Maîtrise du risque documentaire

Pour une entreprise, le risque documentaire représente une perte financière potentiellement énorme.

Combien vous coûterait une information erronée transmise à vos clients, fournisseurs ou employés ?

Combien vous coûte l’envoi d’informations confidentielles à la concurrence ou aux médias par email ?

Si vous croyez qu’il n’existe pas de solutions pour diminuer fortement ces risques, vous faites une erreur qui pourrait vous coûter.

Plus les sociétés se numérisent, plus les nuisances liées aux erreurs de cette nature deviendront importantes, si elles ne cherchent pas à s’en prémunir.

Avec le développement des sites web Internet ou Intranet, les échanges non-contrôlés d’emails web, la diffusion de feuilles Excel ou autres, etc. les risques augmentent.

Pourtant, il existe des solutions techniques, organisationnelles et informatiques qui permettent de lutter efficacement contre ces dangers.

Rights Management Services de Microsoft

Rights Management Services (RMS) permet aux administrateurs de spécifier des autorisations d’accès aux documents.

L’objectif est d’empêcher que les informations sensibles ne soient imprimés, transmises ou copiées par des personnes non autorisées.

Une fois que les restrictions d’accès et d’utilisation sont appliquées par RMS, peu importe où se trouve le document, parce que la permission d’un fichier est stockée dans le fichier lui-même.

RMS peut empêcher qu’un document soit transféré, copié, modifié, ou récupéré par copie du contenu. ). Il peut empêcher que le document soit imprimé, y compris en utilisant la fonctionnalité d’impression écran de Microsoft Windows ainsi que d’autres fonctionnalités utiles.

Méthodologie

Au départ, c’est un audit classique qui permet de dresser un état des lieux avec comme objectif de connaître l’utilisation qui est faite des données sur les serveurs de fichiers.

Des rapports de synthèses donnent la répartition des fichiers par taille, par type, par utilisateur, dans le temps, etc.

L’analyse de l’existant est généralement le point de départ qui orientera la réflexion sur la stratégie d’évolution.

Exemple d’une mission de maîtrise du risque documentaire

Dans le cadre du projet d’analyse de la qualité des supports de formation d’une société internationale, mon rôle a été d’analyser ses supports de cours.

Les principales vérifications concernaient:

  • la cohérence interne entre le plan de cours annoncé dans le sommaire et celui qui était réellement développé dans le cours,
  • la vérification croisée entre le plan du support et le plan officiel,
  • Contrôle de cohérence des travaux pratiques par rapport au support et à la progression pédagogique.

Cette activité a été faite grâce à l’établissement d’une grille d’évaluation rigoureuse et précise. Elle a porté sur plus de 15000 pages.

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