Formation GED et Microsoft SharePoint

Filières de formations : GED, Microsoft SharePoint 2016, Microsoft SharePoint Online

Formation GED et Microsoft SharePoint

Objectif: La première journée aborde les principes généraux (architecture) et organisationnels (méthodologie) d’un projet de gestion électronique des documents (GED). La seconde journée est une présentation des possibilités de SharePoint relatif à la GED.

Prérequis: Connaissances de base du Web, de Windows et d’une suite Office.

Public concerné: Toute personne qui s’interroge sur les impacts d’un système de GED au sein de son organisation et du rôle de SharePoint dans ce domaine.

Pédagogie: Séminaire avec un support de cours inclus. Cours personnalisable. Il n’y a pas de travaux pratiques mais de nombreuses démonstrations viennent illustrer les concepts.

Prix 2017: 1190 € HT

Durée: 2 jours

Plan de cours détaillé

Introduction générale à la GED

Fragilité des documents numériques, Durée de vie; Les avantages du numérique, les problèmes; L’importance de systèmes de GED; Motivations d’un projet de GED.

Architecture des systèmes de GED

Architecture technique; Serveur flux de travail, Serveur COLD (Computer Output to Laser Disc), Serveur OCR, Serveur d’impression, Serveur fax et courriel.

Formats de documents

Notion de formats, Questions relatives à la standardisation; Documents CI et NCI, Coded Information (CI), Non Coded Information, (NCI); Formats de texte et d’échange; La taille des images; Le poids des fichiers.

Fonctionnalités des systèmes de GED

Acquisition numérique, Importation de documents électroniques, COLD; Indexation, Fonctionnement, Méthodes techniques; Stockage, disque dur magnétique, SSD, le stockage optique, les jukeboxes; Recommandations de conservation, Durée de vie des supports.

Sécurité des documents

Prévention des sinistres; Étapes de mise en œuvre: évaluation, identifications des risques, mesures de sécurité; Planification des sauvegardes, critères de choix; Le hachage, le scellement, l’horodatage, la signature électronique, le certificat.

Les flux de travail (workflow)

Vue d’ensemble du flux de travail, But du flux de travail, Intérêt pour la GED; Contraintes du flux de travail; Étapes d’un flux de travail, Le routage, les règles, les rôles; Démarche de modélisation des processus, Exemple de processus.

Vue d’ensemble de SharePoint

Exemples de sites SharePoint, Principales évolutions de SharePoint; SharePoint Foundation, SharePoint Server: Différences avec Foundation; Outils de développement SharePoint, Création de sites SharePoint Foundation, Modèles de sites.

Listes, Bibliothèques et Affichages

Listes, Tâches, Liens, Calendrier, Enquêtes, Annonces, Contacts, Forums de discussion, Wiki, Blogs, Flux RSS; Bibliothèques; Approbation, Historique des versions, Extraction, Archivage; Affichage; Bonnes pratiques pour les listes et bibliothèques.

Gérer les documents

Type de contenus; Ensemble de documents, Fonctionnalités d’un ensemble de documents; Métadonnées gérées; Organisateur de contenu, bibliothèque de remise.

Flux de travail dans SharePoint

Windows flux de travail Foundation, Workflow: Définition (Concepteur), Workflow: Exécution (Utilisateur), Workflow: Suivi (Approbateur); Workflow avec SharePoint Designer.

Utilisateurs et groupes

Sécurité des rôles, Autorisations de sites, Niveaux d’autorisation, Outils d’autorisation; Gestion de la sécurité, Héritage; Droits sur les listes, Droits sur les bibliothèques, Droits sur les documents; Bonnes pratiques de sécurité.

La recherche dans SharePoint

Enjeu de la recherche, La recherche dans SharePoint, Amélioration de la pertinence, WebPart de recherche, Propriétés analysées; Gérer les sources de contenu, Indexer des données personnalisées, Sécurité de la recherche, Journalisation des requêtes.

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