SharePoint: Le concentrateur ne réplique plus un type de contenu

Un souci est apparu en lien avec le concentrateur.

Le concentrateur réplique les types de contenu d’un site « maître » à travers les collections de sites de la ferme, ou d’autres fermes à l’aide du service proxy.

La consultation du journal des erreurs des applications de services de type de contenu a permis d’identifier ce problème. Ce journal conserve les erreurs de publication de type de contenu pour tous les sites d’abonnés.

Journal des erreurs des métadonnées

Le concentrateur ne réussissait pas à répliquer le type de contenu de site SOCT-GUIDES de la collection de sites SOCT vers celle de SOS Utilisateurs.

La réplication était impossible car le type de contenu existait déjà sur le site SOS Utilisateurs.

Résolution

le principe de résolution est simple car il consiste à supprimer le type de contenu de site SOCT-GUIDES du site SOS Utilisateurs.

Cependant, dans la pratique, c’était un peu plus compliqué car ce type de contenu était déjà utilisé sur le site. Il fallait donc d’abord supprimer les références à ce type de contenu dans les bibliothèques du site SOS Utilisateurs avant de supprimer le type de contenu.

Méthode manuelle

Les premières suppressions ont été faites manuellement. L’administrateur s’est aidé de l’excellent outil gratuit SharePoint Manager pour identifier les utilisations du type de contenu.

Usages d'un type de contenu dans SharePoint Manager 2010
L’image montre une copie d’écran lors de l’utilisation de SharePoint Manager pour connaître la liste des listes qui référencent un type de contenu. Dans cet exemple, le type de contenu est Annonce.

Comme le type de contenu SOCT-GUIDES était utilisé abondamment, cette méthode s’est révélée assez fastidieuse.

De plus des documents se référant à ce type de contenu (via leurs bibliothèques) avaient été supprimés.

Il était donc nécessaire de vider la corbeille et la corbeille de la collection de sites.

Méthode automatique

Afin d’améliorer le processus, il a été recommandé d’utiliser l’excellent script PowerShell Remove-SPSiteContentType.ps1 du site The SharePoint Project.

Ce script astucieux permet de supprimer un type de contenu d’une bibliothèque si un autre type de contenu pré-défini existe aussi.

Dans ce cas, il supprimait le type de contenu SOCT-GUIDES, si le type de contenu Document existe. Vous pouvez spécifier le type de contenu pré-défini que vous voulez: Dublin Core Columns, etc.

Dans la pratique, il est basé sur une fonction qui :

  • Parcourt chaque site de la collection de sites,
  • Parcourt chaque bibliothèque de documents du site en cours,
  • Vérifie si la bibliothèque contient le type de contenu pré-défini,
  • Vérifie si la bibliothèque contient le type de contenu à supprimer,
  • Vérifie si le type de contenu est en lecture seule,
  • Passe le type de contenu en mise à jour, s’il est en lecture seule,
  • Supprime le type de contenu à supprimer de la bibliothèque,
  • Envoie un rapport par email.

Bien évidemment, vous avez tout intérêt à vérifier le bon fonctionnement du script sur un site de test !

Un prochain article vous expliquera comment générer automatiquement un environnement de tests SharePoint à partir d’un environnement de production. Ce n’est pas complètement trivial.

Utiliser à bon escient le type de contenu SharePoint

La notion de type de contenu SharePoint est fondamentale dans SharePoint. L’implémentation du bon type de contenu SharePoint entraîne la réussite du projet. Bien évidemment, vous utiliserez plusieurs types de contenu adaptés.

Type de contenu SharePoint
Type de contenu SharePoint

Caractéristiques et usage

Pour comprendre la différence entre les caractéristiques et un usage, prenons un exemple familier. Imaginez que vous devez expliquer à un enfant ce qu’est une fourchette.

Si vous lui dites qu’une fourchette l’aide à saisir les aliments grâce à sa forme, vous expliquez son usage.

Si vous lui dites qu’une fourchette est constituée d’un manche qui tient dans la main et qui a quatre dents au bout du manche, il s’agit de ses caractéristiques. Autrement dit, c’est ce qui fait qu’une fourchette est une fourchette et non un couteau. Cette réponse est plus précise car plus discriminante. En effet, un couteau peut aussi aider, en piquant par exemple, à saisir les aliments.

A priori, il semble difficile pour l’esprit humain d’analyser les caractéristiques d’un objet. Il semble plus facile d’expliquer à quoi sert un objet que ses parties constituantes.

Pourtant, la mise en place d’un site SharePoint exige une analyse du fond documentaire sous l’angle des caractéristiques.

L’analyse des usages concerne plutôt les fonctionnalités à implémenter.

Lorsque vous avez en main un relevé de compte bancaire, vous savez bien qu’il s’agit d’un relevé de compte, quelle que soit la banque et indépendamment des montants indiqués. Ce n’est donc pas le contenu qui vous informe de la nature du document.

Créer un type de contenu SharePoint

De façon pragmatique, lors de la mise en place de SharePoint ou à l’occasion d’une migration, vous devez établir les caractéristiques des documents qui seront exploités sur votre site SharePoint: une facture, une note de frais, un devis, une demande de congés, etc.

Concrètement toujours, ces caractéristiques seront traduites sous forme de type de contenu SharePoint.

Un type de contenu SharePoint est un objet qui se crée dans une collection de sites ou dans un site.

Pour créer un type de contenu SharePoint nommé Facture:

  1. Sur la page d’accueil de votre site, cliquez sur le lien Actions du site, puis cliquez sur Paramètres du site (tout en bas),
  2. Dans la catégorie Galeries, cliquez sur le lien Types de contenu de site,
  3. Cliquez sur Créer (en haut à gauche),
  4. Créer un nouveau type de contenu avec le nom Facture,
  5. Sélectionnez un type de contenu parent dans: Types de contenu de document et un type de contenu parent: Document,
  6. Cliquez sur le bouton OK : la fenêtre Informations sur le type de contenu apparaît.

Un type de contenu SharePoint se manipule à peu près comme une bibliothèque ou une liste.

Vous pouvez y associer:

  • un modèle de document,
  • des flux de travail,
  • un comportement pour l’affichage du panneau de configuration,
  • une stratégie d’informations (j’écrirais dessus),
  • et des colonnes.

Les colonnes sont importantes car ce sont elles qui vont caractériser le type de contenu. Prenons un exemple. Généralement sur une facture, vous trouverez:

  • un numéro de facture,
  • une date d’échéance,
  • une référence client,
  • un montant HT, etc.

Les colonnes d’un type de contenu SharePoint

Toutes ces informations vont se traduire par des colonnes dans le type de contenu SharePoint Facture que vous aurez créé. Vous pouvez créer vos propres colonnes (Numéro de facture, Référence client, etc.) ou bien puiser dans les colonnes de site déjà présentes. En effet, vous pouvez récupérer des colonnes créées à l’occasion d’un autre type de contenu SharePoint. Vous pouvez aussi récupérer des colonnes livrées par SharePoint.

Exemples de colonnes livrées par SharePoint: date de début, date de fin, langue, date d’échéance, etc. Au total, il y a 175 colonnes de sites livrées avec SharePoint Server dans la version Entreprise.

Pour ajouter des colonnes à votre type de contenu SharePoint Facture, ouvrez le. Sous la section Colonnes, cliquez sur le lien Ajouter à partir de nouvelles colonnes de site puis remplissez le formulaire. Refaites cette opération pour chaque colonne à ajouter.

Une fois le type de contenu SharePoint Facture défini et créé, vous pouvez l’associer à une bibliothèque.

Associer le type de contenu SharePoint

Supposons que vous souhaitiez distinguer les factures Clients (celles que vous émettez) des factures Fournisseurs (celles que vous devez payer). Pour cela, vous créez 2 bibliothèques: une bibliothèque Clients, une bibliothèque Fournisseurs. Puis, vous associez le type de contenu SharePoint Facture aux 2 bibliothèques.

Instantanément, les 2 bibliothèques vont hériter des colonnes du type de contenu SharePoint Facture : numéro de facture, date d’échéance, référence client, montant HT.

Pour associer un type de contenu à une bibliothèque, vous allez dans les paramètres de la bibliothèque:

  1. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés,
  2. Dans la section Types de contenu, autorisez la gestion des types de contenu,
  3. Cliquez sur le bouton OK,
  4. Sous Types de contenu, cliquez sur Ajouter à partir de types de contenu de site existants,
  5. Dans Sélectionner des types de contenu dans, filtrez l’affichage en sélectionnant Types de contenu personnalisés : le type de contenu Facture apparaît,
  6. Sélectionnez Facture puis cliquez sur le bouton Ajouter > puis cliquez sur le bouton OK : vous venez d’associer votre type de contenu (Facture) à la bibliothèque.

L’ajout d’une nouvelle colonne dans le type de contenu Facture va se traduire instantanément par une nouvelle colonne dans les 2 bibliothèques.

Notez que rien ne vous empêche de personnaliser la bibliothèque Clients afin d’y rajouter une colonne qui lui est propre (par exemple, les conditions de remise ou rabais).

Type de contenu SharePoint

Les types de contenu peuvent aussi hériter entre eux. Par exemple, vous créez un type de contenu Effet de commerce que vous personnalisez. Ensuite, vous créez un type de contenu Lettre de change qui sera enfant de ‘Effet de commerce’. Puis, vous créez un autre type de contenu Billet à ordre qui sera aussi enfant de ‘Effet de commerce’. Et ainsi de suite.

Enfin, vous pouvez créer un type de contenu qui soit enfant d’un type contenu livré par SharePoint. Il y a 52 types de contenu livrés par SharePoint, répartis dans 10 groupes.

Comme tout processus d’apprentissage, l’acquisition des connaissances demande de passer du temps sur les types de contenu livrés par SharePoint, pour connaître leur caractéristique et … leurs usages !

Découvrir et comprendre les Types de contenu SharePoint

Cet article explique le rôle et l’intérêt crucial des types de contenu SharePoint. En effet, les types de contenu SharePoint vous aide à classer vos documents. Surtout, ils vous aident à retrouver rapidement et avec simplicité vos documents.

Types de contenu SharePoint

Comment classer ses documents ?

Dans une démarche d’optimisation du patrimoine informationnel, il est pertinent d’inventorier les documents de l’organisation puis de les classer.

Dans la réalité, cette démarche se révèle complexe avec simplement le système de fichiers. Prenez l’exemple d’une arborescence de dossiers sur votre disque dur. Le premier constat est que plus vous accumulerez de documents sur un sujet, plus vous aurez besoin de ramification pour classer vos fichiers. Ensuite, il existe d’autres difficultés plus subtiles. Si vous créez une arborescence par thème (études, photos, etc.) cela ne résout pas le classement des documents qui traitent de 2 thèmes majeurs (études et photos).

Dans ce cas, vous remaniez régulièrement l’arborescence de dossiers afin de vous adapter à l’arrivée (ou l’enrichissement) de nouveaux documents. Autrement dit, vous constatez que le contenu influe sur le contenant. Il n’existe pas un système de classement unique, universel et valable tout le temps.

Maîtrise du risque documentaire

Plutôt que de chercher à avoir un système de classement documentaire établi une fois pour toute, SharePoint propose une grande souplesse dans la réorganisation des données. Il propose ainsi de typer le contenu des documents. C’est-à-dire de caractériser les documents à partir de leur contenu. En effet, vous manipulez documents qui ont un rôle prédéfini : des comptes rendus, des documents d’analyse, factures, commandes, etc.

Le classement d’un document dépend de son contenu et de son usage. C’est la raison de l’existence des Types de Contenu dans SharePoint.

Types de contenu SharePoint

Vous caractérisez un document à l’aide d’un type de contenu. Le type de contenu est généralement un ensemble de colonnes.

Plus précisément, vous spécifiez dans un type de contenu un ensemble de propriétés sous forme de colonnes. Vous pouvez aussi spécifier un modèle de document. Les nouveaux éléments de ce type de contenu utiliseront le modèle de document.

De même, vous pouvez ajouter des Flux de travail, des fonctionnalités spécifiques, des stratégies de gestion des informations, des conversions de documents à un type de contenu.

Le modèle de document et les conversions de documents sont réservés aux types de contenu de document.

Créer des types de contenu SharePoint

La création d’un type de contenu est aussi simple que la création d’une liste ou d’une bibliothèque.

Un type de contenu s’associe avec une liste ou une bibliothèque. Une liste contiendra des éléments ayant les caractéristiques du type de contenu et autorisera l’utilisateur à créer un nouvel élément de ce même type. Bien évidemment, vous pouvez aussi associer directement des colonnes, Flux de travail, modèles, etc. à une liste ou une bibliothèque. Cependant, cela engendre une perte de la réutilisabilité. Vous devez utiliser les types de contenus SharePoint , si vous avez besoin des mêmes colonnes.

D’autant qu’un type de contenu peut hériter d’un autre type de contenu. Il peut donc hériter de toutes ses colonnes et pouvoir ainsi en rajouter à sa guise sans affecter le type de base. De même, il est avantageux de créer les types de contenu SharePoint et les colonnes au niveau de la collection de sites afin que tous les sous-sites web puissent en hériter.

Étapes pour créer les types de contenu SharePoint

La première étape consiste à créer un type de contenu. Afin d’être concret, je suppose que vous souhaitez créer un type de contenu que vous associerez aux bibliothèques de documents.

Dans les paramètres du site, cliquez sur Type de contenus de site: SharePoint vous affiche tous les types de contenu existants. Probablement que la plupart d’entre eux vous sont inconnus sauf certains comme Document, par exemple. Le type de contenu Documents est associé par défaut aux Bibliothèques de documents.

Cliquez sur Créer: la boîte de dialogue Nouveau type de contenu de site s’ouvre. Donnez un nom à votre type de contenu (par exemple Missions) puis choisissez un type de contenu parent (par exemple Types de contenu de document). Dans cet exemple, cela signifie que vous associerez le type de contenu Missions à une bibliothèque de documents.

Cliquez sur le bouton OK : votre type de contenu Missions est créé et ses paramètres s’affichent. Vous avez terminé la première étape.

La seconde étape consiste à personnaliser votre type de contenu Missions. Pour l’instant le type de contenu Missions hérite strictement des caractéristiques du type de contenu Document.

Colonnes de site

Une colonne de site est une colonne partageable sur tous les sites et sous-sites où elle est définie. De même que SharePoint est livré avec des types de contenu existants (comme Documents), il existe des colonnes de sites existantes (par exemple, Date de début).

Pour personnaliser vos types de contenu SharePoint, vous pouvez leur ajouter une colonne de site existante ou ajouter une nouvelle colonne de site.

Ajouter une colonne de site

Dans les paramètres du type de contenu Missions, cliquez sur Ajouter à partir d’une nouvelle colonne de site. Vous remarquerez qu’une colonne de site se manipule comme n’importe quelle colonne de liste ou bibliothèque. Ajoutez autant de colonnes dont vous avez besoin à votre type de contenu. Par exemple, vous pouvez ajouter une colonne nommée Technologies de type Choix avec les valeurs: SharePoint 2010, SharePoint 2007, Exchange 2010.

Ensuite, vous devez cliquer sur Ajouter à partir de colonnes de site existantes. Grâce à cette manipulation, la liste des colonnes de sites existantes s’affiche. Sélectionnez par exemple Date de début et Date de fin. Vous remarquerez que certaines colonnes de site portent le même nom. Malgré tout, il s’agit de 2 types de contenu différents: c’est-à-dire avec des caractéristiques différentes.

Dans cette seconde étape, vous avez caractérisé votre type de contenu Missions avec les colonnes : Technologies, Date de début, Date de fin. Dans la dernière étape, il suffit de rattacher votre type de contenu Missions aux bibliothèques de documents de votre choix.

Rattacher les types de contenu SharePoint à une liste

Une fois que le type de contenu est créé et paramétré, vous devez le rattacher à une liste ou une bibliothèque. Pour pouvoir rattacher un type de contenu à une liste ou à une bibliothèque, celle-ci doit avoir été créée. Ensuite, vous devez autoriser l’utilisation des types de contenu pour cette liste. Pour cela, dans les paramètres de la liste ou de la bibliothèque (pas les paramètres du type de contenu !), cliquez sur Paramètres avancés (sous la section Paramètres généraux).

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Oui sous Autoriser la gestion des types de contenu puis cliquez sur OK: vous revenez aux paramètres de la liste ou de la bibliothèque. Une nouvelle section Types de contenu est apparue dans les paramètres.

Sous la section Types de contenu, cliquez sur Ajouter à partir de types de contenu de site existants. Sélectionnez le type de contenu Mission puis cliquez sur le bouton Ajouter et ensuite sur OK: vous revenez à nouveau aux paramètres de la liste ou de la bibliothèque.

Sous la section Types de contenu, cliquez sur Modifier l’ordre et le type de contenu par défaut sur le bouton Nouveau. Décochez la case en face du type de contenu Documents et cliquez sur le bouton OK. Grâce à cette méthode, vous associez vos types de contenu SharePoint à une bibliothèque.

Utiliser les types de contenu SharePoint

Dans la bibliothèque, vous voyez apparaître sous le bouton Nouveau: Créer un document Missions. Tous les nouveaux documents créés à partir du bouton Nouveau donneront naissance à des documents Word avec les propriétés Technologies, Date de début et Date de fin.

Bien évidemment, vous pouvez rattacher un même type de contenu à plusieurs listes. C’est même fait pour ça.

Techniquement, une liste peut aussi avoir plusieurs types de contenu. Toutefois, cela nécessite une réflexion approfondie sur les choix fonctionnels de création des types de contenu. En effet, le type de contenu sert à caractériser un document (d’une liste). Si une liste possède plusieurs types de contenu, cela signifie que vous souhaitez avoir des documents différents dans une même liste.