SharePoint 2010 est-il une vraie GED (Gestion Electronique des Documents) ?

Désolé pour la longueur de l’article: le sujet est vaste et important.

Lorsque le mot GED (Gestion Electronique des Documents) est évoqué, beaucoup pensent spontanément à la numérisation de documents : Quels outils utilisés ? Qu’est-ce qu’un MFP (copieur, fax, scanner) ? Faut-il avoir un logiciel d’OCR (Optical Character Recognition ou Reconnaissance Optique de Caractères (ROC) ?

Puis les problématiques d’indexation de documents surgissent : Quels mots-clés saisir pour identifier le document ? Doit-on concevoir un thésaurus ? Où saisir ces informations ? A quel moment de la chaîne de traitement, etc. La question des requêtes enchaîne immédiatement celle de l’indexation du document : Comment retrouver un document avec une recherche multicritères ?

Ensuite viennent les questions sur la conservation des documents numériques : Quels supports est fiable dans le temps ? Les droits sont-ils sauvegardés en même temps que les données ? Les outils pour lire le format de fichier est-il sauvegardé en même temps que les données ? Une fois que les données seront restaurés comment s’assurer quelles seront lisibles ?

A toutes ces questions légitimes viennent se greffer bien d’autres encore: accès limités, traçabilité, workflow, etc.

Vous trouverez ci-dessous les réponses à ces questions, issues de mon expérience de la GED et de SharePoint.

Acquisition et numérisation des documents

C’est la première brique d’une solution de gestion électronique de documents: elle assure la collecte des informations.

Il existe de nombreuses manières pour acquérir et numériser les documents : acquisition manuelle, acquisition automatique de façon centralisée de documents issus de sources hétérogènes : papier, fichiers, email, internet.

Le matériel de numérisation va dépendre du volume et de la nature du média à numériser.

Si la numérisation est faite manuellement dans un scanner, vous devez prendre en compte la qualité du papier (épaisseur, g/mm2, état) mais aussi la qualité de la graphie pour une reconnaissance optique des caractères : langue, graphie manuelle, graphie électronique, police, corps et taille.

Quand les documents sont de même nature (bordereaux de livraison, certificats matières), vous devez vous assurer qu’ils sont réellement identiques dans le positionnement des libellés. La réalité met en évidence la diversité d’un « même » formulaire, soi-disant identique.

En fonction des réponses précises apportées à ces questions, la liste des matériels adaptés et disponibles apparaîtra clairement.

A l’aide d’un simple paramétrage, certains MFP (appareils multi-fonctions) savent transmettre directement à SharePoint les documents numérisés.

En effet, SharePoint dispose d’une fonction de publication automatique qui lui permet de recevoir dans une bibliothèque un document numérique publié par une application.

Indexation de documents et requetage

L’indexation est un point fort de SharePoint, même dans la version gratuite.

La version gratuite, comme la version payante, dispose d’une fonctionnalité qui permet de créer autant de champs (ou de colonnes dans le vocabulaire SharePoint) que l’utilisateur souhaite.

Ces champs sont typés au choix de l’utilisateur : ligne de texte, date, personne de l’Active Directory (ou un autre annuaire), nombre, lien hypertexte, choix multiples, etc.

Cette fonctionnalité offre une très grande liberté et souplesse. Toutefois, il existe quelques limites dans le cas de listes de plus de 2000 éléments.

Si vous avez plus de 2000 éléments dans une liste ou une bibliothèque, un ralentissement peut apparaître dans l’affichage. Heureusement, il existe des techniques pour optimiser les temps d’affichages des longues listes.

En revanche, SharePoint sait indexer rapidement un volume important de documents : au moins 50 millions de documents !

Le contenu du fichier est indexé (indexation plein-texte), ainsi que les métadonnées comme les colonnes supplémentaires rajoutés par l’utilisateur.

Les recherches multicritères sont facilement personnalisables dans SharePoint. Les recherches portent aussi bien sur le contenu que sur les métadonnées.

Grâce aux technologies IFilter et Protocol Handler, quasiment tous les formats de fichier peuvent être indexés dans SharePoint.

Par sa simplicité, sa souplesse et sa puissance, SharePoint rivalise et surpasse même un grand nombre des logiciels spécialisés dans la GED pour la partie indexation et requetage.

Conservation des documents numériques

La version gratuite SharePoint Foundation, et bien évidemment la version payante SharePoint Server, proposent le versionning automatique des documents. Avant de restaurer une version antérieure, vous pouvez la comparer avec la version courante.

Vous pouvez aussi gérer des versions principales et secondaires. Les versions secondaires permettent de faire évoluer son fichier sous forme d’un document de travail, sans qu’il soit visible aux utilisateurs non-autorisés.

Une fois que le document est validé, il fait l’objet d’une publication manuelle ou automatique grâce à un workflow d’approbation.

Car, l’autre point fort de SharePoint, que ce soit SharePoint Foundation ou SharePoint Server, est le workflow. Les workflows (ou flux de travail) vont permettre de définir les circuits de routage des documents.

Avec l’outil gratuit SharePoint Designer 2010, vous construisez facilement des workflows élaborés.

Grâce à Designer, vous pouvez par exemple choisir de faire des approbations en série ou en parallèle d’un document, et de faire des notifications par email ou en créant une nouvelle tâche dans Microsoft Outlook.

SharePoint Server (la version payante) propose aussi d’utiliser des stratégies de gestion des informations pour contrôler l’utilisation des documents ou des types de contenus.

Les stratégies de gestion des informations de SharePoint sont indépendantes des droits sur les documents. Elles sont des fonctionnalités nouvelles orientées clairement vers la GED.

Les stratégies de gestion des informations dans SharePoint

Dans SharePoint, vous pouvez créer des stratégies de gestion des informations. Ces stratégies sont basées sur des règles.

Vous pouvez spécifier des stratégies pour la rétention de document afin qu’ils ne soient pas gardés plus longtemps que nécessaire.

Exemple 1 : les documents de la bibliothèque « Actualités » seront automatiquement supprimés 20 jours après leur création.

Exemple 2 : les documents de la bibliothèque « Paie » seront automatiquement déplacés dans la bibliothèque « Archive Paie 2010 », une année après leur dernière modification.

Il existe bien d’autres règles possibles, ainsi que d’autres stratégies.

Vous pouvez aussi enregistrer l’historique des modifications et de l’affichage de certains documents, ou limiter les impressions, ou encore procéder à une identification de chaque copie physique des documents.

Chaque stratégie peut faire l’objet d’un rapport automatique. Les rapports des stratégies de gestion des informations donnent les mouvements qui ont eu lieu pour les documents impactés par les stratégies.

SharePoint Server dispose aussi d’un site spécialisé appelé le « Centre de documents » qui est un référentiel documentaire pour un archivage légal à long terme des documents SharePoint.

Comment fonctionne le centre de documents SharePoint ?

Les stratégies de gestion des informations peuvent être définies pour déplacer un document dans le Centre de documents.

Le centre de documents devient un lieu centralisé de stockage des informations légales de l’entreprise.

Les opérations de déplacement peuvent aussi se faire manuellement, à l’aide d’un simple clic sur le document.

L’utilisateur, s’il dispose des droits ad’hoc, se voit alors proposer de déplacer le document dans le centre de documents.

Pour autant, une fois que le document bascule dans le centre de documents, il pourra à nouveau être retraité par des règles automatiques afin d’être approuvé et classé.

Les logiciels de GED et SharePoint

Toutes ces fonctionnalités natives de SharePoint peuvent être complétées par des fonctionnalités avancées des logiciels spécialisés en GED.

Ces logiciels fonctionnent grâce à des connecteurs.

Pour l’utilisateur l’intégration est faite à travers des composants WebPart.

Lorsqu’un utilisateur accède à un document, par exemple un fichier Autocad, celui-ci sera ouvert dans SharePoint et affiché grâce à la visionneuse intégrée du logiciel de GED.

Quelques produits de GED compatibles avec SharePoint (liste non exhaustive) :

Documentum

DocuWare

M-Files

Acropolis

Et bien d’autres encore…

SharePoint seul est-il suffisant comme outil de GED ?

Dans bien des cas, SharePoint seul suffira pour démarrer un processus de mise en place d’une GED. En fonction de vos besoins, il est même possible que la version gratuite de SharePoint soit satisfaisante. Cela peut d’autant plus se justifier que certains logiciels spécialisés de GED sont parfois complexes à paramétrer ou à utiliser.

Puisque SharePoint est simple d’utilisation, il permet en prise en main rapide sans intervention de l’éditeur ou d’une société spécialisée, en dehors de la formation.

Un démarrage est aussi plus aisé avec SharePoint qu’avec un outil plus complexe à paramétrer. La mise en œuvre d’une GED impacte l’organisation d’un service, d’un département et même de la société parfois. Si l’organisation en question dispose de moyens humains limités, il est préférable de ne pas alourdir le processus d’analyse avec des considérations techniques.

Il y a encore beaucoup de choses à dire sur les fonctionnalités de GED de SharePoint comme les métadonnées gérées, les documents composites ou la bibliothèque de remise. Des articles (courts) seront rédigés sur ces fonctionnalités.

Cette analyse conduit à repenser, pour optimiser, l’organisation interne. Elle permet aussi d’identifier les besoins en termes d’équipement, de logiciels et de formation.

Dans ce domaine, la méthode la plus efficace reste la rédaction d’un cahier des charges, voire d’un appel d’offres pour lancer une consultation. Cette étape oblige à poser par écrit tous les éléments de la réflexion.

A l’inverse, des besoins peuvent justifier de s’équiper tout de suite d’un logiciel spécialisé de GED, même si cela surenchérit ce coût global de la solution.

Dans ce cas, cherchez un produit qui correspond à vos besoins et qui soit capable de s’intégrer nativement, sans développement, à SharePoint afin d’éviter de coûteuses migrations par la suite.

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