GED et SharePoint 2010

L’objet de cet article est de présenter certaines fonctionnalités communes à SharePoint 2010 et aux logiciels de GED du marché.

Métadonnées gérées

Les métadonnées gérées constituent une collection hiérarchique de termes gérés de façon centralisée et utilisables comme attributs d’éléments dans Microsoft SharePoint Server 2010. Autrement dit, il s’agit d’un thésaurus. Un thésaurus regroupe des termes entre eux et les hiérarchise. Il comprend aussi un synonyme de termes.

De nombreux types de contenu SharePoint Server 2010 possèdent par défaut une colonne Mots clés gérés. Lorsque l’utilisateur commence à taper une valeur, le contrôle affiche tous les termes de tous les ensembles de termes comprenant l’ensemble de mots clés qui commencent par les caractères tapés.

L’ensemble de termes dans lequel le terme existe, ainsi que la position du terme dans la hiérarchie, sont également affichés.

Organisateur de contenu

SharePoint Server 2010 introduit le stockage et le routage par métadonnées par le biais de l’organisateur de contenu.

Au lieu de télécharger directement un document vers une bibliothèque ou un dossier, les utilisateurs peuvent enregistrer leurs documents dans la bibliothèque de remise.

Des règles, définies préalablement, routent les documents vers les bonnes bibliothèques.

L’organisateur de contenu est accessible à l’aide de l’une des méthodes suivantes : Téléchargement d’un document vers une bibliothèque de remise, Utilisation de l’option Enregistrer sous dans les applications clientes Word, Excel et PowerPoint, Utilisation de l’option Envoyer vers à partir des autres sites SharePoint, Envoi vers un site Centre d’enregistrements dans le cadre du cycle de vie ou de l’expiration d’un document, par exemple, dans le cadre d’un flux de travail ou d’une stratégie de rétention
Explication des paramètres de l’organisateur de contenu
Rediriger les utilisateurs vers la bibliothèque de remise : Il spécifie que les utilisateurs sont redirigés vers la bibliothèque de remise lorsqu’ils téléchargent dans un site auquel s’appliquent une ou plusieurs règles de l’organisateur de contenu

Envoi vers un autre site : Des règles peuvent être créées pour rediriger les téléchargements dans le site actuel afin qu’ils soient envoyés vers un autre site sur lequel le composant Organisateur de contenu est également activé

Partitionnement de dossier : Des sous-dossiers sont créés lorsqu’un nombre spécifié d’éléments dans un dossier est dépassé

Soumissions en double : Indique s’il faut utiliser le contrôle de version SharePoint ou ajouter des caractères uniques à la fin des noms de fichier en double lors de la présence de doublons

Gestionnaires de règles : Ce paramètre spécifie les utilisateurs ou les groupes qui peuvent créer des règles, réagir à du contenu téléchargé ne correspondant à aucune règle et gérer ce contenu

Points de soumission : Lors de la création d’un emplacement Envoyer vers dans l’Administration centrale, il s’agit de l’URL de service que vous spécifiez comme destination pour les fichiers envoyés vers l’emplacement Envoyer vers
Explication des règles de l’organisateur de contenu
État et priorité de la règle : Spécifie la priorité de la règle sur une échelle de 1 à 9 si plusieurs règles sont appliquées. Vous pouvez également spécifier que la règle soit inactive et qu’elle ne soit appliquée à aucun contenu entrant

Type de contenu de l’envoi : Spécifie le groupe de types de contenu tel que Types de contenu de document, Types de contenu de publication, etc.

Conditions : Applique des filtres de propriété supplémentaires pour la règle à traiter

Emplacement cible : Spécifie où placer le contenu qui correspond à la règle

Points de soumission : Emplacement auquel sera enregistré l’élément satisfaisant à tous les critères précédents. Si vous avez activé l’option Envoi vers un autre site dans les paramètres de l’organisateur de contenu, une zone déroulante apparaît, répertoriant d’autres emplacements hors du site actuel vers lesquels un document peut être routé.

 

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