Comment exploiter l’Infrastructure de classification des fichiers (FCI) de Windows dans SharePoint

Avant de mettre en oeuvre SharePoint, les organisations se posent toujours la même question, à savoir: « Comment reprendre nos fichiers dans SharePoint avec pertinence? ».

Cette question est d’autant plus délicate lorsque des choix ont été faits en matière d’organisation des données avec des structures de fichiers très hiérarchiques car leur concepteur ont du mal généralement à les remettre en cause. La difficulté est accrue lorsque les organisations ont des milliers de documents sur les partages de fichiers des serveurs ou sur des noeuds DFS car les cas d’usages se multiplient.

Toutefois, ces organisations veulent migrer une partie de ces fichiers dans SharePoint afin d’en faciliter leur gestion.

Un des principaux avantages de SharePoint, par rapport au système de fichiers classique, réside dans l’utilisation des métadonnées. Les métadonnées caractérisent les informations contenues dans les fichiers, ce qui aide pour rechercher et filtrer des informations dans SharePoint de manière beaucoup plus puissante. Les métadonnées ne doivent pas se réduire à des mots-clefs. Généralement, seule la personne qui a créé des mots-clefs est capable de les retrouver (et encore…).

Dans SharePoint 2010 et 2013, les métadonnées peuvent être définies dans un référentiel d’entreprise. Ce référentiel est commun à toutes les personnes dans l’organisation. De plus, il peut être organisé sous la forme d’un thésaurus avec la gestion des synonymes, grâce aux métadonnées gérées.

Lors d’un article récent sur l’infrastructure de classification des fichiers (Fichier Classification Infrastructure / FCI) de Windows Server 2008 R2 ou Windows Server 2012 (http://technet.microsoft.com/en-us/library/hh831746.aspx), il était expliqué pourquoi cet ensemble de fonctionnalités était très proche des concepts de SharePoint en matière de stockage des documents.

Cet article explique comment exploiter FCI afin d’automatiser le transfert des fichiers et des éventuelles métadonnées associées dans SharePoint.

Pour cela, vous téléchargez le script Powershell FciSharePointUpload.ps1 publié par Microsoft.

L’objectif de ce script est de télécharger un fichier dans une bibliothèque de documents SharePoint ou via l’organisateur de contenu. Une fois que le fichier est téléchargé, le script peut éventuellement supprimer le fichier source ou le remplacer par un raccourci vers le fichier téléchargé. Par ailleurs, le document téléchargé peut garder son nom ou bien avoir un autre nom. Enfin, les propriétés de classification de contenu (métadonnées) du fichier source peuvent être être propagées à la cible ou ignorées.

Pour faire fonctionner correctement ce script, il est nécessaire que :

  • Le rôle Services de fichiers (File Services) soit activé et que le service de rôle Gestionnaire de ressources du serveur de fichiers (File Server Resource Manager) soit installé,
  • le site et la bibliothèque de documents doivent être créés au préalable,
  • La bibliothèque cible doit avoir un type compatible avec les propriétés de classification de contenu.

En revanche, il n’est pas nécessaire d’avoir fait un paramétrage particulier du File Server Resource Manager: il suffit qu’il soit installé.

Le script propose deux méthodes :

  • Télécharger un fichier dans une bibliothèque SharePoint
  • Envoyer un fichier dans l’organisateur de contenu grâce à Official File Web Service

Télécharger un fichier dans une bibliothèque SharePoint

La syntaxe générale est :

FciSharePointUpload.ps1 –file -url -libPath [-name ] [-sourceAction {keep|delete|url}] [-targetAction {overwrite|skip|fail}] [-propertyAction {copy|ignore}] [-user -password ]

Signification des paramètres:

  • file (obligatoire): chemin d’accès au fichier source à télécharger / uploader,
  • url (obligatoire): URL du site SharePoint destinataire,
  • libPath (obligatoire): chemin relatif à la bibliothèque de documents à l’intérieur du site,
  • name (facultatif): le nom du fichier cible. S’il n’est pas spécifié, la valeur est celle spécifiée par le paramètre « file »,
  • sourceAction (facultatif): indique comment gérer le fichier source après un upload réussi avec keep: laisser le fichier en place (par défaut), delete: supprimer le fichier, url: remplacer le fichier par un raccourci vers l’URL du document téléchargé,
  • targetAction (facultatif): spécifie comment gérer les documents de destination existants avec overwrite: remplacer (par défaut), skip: laisser la version existante et continuer, fail: erreur en retour,
  • propertyAction (facultatif): spécifie s’il faut transférer les propriétés de la FCI lors du téléchargement avec copy: transférer les propriétés (par défaut), ignore: ne pas transférer les propriétés et laisser SharePoint choisir les valeurs par défaut,
  • user (facultatif): nom d’utilisateur à utiliser pour l’authentification. Le paramètre est ignoré si « password » n’est pas spécifié,
  • password (facultatif): mot de passe à utiliser pour l’authentification. Le paramètre est ignoré si « user » n’est pas spécifié.

Par exemple, si vous souhaitez télécharger le fichier K:Budgets2014InvestissementProjet ABCMontant priorité 1Document 001.docx dans la bibliothèque Budgets du site http://sharepoint/sites/finances, la commande minimale correspondante est :

FciSharePointUpload.ps1 –file "K:Budgets2014InvestissementProjet ABCMontant priorité 1Document 001.docx" -url http://sharepoint/sites/finances -libPath Budgets

Si vous voulez créer un raccourci à la place du fichier source, vous pouvez taper la même commande en rajoutant: -sourceAction url, soit:

FciSharePointUpload.ps1 –file "K:Budgets2014InvestissementProjet ABCMontant priorité 1Document 001.docx" -url http://sharepoint/sites/finances -libPath Budgets -sourceAction url

Envoyer un fichier dans l’organisateur de contenu grâce à Official File Web Service

La syntaxe générale est :

FciSharePointUpload.ps1 –useOfficialFileWebService –file -url [-name ] [-contentType ] [-sourceAction {keep|delete|url}] [-propertyAction {copy|ignore}] [-user -password ] [-additionalProperties]

La signification des paramètres communs est identique à celle qui est spécifiée dans la 1ere méthode. Seule la signification des nouveaux paramètres est présentée ici:

  • useOfficialFileWebService (obligatoire): indique le choix de la seconde méthode,
  • contentType (facultatif): le nom du type de contenu à utiliser pour le document. S’il n’est pas spécifié, c’est « Document » par défaut.
  • additionalProperties (facultatif): liste des propriétés supplémentaires à utiliser pour le document. Ce paramètre doit être la dernière option spécifiée et être suivie d’une liste de chaînes de caractères séparée par des espaces. Chaque groupe de trois chaînes est interprété comme le nom, le type et la valeur de la propriété à ajouter, dans cet ordre. La taille de la liste doit être un multiple de trois. Ces propriétés supplémentaires sont toujours utilisés, indépendamment de la valeur du paramètre propertyAction.

Via la console FSRM de FCI, j’ai créé une définition de propriété et une règle de classification qui s’applique au dossier local C:Projets.

La règle stipule que si le titre du document est « audit » (en minuscules ou en majuscules ou une combinaison des casses), la propriété Directions du document est DOI. La propriété Directions avait été préalablement définie dans la console FSRM.

J’ai ensuite créé une colonne appelée Directions dans une bibliothèque SharePoint appelé Projets.

En exécutant le script, celui-ci a copié les fichiers dans la bibliothèque SharePoint, ainsi que les métadonnées qui ont été transférés avec les fichiers.

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