SharePoint Online avec SharePoint Designer.

Vous pourrez vous entraîner grâce aux 33 Travaux pratiques corrigés !

Au moment où cet article paraît, la réalisation des exercices nécessite un plan Office 365 Business Essentials ou Office 365 Business Premium.

Chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif avec une copie d’écran qui affiche le résultat attendu.

Si nécessaire, des instructions précises expliquent les prérequis pour l’exercice.

Puis la solution est présentée et commentée, étape par étape, jusqu’à l’atteinte de l’objectif.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution.

Enfin, un résumé vous rappelle ce que venez d’apprendre dans l’exercice.

Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre l’intérêt pratique de ces manipulations à l’aide de nombreuses explications.

Livre pour Designer les sites SharePoint Online

L’objectif du livre SharePoint Online : Modifier l’apparence des sites SharePoint en 26 Travaux Pratiques (230 pages) est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans le design de sites SharePoint Online grâce aux outils standards de Microsoft.

Vous apprendrez à leur donner une identité visuelle personnalisée et à modifier leur apparence pour leur donner un aspect personnalisé, grâce aux outils comme le Gestionnaire de conception ou les Présentations composées.

Vous mettrez vos connaissances en pratique grâce aux 26 Travaux Pratiques entièrement détaillés et corrigés.

Description du service SharePoint Online

Un article de Microsoft très détaillé et à jour sur les fonctionnalités présentes dans SharePoint Online.

Le détail des fonctionnalités est présenté pour chaque plan Office 365 : http://coudr.com/u

Les sous-sections de l’article, comme par exemple Contenu, sont aussi intéressantes car elles affichent un panorama des différences entre SharePoint Online et la dernière version de SharePoint Server.

Enfin, pour ceux qui se demandent ce qu’il est possible de faire avec SharePoint Online, il existe le livre SharePoint Online pour Concepteurs + 37 Travaux Pratiques du même auteur que ce blog.

Livre sur la conception pour SharePoint Online

L’objectif du livre Créer et Organiser le contenu des sites SharePoint Online: Concepts et Travaux Pratiques (265 pages) est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans la conception de sites SharePoint Online.

Vous apprendrez aussi les bonnes pratiques et les erreurs à éviter !

Il comporte 37 travaux pratiques : chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif et de la solution détaillée, étape par étape.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution. Enfin, un récapitulatif vous rappelle ce que venez d’apprendre.

Comparaison des services Office 365, SharePoint Online et SharePoint 2013

SharePoint Online présente quelques différences fonctionnelles et techniques avec SharePoint 2013, ainsi que certaines limites, comme celles liées au téléchargement de fichiers, au stockage ou les quotas de collection de sites, etc.

Deux tableaux récents de Microsoft présentent les services de SharePoint Online, ainsi qu’une comparaison des services Office 365.

Ils sont précis et détaillés. Patientez quelques secondes pour l’affichage de la comparison des services Office 365 (le second lien dans chaque langue).

Les versions anglaises sont mises à jour avant celles en français.

Versions françaises

Description de service SharePoint Online (en français)

Comparaison des services Office 365 (en français)

Versions anglaises

Description de service SharePoint Online (en anglais)

Comparaison des services Office 365 (en anglais)

Coédition dans SharePoint 2013 et SharePoint Online

Vous pouvez travailler en même temps et à plusieurs sur un document dans SharePoint 2013 et SharePoint Online.

Cette fonctionnalité diminue la nécessité d’envoyer par messages électroniques des fichiers pour être modifiés.

Au moment de l’enregistrement, les modifications apportées par chacun sont préservées car les fichiers sont fusionnés et non remplacés. Cela est possible grâce au format de fichier introduit avec docx, pptx, etc.

De plus, si Alice et Bob modifient simultanément un fichier Word stocké dans une bibliothèque de document SharePoint 2013 ou SharePoint Online, ils seront notifiés que l’autre utilisateur est en train de modifier telle partie du fichier.

Vous pouvez être 2 ou 50 à modifier un document car il n’y a pas de limite par défaut. En revanche, l’administrateur peut volontairement limiter le nombre maximum d’utilisateurs autorisés à modifier un document.

Contraintes

La coédition a tendance à augmenter le nombre de versions, si le contrôle de version est activé sur la bibliothèque.

L’extraction obligatoire doit être désactivé. Si l’extraction obligatoire est activé, la coédition n’est pas possible.

Modalités

L’article Vue d’ensemble de la co-création dans SharePoint 2013 détaille les modalités précises de ce qu’il est possible de faire ou pas.

Pour résumer, notez que la coédition est prise en charge avec Word, PowerPoint et OneNote pour les éditions Office 2016, Office 2013,  Office 2010 et Office Web App.

La coédition est prise en charge pour Excel Web App. Elle n’est pas prise en charge pour Excel 2010 et Excel 2013.

La coédition est prise en charge pour Visio 2016 et Visio 2013.  Elle n’est pas prise en charge pour Visio 2010 et Visio Web App.

La coédition n’est pas prise en charge pour Office 2007  et avant.

Nouveautés de SharePoint Server 2016 IT Preview

Un premier article présente les principales améliorations et nouveautés de SharePoint Server 2016 IT Preview pour les fichiers et les bibliothèques.

Un second article précise les apports attendus de SharePoint Server 2016 IT Preview liés à la fonctionnalité hybride.

La topologie MinRole est détaillée dans l’article Installation SharePoint Server 2016 Preview.

Cet article est une explication des autres nouveautés et améliorations indiquées dans New and improved features in SharePoint Server 2016 IT Preview.

Connexions chiffrées

Chiffrement TLS 1.2

SharePoint Server 2016 IT Preview supporte le chiffrement TLS 1.2 pour le chiffrement des connexions avec un client, ainsi que lors la connexion à d’autres systèmes, par exemple lors de l’exploration des sites Web.

Pour rappel, il existe une vulnérabilité dans SSL 3.0 qui permet à un attaquant de décrypter les données. C’est pour cette raison que certaines fonctionnalités de SharePoint désactive par défaut SSL 3.0, ainsi que l’algorithme de chiffrement RC4, qui est aussi victime d’une faiblesse.

Par ailleurs, Microsoft incite fortement de tester l’ensemble des scenarios de connexion SSL / TLS / HTTPS avec SharePoint Server 2016 IT Preview, en particulier en cas d’existence d’un logiciel tiers.

Chiffrement de connexion SMTP

La connexion entre le serveur SMTP et SharePoint Server 2016 Preview peut être chiffrée.

Le détail des exigences nécessaires pour négocier le chiffrement de la connexion avec un serveur SMTP est explicité dans l’article New and improved features in SharePoint Server 2016 IT Preview.

A noter que si SharePoint est configuré pour utiliser le chiffrement de connexion SMTP, il enverra uniquement des emails chiffrés une fois que la négociation de connexion a été établie avec succès. Si la négociation échoue, il n’enverra pas d’emails non chiffrés. Si SharePoint n’est pas configuré pour utiliser le chiffrement de connexion SMTP, il enverra toujours des emails non chiffrés, même si le serveur SMTP prend en charge le chiffrement de connexion.

A noter aussi, bien que cela soit indépendant du chiffrement, qu’il est possible d’utiliser des ports SMTP autre que la valeur par défaut (25).

Nouveautés SharePoint 2016 : Chiffrement SMTP et changement du port par défaut
Le détail de la configuration du changement de port par défaut est du serveur SMTP est explicité dans l’article New and improved features in SharePoint Server 2016 IT Preview.

Access

Access Services supporte les applications Office. Autrement dit, vous pouvez ajouter une application Office Access (par exemple une carte Bing) à votre application Access hébergée sur SharePoint Server 2016 Preview, puis sélectionner les données à afficher dans la carte.

Autre nouveauté disponible dans SharePoint Server 2016 Preview: si vous avez créé directement une application Access sur un site SharePoint, vous pouvez mettre à jour la version actuelle. Cette possibilité est déjà présente dans SharePoint Online.

Lors de la visualisation de données Access dans un composant de webpart, il devient possible d’exporter les données directement dans Excel via la fonctionnalité « Télécharger dans Excel »

Le Contrôle des éléments associés a été amélioré. Ce contrôle répertorie et résume les données d’une table ou d’une requête liée.

Le contrôle de listes déroulantes liées est maintenant disponible et supporté dans les applications Access web.

Contenu sensible

Grâce au composant Data loss prevention (DLP) (Protection contre la perte de données) du Centre de découverte électronique, vous pouvez faire des requêtes pour rechercher du contenu sensible dans SharePoint Server 2016 IT Preview, SharePoint Online et OneDrive Entreprise.

Par exemple, si vous souhaitez connaître tous les fichiers qui évoquent les cartes de crédit, vous créez un cas de découverte électronique dont la requête sera de type SensitiveType= »Numéro de carte de crédit|5.. ».

A ce jour, il est possible d’interroger jusqu’à 51 types différents d’informations sensibles : cartes de crédit, numéros de passeport, numéros de sécurité sociale, etc.

Consultez l’article de Microsoft Utilisez DLP dans SharePoint Online pour identifier les données sensibles stockées sur les sites pour en savoir plus.

Fonctionnalité Hybride dans SharePoint Server 2016 IT Preview

Un premier article présente les principales améliorations et nouveautés de SharePoint Server 2016 IT Preview pour les fichiers et les bibliothèques.

Cet article est une explication des nouveautés et améliorations indiquées dans New and improved features in SharePoint Server 2016 IT Preview, relatives à la fonctionnalité hybride.

Accès unifié aux documents

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d’accéder à leurs documents de SharePoint Server 2016 IT Preview depuis n’importe où, à partir d’un iPhone, d’un Smartphone, d’une tablette, etc. une fois qu’ils ont été synchronisés avec OneDrive Enterprise. Elle nécessite un abonnement à Office 365.

Nouveautés SharePoint 2016 : OneDrive Entreprise Hybride

Ensuite, les utilisateurs n’ont pas besoin d’être connecté au réseau d’entreprise pour y accéder. Les documents peuvent être partagés avec d’autres personnes de l’entreprise, ou des utilisateurs externes.

Nouveautés SharePoint 2016 : OneDrive Entreprise Hybride
De plus, si vous utilisez à la fois des serveurs SharePoint Server 2016 et SharePoint Online, les utilisateurs ont un affichage unique de la liste des documents et un seul profile dans Office 365.

Profil unique

En effet, cette fonctionnalité redirige les utilisateurs hybrides vers leur profil unique dans Office 365, où l’ensemble de leurs informations de profil est stocké. Un clic sur le profil d’un utilisateur hybride dans SharePoint Server, le redirige vers son profil Office Delve dans Office 365.

Les utilisateurs non-hybrides conserver leurs profils SharePoint Server. S’ils ont un compte Office 365, ils ont aussi un profil Delve.

Suivi unifié des sites

Quand un utilisateur suit un site dans SharePoint Server, le site est ajouté à la liste suivie à la fois dans SharePoint Server et Office 365.

Nouveautés SharePoint 2016 : OneDrive Entreprise Hybride Suivi de sites
Nouveautés SharePoint 2016 : OneDrive Entreprise Hybride Suivi de sites

La liste Office 365 contient les sites suivis dans SharePoint Server, ainsi que ceux qui sont suivis dans SharePoint Online.

Notez que l’activation de cette fonctionnalité ne migre pas automatiquement les sites suivis de SharePoint Server 2016 vers Office 365. Les utilisateurs devront suivre à nouveau leurs sites SharePoint Server, une fois que la fonctionnalité sera activée.

Recherche unifiée

Le principe est d’indexer les informations sur lesquelles vous souhaitez faire des recherches, comme vous le faites actuellement sur vos serveurs SharePoint hébergés chez vous (SharePoint on-premises).

L’index unique de recherche est déployé dans Office 365. Lorsque les utilisateurs lancent une requête de recherche dans Office 365, les résultats obtenus proviennent à la fois de SharePoint Online et des serveurs SharePoint on-premises.

Microsoft annonce la disponibilité de cette fonctionnalité pour le 7 septembre 2015, quand le composant Office 365 de la topologie hybride sera activée.

Si vous voulez en savoir plus sur l’intégration d’Office 365 à vos services d’annuaire existants et à une installation locale de SharePoint Server, consultez l’article de Microsoft intitulé Intégration d’Office 365 aux environnements locaux.

Bien que cela soit indépendant de l’hybride, SharePoint Server 2016 IT Preview prend en charge l’indexation jusqu’à 500 millions d’articles par application de service Search Server.

Nouveautés de SharePoint Server 2016 IT Preview pour les Bibliothèques & Fichiers

Cet article est une explication de quelques nouveautés et améliorations indiquées dans New and improved features in SharePoint Server 2016 IT Preview, en ce qui concerne les fichiers et les bibliothèques de documents.

Dans la série des nouveautés de SharePoint Server 2016 IT Preview, l’article suivant est consacré à la Fonctionnalité Hybride dans SharePoint Server 2016 IT Preview.

Raccourcis claviers

Parmi les nouveautés de SharePoint Server 2016 Preview, des raccourcis clavier sont disponibles pour gérer les documents :

Alt + N – New : Nouveau
Alt + E – Edit : Modifier
Alt + U – Upload : Télécharger
Alt + M – Manage : Gérer
Alt + S – Share : Partager
Alt + Y – Synchronization : Synchronisation

Informations de téléchargement

Il y a d’autres améliorations comme par exemple les informations de progression du téléchargement. Dans SharePoint 2013, vous avez uniquement l’écran avec la roue qui tourne.

Nouveautés SharePoint 2016 : Progression du Chargement des Fichiers

Taille maximale

Les fichiers d’une taille supérieure à 2 Go peuvent être téléchargés. SharePoint Server 2016 supportera le téléchargement de fichier jusqu’à 10 Go.

Vous pouvez configurer la limite de la taille de fichier maximale souhaitée pour une application web spécifiée.

Noms de fichiers

Maintenant, les noms de fichier peuvent inclure les caractères spéciaux comme & ou ~ ou { ou }, ainsi que les noms de fichiers qui contiennent un GUID ou qui débutent par des points. Les noms de fichiers de plus de 128 caractères sont aussi supportés dans SharePoint Server 2016 IT Preview.

En revanche, les noms de fichiers avec les caractères spéciaux # et % ne sont toujours pas autorisés.

Nouveautés SharePoint 2016 : Nom de fichiers avec & ~ { }

Open Document Format (ODF)

Le format de document Open Document (ODF) est disponible pour les bibliothèques de documents. Vous pouvez donc spécifier que le modèle de fichier par défaut pour une bibliothèque de documents est ODF.

Lorsqu’un utilisateur demande à créer un nouveau fichier dans la bibliothèque, celui-ci s’ouvre au format ODF. L’utilisateur peut utiliser le programme de son choix pour modifier le nouveau fichier.

Partage de dossiers

Lors de la création d’un dossier il est possible de le partager en même temps.

Nouveautés SharePoint 2016 : Partage d'un dossier lors de sa création
Nouveautés SharePoint 2016 : Partage d'un dossier lors de sa création

Lors de la visualisation d’un dossier, vous pouvez aussi voir avec qui il est partagé.

Vidéos et images

Si vous cliquez sur une vidéo qui est stockée dans une bibliothèque de documents, elle s’ouvre directement dans SharePoint 2016 IT Preview : vous pouvez la partager, la télécharger ou fermer la fenêtre. Dans SharePoint 2013, le lecteur de vidéos définit par défaut s’ouvre.

Nouveautés SharePoint 2016 : Lecture directe de la vidéo
Si vous cliquez sur une image qui est stockée dans une bibliothèque de documents, elle s’ouvre directement dans SharePoint 2016 IT Preview : vous pouvez la partager, la télécharger ou fermer la fenêtre.

Information Rights Management (IRM)

Information Rights Management (IRM ou Gestion des droits relatifs à l’information) (IRM) est une technologie Microsoft qui utilise le chiffrement pour éviter que des personnes non autorisées accèdent au contenu d’un document.

Cette technologie empêche par exemple l’impression, le transfert ou la copie des informations sensibles par des personnes non autorisées. Ces restrictions sont attachées de manière permanente au document, peu importe le support sur lequel votre document est stocké : ordinateur portable, appareil mobile, clef USB.

IRM permet d’assigner des stratégies de restrictions aux emails ou à SharePoint. Dorénavant, elles s’appliquent aussi aux documents hébergés dans OneDrive Entreprise.

Caractéristiques de conformité

Pour différentes raisons, votre entreprise doit conserver certains documents. Cependant, une conservation plus longue que nécessaire peut créer un risque juridique.

Une stratégie de suppression de documents permet à votre entreprise de supprimer les documents des sites OneDrive Entreprise des utilisateurs après une période de temps spécifique.

À l’inverse, une stratégie de maintien en-Place permet aux administrateurs de conserver des documents, courriels et autres fichiers.

Liens durables

Lorsque les fichiers sont déplacés ou renommés, le lien d’origine vers le fichier continue à fonctionner.

Générateur de commandes PowerShell pour SharePoint et Office 365

Générateur de commandes PowerShell pour SharePoint et Office 365

Microsoft propose un générateur de commandes PowerShell pour SharePoint et Office 365, disponible en ligne.

Vous sélectionnez votre produit : SharePoint Online, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013, SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010, ou Office 365.

Ensuite, avec la souris vous déposez le verbe puis le nom de l’objet que vous voulez manipuler: les paramètres obligatoires apparaissent, ainsi que les paramètres optionnels.

La commande PowerShell est construite dynamiquement au fur et à mesure du remplissage des paramètres. Vous pouvez la copier grâce au gros bouton Copy to Clipboard : très simple et très pratique.

Exemple de construction dynamique d'une commande PowerShell pour SharePoint et Office 365

Vous avez aussi un mode rapide qui permet de sélectionner des actions communes comme la création d’un site web SharePoint en Powershell.

Commande rapide pour générer une commande PowerShell de création d'un site SharePoint

Windows PowerShell Command Builder for SharePoint 2013 Products and Office 365