SharePoint: Organisateur de contenu

Lors de la mise en oeuvre SharePoint, les organisations veulent savoir comment « reprendre » le contenu présent sur les disques réseaux (ou les dossiers publics Exchange, ou les bases Domino NSF) pour les migrer vers SharePoint.

L’organisateur de contenu est une fonctionnalité de SharePoint 2010 et Sharepoint 2013. Cette fonctionnalité permet de déplacer des fichiers dans un dossier, une bibliothèque, ou un site de type centre de documents. Un site de type Centre de documents permet de centraliser le contenu d’une organisation afin de disposer d’un référentiel de documents. Les bibliothèques des centres de documents disposent par défaut des types de contenu Document et Lien vers un document.

L’organisateur de contenu vous permet de spécifier des règles de sorte que lorsque les fichiers entrent dans la bibliothèque de remise, les règles sont appliquées pour déplacer les fichiers à l’emplacement correct.

Un administrateur de site peut créer des règles basées sur des métadonnées pour définir comment un document sera déplacé dans une bibliothèque. Les règles sont définies dans les paramètres du site. Le site peut être un site quelconque à condition que la fonctionnalité Organisateur de contenu est activée.

L’activation de l’organisateur rajoute d’office une nouvelle bibliothèque, intitulée Bibliothèque de remise (nom interne: DropOffLibrary).

Dans les paramètres du site, de nouveaux menus apparaissent sous Administration du site:

Paramètres de l’organisateur de contenu

La menu Paramètres de l’organisateur de contenu permet de configurer l’organisateur de contenu du site.

Le paramètre Rediriger les utilisateurs vers la bibliothèque de remise, redirige vers les utilisateurs vers la bibliothèque de remise lorsqu’ils veulent télécharger des documents dans une bibliothèque du site, si celle-ci est concernée par une règle de l’organisateur de contenu. Autrement dit, si une bibliothèque est concernée par une règle de l’organisateur de contenu, l’utilisateur ne peut pas télécharger directement un dichier dans cette bibliothèque. Il sera automatiquement redirigé vers la bibliothèque de remise. Ce paramètre est activé par défaut.

Le paramètre Envoi vers un autre site permet de spécifier un autre site comme emplacement cible d’une règle. La fonctionnalité Organisateur de contenu doit être aussi active sur ce site. Cela peut être intéressant pour disposer d’un site unique pour gérer l’ensemble des règles, plutôt que d’avoir des règles sur chaque site concerné.

La paramètre Partitionnement de dossier permet de créer automatiquement des sous-dossiers dès qu’un nombre de fichiers déposés dans un emplacement cible dépasse un nombre donné. La valeur par défaut est de 2500 mais elle est modifiable. En revanche, l’intitulé du dossier est fixe (en dehors de la date et l’heure de création du dossier). A cause de cette limitation, son utilisation perd un peu de son intérêt.

Le paramètre Soumissions en double permet de contrôler comment doit se comporter SharePoint en cas d’ajout d’un fichier portant le même nom dans un emplacement cible. Si le contrôle de version de la bibliothèque cible est actif, vous pouvez demander à ce que SharePoint l’utilise. Si le cas se présente, Sharepoint créera une nouvelle version. Le résultat peut être assez hasardeux sauf s’il est possible de prédire avec certitude que les nouveaux fichiers qui viendront se déverser seront toujours plus récents que les fichiers déjà existants dans l’emplacement cible et qui possèdent le même nom. Généralement, je préfère activer l’autre option qui permet d’ajouter des caractères uniques à la fin des noms de fichiers en double.

Le paramètre Contexte de conservation permet de conserver les journaux d’audit associés aux documents et d’assurer une meilleure traçabilité en cas de contrôle.

Le paramètre Gestionnaires de règles indique qui sont les utilisateurs qui peuvent gèrer les règles et réagir lorsqu’un document ne correspond à aucune règle. Dans ce dernier cas, ils sont prévenus par email lorsque des soumissions ne correspondent à aucune règle ou lorsque la bibliothèque de remise n’est pas vide. Par défaut, le nombre de jours d’attente avant l’envoi d’un message électronique est de 3 mais il se modifie.

Le paramètre Points de soumission décrit les opérations supportées par le Web Service afin d’envoyer du contenu vers le site.

Règles de l’organisateur de contenu

Lors de l’ouverture des règles, SharePoint ouvre une bibliothèque intitulée Règles de l’organisateur de contenu (nom interne: RoutingRules). Si vous cliquez sur le lien Tout le contenu du site, vous ne verrez pas apparaître cette bibliothèque dans le navigateur web car son attribut masquer dans le navigateur est activé. En revanche, elle est visible si vous ouvrez le site avec SharePoint Designer.

Il ne faut pas confondre la bibliothèque Règles de l’organisateur de contenu qui stocke les règles avec la bibliothèque de remise qui stocke les documents sur lesquels les règles vont s’appliquer.

Les règles sont accessibles grâce au menu Actions du site > Paramètres du site > Règles de l’organisateur de contenu.

Si vous cliquez sur Ajouter un nouvel élément, vous pouvez créer une nouvelle règle.

Le paramètre Nom de la règle est important car il est conseillé d’indiquer dans le nom les conditions et les actions de la règle. Par exemple: Recherche et Développement si fichiers de type Recherche et Stochastique > 7.

Le paramètre État et priorité de la règle permet de fixer une priorité relative d’une règle par rapport aux autres règles. La priorité la plus forte est 1, tandis que la priorité la plus faible est 9. Par défaut, la valeur est sur la moyenne à 5. Si un envoi correspond à plusieurs règles, SharePoint appliquera celle dotée de la plus haute priorité. La priorité doit donc être planifiée soignuesement afin d’éviter des routages intempestifs. Ce paramètre permet aussi de désactiver la règle. Cela permet par exemple de la suspendre temporairement afin de vérifier le bon fonctionnement des autres règles ou inversement.

Dans le paramètre Type de contenu de l’envoi, il faut d’abord choisir un type de contenu, en filtrant d’abord sur le groupe qui le contient puis ensuite en le sélectionnant. Par exemple, j’ai créé un type de contenu intitulé SOCT_BPM. Dans l’hypothèse (défavorable !) où ce type de contenu aurait un autre nom sur un autre site, vous pouvez l’indiquer. Une fois que le type de contenu est choisi, le contenu du paramètre Conditions s’adapte automatiquement. Il est indispensable que les bibliothèques cibles gèrent le type de contenu sélectionné.

Le contenu des champs du paramètre Conditions dépend du type de contenu sélectionné au préalable. Les propriétés affichées dépendent donc du type de contenu. Une fois que la propriété est sélectionnée, il faut choisir le type d’opérateur: « est égal à », « n’est pas égal à », « est supérieur à », « est inférieur à », « est supérieur ou égal à », « est inférieur ou égal à », « commence par », « ne commence pas par », « se termine par », « ne se termine pas par », « contient tou(te)s les », « ne contient pas tou(te)s les », « est vide », « n’est pas vide ».

La liste des opérateurs dépend du type de la propriété. Pour une propriété de type nombre, la liste des opérateurs sera différente de celle d’une propriété de type choix.

Il reste à indiquer la valeur choisie pour définir la condition. La liste des opérateurs disponibles et la liste des valeurs dépendent directement du choix de la propriété.

Par exemple dans mon type de contenu SOCT_BPM, il existe une métadonnée nommée Comités, de type choix avec les valeurs: Recherche, Laboratoire, Marketing, Production et Administratif.

Il est possible d’ajouter plusieurs conditions. Il est aussi possible de supprimer toutes les conditions: la règle s’exécutera systématiquement. Dans ce cas, il faut veiller à la mettre en priorité faible, c-à-d un chiffre supérieur à 5 (cf. le paramètre État et priorité de la règle).

Le paramètre Emplacement cible indique où placer les fichiers concernés par cette règle. Si d’autres sites ont la fonctionnalité Organisateur de contenu activé, vous pouvez les sélectionner. Vous pouvez aussi obliger le regroupement des documents similaires.

Exemples de mise en oeuvre

Pour cet exemple, un site vide intitulé No man’s land a été créé et la fonctionnalité Organisateur de contenu est activée. Deux bibliothèques de documents ont été rajoutées: Recherche et Développement et Laboratoire.

Par ailleurs, il a été créé un type de contenu nommé SOCT_BPM avec 2 colonnes supplémentaires: Comités (type Choix) et Stochastique (Type Nombre). Ce type de contenue est associé à toutes les bibliothèques.

L’objectif est de déplacer les documents en respectant des règles précises:

Un document qui est estampillé Laboratoire (métadonnée Comités) doit être stocké dans la bibliothèque Laboratoire.
Un document qui est estampillé Recherche et qui a une valeur de stochastique > 5 et <= 7 doit être stocké aussi dans la bibliothèque Laboratoire. Un document qui est estampillé Recherche et qui a une valeur de stochastique > 7 doit être stocké aussi dans la bibliothèque Recherche et Développement.

Compte-tenu de la dépendance des 2 dernières règles, la dernière règle doit avoir une priorité plus élevée que l’autre. Soit, dans la pratique:

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