Créer une colonne de recherche dans une liste SharePoint

L’objectif est de créer une colonne dans une liste « enfant » qui recherche une information qui se trouve dans une liste « parent ».

Pour réaliser ce tutoriel d’initiation, vous allez créer deux listes.

  • La première liste (liste « parent ») contiendra la Liste Régions.
  • La seconde liste (liste  » enfant ») contiendra la Liste Départements. Dans cette liste chaque département sera rattaché à sa région.

Il existe de très nombreuses méthodes pour créer une liste. Comme ce tutoriel s’adresse à des débutants, vous le ferez avec une méthode très classique avec l’interface graphique.

Toutes les listes sont en libre téléchargement: cf. le corps du texte.

Créer la liste SharePoint « parent »

Il faut créer la première liste qui contient la Liste Régions. C’est la liste « parent ».

L’objectif est donc de créer une liste personnalisée, nommée Régions.

Lors de la création d’une liste personnalisée, une colonne et une seule est créée systématiquement. Le nom affiché est Titre (ou Title en anglais). Une fois que la liste Régions sera créée, vous utiliserez la colonne Titre pour saisir les régions.

Pour créer la liste, ouvrez un site sur lequel vous êtes propriétaire ou sur lequel vous avez les droits de concepteur. Si ce n’est pas le cas, demandez à votre administrateur de créer un site de formation dans une ferme de tests.

Sur votre site, cliquez sur Actions du site puis sur Autres options. L’affichage dépend selon que le programme additionnel Silverlight est installé ou non sur votre poste de travail.

Si Silverlight est installé, vous obtenez un affichage comme celui-ci:
Affichage avec Silverlight
Sinon, votre affichage ressemble plutôt à:
Affichage sans Silverlight
Dans la suite, nous supposons que Silverlight est installé.

Créer une liste avec Silverlight

Dans ce cas, sous Filtrer par (à gauche), cliquez sur Liste pour ne faire apparaître que les modèles de listes.

Dans la liste des modèles, cliquez sur le modèle Liste personnalisée: le volet à droite affiche les paramètres nécessaires à la création de la liste.

Dans le volet de droite, cliquez sur le bouton Autres options. Ce bouton vous donne accès à des paramètres supplémentaires importants.

Renseignez le formulaire avec les informations suivantes:

  • Nom: Régions
  • Description: Liste personnalisée qui énumère les régions administratives françaises.
  • Afficher le composant liste dans le volet Lancement rapide: vérifiez que la case est cochée sur Oui. Si ce n’est pas le cas, cochez la case Oui.

Ensuite, cliquez sur le bouton Créer: la liste créée s’affiche directement.
Affichage d'une liste créée dans SharePoint 2010
Dès maintenant, vous pouvez alimenter la liste. Afin d’être plus efficace, cliquez sur Mode Feuille de données (dans le Ruban Liste, à gauche), pour basculer en affichage mode Microsoft Access ou Excel:
Basculement en mode Feuille de données
Puis:
Mode Feuille de données

Alimenter une liste SharePoint par copier-coller

Pour renseigner les régions, téléchargez le fichier Regions.

Dézippez-le et ouvrez le fichier texte qu’il contient dans le Bloc-notes (notepad.exe) et copier tout le contenu par CTRL+C.

Retournez sur la liste ouverte, et cliquez dans la cellule sous Titre.

Faites un clic-droit puis Coller (ou appuyez directement sur CTRL+V): votre liste est alimentée.
Copie réalisée en mode Feuille de données
Si vous préférez, vous pouvez cliquer sur Affichage standard pour retrouver un affichage plus habituel.
Copie affichée en mode Standard
Par défaut, l’affichage du sigle « Nouveau ! » disparaît au bout de 7 jours, sauf si votre administrateur a modifié son paramétrage.

Créer la liste SharePoint « enfant »

La liste SharePoint « enfant » est la liste des départements.

Elle s’intitulera Départements. La colonne Titre sera utilisée pour alimenter les départements. Une seconde colonne sera créée pour indiquer la région. Cette seconde colonne sera nommée « Region » (sans accent: pour les explications consultez l’article sur le nom interne des colonnes).

La colonne « Region » sera la colonne de recherche qui pointera sur la colonne Titre de la liste Régions.

La procédure de la liste Départements étant identique à celle utilisée pour la création de la liste Régions; vous trouverez uniquement la liste des manipulations sans commentaire.

Allez sur votre site puis dans Actions du site: Autres options > Liste > Liste personnalisée puis cliquez sur le bouton Autres options.

Renseignez le formulaire avec les informations suivantes:

  • Nom: Départements
  • Description: Liste personnalisée qui énumère les départements français avec leur région administrative de rattachement.
  • Afficher le composant liste dans le volet Lancement rapide: cochez la case Oui.

Ensuite, cliquez sur le bouton Créer.

L’alimentation sera faite plus loin, en une fois.

Créer une colonne de recherche

Maintenant que la liste Départements est créée et alimentée, vous devez rajouter la colonne Region qui va permettre de faire le lien avec la Liste Régions.

La nouvelle colonne devra impérativement être de type Recherche (informations déjà sur ce site).

Pour ajouter la colonne Region, allez sur la Liste Départements.

Puis cliquez sur le ruban Liste (en haut) et sur le menu Créer une colonne.
Créer une colonne de recherche
Nommez la colonne Region (sans accent) puis sélectionnez le type Recherche (informations déjà sur ce site).
Créer une colonne - Etape 1
Puis, dans Paramètres de colonne supplémentaires, sous Obtenir des informations à partir de, sélectionnez Liste Régions. Sous Dans cette colonne, sélectionnez la colonne Titre.

Créer une colonne - Etape 2

Cliquez sur le bouton OK.
La colonne de recherche est créée
Ensuite, basculez la liste Départements en mode Feuille de données.

Téléchargez le fichier Départements.

Dézippez-le et ouvrez le fichier texte qu’il contient dans le Bloc-notes (notepad.exe) et copier tout le contenu par CTRL+C.

Retournez sur la liste ouverte, et cliquez dans la cellule sous Titre.

Faites un clic-droit puis Coller (ou appuyez directement sur CTRL+V): votre liste est alimentée.

Le copier-coller fonctionne parfaitement bien car les valeurs de la colonne Région correspondent exactement aux valeurs de la liste Régions. Dans le cas contraire, un message vous informerait des problèmes rencontrés et vous demanderait si vous souhaitez continuer ou pas l’opération de copier.

Basculez la liste en affichage standard:
Liste alimentée en copier-coller avec une colonne de recherche

9 réponses sur “Créer une colonne de recherche dans une liste SharePoint”

  1. Bonjour,

    je voudrais faire un lien entre deux liste.
    j’ai crée une colonne de recherche »GET ID » dans ma liste B qui est sensée affiché l’id de l’élément de la liste A ; mais quand j’ajoute des éléments dans la liste A, la colonne GET ID de la liste B reste vide ! je ne sais pas pourquoi?
    pourrais- tu m’aider à trouver la source du problème stp? merci

  2. Bonjour, merci pour votre article.
    En revanche, je souhaite récupérer les infos d’une colonne de type « choix » (menu déroulant sur ma première liste)…
    Mais quand je crée ma colonne recherche et que je choisi ma source, aucune colonne de type « choix » n’apparait alors que les autres (Une seule ligne de texte par exemple) sont bien là.
    étonnant non ?

  3. Bonjour,
    Je souhaiterai importer un certain nombre d’éléments d’une liste dans une autre.
    Base A : 6 colonnes et je voudrai importer dans la Base B les 3 premières colonnes de toutes les lignes de la Base A.

    Comment faire ?

    Merci

    Cordialement

    1. Bonjour,

      Suggestion simple : 1) Exporter les lignes de la base A dans un fichier Excel ; 2) Dans le fichier Excel, supprimer toutes les colonnes sauf les 3 premières ; 3) Importer la feuille Excel dans une liste SharePoint.

      Autre suggestion (beaucoup plus complexe) : Utiliser un type de contenu externe.

      Bien à vous.

  4. Bonjour,
    c’est un excellent article!
    J’ai des questions: dans ce cas, est-il possible de faire la même chose avec une bibliothèque de documents et pas une liste?
    Ensuite, comment puis-je faire pour mésurer le nombre d’élements avec certain attribut de colonne? Exemple: Pour trouver combien de Départements existent-ils avec la Region « Provence-Alpes-Côte d’Azur ». Il faudrait compter la quantité de lignes Département pour chaque élément de la colonne Region, je ne sais pas si c’est faisable.
    Merci d’avance!

    1. Bonjour, Merci pour vos félicitations. Vous pouvez faire cette manipulation avec une bibliothèque de documents, ou autre. Pour compter le nombre de départements par région, vous créez un affichage avec un regroupement sur Région puis Département et vous choisissez d’afficher la somme à chaque regroupement. Cette manipulation est nativement disponible « Out-Of-The-Box ». Si vous ne voyez pas comment faire, faites-moi signe sur la page Contact.

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