Contenu de la page d’accueil d’un site SharePoint

Il y a beaucoup de choix de configurations possibles de la page d’accueil d’un site SharePoint. Ce choix est déjà important pour des solutions basées sur les caractéristiques « out of the box » de SharePoint.

De plus, il est quasiment impossible de concevoir et de configurer des solutions SharePoint en demandant simplement aux différents responsables: « Quels sont vos besoins ? »

Il est beaucoup plus approprié de se concentrer sur le contenu. Aussi, il est vivement recommandé de définir vos objectifs opérationnels afin d’obtenir un site efficace en matière de présentation d’informations et de ne pas commettre les erreurs communes.

Une démarche de conception ne se réduit pas à une recette de cuisine, aussi élaborée qu’elle soit.

Identifier la typologie du site

Une première approche consiste à classer vos sites selon la typologie : site transverse ou institutionnel, site d’équipe, site projets ou site personnel.

Une confusion sur la finalité d’un site peut conduire l’utilisateur à ne pas trouver l’information qu’il cherche ou à utiliser une information obsolète.

Croiser ce classement avec les autorisations associées. L’objectif est d’obtenir un modèle de droit le plus « naturel » possible, avec une forte réutilisation de l’héritage. Les situations particulières donnent lieu à des dérogations: elles seront inévitables.

Cette étude est complétée par la définition des caractéristiques des documents qui seront exploités sur votre site SharePoint. Autrement dit, l’identification des métadonnées est une première étape, ensuite vous devrez créer les types de contenus correspondants puis enfin les bibliothèques nécessaires.

Une métadonnée est une caractéristique d’un document: son titre, son auteur, sa date de création etc. Dans Microsoft Word cela se traduit par une propriété.

Une métadonnée peut être plus précise et être liée à l’activité du métier. Par exemple, il est possible de créer une métadonnée Service émetteur, avec une liste de services. Cette liste de service peut être alimentée grâce à un référentiel central, qui s’intitule Métadonnées gérées dans SharePoint.

Ne pas reproduire l’existant tel quel

Ne cherchez pas à reproduire l’arborescence d’une application telle quelle, ni à avoir plus de 2 niveaux de dossiers et sous-dossiers dans une bibliothèque.

L’objectif est que chaque document soit accessible en moins de 3 clics. De plus, le système de fichiers ne sait pas répondre à des demandes transversales. Par exemple, si vous êtes responsable d’un portefeuille de projets et que vous voulez voir un rapport sur l’état le plus récent pour chacun des projets que vous gérez, le système de fichiers ne sait pas y répondre alors que SharePoint le peut.

Ce type d’usage trouve sa solution dans la mise en œuvre de colonnes de sites et d’affichages spécifiques.

Par exemple, si vous avez besoin d’un dossier par…

  • Projet: créez une colonne de site intitulée Nom du projet.
  • Mois: créez une colonne de site intitulée Date de rapport mensuel.
  • Personne: utilisez la colonne de site existante Créé par: elle existe déjà
  • Application: créez une colonne de site intitulée Applications avec une liste de choix standard.

Ensuite, il ne vous reste plus qu’à créer les affichages correspondants.

Soigner la navigation

Soigner la navigation entre les sites et sous-sites: l’étude des usages révèle les liens entre les sites.

L’utilisateur parcourt en diagonal un site Web, de la gauche vers la droite avec une attention maximale vers le haut et minimale, voire nulle sur le bas ou la droite.

Si l’utilisateur ne trouve pas l’information cherchée, ce n’est pas parce qu’elle n’existe pas mais parce qu’elle n’est pas mise en valeur.

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