Windows: Infrastructure de classification des fichiers (FCI)

Windows Server 2008 R2 dispose nativement d’un ensemble de fonctionnalités regroupées sous l’intitulé Infrastructure de classification des fichiers ensemble de fonctionnalités (File Classification Infrastructure / FCI).

File Classification Infrastructure / FCI

FCI fournit des outils intégrés pour aider les administrateurs à gérer plus efficacement les fichiers, en réduisant les coûts, et pour atténuer le risque documentaire.

Ce produit permet de définir des propriétés de classification, de classer automatiquement les fichiers selon leur contenu ou leur emplacement et de gérer leur expiration. La classification est faite selon la planification définie.

Définition d'une propriété dans FCI (File Classification Infrastructure)
Le type de la propriété (ici: Multiple Choix List) défini le format de la donnée.

Les paramètres de classification peuvent utiliser des expressions régulières.

Par exemple, une politique d’expiration de contenu peut être définie en tenant compte de la date de dernière modification, d’une durée de conservation et des propriétés du fichier. Si les fichiers correspondent à ces critères, ils seront automatiquement déplacés sur un autre emplacement.

Une autre facette intéressante de FCI est sa capacité à produire des rapports périodiques ou à la demande sur la volumétrie ou l’utilisation des fichiers.

Si vous connaissez déjà SharePoint, vous remarquerez une très grande similarité avec la mise en oeuvre des stratégies de gestion des informations et les rapports du plan de gestion de fichiers, qui permettent d’afficher un rapport sur le contenu et les stratégies d’une liste ou une bibliothèque.

Synergie FCI et SharePoint

Cette similitude permet de créer une synergie entre FCI et SharePoint.

En effet, SharePoint n’a pas vocation à stocker tous les fichiers. Certains fichiers métiers doivent rester sur un serveur de fichiers pour des raisons de performances ou de facilité de gestion. En termes de gestion documentaire, la valeur de SharePoint réside plus dans le classement et la recherche des documents. Cela est facilité par l’utilisation des métadonnées et des types de contenu. Dans SharePoint 2010 et 2013, cette valeur a été amplifiée grâce au service de Métadonnées gérées, aux Ensembles de documents et à bien d’autres fonctionnalités de GED.

FCI peut aider au classement des documents dans SharePoint. Par exemple, il peut servir à alimenter les propriétés des documents Office avant qu’ils ne soient enregistrés dans SharePoint. En utilisant l’une des méthodes de classification disponibles (par contenu, par dossier, etc.), un certain nombre de fichiers pourraient avoir leurs métadonnées alimentées.

Comme les métadonnées des documents Office sont stockées avec le contenu du document, lorsqu’il est enregistré dans SharePoint, les métadonnées associées aux documents Office sont aussi stockées dans SharePoint. Elles sont donc immédiatement disponibles pour être affichées dans une colonne de l’affichage de la bibliothèque ou pour être indexées par le service de recherche de SharePoint.

Un prochain article expliquera comment le processus de transfert des fichiers d’un serveur de fichiers vers SharePoint peut être grandement automatisé grâce à l’Infrastructure de classification des fichiers (FCI) et PowerShell.

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