Formation Mettre en oeuvre une GED

Filière de formations : GED

Formation Mettre en oeuvre une GED

Objectif: Ce séminaire permet d’identifier les aspects techniques, organisationnels et juridiques de la gestion électronique des documents (GED) pour concevoir un projet dans les règles de l’art.

Prérequis: Connaissances de base de Windows et d’une suite Office.

Public concerné: Toute personne susceptible de mettre en œuvre un système de GED au sein de son organisation.

Pédagogie: Séminaire avec un support de cours inclus. Cours personnalisable. Il n’y a pas de travaux pratiques mais de nombreuses démonstrations viennent illustrer les concepts.

Prix 2017: 1190 € HT

Durée: 2 jours

Plan de cours détaillé

Introduction générale

Les documents numériques, Production de documents, Préservation des documents, Durée de vie; Les avantages, les problèmes; Contexte d’un projet de GED, Origine, Motivations, Gains; Quelques définitions élémentaires.

Le marché de la GED

Historique, Le marché en chiffres, Tendances du marché; Typologie de GED, domaines d’action des systèmes de GED; Sauvegarde de données, méthodes de sauvegarde, les types de sauvegarde, les éditeurs spécialisés; Archivage, tendances.

Architecture des systèmes de GED

Architecture technique; Serveurs spécifiques pour les systèmes de GED, workflow, COLD (Computer Output to Laser Disc), OCR, impression, fax et courriel.

Formats de documents 1 / 2

Notion de formats, Questions relatives à la standardisation; Documents CI et NCI, Coded Information, Non Coded Information; Représentation de textes, formats de texte et d’échange; ASCII, ISO/CEI, Unicode 5 : intérêt, spécificités. UTF-8, UTF-16, UTF-32.

Formats de documents 2 / 2

Représentation et formats d’images; Formats de documents graphiques, Formats vectoriels; SGML, HTML, XML, Différences entre XML et HTML; Formats Son, Format de conservation privilégié, Formats de diffusion privilégiés; CALCS.

Fonctionnalités des systèmes de GED

Acquisition numérique, Le scannage, Importation de documents électroniques; Indexation, Fonctionnement, Méthodes techniques, Thésaurus.

Fonctionnalités des systèmes de GED: Le stockage

Avantages / Inconvénient des supports; WORM, Caractéristiques, Usages; Formats CD, CD-R, CD-RW, DVD, Les jukeboxes; Recommandations de conservation, Supports magnétiques, Supports optiques, Durée de vie des supports.

Sécurité informatique 1 / 2

La prévention des sinistres; Planification des sauvegardes, Définir la priorité des documents, Établir le programme d’intervention; Critères à respecter pour garantir l’intégrité d’un document numérique.

Sécurité informatique 2 / 2

Méthodes pour protéger l’intégrité des documents numériques, Le filigrane, La cryptographie; Le hachage, Le scellement, L’horodatage, La signature électronique, Le certificat, Infrastructure à Clé Publique.

Aspects légaux

Niveau international, Organismes, Études générales, approche normative et constat de carence; National, Organismes, Lois, décrets.

Le workflow 1 / 2

Vue d’ensemble du workflow, But du workflow, Intérêt pour la GED; Bénéfices espérés, Sécurité, Temps de réponse, État d’avancement, Productivité, Qualité et coûts, Contraintes; Terminologie du workflow, Processus d’entreprise, Définition de processus.

Le workflow 2 / 2

Étapes de mise en place d’un workflow, Analyse, Construction, Exécution; Retour d’expérience; Workflow de production, administratif, collaboratif, ad hoc; Principes de modélisation des processus, Offres spécialisées et génériques.

Les acteurs du projet

Rôles et responsabilités dans un projet GED, Utilisateurs, Spécialiste des technologies, Spécialiste de la gestion informationnelle.

Étapes du projet GED 1 / 2

Les grandes étapes du processus de gestion; Définition des objectifs du projet, Besoins, Planification, Réalisation, Changement, Lancement du projet; Définition des objectifs, Démarche, Contraintes incontournables, Approbation des besoins et objectifs.

Étapes du projet GED 2 / 2

La planification, Définition d’une stratégie d’action, Stratégie d’action, Budget et planning, Les appels d’offres; Construction du thésaurus, Collecter le vocabulaire, Réduire le vocabulaire; Le déploiement, Actions du changement.

16 réponses sur “Formation Mettre en oeuvre une GED”

  1. Bonjour Monsieur
    merci pour votre réponse et votre aide précieuse
    On a environ 6000 documents de travail de différents types mais ce sont tous des documents pdf ou word on préfère les classer par bibliothèque . Actuellement dans l’ancien intranet ils sont classés par type et par année.
    on va probablement garder la même logique . Donc faire une bibliothèque par type et par année pour certaines catégories de documents.
    ma question est la suivante : combien peut on créer de colonnes de métadonnées gérées pour une bibliothèque donnée?
    et est ce que ce nombre peut être configuré par l’administrateur des collections du site.
    merci encore

    1. Quand vous dites que vous allez probablement garder la logique de classement par type et par année, qu’est-ce que cela signifie ? Comment concrètement allez-vous faire ? Par exemple la bibliothèque 2013 avec les documents de 2013 ? Qu’est-ce que vous appelez un type de document ? son format (pdf, word) ? Qu’est-ce qu’une catégorie de documents ?
      Du coup, à quoi vont servir les métadonnées ? Pouvez-vous me donner des exemples ?

      Répondez sur mon email. Merci.

      1. – Un type de document c’est un document pdf ou word qui a un objectif et qui est adressé à un certain nombre d’utilisateur.
        – les métadonnées vont servir à d’autres colonnes comme domaine par exp et là on développera une banque de terme pour cette colonne, ect….
        ma question combien on peut créer de colonnes de types métadonnées gérées dans une bibliothèque.
        merci encore

          1. Merci beaucoup pour votre réponse
            mais est ce que ce nombre pourrait être limité si la DSI qui a administré les collections du site
            Cordialement

  2. Bonjour Monsieur
    Je me présente je suis stagiaire dont la mission est de contribuer à la migration d’un intranet fait avec un autre CMS vers SharePoint 2013 et il y a une mise en place d’une ged (des bibliothèques, documents)
    Je me permets de vous écrire afin de vous demander si possible des lectures pour m’aider à concevoir cet ged et la mettre en œuvre
    merci d’avance
    Rym

    1. Bonjour, Merci pour votre demande.
      Je vous suggère ces livres qui vous donneront de nombreuses explications et applications pour la mise en place d’un intranet avec SharePoint 2013. Ces livres contiennent autant d’informations, si ce n’est plus, que les formations correspondantes. N’hésitez pas à me donner votre avis suite à leur lecture.

      SharePoint® 2013 : Formulaires InfoPath, 320 pages. Editions numérique et papier: Amazon, Edition papier: Lulu

      SharePoint 2013: Travaux Pratiques pour Concepteurs, 126 pages. Editions numérique et papier: Amazon, Edition papier: Lulu

      Le livre sur les Workflows SharePoint® Designer 2013 : Concepts et Travaux Pratiques paraîtra en septembre 2015. C’est un énorme pavé de 560 pages qui aborde les nombreuses nouveautés liées aux workflows de SharePoint Designer 2013.

    2. Merci d’avoir répondu à mon message.
      Est ce que le nombre 94 correspond au nombre maximal de colonnes de métadonnées gérées par bibliothèque
      ou le nombre de métadonnées gérées sur toute la collection du site
      désolée je suis un peu confuse
      encore merci pour votre aide précieuse

      ————–
      Réponse Claude:

      Par défaut le nombre maximal de colonnes de métadonnées gérées est égal à 94.
      Il est possible d’aller au-delà mais ce n’est pas recommandé.
      La seule limite absolue est que la somme de toutes les colonnes dans une liste SharePoint ne peut pas dépasser 8 000 octets.

      ————–
      Question Rym:

      Pourrais je vous poser une question svp
      Combien peut on créer des colonnes de type métadonnées gérées dans une bibliothèque

        1. on gère plusieurs documents et ma question lorsque je vais créer une bibliotheque donnée: combien pourrais je créer de colonnes de types métadonnées gérées. Y ‘a t’il une limite
          Encore merci
          Rym

          1. Par défaut, vous pouvez en avoir 94, tous types de contenu confondus. Le nombre de 94 est indépendant du nombre de documents. Combien de types de contenu, allez-vous gérer dans une bibliothèque ?

  3. Je suis en charge de mettre en place notre système de gestion des documents référentiels ISO 9001-2008 via la technologie SharePoint 2013. On l’a baptisé ‘GED’. Mais je voudrai augmenter mes compétences sur la maîtrise de l’information en l’occurrence tout ce qui touche GED afin de mener un potentiel projet de développement durable.
    Que me conseillerez-vous comme formation?
    Merci

    1. La formation Mettre en oeuvre une GED donne un panorama détaillé sur les étapes de mise en place d’un projet GED, indépendamment du produit de GED. C’est une conférence, sans manipulation de la part des participants.

      La formation GED et Microsoft SharePoint donne un panorama détaillé sur les étapes de mise en place d’un projet de GED avec SharePoint 2013. C’est un séminaire avec des démonstrations faites par l’instructeur.

      La formation Concevoir des sites Microsoft SharePoint 2013 est un stage pratique où les stagiaires peuvent mettre en application, à travers des travaux dirigés, les concepts de conception SharePoint qui sont présentés.

      Je vous adresse la suite de la réponse sur votre email.

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