Intégration Office 2010 et SharePoint 2010

Office System est une offre qui s’appuie sur plusieurs produits. Bien que certains de ces produits changent parfois de nom, la gamme s’appuie sur les applications clientes suivantes :

  • Outlook,
  • La suite office (Word, Excel, PowerPoint, Access),
  • Ainsi que Visio, Designer, Workspace, InfoPath, Publisher, OneNote.

Ainsi que les produits serveurs comme :

  • SharePoint Foundation 2010,
  • SharePoint Server 2010,
  • Project Server, Rights Management Server, etc.

Concrètement, les fonctionnalités de ces produits peuvent se combiner afin d’améliorer la productivité de l’organisation. Les exemples sont très nombreux et très variés. Globalement, Office System se positionne comme une offre de gestion de contenus bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) intégrés. Même si les frontières sont floues et mouvantes, cette offre a l’avantage de disposer de solutions peu onéreuses pour développer des solutions intégrées.

Pour prendre un exemple concret, imaginez la mise en œuvre d’un flux de travail.

De même qu’un gestionnaire responsable doit savoir avec certitude et rapidité, si son entreprise gagne ou perd de l’argent, il doit être en mesure d’expliquer en détail le circuit de valeur ajoutée de l’entreprise. Détailler les étapes du circuit de valeur ajoutée met en évidence les processus du fonctionnement de l’entreprise. Par exemple, quels sont les processus qui conduisent à fournir un service de qualité ou à produire sans défaut ? La notion de flux de travail s’appuie sur la notion de processus. Le flux de travail formalise les processus de l’organisation, après une cartographie des métiers de cette organisation. Dans ces conditions, la mise en place d’un flux de travail procède d’une démarche qualité.

Comment l’intégration Office 2010 et SharePoint 2010 peut-elle aider le gestionnaire ?

Ce gestionnaire pourra concevoir un flux de travail à l’aide des outils disponibles dans Visio Premium 2010. De manière visuelle, il peut dessiner son flux de travail. Une fois que le flux de travail est créé dans Visio, il est exporté de Visio puis importé dans SharePoint Designer 2010.

Avec SharePoint Designer 2010, le gestionnaire va paramétrer finement le flux de travail à l’aide d’un outil semi-graphique. À aucun moment, il n’aura besoin d’écrire la moindre ligne de code informatique.

Une fois que le flux de travail est défini dans SharePoint Designer 2010, il peut être à nouveau importé dans Visio 2010 à des fins de documentation. Il peut aussi être associé à une liste ou une bibliothèque SharePoint. Lorsqu’il est publié sur la bibliothèque SharePoint concerné, l’utilisateur final pourra l’exploiter.

Par exemple, l’utilisateur créé un document office (Word, Excel, PowerPoint) qu’il stocke dans la bibliothèque SharePoint. Automatiquement, le flux de travail pourra se déclencher et s’exécuter.

L’exécution du flux de travail va donner lieu à une notification par email ou par la création d’une nouvelle tâche dans une liste de tâches. Par exemple, cette nouvelle tâche aura été assignée à un approbateur selon une propriété du document Office. La règle d’assignation dynamique de tâches selon la valeur de la propriété ayant été définie dans le flux de travail.

Grâce à la consultation d’Outlook, l’approbateur sait qu’une nouvelle tâche l’attend. L’utilisation d’Outlook n’est pas obligatoire car l’approbateur pourrait aussi recevoir sur son Smartphone une alerte automatique générée par SharePoint, ou un SMS envoyée par Exchange Server 2010.

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